Wykonałeś pracę dla klienta, wysłałeś fakturę i teraz czekasz na zapłatę. Uganianie się za opóźnionymi płatnościami nie jest niczyim pomysłem na spędzenie miło czasu, ale jako właściciel firmy, wysyłanie przypomnień o płatnościach jest rzeczywistością prowadzenia firmy, która udziela kredytów swoim klientom.
Nawet najbardziej sumienny właściciel firmy nie może całkowicie uniknąć radzenia sobie z opóźnionymi płatnościami, ale istnieją pewne kroki, które możesz podjąć, aby odzyskać zaległe faktury – lub nawet lepiej, ograniczyć opóźnienia w płatnościach w ogóle.
Przypomnienia o płatnościach: Bądź proaktywny
5 e-maili z przypomnieniem o płatności
Co zrobić, jeśli nadal nie otrzymałeś odpowiedzi
Przypomnienia o płatnościach: Bądź proaktywny
Zapobiegaj opóźnieniom w płatnościach w pierwszej kolejności: Jak mówi przysłowie, najlepszą ofensywą jest dobra obrona, a najlepszym sposobem na zapobieganie opóźnieniom w płatnościach jest posiadanie dobrej polityki kredytowej. Jako właściciel firmy, chcesz się upewnić, że Twoja polityka nie jest tak łagodna, że prowadzi do ciągłych opóźnień w płatnościach, ale też nie tak surowa, że tracisz biznes na rzecz konkurencji. Oto kilka wskazówek, jak stworzyć politykę kredytową:
Sprawdź konkurencję.
Tak jak patrzysz na konkurencję, aby porównać usługi i ceny, dowiedz się, jak radzą sobie z udzielaniem kredytów swoim klientom. Jeśli firma konkurencyjna ma lepsze warunki kredytowe, być może przyciąga więcej klientów. Nie przesadzaj z próbami prześcignięcia konkurenta – zamiast tego postaraj się przynajmniej im dorównać, jeśli ma to sens.
Nie przedłużaj kredytu poza swoje marże zysku.
Oferuj tylko to, na co możesz sobie pozwolić w ramach swoich marż zysku – chcesz mieć pewność, że przynajmniej pokryłeś swoje wydatki. Żądanie przedpłaty jest również dobrym pomysłem.
„Jeśli zbierzesz część pieniędzy na początku, nawet jeśli jest to niewielka kwota, masz większe szanse na otrzymanie zapłaty w terminie”, powiedział Roger Weiss, ekspert ds. kredytów i windykacji z siedzibą w St. Louis.
Zbadaj sprawę zanim zaoferujesz kredyt.
Zrób trochę pracy domowej na temat swojego klienta, aby uniknąć bólu głowy później. Powinieneś mieć szczegółowy wniosek kredytowy, który zawiera Twoją politykę kredytową, w tym konsekwencje za opóźnienia w płatnościach (takie jak odsetki i opłaty).
Twój wniosek kredytowy powinien zawierać następujące informacje od klienta:
- Nazwa firmy, adres, numer telefonu i faksu
- Nazwiska, adresy i numery ubezpieczenia społecznego zleceniodawców
- Typ działalności (korporacja, spółka,
- Branża
- Liczba pracowników
- Rekomendacje bankowe
- Rekomendacje dotyczące płatności handlowych
- Historia upadłości biznesowej/osobistej
- Wszelkie inne nazwy, pod którymi firma prowadzi działalność
- Dane kontaktowe nazwy, pod którymi firma prowadzi działalność
- Osobista gwarancja od właściciela firmy, że zapłaci ci, jeśli jego firma nie będzie w stanie
Rozważ również sporządzenie biznesowego raportu kredytowego, zwłaszcza jeśli przewidujesz przedłużenie dużej kwoty kredytu. Trzy główne agencje dostarczają oceny kredytowe dla firm – Experian, Equifax i Dun & Bradstreet – i możesz poprosić o pełny raport kredytowy dla firm z każdego z tych biur za opłatą.
Zatrudnij prawnika.
Powinieneś również współpracować z prawnikiem biznesowym, który jest zaznajomiony z praktykami windykacyjnymi i może przeglądać całą dokumentację związaną z kredytami raz w roku, według Weissa.
Wasze dokumenty powinny jasno określać politykę firmy, w tym co się stanie, jeśli ludzie będą płacić z opóźnieniem. Możesz również sprecyzować te warunki w umowie lub liście intencyjnym. Jest to szczególnie ważne, jeśli zamierzasz pobierać opłaty za opóźnienia w płatnościach lub odzyskać honoraria adwokackie od klienta, jeśli sytuacja się zaostrzy, powiedziała Helena Swyter, księgowa z Chicago.
Wyjaśniaj szczegóły na fakturach.
Faktura powinna zawierać szczegółowe informacje na temat usług lub produktów, które dostarczyłeś oraz warunki spłaty, w tym:
- Opis wykonanej pracy, w tym przepracowane godziny, zamówione przedmioty itp.
