Może byłeś przewodniczącym klasy w szkole średniej lub w college’u (lub w obu, ty overachiever), a może posiadasz talent do łączenia ludzi razem. Niezależnie od przypadku, jesteś jednym z tych szczęśliwców, którzy zostali wyznaczeni do zorganizowania zjazdu klasowego.
I chociaż media społecznościowe połączyły świat na niespotykanym poziomie, zorganizowanie zjazdu klasowego jest nadal znaczącym przedsięwzięciem, które wymaga ogromnych ilości planowania i doskonałych umiejętności sieciowych.
Abyś nie czuł się przytłoczony ogromnym projektem przed tobą, oto wskazówki jak właściwie zaplanować zjazd, zapewniając, że fajne dzieciaki nie będą cię unikać tym razem dookoła.
Utwórz komitet zjazdu
Na pewno możesz zaplanować zjazd samemu, i jeśli twoja klasa była mniejsza (powiedzmy 10 osób) idź na to. Ale nawet najambitniejsi planiści mogą szybko się przekonać, że organizacja tak dużego wydarzenia może ich pokonać. Ogólna zasada mówi, że komitet planowania powinien mieć jedną osobę na każde 25 osób, które mają wziąć udział w imprezie. Tradycyjnie, oficerowie klasowi oraz królowie i królowe balu maturalnego są wzorowymi członkami komitetu, ale tak naprawdę każdy, kto jest gotów poświęcić czas i energię dla sprawy powinien być brany pod uwagę. Nowoczesna technologia sprawia, że proces rekrutacji jest o wiele prostszy niż w przeszłości, ponieważ planiści mogą wykorzystać grupy na Facebooku i wysyłać e-maile, aby uzyskać informacje. Jeśli można uzyskać usługi kogoś z innej klasy, która już odbyła zjazd, nawet lepiej, ponieważ będą one w stanie zaoferować pomocne wskazówki. Idealnie, komitet będzie uformowany 12 do 18 miesięcy przed zjazdem, zapewniając uczestnikom wystarczającą ilość czasu na uporządkowanie swoich wakacji, a komitet będzie mógł uzyskać bardziej pożądane ceny od hoteli i sprzedawców.
Ustalenie obowiązków komitetu
Jak prokrastynatorzy uczą się na stałej podstawie, pierwsze prawo ruchu Newtona jest na miejscu: Obiekt (lub osoba taka jak ty) w spoczynku pozostaje w spoczynku, a obiekt (lub osoba) w ruchu pozostaje w ruchu. Innymi słowy, łatwiej jest wrócić do domu po pracy, zjeść SpaghettiOs i włączyć powtórkę Seinfelda, leżąc na kanapie, niż zaplanować zjazd. Dlatego też każdy członek komitetu powinien mieć szczegółową listę obowiązków wraz z terminem realizacji swoich celów.
Pierwszy raz, gdy komitet spotyka się, lub pierwszy raz, gdy szczegółowy e-mail jest wysyłany, główny planista powinien przypisać obowiązki każdemu członkowi, w tym listę zadań, która zawiera daty wymagalności i listy kontrolne. Zaleca się, aby te obowiązki i tytuły zostały rozdzielone:
Przewodniczący, który prowadzi spotkania i wysyła wiadomości grupowe
Grupa odpowiedzialna za finanse, sprzedaż biletów i darowizny
Grupa, która zbiera informacje kontaktowe, Grupa, która zbiera informacje kontaktowe, tworzy stronę internetową i promuje wydarzenie
Grupa, która bada potencjalne miejsca i sprzedawców
Grupa, która planuje działania i rozrywkę
Stwórz budżet
To wydarzenie nie zapłaci samo za siebie, a wśród bardziej popularnych sposobów finansowania zjazdów jest sprzedaż biletów i darowizny od absolwentów. Określ kwotę potrzebną od absolwentów (utrzymuj ją na rozsądnym poziomie, aby nie zrazić do siebie wielu potencjalnych uczestników) i weź pod uwagę, na co zostaną wydane pieniądze. Wśród głównych rzeczy, które powinieneś rozważyć w budżecie są:
Koszty wynajmu lokalu
Barman i catering
Stoły, krzesła, sztućce, kubki, talerze
Zabawa (DJ lub zespoły)
Jeśli masz nadwyżkę funduszy, możesz również odłożyć kapitał na dekoracje, fotografów i inne elementy, które twoim zdaniem wzbogacą zjazd.
