Uniwersytet Arizony stara się zapewnić pracownikom Regular Classified Staff, którzy naruszają zasady lub wykazują niezadowalające wyniki pracy, możliwość dostosowania się do wymogów uniwersyteckich lub wydziałowych za pomocą stopniowych działań dyscyplinarnych.
Od pracowników oczekuje się przestrzegania ustalonych zasad i polityki swoich wydziałów, Uniwersytetu i Rady Regentów Arizony. Aby im to umożliwić, urzędnicy administracyjni muszą opracować jasne i rozsądne zasady wydziałowe i oczekiwania dotyczące wydajności, zbadać okoliczności oczywistych naruszeń zasad lub reguł lub niezadowalającej wydajności przed podjęciem działań dyscyplinarnych i zapewnić, że szybkie, konsekwentne działania dyscyplinarne są stosowane.
Zamiarem tej polityki jest zastosowanie serii progresywnych działań dyscyplinarnych, w stosownych przypadkach, jako środka pomocy i zachęty dla pracowników do poprawy ich zachowania i osiągnięcia zadowalającej wydajności pracy. Szczególne okoliczności mogą, w niektórych przypadkach, być wyjątkowe lub pojedyncze, a związane z nimi działania dyscyplinarne zostaną złagodzone lub rozszerzone ze względu na fakty danej sytuacji. Naruszenie zasad Uniwersytetu przeciwko dyskryminacji i molestowaniu; zasad postępowania pracowników klasyfikowanych zawartych w niniejszym dokumencie; lub innych zasad lub polityk ABOR, Uniwersytetu i/lub departamentu może skutkować podjęciem określonych środków dyscyplinarnych, w tym zwolnieniem z pracy.
Dyscyplina progresywna
Dyscyplina progresywna to seria działań dyscyplinarnych, o charakterze naprawczym, podejmowanych w celu zapewnienia pracownikom regularnej możliwości poprawy wyników pracy i przestrzegania zasad departamentu i Uniwersytetu. Działania takie obejmują doradztwo/coaching, ustne i pisemne ostrzeżenia, dyscyplinarne zawieszenie w stanach próbnych/zawieszenie dyscyplinarne bez prawa do wynagrodzenia, aż po zwolnienie, zgodnie z ustaleniami odpowiedzialnego administratora.
Odpowiedzialny administrator, z pomocą Wiceprezesa & Dyrektora ds. Zasobów Ludzkich, określa również, czy poszczególne naruszenia Zasad Postępowania Pracowników Klasyfikowanych Uniwersytetu i innych zasad lub polityk ABOR, Uniwersytetu i/lub departamentu są na tyle poważne, aby uzasadniały natychmiastowe podjęcie konkretnych środków dyscyplinarnych poza postępowaniem dyscyplinarnym, w tym zwolnienie. Tam, gdzie w niniejszej instrukcji jest mowa o „poważnych naruszeniach”, „poważnymi naruszeniami” są te akty poważnego wykroczenia lub zachowania, które mogą skutkować obrażeniami lub utratą życia, kończyn lub mienia; lub zakłóceniami w działalności Uniwersytetu; lub lekceważeniem Polityki niedyskryminacji i przeciwdziałania molestowaniu.
Procedury
Doradztwo/coaching jest najczęstszą metodą stosowaną w celu pomocy pracownikowi w poprawie wyników pracy lub przestrzeganiu zasad i/lub polityki. Doradztwo lub coaching powinny być próbą współpracy w celu określenia i skorygowania problemu. Z wyjątkiem poważnych uchybień w przestrzeganiu zasad i polityki, określonych przez odpowiedzialnego administratora, działania dyscyplinarne będą podejmowane wyłącznie po tym, jak działania doradcze/szkoleniowe nie przyniosą rezultatu. Zachęca się odpowiedzialnych administratorów do prowadzenia notatek z takich działań doradczych/szkoleniowych.
