Gdy rozpoczynasz proces planowania projektu, jedną z pierwszych rzeczy, o których musisz pomyśleć jest: co może pójść nie tak?
Brzmi to negatywnie, ale pragmatyczni kierownicy projektów wiedzą, że tego typu myślenie ma charakter prewencyjny. Problemy nieuchronnie się pojawią, a Ty potrzebujesz strategii łagodzenia ich skutków, aby wiedzieć, jak zarządzać ryzykiem w swoim projekcie.
Ale jak pracować nad rozwiązaniem tego, co nieznane? Brzmi to jak filozoficzny paradoks, ale nie martw się – istnieją praktyczne kroki, które możesz podjąć. W tym artykule omówimy strategie, które pozwolą ci zorientować się w potencjalnym ryzyku, dzięki czemu będziesz mógł identyfikować i śledzić ryzyko w swoim projekcie.
Pokłady nawigacyjne projektu pomagają zidentyfikować ryzyko, zanim przerodzi się ono w problem. Sprawdź pulpity ProjectManager.com i przenieś swoje zarządzanie ryzykiem na wyższy poziom.
Czym jest zarządzanie ryzykiem w projektach?
Zarządzanie ryzykiem w projekcie to proces identyfikowania, analizowania i reagowania na każde ryzyko, które pojawia się w trakcie cyklu życia projektu, aby pomóc projektowi pozostać na właściwej drodze i osiągnąć zamierzony cel. Zarządzanie ryzykiem nie jest wyłącznie reakcją; powinno być częścią procesu planowania, aby określić ryzyko, które może wystąpić w projekcie oraz jak kontrolować to ryzyko, jeśli faktycznie wystąpi.
Ryzyko to wszystko, co może potencjalnie wpłynąć na harmonogram, wyniki lub budżet projektu. Ryzyka są potencjalne, a w kontekście zarządzania projektami, jeśli stają się rzeczywistością, są klasyfikowane jako „problemy”, którymi należy się zająć. Zarządzanie ryzykiem jest więc procesem identyfikacji, kategoryzacji, priorytetyzacji i planowania ryzyka, zanim stanie się ono problemem.
Zarządzanie ryzykiem może oznaczać różne rzeczy w różnych typach projektów. W przypadku dużych projektów strategie zarządzania ryzykiem mogą obejmować obszerne, szczegółowe planowanie każdego ryzyka w celu zapewnienia strategii łagodzenia skutków w przypadku wystąpienia problemów. W przypadku mniejszych projektów, zarządzanie ryzykiem może oznaczać prostą, uszeregowaną pod względem ważności listę ryzyk o wysokim, średnim i niskim priorytecie.
Jak zarządzać ryzykiem
Aby rozpocząć zarządzanie ryzykiem, kluczowe jest rozpoczęcie od jasnej i precyzyjnej definicji tego, co twój projekt ma dostarczyć. Innymi słowy, należy napisać bardzo szczegółową kartę projektu, zawierającą wizję projektu, cele, zakres i rezultaty. W ten sposób można zidentyfikować ryzyka na każdym etapie projektu. Następnie należy wcześnie zaangażować zespół w identyfikację wszystkich ryzyk.
Nie bój się zaangażować nie tylko swojego zespołu w identyfikację i priorytetyzację ryzyk. Wielu kierowników projektów po prostu wysyła e-maile do swojego zespołu z prośbą o przesłanie rzeczy, które ich zdaniem mogą pójść źle w projekcie. Aby jednak lepiej nakreślić ryzyko projektu, należy zebrać cały zespół projektowy, przedstawicieli klientów i dostawców w jednym pomieszczeniu i przeprowadzić sesję identyfikacji ryzyka.
W przypadku każdego zdefiniowanego ryzyka, należy je gdzieś zapisać – wykorzystanie szablonu śledzenia ryzyka pomoże określić jego poziom. Następnie stwórz plan zarządzania ryzykiem, aby uchwycić negatywne i pozytywne skutki dla projektu oraz działania, jakie podejmiesz, aby sobie z nimi poradzić. Warto organizować regularne spotkania w celu monitorowania ryzyka w trakcie realizacji projektu. Przejrzystość jest kluczowa.
