Jak możesz zrobić pierwsze wrażenie na odbiorcy, już w drugiej sekundzie wysyłania emaila? Cóż, jeśli weźmiemy pod uwagę, że co druga osoba decyduje o tym, czy otworzyć e-mail, czy nie, w zależności od tego, od kogo on pochodzi. Mam pewien pomysł…
Pomyśl tylko, że stworzyłeś idealne CV, napisałeś piękny follow-up do klienta, lub złożyłeś atrakcyjną ofertę dla leadu z chwytliwym tematem… ale odbiorca nie widzi tych wszystkich fajnych rzeczy. Przede wszystkim widzi, że piszesz z konta osobistego, które kategorycznie nie jest kontem biznesowym.
Każda osoba (nie mów, że nie😄) posiadała konto mailowe o nazwie „[email protected]” lub „[email protected]”. Niestety lub nie, powinniśmy zostawić te nostalgiczne wspomnienia, aby chichotać o starych dobrych czasach z przyjaciółmi. W biznesie, taki lekkomyślny krok obniża Twoją reputację i wpływa na zaufanie klientów do Twojej marki.
Profesjonalny adres e-mail nadaje Twojej firmie profesjonalny wygląd, zapewniając, że społeczeństwo traktuje Twoją firmę poważnie. Innymi słowy, Twój adres e-mail jest marką Twojej firmy.
Adres e-mail ma większe znaczenie niż myślisz. Nie masz siły, aby zaimponować swojemu odbiorcy z pękającą treścią w e-mailu, ponieważ mogą go nie otworzyć. Twój adres e-mail mówi wiele o tym, jak profesjonalny jesteś i czy ktoś może Ci zaufać. To klucz do uwiarygodnienia i budowania zaufania z klientami i partnerami.
Wiem, że jesteś absolutnie na krawędzi swojego siedzenia, aby w końcu usłyszeć odpowiedź na pytanie „jak mogę zrobić profesjonalny adres e-mail?”
8 prostych zasad, które pozwolą Ci wygrać w grze „Czy jesteś profesjonalny”
Reguła 1: Zdobądź szacunek dzięki godnej zaufania domenie
Profesjonalny adres e-mail, który jest spójny z Twoją marką i używa tej samej nazwy domeny, co Twoja strona internetowa i witryna, buduje zaufanie i świadomość marki.
Porównajmy: [email protected] i [email protected]. Prawdopodobnie sprzedaż przez tego drugiego jest o wiele bardziej atrakcyjna, nie sądzisz?
Niewątpliwie wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do komunikowania się za pomocą Gmaila; jest to jeden z niewielu przyjaznych, prostych i ładnie wyglądających klientów poczty elektronicznej. Ale choć słowa „Google” i „Outlook” kojarzą się ze znanymi firmami, to brakuje im oryginalności, ponieważ każdy może założyć konto za pomocą tych zasobów. Potrzebujesz jedynej w swoim rodzaju domeny, która będzie odpowiadała nazwie Twojej firmy. Wyjątkowy tytuł po znaku @ to znak rozpoznawczy klasycznego, biznesowego e-maila.
Reguła 2: Zostaw pseudonimy do osobistej komunikacji
Niektórzy z nas mają wiele kont e-mail z wielu powodów i nie ma w tym nic złego. Każdy ma swoje wady i zalety, ale są one przeznaczone do naszego życia osobistego i towarzyskiego, a nie biznesowego.
Każdy pseudonim lub alter-ego jest nieodpowiedni dla Twojego służbowego adresu e-mail. Michael Smith, który czasami posługuje się pseudonimem Mikey, wolałby używać adresu [email protected]. Twoje imię i nazwisko są zawsze dobrym pomysłem.
Reguła 3: Wyklucz liczby
Podczas gdy globalna populacja przekracza 7 miliardów, szanse na posiadanie unikalnego imienia i nazwiska są w najlepszym wypadku nikłe. Pomyśl o Johnach Smithach tego świata. Z powodu biednego Johna, darmowe narzędzia pocztowe oferują zautomatyzowane opcje zawierające numery jako alternatywy.
To nie jest dobre dla biznesu chociaż. Użytkownicy o nazwie „johnsmith2013” lub „19johnsmith78”, na przykład, są uważane za niegodne zaufania i niewiarygodne. W rzeczywistości mogą oni wywołać filtry antyspamowe i sprawić, że Twoje e-maile trafią prosto do śmieci.
