Zmiana jest faktem w życiu.
Pomyśl o porach roku. Każdego roku mniej więcej o tej porze, lato przechodzi w jesień. Temperatura spada, a liście zmieniają kolory, by w końcu spaść z drzew. Ale nie wszystkie rodzaje zmian organizacyjnych są tak rutynowe i wdzięczne. Zmiana może być równie nieunikniona jak zmiana pogody – ale to nie znaczy, że nie ma sposobów na zapewnienie udanej zmiany organizacyjnej w Twojej firmie.
Co to jest zarządzanie zmianą organizacyjną?
Zarządzanie zmianą organizacyjną odnosi się do wydarzenia lub programu, który firma lub przedsiębiorstwo chce zainicjować, a który powoduje znaczące zakłócenia w codziennych działaniach. Może istnieć wiele różnych czynników, które prowadzą do zmian w organizacji.
Poważnym wyzwaniem jest zmniejszenie potencjału tarć i oporu wobec zmian poprzez zapewnienie, że wszyscy pracownicy rozumieją, dlaczego zmiana jest ważna dla przyszłości firmy. Jednak ignorowanie potrzeby zmian może być o wiele większym zagrożeniem dla firmy niż sama zmiana.
Dlaczego zmiana jest ważna dla organizacji?
W dzisiejszym dynamicznym świecie zmiana jest nie tylko faktem, ale jest niezbędna do przetrwania. Nowe rozwiązania organizacyjne i priorytety pojawiają się tak szybko, że jeśli nie jesteś na bieżąco, zostajesz w tyle. Trendy i technologie ewoluują, co oznacza, że potrzeby klientów będą się stale zmieniać. Informacje są przekazywane szybciej, a firmy, które nie są w stanie zapewnić szybkości działania, przegrywają z tymi, które są w stanie to zrobić.
Czy jest to instalacja nowej platformy oprogramowania, reorganizacja firmy w celu usprawnienia i zwiększenia wydajności, czy też dostosowanie się do potrzeb klienta, istotne jest, aby zadać sobie pytanie, dlaczego jako lider zmiana jest niezbędna dla Twojej organizacji.
Mimo, że na początku może to być destrukcyjne, zmiana organizacyjna ostatecznie poprawi produktywność pracowników, a tym samym zwiększy sukces sprzedaży. Celem każdej firmy jest zachwycenie klientów. Jeśli klienci się zmieniają, firma musi nauczyć się dostosowywać.
Z każdą zmianą przychodzi okazja do nauki. Aby odpowiednio przygotować personel do nowych rozwiązań, pracodawca musi ocenić umiejętności i narzędzia, które już posiadają jego pracownicy i poszukać luk. W przyszłości łatwiej będzie określić, które obszary powinny być priorytetem szkoleń.
5 typów zmian organizacyjnych
Dzięki strategiom zmian organizacyjnych, firmy mogą uniknąć stagnacji, minimalizując jednocześnie zakłócenia. Przygotowanie jest integralną częścią sukcesu, szczególnie podczas wprowadzania zmian. Nie można się jednak przygotować, nie wiedząc, jaki rodzaj zmiany ma miejsce. Pierwszym krokiem jest zrozumienie, jakie modele zarządzania zmianą istnieją, a następnie określenie, który z nich najlepiej pasuje do danej firmy lub zespołu.
Oto lista 5 typów zmian organizacyjnych, którym poddawane są firmy.
Zmiana obejmująca całą organizację
Zmiana obejmująca całą organizację to transformacja na dużą skalę, która ma wpływ na całą firmę. Może ona obejmować restrukturyzację przywództwa, dodanie nowej polityki lub wprowadzenie nowej technologii przedsiębiorstwa.
Takie zmiany na dużą skalę będą odczuwalne dla każdego z pracowników.zmiana na tak dużą skalę będzie odczuwalna dla każdego pracownika. Jednak, gdy kurz opadnie, można zacząć dostrzegać poprawę. Zmiany organizacyjne mogą być ostrym wskaźnikiem w zrozumieniu, jak długo utrzymywana polityka stała się przestarzała lub odzwierciedla przekształcającą się tożsamość firmy.
Osiągnięcie udanej zmiany w całej organizacji wymaga kompleksowego planowania i komunikacji w całej organizacji. To, czy wyniki będą pozytywne czy negatywne, zależy od strategii zmian organizacyjnych i ich realizacji. W przypadku oprogramowania, rozwiązanie do cyfrowej adopcji jest niezbędnym narzędziem do wdrażania zmian w całej firmie.
Zmiana transformacyjna
Zmiana transformacyjna jest ukierunkowana na strategię organizacyjną firmy. Firmy, które najlepiej radzą sobie z szybkimi zmianami w swojej branży, są zwinne, elastyczne i przygotowane do przekształcenia swoich planów gry, kiedy pojawia się taka potrzeba.
Strategie kierujące zmianą transformacyjną muszą uwzględniać obecną sytuację i kierunek, w którym firma planuje podążać. Trendy kulturowe, klimat społeczny i postęp technologiczny to tylko niektóre z wielu czynników, które liderzy muszą wziąć pod uwagę.