Co to jest ryzyko pozytywne?
Nie wszystkie rodzaje ryzyka są jednakowe. Ryzyko może być zarówno pozytywne, jak i negatywne, choć większość ludzi zakłada, że ryzyko jest z natury tym drugim. Podczas gdy ryzyko negatywne oznacza coś niepożądanego, co może nieodwracalnie zaszkodzić projektowi, ryzyko pozytywne to możliwości, które mogą wpłynąć na projekt w korzystny sposób.
Negatywne ryzyko jest częścią planu zarządzania ryzykiem, tak jak powinno być ryzyko pozytywne, ale różnica polega na podejściu. Zarządzasz i rozliczasz znane ryzyka negatywne, aby zniwelować ich wpływ, ale można również zarządzać ryzykami pozytywnymi, aby w pełni je wykorzystać.
Istnieje wiele przykładów pozytywnego ryzyka w projektach: możesz zakończyć projekt wcześniej; możesz pozyskać więcej klientów niż przewidywałeś; możesz sobie wyobrazić, jak opóźnienie w wysyłce może otworzyć potencjalne okno dla lepszych możliwości marketingowych, itp. Należy jednak pamiętać, że te definicje nie są wyryte w kamieniu. Ryzyko pozytywne może szybko zmienić się w ryzyko negatywne i vice versa, więc musisz być pewien, że planujesz ze swoim zespołem wszystkie ewentualności.
Jak reagować na ryzyko pozytywne
Jak wszystko inne w projekcie, będziesz chciał opracować strategię i mieć mechanizmy, które pozwolą Ci zebrać nagrody, które mogą być zasiane w ryzyku pozytywnym. Użyj tych trzech wskazówek, aby poprowadzić swoją drogę:
- Pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał wiedzieć, jest to, czy ryzyko jest czymś, co możesz wykorzystać. Oznacza to znalezienie sposobów na zwiększenie prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka.
- Następnie, możesz chcieć podzielić się ryzykiem. Czasami sam nie jesteś wyposażony, aby w pełni wykorzystać ryzyko, a poprzez zaangażowanie innych zwiększasz szansę na uzyskanie najbardziej pozytywnego wyniku z ryzyka.
- Na koniec, może nie być nic do zrobienia w ogóle, i to jest dokładnie to, co powinieneś zrobić. Nic. Możesz to zastosować również do ryzyka negatywnego, ponieważ nie robienie czegoś jest czasami najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić w konfrontacji z konkretnym ryzykiem w kontekście Twojego projektu.
Zarządzanie ryzykiem w całej organizacji
Czy Twoja organizacja również może się poprawić, wprowadzając zarządzanie ryzykiem do swojej codziennej rutyny? Tak!
Wbudowanie protokołu zarządzania ryzykiem w kulturę organizacji poprzez stworzenie spójnego zestawu standardowych narzędzi i szablonów, wraz ze szkoleniami, może z czasem zmniejszyć koszty ogólne. W ten sposób, za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt, nie będziesz musiał wymyślać koła na nowo.
Takie rzeczy, jak dokumentacja i historia Twojej organizacji stanowią archiwum wiedzy, które może pomóc Ci czerpać z tego doświadczenia przy podejściu do ryzyka w nowym projekcie. Ponadto, poprzez dostosowanie postaw i wartości organizacji do większej świadomości ryzyka, organizacja może lepiej zrozumieć naturę niepewności jako kluczowego problemu biznesowego. Wraz z lepszym zarządzaniem przychodzi lepsze planowanie, strategia, polityka i decyzje.
6 kroków w procesie zarządzania ryzykiem
Jak więc radzisz sobie z czymś tak pozornie nieuchwytnym jak zarządzanie ryzykiem w projekcie? Tworzysz plan zarządzania ryzykiem. To wszystko jest związane z procesem. Przekształć wady w zalety, stosując się do tych sześciu kroków.
Identyfikacja ryzyka
Nie możesz rozwiązać problemu ryzyka, jeśli nie wiesz, czym ono jest. Istnieje wiele sposobów na identyfikację ryzyka. Po przejściu przez ten etap, będziesz chciał zebrać dane w rejestrze ryzyka.