Tak samo jest z interpunkcją i symbolami. Wszystkie te rzeczy są trudne do zapamiętania i mogą wywołać filtry antyspamowe, zwłaszcza w dużych firmach. Trzymaj się tylko liter. W przypadku, gdy interpunkcja jest absolutnie konieczna, używaj tylko jednej lub dwóch kropek lub podkreśleń, maksymalnie:
Zasada 4: Unikaj używania swojego stanowiska
Gdy umieścisz swoje stanowisko w adresie e-mail, jak „[email protected]”, wyróżnia się to i podkreśla umiejętności, które posiadasz. Jednak Twój odbiorca prawdopodobnie nie przywiązuje wagi do tej informacji.
Zostaw tytuł dla swojego podpisu email. Przy okazji, sprawdź nasz ostatni blog „Jak stworzyć profesjonalny podpis email”, znajdziesz tam wskazówki, które pomogą Ci napisać przykuwający uwagę podpis email.
Reguła 5: Nazwy generyczne do określonych celów
Generyczne adresy email, takie jak [email protected] lub [email protected] są bardzo rozpowszechnione w sieci. Te konta e-mail reprezentują określoną usługę lub dział firmy, bez odniesienia do konkretnego członka zespołu.
Naturalnie, nazwa domeny odgrywa decydującą rolę w rozpoznawaniu nadawcy przez odbiorcę. Takie podejście jest świetnym rozwiązaniem przy zakładaniu kont pocztowych wykorzystywanych do konkretnych celów.
Reguła 5: Niech będzie wymawialny i zapamiętywalny
Przy tak wielu osobach prowadzących interesy za pośrednictwem małych ekranów swoich urządzeń mobilnych, błędna pisownia adresu jest powszechna, nawet jeśli jest to coś, co wydaje się łatwe do przeliterowania.
Pamiętaj, że w biznesie będziesz musiał często czytać swój adres e-mail na głos, więc upewnij się, że jest on prosty i nie wymaga wielu wyjaśnień.
Reguła 6: Unikaj wszystkiego, co nieprofesjonalne
Każdy ma swoje życie prywatne. Czy chciałbyś otrzymywać informacje osobiste na swoją służbową skrzynkę pocztową i odwrotnie? Nie.
To samo odnosi się do poczty elektronicznej. Unikaj wszelkich odniesień do rasy, religii, orientacji seksualnej i wieku jak „johnfromsixties”, Twoja tożsamość zawodowa może drastycznie różnić się od osobistej. Powinna być między nimi wyraźna granica.
Reguła 7: Pełne imię i nazwisko nie zawsze jest konieczne
Niektórzy ludzie mają wiele imion i nazwisk, a w większości przypadków zależy to od tego skąd pochodzą. Nie musisz używać swojego pełnego imienia przez cały czas, tylko jedno lub dwa najczęściej używane imiona – [email protected].
Reguła 8. Eksperymentuj i wybierz najlepszą
Możliwości urozmaicenia Twojego adresu email w jakiś sposób są nieograniczone. Przedstawiamy kilka przykładów adresów email, które są często spotykane w biznesie.
Przyjrzyjrzyjmy się wyimaginowanemu użytkownikowi o pełnym imieniu i nazwisku Andreas Turbin, który pracuje w firmie MakeMyDay. Przyjrzyjmy się, jaką opcję może on wybrać dla prawidłowego, profesjonalnego konta e-mail.
- Pełna nazwa: [email protected]
- Imię: [email protected]
- Ostatnie imię: [email protected]
- Imię + Nazwisko: [email protected]
- Imię + Nazwisko: [email protected]
Czasami najlepsza opcja nie jest tą najbardziej oczywistą. Dlatego musisz przetestować wiele różnych, zanim znajdziesz najbardziej atrakcyjny profesjonalny adres e-mail. Najlepszym sposobem na to jest poddanie swojego adresu testowi A/B.
Dowiedz się więcej o testach A/B teraz!
Wszystkie te zasady dotyczące tworzenia profesjonalnego konta e-mail nie mają na celu ograniczenia Twojej wyobraźni czy kreatywności. Oczywiście zdarzają się przypadki, w których ludzie biznesu muszą wyrazić pewien stopień indywidualności w każdym aspekcie, w tym w adresie e-mail.
Jednakże w większości sytuacji profesjonalizm oznacza wyłączenie dodatkowych funkcji i włączenie ścisłych i dokładnych danych – Twojego imienia i nazwiska.
Nie czyni Cię to mniej unikalnym; po prostu bardziej profesjonalnym.
Wszystkie te zasady mają na celu ograniczenie Twojej wyobraźni i kreatywności.