Skarbnik jest zazwyczaj odpowiedzialny za nadzorowanie zarządzania i raportowania finansów organizacji. Generalnie, podobnie jak w przypadku innych stanowisk kierowniczych, szczegółowe obowiązki Skarbnika są określone w regulaminie organizacji.
Ponieważ zarządzanie finansami organizacji jest bezpośrednio związane z obowiązkami Skarbnika, wykonywanie przez Skarbnika swoich obowiązków będzie miało duży wpływ na postrzeganie przez opinię publiczną, zaufanie i pewność w stosunku do organizacji non-profit jako całości. Mając to na uwadze, organizacje powinny poszukiwać skarbników z pożądanymi umiejętnościami, takimi jak znajomość finansów, dbałość o szczegóły, terminowość w wykonywaniu zadań, jasne i dokładne prowadzenie dokumentacji i chęć zadawania pytań.
Obowiązki i odpowiedzialność skarbnika
Typowo, obowiązki skarbnika obejmują następujące elementy:
Zarządzanie finansami i/lub nadzór. Skarbnik może zarządzać lub nadzorować zarządzanie sprawami finansowymi organizacji, co często obejmuje takie podstawowe zadania jak wybór banku, uzgadnianie wyciągów bankowych i zarządzanie przepływem gotówki. W niektórych organizacjach skarbnik może być także odpowiedzialny za inwestowanie funduszy zgodnie z obowiązującym prawem. Skarbnik powinien posiadać wiedzę o tym, kto ma dostęp do funduszy organizacji oraz o wszelkich zaległych rachunkach lub długach. Skarbnik powinien tworzyć i utrzymywać systemy zapewniające ciągłą wypłacalność organizacji oraz nadzorować rozwój polityki finansowej organizacji. Pomocne polityki, które należy rozważyć, obejmują uprawnienia do podpisywania czeków, zwrot wydatków, korzystanie z kart kredytowych i polityki dotyczące drobnej gotówki, jeśli dotyczy.
Budżety. Skarbnik może być odpowiedzialny za przygotowanie lub ułatwienie przygotowania rocznego budżetu, jak również za regularne monitorowanie i porównywanie rzeczywistych przychodów i wydatków poniesionych w stosunku do takiego budżetu. Opracowanie budżetu, który wspiera cele organizacji i jest podstawą do podejmowania decyzji, jest ważnym elementem sukcesu organizacji w realizacji jej misji. Budżet powinien być sprawdzony i zatwierdzony przez zarząd, jednakże Skarbnik powinien być przygotowany do wyjaśnienia i uzasadnienia tego dokumentu.
Sprawozdania. Skarbnik powinien posiadać gruntowną wiedzę i rozumieć raporty finansowe organizacji oraz ważne wskaźniki finansowe. Skarbnik powinien na bieżąco informować zarząd o najważniejszych wydarzeniach finansowych, trendach i problemach, a także o swojej ocenie kondycji finansowej organizacji. Skarbnik jest również zazwyczaj odpowiedzialny za terminowe wypełnianie lub zapewnienie wypełnienia wymaganych formularzy sprawozdawczości finansowej (w tym formularza 990 IRS) i udostępnianie tych formularzy zarządowi do wglądu.
Łącznik finansowy. Wykwalifikowany skarbnik powinien być w stanie tłumaczyć koncepcje finansowe i informacje finansowe członkom zarządu, którzy nie mają wykształcenia finansowego lub znaczącego doświadczenia finansowego. Skarbnik powinien poświęcić czas na zapoznanie się ze szczegółami finansów organizacji i obowiązującym prawem, które może obejmować przepisy związane z uzyskanym dochodem, podatkiem od dochodu z działalności gospodarczej, odpowiednimi wydatkami i rozważnymi inwestycjami. Skarbnik może być najbardziej skuteczny dla zarządu, gdy ułatwia i zachęca zarząd do strategicznego myślenia o krótko- i długoterminowej żywotności finansowej organizacji w odniesieniu do jej postępu w realizacji misji organizacji.