Jednym ze sposobów jest burza mózgów z zespołem, współpracownikami lub interesariuszami. Znajdź osoby z odpowiednim doświadczeniem i umów się na rozmowy, aby zebrać informacje, które będą potrzebne do zidentyfikowania i rozwiązania problemów związanych z ryzykiem. Pomyśl o wielu rzeczach, które mogą pójść źle. Zanotuj je. Zrób to samo z danymi historycznymi dotyczącymi poprzednich projektów. Teraz Twoja lista potencjalnego ryzyka wzrosła.
Upewnij się, że ryzyko jest zakorzenione w przyczynie problemu. Zasadniczo, przewierć się do głównej przyczyny, aby zobaczyć, czy ryzyko jest takie, które będzie miało wpływ na projekt, który wymaga identyfikacji. Próbując zminimalizować ryzyko, dobrze jest zaufać swojej intuicji. Może ona wskazać Ci mało prawdopodobne scenariusze, które po prostu zakładasz, że nie mogą się wydarzyć. Pamiętaj, nie bądź zbyt pewny siebie. Użyj procesu, aby odsiać ryzyko od nie-ryzyka.
Analiza ryzyka
Analiza ryzyka jest trudna. Nigdy nie ma wystarczającej ilości informacji, które można zebrać. Oczywiście, wiele z tych danych jest złożonych, ale większość branż posiada najlepsze praktyki, które mogą pomóc w analizie. Być może z zaskoczeniem odkryjesz, że Twoja firma ma już ramy dla tego procesu.
Gdy ocenisz ryzyko projektu, możesz ostatecznie i proaktywnie zająć się wieloma skutkami, takimi jak unikanie potencjalnych sporów sądowych, rozwiązywanie problemów regulacyjnych, przestrzeganie nowych przepisów, zmniejszanie ekspozycji i minimalizowanie wpływu.
Jak więc analizować ryzyko w projekcie? Poprzez jakościową i ilościową analizę ryzyka, możesz określić jak ryzyko wpłynie na Twój harmonogram i budżet.
Priorytetyzuj ryzyko
Nie wszystkie ryzyka są jednakowe. Musisz ocenić ryzyko, aby wiedzieć, jakie zasoby przeznaczyć na jego rozwiązanie, kiedy i jeśli wystąpi.
Duża lista ryzyk może być zniechęcająca. Ale można sobie z tym poradzić, po prostu kategoryzując ryzyko jako wysokie, średnie lub niskie. Teraz istnieje linia horyzontu i można zobaczyć ryzyko w kontekście. Mając taką perspektywę, możesz zacząć planować, jak i kiedy zajmiesz się tymi ryzykami.
Niektóre ryzyka będą wymagały natychmiastowej uwagi. Są to ryzyka, które mogą zniszczyć Twój projekt. Porażka nie wchodzi w grę. Inne ryzyka są ważne, ale być może nie zagrażają powodzeniu projektu. Można podjąć odpowiednie działania. Istnieją również ryzyka, które mają niewielki lub żaden wpływ na ogólny harmonogram i budżet projektu. Niektóre z tych ryzyk o niskim priorytecie mogą być ważne, ale nie na tyle, aby tracić na nie czas.
Przydziel właściciela ryzyka
Cała twoja ciężka praca związana z identyfikacją i oceną ryzyka pójdzie na marne, jeśli nie przydzielisz kogoś do nadzorowania ryzyka. W rzeczywistości jest to coś, co powinieneś zrobić podczas sporządzania listy ryzyk. Kim jest osoba odpowiedzialna za to ryzyko, identyfikująca je, kiedy i jeśli wystąpi, a następnie kierująca pracami zmierzającymi do jego rozwiązania?
Ta decyzja należy do Ciebie. Może być członek zespołu, który ma większe umiejętności lub doświadczenie w zakresie danego ryzyka. Wtedy ta osoba powinna poprowadzić działania zmierzające do jego rozwiązania. Albo może to być po prostu arbitralny wybór. Oczywiście, lepiej jest przypisać zadanie do właściwej osoby, ale równie ważne jest, aby każde ryzyko miało osobę odpowiedzialną za jego rozwiązanie.