Ostrzeżenia mogą być ustne lub pisemne. Ostrzeżenie pisemne stosuje się w przypadku poważniejszych błędów, niespełnienia wymagań związanych z pracą lub naruszenia zasad i/lub polityki, zgodnie z ustaleniami odpowiedzialnego administratora, lub gdy ostrzeżenie ustne nie przyniosło zadowalających rezultatów. W każdym z tych rodzajów ostrzeżeń określa się problem(-y) i działania, jakie należy podjąć w celu jego rozwiązania. Odpowiedzialny administrator udzielający ustnego ostrzeżenia prowadzi notatki z datą i treścią rozmowy oraz informuje pracownika o tym, że dokumentacja jest przechowywana.
Ostrzeżenie pisemne zawiera wyraźne stwierdzenie, że jest to „ostrzeżenie pisemne” i określa, że jeśli pracownik nie osiągnie zadowalającego poziomu wyników, podjęte zostaną dalsze działania dyscyplinarne. Ostrzeżenie pisemne zawiera również informację dla pracownika, że podlega ono procedurze rozstrzygania sporów. Kopię ostrzeżenia przesyła się do Wydziału Zasobów Ludzkich.
Dyscyplinarne działania są dwojakiego rodzaju, dyscyplinarne zawieszenie w zawieszeniu i zawieszenie dyscyplinarne, i są stosowane, gdy wcześniejsze ostrzeżenie nie przynosi zadowalających rezultatów w korygowaniu niedociągnięć w wydajności lub zachowania, które nie jest zgodne z zasadami postępowania Uniwersytetu/wydziału lub gdy odpowiedzialny administrator stwierdzi, że naruszenie zasady i/lub polityki jest na tyle poważne, że uzasadnia takie działanie bez wcześniejszego zastosowania mniej surowej dyscypliny.
Dyscyplinarne zawieszenie na okres próbny trwa przez określony czas, nie krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż 6 miesięcy, w którym to czasie wyniki pracy lub zachowanie pracownika będą ściśle monitorowane w celu osiągnięcia poprawy lub zmiany. Dyscyplinarne zawieszenie w pełnieniu obowiązków ma zazwyczaj zastosowanie w przypadku niezadowalających wyników pracy lub problemów związanych z zależnością, takich jak niezadowalająca frekwencja, i pociąga za sobą dorozumiane zobowiązanie do zatrzymania pracownika na okres dyscyplinarnego zawieszenia w pełnieniu obowiązków. Jeżeli jednak w okresie dyscyplinarnego okresu próbnego pojawią się nowe problemy lub wyniki pracy znacznie się pogorszą w tym okresie, może nastąpić natychmiastowe zwolnienie pracownika.
Dyscyplinarny okres próbny rozpoczyna się memorandum skierowanym do pracownika, które wyraźnie zawiera następujące informacje:
- Daty rozpoczęcia okresu próbnego.
- Szczegółowy charakter problemu(ów) skutkującego(ych) zawieszeniem, w tym konkretne przykłady zdarzeń dla każdego problemu.
- Wymagane działania naprawcze, w tym konkretne i uzasadnione standardy odnoszące się do braków opisanych w punkcie #2, powyżej.
- Konsekwencje nieusunięcia problemu(ów) w okresie zawieszenia dyscyplinarnego.
- Powiadomienie, że natychmiastowe zwolnienie może nastąpić, jeśli w okresie zawieszenia dyscyplinarnego pojawią się nowe niedociągnięcia w pracy.
- Powiadomienie o prawie pracownika do odwołania się od decyzji o zawieszeniu za pomocą procedury rozstrzygania sporów pracowniczych.
Kopia niniejszego memorandum zostanie dostarczona do Wydziału Kadr.
Zawieszenie dyscyplinarne jest czasowym zwolnieniem z pracy pracownika na okres do 30 dni kalendarzowych bez prawa do wynagrodzenia i ma zastosowanie, gdy odpowiedzialny administrator stwierdzi, że naruszenie(a) lub powtarzające się naruszenie(a) zasad i polityki ABOR, Uniwersytetu i/lub wydziału jest na tyle poważne, że uzasadnia zawieszenie. Działanie to jest poprzedzone spotkaniem poprzedzającym zawieszenie bez wynagrodzenia zgodnie z polityką dotyczącą uprzedniego zwolnienia lub zawieszenia bez wynagrodzenia. Jeżeli zachowanie pracownika zwykłego personelu klasyfikowanego uzasadnia więcej niż dwa zawieszenia w okresie dwóch lat, należy rozważyć zwolnienie go z pracy.