Kalifornijskie organizacje non-profit muszą również pamiętać o prawie kalifornijskim, które wymaga, aby organizacje non-profit miały skarbnika i/lub dyrektora finansowego (CFO). Organizacje mogą zdecydować się na posiadanie zarówno Skarbnika, jak i Dyrektora Finansowego, na przykład, z członkiem zarządu, Skarbnikiem działającym jako uzupełnienie do pracownika CFO. W takim przypadku, obowiązki i odpowiedzialność skarbnika zarządu mogą być bardziej skoncentrowane na szerszej polityce i nadzorze. Jeśli organizacja ma Skarbnika, ale nie wyznaczyła Dyrektora Finansowego w swoim statucie, Skarbnik będzie uważany za Dyrektora Finansowego z mocy prawa.
W ostatecznym rozrachunku, podczas gdy zarządzanie finansami jest głównym celem Skarbnika, cały zarząd jest odpowiedzialny za nadzór finansowy i odpowiedzialność.
Wskazówki, jak być skutecznym skarbnikiem
- Rozwój i egzekwowanie silnej kontroli wewnętrznej i polityk zarządzania finansami
- Zapewnienie dokładnej i kompletnej sprawozdawczości finansowej oraz właściwego prowadzenia rejestrów finansowych i informacji/zwrotów podatkowych
- Pewność, że raporty finansowe są dokładne i kompletne oraz właściwe utrzymanie rejestrów finansowych i informacji/zwrotów podatkowych
- Regularnie oceniać ryzyko oraz czy i jak takie ryzyko powinno być ograniczone
- Prowadzić kalendarz wymagań i terminów składania dokumentów oraz mieć jasno określone zadania (z kopiami zapasowymi), aby pomóc zapewnić, że wszystkie te zadania są spełnione na czas
- Zlecać audyt finansowy organizacji, kiedy tylko jest to wymagane lub gdy jest to konieczne. finansowych organizacji audytowi, gdy jest to wymagane lub wskazane
.
Pułapki, których należy unikać
- Zaniedbanie mądrego ograniczenia dostępu i kontroli funduszy organizacji
- Nieutrzymywanie i dzielenie się z zarządem dokładnymi i terminowymi dokumentami finansowymi
- Traktowanie Formularz 990 tylko jako raport finansowy, a nie jako krytyczną komunikację marketingową
- Udzielanie porad prawnych lub podatkowych darczyńcom na temat możliwości odliczenia wpłat
Źródła
- Przykładowy opis pracy skarbnika jest dostępny na stronie Boardsource.org.
- Skarbnik organizacji całkowicie wolontariackiej będzie miał zazwyczaj więcej obowiązków niż jej odpowiednik w organizacji zatrudniającej pracowników. Zobacz: Skarbnicy Organizacji Ochotniczych: Eight Key Responsibilities (Blue Avocado).
- Ret Booney’s article, „Role of boards critical during crisis,” is available here.
- Minnesota Nonprofit Assistance Fund article, „The Treasurer and Finance Committee – Who to Recruit and How to Use Them,” is available here.
- Informacje na temat generowania raportów finansowych są dostępne we fragmencie „A Treasurer’s Report” z książki Johna Paula Dalsimera, Self-Help Accounting: A Guide for the Volunteer Treasurer. (Tylko podany fragment został przejrzany).
- Więcej informacji na temat roli dyrektora finansowego można znaleźć w artykule Russella Pomeranza, „Nonprofit CFOs: Visionary Protectors of the Bottom Line, or Myopic Bean Counters?” z The CPA Journal Online.
- Dla krótkiego przeglądu na temat ostrożnościowych obaw dotyczących zaangażowania skarbnika w komisji rewizyjnej w oparciu o California Nonprofit Integrity Act, proszę przeczytać poprzedni post na temat „Nonprofit Integrity Act – Audit Committee.” Przewodnik do Nonprofit Integrity Act jest dostępny tutaj.
Zobacz obowiązki prezesa i / lub przewodniczącego zarządu i obowiązki sekretarza korporacji non-profit.
.