Pomyśl o tym. Jeśli nie przydzielisz każdemu ryzyku osoby odpowiedzialnej za jego obserwację, a następnie zajęcie się jego rozwiązaniem, gdy i jeśli się pojawi, otwierasz się na większe ryzyko. Zidentyfikowanie ryzyka to jedno, ale jeśli nim nie zarządzasz, nie chronisz projektu.
Odpowiedź na ryzyko
Teraz guma uderza o drogę. Znalazłeś ryzyko. Całe to planowanie, które wykonałeś, zostanie wykorzystane. Najpierw musisz wiedzieć, czy jest to ryzyko pozytywne czy negatywne. Czy jest to coś, co możesz wykorzystać dla dobra projektu?
Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka tworzysz plan jego złagodzenia. Opracowujesz strategię, jakiś plan zapobiegawczy lub awaryjny. Następnie działasz na podstawie priorytetu, jaki nadałeś danemu ryzyku. Komunikujesz się z właścicielem ryzyka i wspólnie decydujemy, który z planów należy wdrożyć, aby rozwiązać problem ryzyka.
Monitorowanie ryzyka
Nie możesz po prostu ustanowić sił przeciwko ryzyku bez śledzenia postępów tej inicjatywy. W tym właśnie miejscu pojawia się monitoring. Ktokolwiek jest właścicielem ryzyka, będzie odpowiedzialny za śledzenie jego postępów w kierunku rozwiązania. Musisz jednak być na bieżąco, aby mieć dokładny obraz ogólnego postępu projektu, aby móc identyfikować i monitorować nowe ryzyka.
Będziesz chciał zorganizować serię spotkań w celu zarządzania ryzykami. Upewnij się, że podjąłeś już decyzję o środkach komunikacji, aby to zrobić. Najlepiej jest mieć różne kanały dedykowane do komunikacji.
Cokolwiek wybierzesz, pamiętaj: zawsze bądź przejrzysty. Najlepiej, aby każdy w projekcie wiedział co się dzieje, aby wiedział na co zwracać uwagę i pomógł zarządzać procesem.
Zarządzanie ryzykiem z ProjectManager.com
Używanie szablonu do śledzenia ryzyka to dobry początek, ale aby uzyskać jeszcze większą kontrolę nad ryzykiem projektowym będziesz chciał użyć oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager.com posiada szereg narzędzi, które pozwalają na zarządzanie ryzykiem w każdej fazie projektu.
Wykresy Gantta dla Planów Zarządzania Ryzykiem
Użyj naszych nagradzanych wykresów Gantta do tworzenia szczegółowych planów zarządzania ryzykiem, aby zapobiec przekształceniu się ryzyka w problem. Planuj, przypisuj i monitoruj zadania projektowe z pełną widocznością. Członkowie zespołu mogą nawet dodawać komentarze i pliki do przypisanych im zadań, dzięki czemu cała komunikacja odbywa się na poziomie projektu – w czasie rzeczywistym.
Tablice Kanban do zarządzania & Nadawanie priorytetów ryzyku
Użyj naszych tablic kanban do sortowania i nadawania priorytetów ryzyku, jeśli istnieje ono w bardziej zwinnym środowisku. Możesz użyć niestandardowych znaczników, aby zidentyfikować zadania jako ryzyka w projekcie. Możesz też poświęcić cały projekt w ProjectManager.com na zarządzanie ryzykiem, dzięki czemu szybko zobaczysz jak pilne ryzyka są rozwiązywane.
Zarządzanie ryzykiem jest skomplikowane. Rejestr lub szablon ryzyka to dobry początek, ale będziesz potrzebował solidnego oprogramowania do zarządzania projektami, które ułatwi proces zarządzania ryzykiem. ProjectManager.com jest narzędziem opartym na chmurze, które wspiera środowisko współpracy potrzebne do rozwiązywania ryzyk, a także zapewnia informacje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze działasz w oparciu o dokładne dane. Wypróbuj go sam i przekonaj się, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.