Od: Personel
Krótkie fakty:
Akta Affordable Care Act (ACA) dodała dwa wymogi sprawozdawcze dla pracodawców do Internal Revenue Code (Code):
- Kodeks § 6056 wymaga od dużych pracodawców (ALE) dostarczenia rocznego oświadczenia dla każdego pełnoetatowego pracownika z wyszczególnieniem oferty ubezpieczenia zdrowotnego pracodawcy.
- Kodeks § 6055 wymaga od pracodawców, którzy zapewniają minimalne pokrycie w ramach samofinansowania (self-insured) planu, aby zapewnić roczne oświadczenie dla osób objętych ubezpieczeniem.
IrS zaprojektował nowy formularz, Formularz 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage, dla ALEs, aby spełnić wymóg zgodnie z kodeksem § 6056. Jeśli ALE samofinansuje swój plan(y), pracodawca używa również Formularza 1095-C, aby spełnić dodatkowy wymóg wynikający z Code § 6055.
Pracodawcy dostarczający Formularze 1095-C pracownikom i osobom odpowiedzialnym muszą również złożyć kopie w IRS używając formularza przekazu, Form 1094-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns. Dodatkowo, formularz przekazu wymaga informacji zbiorczych.
Uwaga: Mali pracodawcy (poniżej 50 pełnoetatowych pracowników), którzy sponsorują samofinansujące się plany zdrowotne podlegają wymaganiom sprawozdawczym, które nie są tutaj omawiane. Samofinansowanie przez małych pracodawców jest rzadkie.
Ogólne terminy
Ostateczny duży pracodawca (ALE) to pracodawca, który zatrudniał średnio 50 lub więcej pracowników w pełnym wymiarze godzin, w tym pracowników ekwiwalentu pełnego czasu pracy, w poprzednim roku kalendarzowym.
Pracownik w pełnym wymiarze godzin ogólnie oznacza pracownika prawa powszechnego, który średnio 30 lub więcej godzin pracy w tygodniu, (lub 130 godzin w miesiącu), zgodnie z jedną z dwóch metod pomiaru. Godzina pracy to każda godzina, za którą dokonano płatności lub która jest należna (np. wykonywanie obowiązków, urlop, święta, płatna nieobecność lub urlop wypoczynkowy).
Minimum essential coverage (pokrycie minimalne) oznacza jakikolwiek grupowy plan zdrowotny sponsorowany przez pracodawcę, inny niż „świadczenia wyłączone”. Większość elastycznych kont wydatków (FSA) lub samodzielnych planów stomatologicznych lub wizji to świadczenia wyłączone; to znaczy, że nie są one minimalnym niezbędnym pokryciem.
Minimalna wartość pokrycia oznacza, że udział planu minimalnego niezbędnego pokrycia w całkowitym dozwolonym koszcie świadczeń wynosi co najmniej 60 procent takich kosztów. W 2017 r. pokrycie o minimalnej wartości było przystępne, jeśli wymagana składka pracownika na pokrycie tylko dla siebie nie przekracza 9,69 procent dochodu pracownika od pracodawcy. W 2018 r. procent ten jest zmniejszony do 9,56, a w 2019 r. procent ten jest zwiększony do 9,86, ze względu na korekty inflacyjne.
Szczegóły:
Jaki jest cel wymagań sprawozdawczych dla pracodawców?
Wymagania sprawozdawcze mają na celu pomoc IRS w administrowaniu kilkoma przepisami w ramach ustawy Affordable Care Act. W szczególności, IRS używa informacji podawanych przez pracodawców do określenia:
- Pracowników, którzy są (lub nie są) uprawnieni do subsydiów, jeśli kupują ubezpieczenie zdrowotne na indywidualnej Giełdzie Ubezpieczeń Zdrowotnych (Marketplace);
- ALE, które nie oferują przystępnego ubezpieczenia o minimalnej wartości pracownikom pełnoetatowym i czy pracodawca może podlegać potencjalnym karom; oraz
- Osób fizycznych, które są zapisane na minimalne pokrycie, które spełnia indywidualny mandat ACA. (Ten mandat obowiązuje tylko do 2018 roku.)