Pisemne zawiadomienie o zawieszeniu dyscyplinarnym jest przekazywane pracownikowi z kopią do Wydziału Zasobów Ludzkich i zawiera następujące informacje:
- Powód zawieszenia dyscyplinarnego.
- Odniesienie do spotkania poprzedzającego zawieszenie i wnioski z niego płynące.
- Daty zawieszenia.
- Prawo pracownika do odwołania się od decyzji w ramach Procedury Rozstrzygania Sporów Pracowniczych (Polityka CSM 406.0).
- Powiadomienie pracownika, że niestawienie się do pracy w pierwszym zaplanowanym dniu roboczym po zawieszeniu spowoduje zwolnienie.
Dyscyplinarne zawieszenie pracownika ZWOLNIONEGO musi dotyczyć pełnych dni roboczych.
Zawieszenie dochodzeniowe jest czasowym zwolnieniem z pracy na okres do pięciu (5) dni roboczych pracownika Regular Classified Staff z wynagrodzeniem, aby umożliwić dochodzenie w sprawie pozornie poważnych naruszeń zasad lub polityki ABOR, Uniwersytetu i/lub wydziału. W uzasadnionych okolicznościach, zgodnie z ustaleniami wiceprezesa & Chief Human Resources Officer lub osoby wyznaczonej, przedłużenie może być przyznane w odstępach do pięciu (5) dni roboczych. Wnioski o takie przedłużenie, w tym uzasadnienie wniosku, powinny być kierowane na piśmie do Wiceprezesa & Dyrektora ds. Po zakończeniu dochodzenia pracownik może zostać przywrócony do pracy bez kary, zawieszony dyscyplinarnie, zwolniony lub poddany bardziej umiarkowanym działaniom dyscyplinarnym, które właściwy administrator uzna za stosowne do okoliczności. Fakty związane z zawieszeniem dochodzeniowym zostaną udokumentowane z kopią dla pracownika i Wydziału Zasobów Ludzkich.
Wypisanie jest niedobrowolnym zakończeniem (innym niż Zwolnienie/Zmniejszenie Siły) pracownika przez odpowiedzialnego administratora. Zwolnienie pracownika nieposiadającego stażu regularnego personelu klasyfikowanego nie ma miejsca, chyba że doszło do poważnego naruszenia lub powtarzających się naruszeń zasad lub polityki ABOR, Uniwersytetu i/lub wydziału, lub nieskorygowanego niespełnienia wymagań związanych z pracą. Przed podjęciem decyzji o zwolnieniu pracownika nieposiadającego okresu stażu regularnego personelu klasyfikowanego należy zaplanować spotkanie poprzedzające zwolnienie. Przed podjęciem decyzji o zwolnieniu pracownika nieposiadającego stałego stażu pracy, odpowiedzialny administrator powiadamia Wydział Kadr zgodnie z Polityką 404.0 (Polityka spotkań przed zwolnieniem lub zawieszeniem bez wynagrodzenia).
Jeśli okoliczności nie pozwalają na skontaktowanie się z Wydziałem Kadr lub czas nie pozwala na właściwą ocenę incydentu lub przeszłości pracownika, pracownik może zostać zawieszony w czynnościach dochodzeniowych.
Po wykonaniu powyższych kroków, pracownik zostanie powiadomiony na piśmie o:
- Przyczynie zwolnienia.
- Faktach i wnioskach wyciągniętych ze spotkania przed zwolnieniem.
- Dacie wejścia w życie zwolnienia.
- Prawie pracownika do odwołania się od decyzji poprzez złożenie wniosku o rozstrzygnięcie sporu.
Właściwe dokumenty płacowe powinny być przetwarzane w odpowiednim czasie, aby zapewnić, że każdy zwolniony pracownik otrzyma wszystkie należne wynagrodzenia w ciągu siedmiu dni roboczych od daty zwolnienia lub w następnym zwykłym dniu wypłaty, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Należy pamiętać, że termin ten może być krótszy dla pracowników spoza stanu.