- Całkowitą kwotę do zapłaty
- Datę, do której należy zapłacić pieniądze
- Warunki płatności – w tym zniżki, jeśli klient zapłaci rachunek wcześniej – oraz informacje dotyczące tego, czy opłaty odsetkowe będą miały zastosowanie do opóźnionych płatności
- Metody akceptowanej płatności
- Informacje kontaktowe, na wypadek, gdyby klient miał pytania dotyczące rachunku
5 e-maili z przypomnieniem o płatności
Pytanie o opóźnioną płatność jest niezręczne, ale nie czuj się z tym źle. Najlepszą praktyką jest bycie uprzejmym, stanowczym, profesjonalnym i konsekwentnym w swojej komunikacji. Posiadanie planu radzenia sobie z opóźnieniami w płatnościach usunie część stresu z tej sytuacji.
Wysyłaj pierwszą kopię faktury pocztą amerykańską i e-mailem, zgodnie z zaleceniami Weissa. I nie zakładaj, że klient otrzymał fakturę – w dzisiejszych czasach wiele osób nie sprawdza swoich folderów spamu, a faktura mogła tam trafić. Śledź e-maile, wykonaj telefon lub dwa – i ewentualnie wyślij wiadomość tekstową. Kluczem jest poznanie swojego klienta: Niektórzy ludzie mogą uznać wiadomość tekstową za inwazyjną, podczas gdy inni uważają ją za całkowicie dopuszczalną – a nawet pożądaną.
Oto pięć szablonów wiadomości e-mail dotyczących płatności, których możesz użyć, aby poprosić o spóźnione płatności. Upewnij się, że dołączyłeś kopię faktury do e-maila, aby Twój klient nie musiał jej szukać.
1. Wstępne przypomnienie o fakturze
Nie musisz czekać, aż spóźni się z płatnością, aby skontaktować się z klientem. Jednym z dobrych sposobów na uniknięcie opóźnień w płatnościach jest wysłanie krótkiego, przyjaznego e-maila na temat faktury na siedem dni przed jej terminem płatności. Jest to dobry sposób, aby przypomnieć klientom, że otrzymali faktury i dać im szansę na zadanie pytań, które mogą opóźnić płatność.
Drogi Johnie Smith:
Dziękuję raz jeszcze za współpracę. Przypominamy, że płatność za fakturę nr 12304 będzie wymagalna w przyszłym tygodniu, w piątek 10 października.
Proszę poświęcić chwilę na przejrzenie faktury, kiedy będzie Pan miał okazję i dać nam znać, jeśli ma Pan jakieś pytania. Można również skontaktować się ze mną pod numerem 555-499-0048. Mamy nadzieję, że cieszą się Państwo swoimi nowymi roletami!
Dziękuję!
Jane Q. Public
2. Przypomnienie e-mailowe na dzień płatności
Powinni Państwo wysłać drugi e-mail w dniu terminu płatności i zachować zwięzły – i przyjazny ton – ponieważ technicznie rzecz biorąc płatność nie jest spóźniona. Tym razem możesz zawrzeć nieco więcej informacji, takich jak kwota faktury.
Drogi Johnie Smith:
To jest tylko przypomnienie, że Twoja faktura nr 12304 na kwotę 7 000 USD ma być zapłacona dzisiaj. Płatności można dokonać na konto bankowe podane na załączonej fakturze.
Zapraszam do kontaktu ze mną w przypadku jakichkolwiek pytań. Można również skontaktować się ze mną telefonicznie pod numerem 555-499-0048. Doceniamy Twoją współpracę.
Dziękuję!
Jane Q. Public
3. E-mailowe przypomnienie o płatności po tygodniowym opóźnieniu
Gdy płatność jest zaległa o tydzień, wyślij kolejny e-mail – i zadzwoń do klienta. Telefon ma na celu upewnienie się, że klient rzeczywiście otrzymał poprzednie e-maile lub listy i że zamierza zapłacić za fakturę.
Drogi Johnie Smith:
Nasze dane pokazują, że nie otrzymaliśmy jeszcze płatności w wysokości 7 000 USD za fakturę nr 12304, której termin płatności przypadał na 10 października. Dołączyłem fakturę do tego e-maila na wypadek, gdybyś ją zgubił. Jeśli możesz sprawdzić swoje dane, aby zobaczyć, czy dokonałeś płatności, byłbym wdzięczny.
Bez wahania skontaktuj się ze mną w przypadku jakichkolwiek pytań. Dziękuję,
Jane Q. Public
4. Przypomnienie e-mailem po dwutygodniowym opóźnieniu płatności
Przy wysyłaniu tego e-maila należy powtórzyć numer faktury, kwotę zaległej płatności i wszelkie informacje kontaktowe, a także wymienić wszelkie próby wcześniejszego kontaktu z klientem w sprawie płatności. Rozważ ponowny telefon do klienta lub wysłanie wiadomości tekstowej.
