Zapisy zamykające są dokonywane w celu zamknięcia kont tymczasowych. Przychody zwiększają kapitał własny właściciela, a wydatki i wypłaty (ciągnienia) przez właściciela zmniejszają kapitał własny, wszystkie konta związane z wydatkami, przychodami i ciągnieniami nazywane są kontami tymczasowymi. Aktywa (konta rzeczywiste) i pasywa oraz kapitał własny właściciela (konta osobiste) są kontami stałymi. Na koniec okresu obrachunkowego konta tymczasowe (przychody i koszty) zamykane są poprzez otwarcie nowego konta tymczasowego zwanego kontem podsumowującym przychody.
Gdy konta przychodów i kosztów zostały zamknięte, musimy zamknąć ostatnie konto nominalne, tj. podsumowanie przychodów z kontem kapitału własnego właściciela. Salda kont stałych istnieją nadal poza bieżącym okresem obrachunkowym. Proces przeniesienia sald kont tymczasowych na konto stałe w kapitale własnym nazywa się zamknięciem kont. Zapisy w dzienniku dokonywane w celu zamknięcia kont tymczasowych nazywane są zapisami zamykającymi. Powszechną praktyką jest zamykanie kont tylko raz w roku na koniec okresu rozliczeniowego.
Zamknięcie kont przychodowych
Konta przychodowe mają salda kredytowe. Zamknięcie kont przychodowych oznacza zatem przeniesienie jego salda kredytowego na konto Podsumowania Dochodów. Przeniesienia tego dokonuje się poprzez wpis w dzienniku obciążający konta dochodów w kwocie równej saldu kredytowemu i kompensujący uznanie konta podsumowującego dochody. Część debetowa tego zapisu powoduje wyzerowanie sald kont dochodów, a część kredytowa przenosi poprzednie salda kont dochodów na rachunek sumy dochodów:
Zamknięcie dla kont kosztowych
Konta kosztowe mają salda debetowe. Zamknięcie konta kosztowego oznacza przeniesienie jego salda debetowego na konto podsumowujące przychody.W związku z tym zapis w dzienniku dotyczący zamknięcia konta kosztów składa się z uznania konta kosztów w kwocie równej saldu debetowemu oraz kompensującego obciążenia konta Podsumowania dochodów:
Zamknięcie konta podsumowującego dochody
Po zamknięciu przychodów i kosztów za pomocą konta podsumowującego dochody, następnym krokiem jest zamknięcie konta podsumowującego przychody, ponieważ jest to również konto nominalne i musi zostać zamknięte na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Jeśli konto podsumowujące przychody ma saldo kredytowe oznacza to, że jest to zysk, a jeśli konto podsumowujące przychody ma saldo ujemne sugeruje stratę z tytułu operacji gospodarczych. Konto zbiorcze przychodów zostanie zamknięte w stosunku do konta stałego kapitału własnego.
Dla zysku
Dla straty
Zamknięcie Rachunku Wypłat Właściciela
Wypłaty gotówki lub innych aktywów przez właściciela nie są traktowane jako koszt działalności i, nie są zatem czynnikiem wpływającym na ustalenie dochodu za zakończony okres. Ponieważ rachunek ciągnień nie jest zamykany przez rachunek podsumowujący przychody, lecz bezpośrednio na rachunek kapitału własnego. W przypadku zamknięcia konta rozchodów, zapis zamykający wygląda następująco:
Podsumowanie zapisów zamykających
Podsumujmy teraz proces zamykania kont:
- Zamknij poszczególne konta Przychody, przenosząc ich salda na konto Podsumowanie Przychodów.
- Zamknij różne konta Wydatków, przenosząc ich salda na konto Podsumowania Dochodów.
- Zamknij konto Podsumowania Dochodów, przenosząc jego saldo na konto Kapitału Własnego.
- Zamknij konto rysunkowe właściciela na konto Kapitału Własnego. (Saldo rachunku kapitału własnego w księdze będzie teraz takie samo, jak kwota kapitału własnego występująca w Bilansie).
.