Zlokalizuj swoich kolegów
Media społecznościowe zapewniają, że nie jest to już taki obowiązek jak kiedyś, ale nadal nie jest to łatwe zadanie. O ile nie obchodzisz trzymiesięcznej rocznicy ukończenia szkoły, jest duża szansa, że wielu kolegów z klasy rozproszyło się po całym stanie, kraju, a może i świecie. Mimo to, nie pozwól, aby ten fakt Cię zniechęcił.
Zagładź swój stary rocznik i skontaktuj się z biurem absolwentów swojej szkoły, aby uzyskać listę kolegów z klasy, a gdy te nazwiska zostaną zabezpieczone, odwiedź media społecznościowe i profesjonalne witryny sieciowe, takie jak Facebook i LinkedIn. Utwórz grupę na jednej lub obu stronach dla swojej klasy kończącej szkołę i powiadom jak najwięcej osób, że zjazd jest w pracach. Po kilka osób dowiedzieć się o zjeździe, wiadomość będzie rozprzestrzeniać się jak pożar i przed długi czas, twoje strony będą zaśmiecone z potencjalnych uczestników zjazdu. Ostatecznie (najlepiej dwa miesiące przed zjazdem), zabezpieczysz w większości gotową listę uczestników, chociaż powinieneś zostawić miejsce dla późno zobowiązujących się maruderów.
Zdefiniuj datę i zarezerwuj miejsce
Próbując zebrać jakąkolwiek liczbę ludzi w tym samym czasie i miejscu jest wyzwaniem, szczególnie gdy ta grupa ma pracę, rodziny i obowiązki, które towarzyszą dorosłości. Aby zapewnić najbardziej demokratyczny wynik, skorzystaj z platform mediów społecznościowych Facebook i LinkedIn, aby przeprowadzić ankietę wśród swoich kolegów i wybrać datę, która najlepiej pasuje do większości ich harmonogramów. Popularne daty zjazdów często wypadają w okolicach Święta Dziękczynienia lub Bożego Narodzenia, kiedy to koledzy z klasy planują już powrót do domu na wakacje.
Wybierając miejsce, rozważ zarezerwowanie lokalu w pobliżu swojej alma mater. Ułatwia to dojazd tym, którzy zostali w okolicy i może dostarczyć miłych wspomnień tym, którzy opuścili lokal lata temu. Jeśli możesz zorganizować zjazd w sali gimnastycznej lub audytorium na terenie dawnego kampusu szkoły średniej lub college’u, nawet lepiej.
Wysyłanie zaproszeń
Gdy zjazd zostanie ostatecznie ustalony, zamieść oficjalne zaproszenie na Facebooku i LinkedIn, podając datę i godzinę wydarzenia, lokalizację, kto jest zaproszony (włącz dzieci lub osoby towarzyszące, jeśli tak zostało uzgodnione), koszt wydarzenia, dress code (jeśli dotyczy) i jakiekolwiek inne istotne informacje (działania, kolacja, informacje logistyczne), które uważasz za konieczne. Daj swoim kolegom z klasy termin RSVP, aby zapewnić solidną liczbę osób.
Zanim się zorientujesz, ty i twoje koleżanki będziecie opowiadać stare historie i wspominać minione dni. A ty będziesz miał satysfakcję wiedząc, że to ty doprowadziłeś do tego planu razem.