Co to jest Formularz 1095-C?
Formularz 1095-C jest nowym formularzem zaprojektowanym przez IRS w celu zebrania informacji o ALE i grupowym pokryciu zdrowotnym, jeśli w ogóle, które oferują swoim pracownikom w pełnym wymiarze godzin. Pracodawcy dostarczają Formularz 1095-C (oświadczenie pracownika) pracownikom i składają kopie, wraz z Formularzem 1094-C (formularz przekazu), do IRS.
Formularz 1095-C składa się z trzech części:
- Część I: Informacje identyfikacyjne o pracowniku i pracodawcy.
- Część II: Informacje o ofercie pracodawcy w zakresie grupowego ubezpieczenia zdrowotnego.
- Część III: Informacje o samofinansującym się pokryciu zdrowotnym pracodawcy (jeśli istnieje), w tym nazwiska i numery ubezpieczenia społecznego głównego uczestnika (np. pracownika) i jego lub jej objętych osób zależnych.
Kiedy rozpoczął się nowy wymóg raportowania?
Wymóg po raz pierwszy zastosowano do informacji z roku kalendarzowego 2015, a formularze sprawozdawcze należało wypełnić na początku 2016 r.
Formularze 2017 (tj, formularze raportujące informacje z roku kalendarzowego 2017) były wymagalne w następujący sposób:
- 2017 Form 1095-C (oświadczenie pracownika): Due March 2, 2018.
- 2017 Form 1094-C (transmittal form with copies of Forms 1095-C): Termin 28 lutego 2018 r. (lub 31 marca 2018 r., jeżeli składasz wniosek drogą elektroniczną).
Formularze 2018 (tj. formularze zawierające informacje z roku kalendarzowego 2018) należy złożyć w następujący sposób:
- 2018 Form 1095-C (oświadczenie pracownika): Due March 4, 2019.
- 2018 Form 1094-C (transmittal form with copies of Forms 1095-C): Due February 28, 2019 (or March 31, 2019, if filing electronically).
Jeśli termin płatności przypada na weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy, pracodawca może złożyć w następnym dniu roboczym.
Jeśli pracodawca jest częścią grupy kontrolowanej, który podmiot musi dostarczyć Formularz 1095-C?
Podmioty, które należą do tej samej grupy kontrolowanej, np, spółki dominujące/spółki zależne lub spółki siostrzane pod wspólną kontrolą, są liczone razem, a ich łączna liczba pracowników określa czy są ALE. Jeśli tak, każda jednostka w grupie kontrolowanej jest uważana za ALE i podlega wymogom raportowania. Każdy z podmiotów będzie składał raport pod swoim numerem EIN (Employer Identification Number).
Jaki rodzaj informacji jest wymagany do wypełnienia Formularza 1095-C?
Pracodawcy powinni współpracować z administratorami listy płac i administratorami systemu informacji kadrowej w celu określenia elementów danych potrzebnych do wypełnienia Formularzy 1095-C i 1094-C. Poziom szczegółowości będzie się różnił w zależności od oferty pokrycia zdrowotnego pracodawcy.
Wszystkie ALE muszą zgłosić podstawowe informacje, podobne do informacji W-2:
- Nazwa pracownika, numer Social Security (SSN), adres.
- Nazwa pracodawcy, numer EIN (Employer Identification Number), adres, telefon kontaktowy.
RegulacjeIRS podają ogólną metodę dla wszystkich ALE do wypełnienia Formularza 1095-C. Ogólna metoda wymaga podania informacji o pracowniku pełnoetatowym i pokryciu zdrowotnym (rodzaj, wymagana składka) oferowanym temu pracownikowi. Niektórzy pracodawcy mogą jednak skorzystać z jednej z alternatywnych (uproszczonych) metod przedstawionych w przepisach.
Na przykład, alternatywne metody raportowania są dostępne dla pracodawców, którzy złożyli kwalifikującą się ofertę ubezpieczenia zdrowotnego pracownikom przez wszystkie 12 miesięcy lub dla pracodawców, którzy zaoferowali przystępne cenowo minimalne pokrycie dla co najmniej 98 procent pracowników pełnoetatowych (i ich dzieci).