Według badania przeprowadzonego przez MIT Sloan Management Review i Deloitte, dojrzałe firmy cyfrowe koncentrują się na integracji technologii cyfrowych, takich jak społecznościowe, mobilne, analityczne i chmurowe, w swoich strategiach transformacji. Tymczasem mniej dojrzałe firmy cyfrowe skupiają się na rozwiązywaniu pojedynczych problemów biznesowych za pomocą poszczególnych technologii.
Jednakże, biorąc pod uwagę szybkie tempo rozwoju technologii cyfrowych, firmy będą miały większe szanse na sukces, jeśli włączą platformy cyfrowej adaptacji do swoich strategii transformacji.
Zmiany personalne
Zmiany personalne mają miejsce, gdy firma doświadcza nadmiernego wzrostu lub zwolnień. Każdy z tych rodzajów zmian organizacyjnych może spowodować znaczącą zmianę w zaangażowaniu i utrzymaniu pracowników.
Zagrożenie zwolnieniami wywołuje strach i niepokój wśród pracowników, i liderzy powinni spodziewać się, że morale pracowników ucierpi. Niemniej jednak, firma musi iść naprzód. Ważne jest, aby okazywać pracownikom szczere współczucie i motywować ich do dalszej ciężkiej pracy w trudnych czasach.
Mimo, że masowe zatrudnianie ma lepsze skutki dla firmy, nie jest pozbawione wyzwań. Masowe zatrudnianie jest oznaką wzrostu, co sprawia, że firmy stają się podatne na zmiany kulturowe i dezorganizację.
Zatrudnianie nowych pracowników oznacza ich szkolenie i zapewnienie ciągłego wsparcia. Powitanie napływu pracowników to świetna sprawa, ale zadanie to spoczywa na osobach zarządzających. Jeśli przejście nie jest obsługiwane prawidłowo, może to spowodować chaos, nieefektywność i ostatecznie powstrzymać dalszy rozwój.
Nieplanowana zmiana
Nieplanowana zmiana jest zwykle definiowana jako konieczne działanie po nieoczekiwanych wydarzeniach. Chociaż nieplanowanej zmiany nie można przewidzieć – można sobie z nią poradzić w sposób zorganizowany.
Na przykład huragany, które nawiedziły Stany Zjednoczone wczesną jesienią 2017 roku, spowodowały, że tysiące mieszkańców musiało się ewakuować i szukać tymczasowego schronienia z dala od domu. Po tym nagłym wypadku, osoby dotknięte tym problemem rozpoczęły długi proces przywracania normalności do swojego życia.
Firmy doświadczają również nieplanowanych zmian. Kiedy dyrektor generalny nagle opuszcza firmę lub dochodzi do naruszenia bezpieczeństwa, powstaje chaos i zakłócenia. Dzięki wprowadzeniu podstawowych strategii zmian organizacyjnych na wypadek takich sytuacji, organizacje mogą zminimalizować te nieplanowane zagrożenia i stać się bardziej elastyczne i odporne.
Zmiana naprawcza
Liderzy wprowadzają zmiany naprawcze, gdy zidentyfikują potrzebę zajęcia się brakami lub słabymi wynikami firmy.
Na przykład, problemy finansowe są zwykle spowodowane słabymi wynikami i wymagają zmian naprawczych. Inne częste przykłady to wprowadzenie programu szkoleniowego dla pracowników, wprowadzenie nowego oprogramowania lub stworzenie stanowiska, które pozwoli rozwiązać problem.
Inne rodzaje działań naprawczych mogą obejmować przegląd strategii, które mogą być stosowane od lat, ale nie są już opłacalne. Problemy wynikające z przywództwa, takie jak nowo mianowany dyrektor generalny, który okazuje się nie pasować do firmy, również mogą wymagać zmian naprawczych. Mimo że działania w zakresie zmian naprawczych muszą być dostosowane do konkretnego problemu, nadal wymagają skutecznych strategii zmian organizacyjnych, aby były efektywne.
5 sposobów na zapewnienie udanej zmiany organizacyjnej
Zmiana organizacyjna przynosi wiele wyraźnych korzyści, ale bez właściwego wdrożenia może prowadzić do braku dopasowania i zamieszania w całej firmie.zamieszania w całej firmie bez właściwego wdrożenia.
Aby przeprowadzić zmianę organizacyjną ze świetnymi wynikami, zwróć uwagę na pięć poniższych sposobów, które zapewnią jej sukces.
Określ jasne cele i opracuj strategię
Zmiana organizacyjna często wykracza poza wiele działów i funkcji. Zaangażowanych jest wielu interesariuszy, aby zagwarantować, że ich interesy zostaną wysłuchane i zaspokojone.
Według Katzenbach Center tylko 54% inicjatyw zmian kończy się sukcesem. Aby zmiana organizacyjna zakończyła się sukcesem, należy wyznaczyć jasno zdefiniowane cele oraz opracować cyfrową strategię ich osiągnięcia. W końcu, jak można zmierzyć sukces, jeśli nie wie się, do czego się dąży?