W tym momencie nie możesz automatycznie założyć, że klient celowo unika Twoich wysiłków w celu odzyskania płatności, ale możesz przyjąć bardziej stanowczy ton.
Drogi Johnie Smith:
Zostawiłem Panu/Pani wiadomość głosową i wysłałem do Pana/Pani wiele e-maili, aby przypomnieć Panu/Pani o konieczności zapłaty faktury nr 12304 na kwotę 7 000 USD, która była wymagalna dwa tygodnie temu.
Załączyłem kopię oryginalnej faktury. Proszę dać mi znać, jeśli ma Pan pytania dotyczące płatności. Czy może mnie Pan również poinformować, że otrzymał Pan tę wiadomość e-mail?
Dziękuję,
Jane Q. Public
5. E-mail z przypomnieniem po miesięcznym opóźnieniu
Po upływie 30 dni warto wspomnieć w mailu o konsekwencjach opóźnienia w płatności. Nadal powinieneś być uprzejmy, ale znacznie bardziej bezpośredni, jeśli chodzi o prośbę o zapłatę.
Drogi Johnie Smith:
To jest kolejne przypomnienie, że nie otrzymaliśmy jeszcze zapłaty za fakturę nr 12304 na kwotę 7 000 USD – Pana/Pani płatność jest opóźniona o 30 dni. Zgodnie z naszymi warunkami kredytowymi, możemy naliczyć dodatkowe odsetki od każdej płatności otrzymanej z opóźnieniem przekraczającym 30 dni. Dla Państwa wygody załączyłem kopię faktury.
Skontaktuj się ze mną, jeśli masz jakiekolwiek pytania. Jeśli nie, proszę natychmiast przesłać płatność.
Dziękuję,
Jane Q. Public
Co zrobić, jeśli nadal nie otrzymałeś odpowiedzi
Jeśli nie otrzymałeś płatności po kilku e-mailach i jednej lub dwóch rozmowach telefonicznych, będziesz musiał zdecydować, jak eskalować sytuację. Część z tego będzie zależeć od Twoich relacji z klientem. Jeśli masz z nim historię i nawykowo się spóźnia, ale zawsze w końcu płaci, możesz dać mu trochę swobody – choć możesz też rozważyć, czy warto się męczyć z utrzymaniem takiego klienta.
Jeśli klient prawie zawsze płaci na czas, możesz zmodyfikować swoje podejście. Czy to możliwe, że nie otrzymał faktury lub zatrudnił kogoś innego do obsługi płatności? Czy miał jakiś nagły wypadek?
Weiss przestrzega jednak, aby zachować jak największą spójność polityki kredytowej: „Największą rzeczą, jaką wierzyciele mogą zrobić, aby sobie pomóc, jest określenie, co zamierzają zrobić i trzymanie się tego. Nie wahaj się, to będzie dla ciebie udręką.”
Poniżej 90 dni opóźnienia
Pomiędzy 30 a 90 dniem możesz spróbować łagodniejszych – ale wciąż bezpośrednich – podejść. Swyter zasugerował, że jedną z możliwości jest wysłanie listu z żądaniem od adwokata za pośrednictwem poczty certyfikowanej. W okolicach 60 dnia, możesz rozważyć współpracę z profesjonalną agencją kredytową i kolekcjonerską w zakresie prewindykacji, powiedział Weiss. To wiąże się z kosztami, ale może przynieść lepsze rezultaty.
Wysłanie płatności do kolekcji powinno być ostatecznością, a Weiss nigdy nie zaleca robienia tego przed upływem 90 dni. Wcześniej powinieneś użyć metod, które nie obejmują zgłaszania zaległych płatności do biur kredytowych.
Powyżej 90 dni opóźnienia
Przy 90-dniowym terminie, nadszedł czas, aby zająć się złymi długami, powiedział Weiss. Należy jednak najpierw sprawdzić liczby – w zależności od kwoty faktury, może nie być warte czasu, kłopotów i kosztów związanych z korzystaniem z usług firmy windykacyjnej.
Niestety, większość małych firm nie może odpisać niezapłaconych faktur. Dzieje się tak dlatego, że często stosują one metodę kasową, co oznacza, że dla celów podatkowych wykazują przychody i wydatki tylko wtedy, gdy pieniądze przechodzą z rąk do rąk, mówi Swyter.
„Ponieważ nigdy nie otrzymałeś dochodu z niezapłaconej faktury, nie masz czego odpisywać”, mówi. Możesz jednak odliczyć wydatki, które poniosłeś w związku z pracą lub próbą ściągnięcia należności za fakturę. Na przykład, jeśli kupiłeś próbki tkanin, aby pokazać je klientowi lub wziąłeś taksówkę na spotkanie z klientem, możesz odliczyć te wydatki.