Pracodawcy, którzy nie sponsorują samofinansującego się (samoubezpieczonego) planu wypełniają część I i II w odniesieniu do każdego pracownika pełnoetatowego. Osoby objęte grupowym planem ubezpieczeniowym otrzymują również formularz bezpośrednio od firmy ubezpieczeniowej dotyczący pokrycia.
Dla pracodawców z własnym funduszem, jaki rodzaj informacji jest wymagany do wypełnienia Formularza 1095-C?
Pracodawcy, którzy sponsorują samofinansujący się (samoubezpieczony) plan zdrowotny zapewniający minimalne pokrycie mają dodatkowe wymagania dotyczące raportowania. W przypadku pracowników pełnoetatowych, pracodawca wypełnia część I i II formularza 1095-C. Jeśli pracownik na pełny etat był objęty planem samofinansującym, pracodawca wypełnia również Część III zawierającą nazwiska i numery SSN (lub TIN) wszystkich objętych ubezpieczeniem osób pozostających na utrzymaniu.
Dodatkowo, dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin lub osób nie będących pracownikami (np. beneficjentów COBRA) objętych planem samofinansującym, pracodawca wypełnia Część III, COBRA) objętych planem samofinansującym, pracodawca wypełnia Część I, część Części II i Część III.
Czy pracodawcy non-profit lub pracodawcy rządowi (np. gminy, publiczne okręgi szkolne) podlegają wymaganiom raportowania?
Tak, wymagania raportowania dotyczą wszystkich ALE, w tym pracodawców rządowych. Pracodawcy powinni zapoznać się z konkretnymi wymaganiami dla ich typu organizacji ze swoimi doradcami.
Co to jest Formularz 1094-C?
Pracodawcy składają kopie Formy 1095-C wraz z Formularzem 1094-C do IRS. Pracodawca wskazuje na formularzu 1094-C, czy kwalifikuje się do alternatywnego (uproszczonego) raportowania. Pracodawcy używają również tego formularza do poświadczenia, że pracodawca kwalifikuje się do ulgi przejściowej zgodnie z zasadami ACA „play or pay”, jeśli ma to zastosowanie.
Czy pracodawcy są zobowiązani do korzystania z elektronicznego składania dokumentów?
Ale muszą dostarczyć Formularz 1095-C osobom fizycznym w formie papierowej pocztą (chyba, że odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie informacji w formie elektronicznej).
Formularze 1094-C i 1095-C podlegają wymogom składania deklaracji w formie elektronicznej do IRS. Oznacza to, że firmy ALE, które składają 250 lub więcej deklaracji informacyjnych, muszą składać je elektronicznie za pośrednictwem programu ACA Information Returns (AIR). (Należy pamiętać, że AIR jest nowym i oddzielnym systemem przeznaczonym wyłącznie dla zwrotów informacyjnych ACA. Inne systemy e-filing IRS, takie jak dla W-2s, nie obsługują zwrotów informacyjnych ACA). Wymóg 250-lub-więcej stosuje się oddzielnie do każdego rodzaju zwrotu.
Czy istnieją kary za nieprzestrzeganie wymogów raportowania informacji?
Tak, a kary mogą być znaczne. Na przykład, kara wynosi $270 za każdy brak złożenia kompletnego zwrotu i za każdy brak dostarczenia kompletnego formularza pracownikowi (do ponad $3,000,000 maksimum). Mniejsze kary mogą być nałożone za podanie nieprawidłowych informacji, pod warunkiem, że błąd zostanie skorygowany w określonych ramach czasowych. Generalnie, maksymalne kary są zmniejszone dla ALE o przychodach mniejszych niż $5,000,000. IRS może znieść kary z uzasadnionej przyczyny.
Oficjalne wytyczne:
The Internal Revenue Service (IRS) wydał ostateczne formularze i instrukcje, które należy stosować do raportowania Internal Revenue Code § 6055 i § 6056:
Dla raportowania 2018 (formularze są płatne na początku 2019 r.):
- 2018 Form 1094-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage.
- 2018 Form 1095-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns.
- Instrukcje dla formularzy 2018 1094-C i 1095-C.
.