Strategia pomaga określić wizję tego, jak firma powinna wyglądać po zmianie. Rolą kierownictwa jest opracowanie tej wizji poprzez wysłuchanie odczuć i opinii tych, których zmiany będą dotyczyć. Zachęci to do akceptacji w całej firmie i zapewni, że strategia zostanie zrealizowana zgodnie z założeniami.
Przezwyciężanie oporu i zaangażowanie pracowników
Zmiana organizacyjna często bywa trudna, zwłaszcza jeśli pracownicy nie widzą nic złego w zachowaniu status quo. Dla nich zmiana może wydawać się w najlepszym wypadku destrukcyjna. Pojawią się nowe technologie, których trzeba będzie się nauczyć i platformy, po których trzeba będzie się poruszać. Co gorsza, jeśli zainicjowana zmiana zautomatyzuje wiele z ich dotychczasowych zadań, niektórzy pracownicy mogą czuć się zagrożeni.
Komunikacja będzie miała kluczowe znaczenie dla uzyskania zespołu na pokładzie. Zbadaj ich opinie na temat status quo i proponowanych zmian na etapie planowania; poczują się oni włączeni w proces, co sprzyja poczuciu akceptacji.
Wyjaśnienie pracownikom, dlaczego te zmiany są konieczne i poprawią ich codzienne funkcjonowanie, może również rozwiać obawy i zmniejszyć opór.
Oferowanie wsparcia kierownictwa
Aby zmiana organizacyjna zakończyła się sukcesem, musi zostać przyjęta w całej firmie, od szczebla C aż po menedżerów. Dyrektor generalny może mieć wizję zmiany, ale jej realizacja będzie zależeć od reszty firmy. Dlatego tak ważne jest, aby podzielić się tą wizją, aby inni wiedzieli, jaka będzie ich rola w jej urzeczywistnieniu i czego będzie się od nich wymagać po wprowadzeniu zmian.
Jeśli kierownictwo chce, aby jego pracownicy zainwestowali w zmianę, muszą wykazać zaangażowanie ze strony ekosystemu liderów w całej firmie. Spójne przesłanie, dlaczego zmiana jest potrzebna, pomoże uzyskać poparcie wszystkich pracowników.
Wsparcie kierownictwa może polegać na dokumentowaniu informacji zwrotnych w trakcie całego procesu, informowaniu pracowników o postępach i kolejnych krokach oraz zachęcaniu do otwartych linii komunikacji. Wszystko to pomoże Twoim pracownikom przejść przez zmiany organizacyjne, a nawet osiągać lepsze wyniki.
Kontekstualne uczenie się nowych technologii
Nieuniknione jest, że przy każdej zmianie organizacyjnej pojawią się nowe narzędzia, które trzeba będzie poznać i zrozumieć. Uczenie się jest ciągłą podróżą i wymaga od pracodawców zapewnienia kontekstowych technik uczenia się.
Używanie przestarzałych metod szkoleniowych, takich jak wykłady w klasie, jest rozwiązaniem jednorazowym, które się nie skaluje. Pracownicy mogą obejrzeć lub uczestniczyć w wykładzie jeden raz, ale jeśli informacje nie są jasne lub stale odświeżane, nie zostaną zachowane. Nauczanie kontekstowe, takie jak cyfrowa platforma adopcyjna, pomaga pracownikom poprzez personalizację ich doświadczeń szkoleniowych.
Używając wyrafinowanych algorytmów i korelując dane dotyczące takich czynników jak poziom stażu pracy, funkcja stanowiska i wcześniejsze działania, programy te dostosowują szkolenia do potrzeb poszczególnych osób. Odbywa się to w formie wyskakujących okienek, które podpowiadają użytkownikowi działania prowadzące go do ukończenia każdego kroku w procesie, dostarczając jednocześnie głębokich spostrzeżeń.
Czas, który zostałby zmarnowany w klasie, można poświęcić na naukę w miejscu pracy.
Inwestuj w szkolenia z zakresu zwinności
Zręczność organizacyjna odnosi się do zdolności szybkiego reagowania na zmiany w działalności biznesowej, strategii, a nawet kulturze. Jednak zwinność nie jest wrodzona w organizacji; trzeba się jej nauczyć.
Zręczność może przybierać różne formy, ale istnieją trzy główne kroki, na których należy się skupić podczas opracowywania szkoleń z zakresu zwinności. Pierwszym z nich jest rozwijanie umiejętności zarządzania zmianą. Mogą to być umiejętności indywidualne, takie jak odporność osobista i organizacja, a także umiejętności ogólnofirmowe, takie jak wymuszanie jasności, nawiązywanie kontaktów i coaching.
Drugim krokiem jest szkolenie zespołu w zakresie produktywnego zarządzania czasem. Wiedza o tym, jak oceniać, co jest ważne, a co pilne oraz jak ustalać priorytety zadań, jest kluczowa. Dzięki temu pracownicy będą lepiej przygotowani do radzenia sobie ze zmianami w organizacji lub w ich codziennej pracy.
Na koniec, jak wspomniano powyżej, zaoferuj ciągłe uczenie się i rozwój. Kiedy zachodzą zmiany organizacyjne, pojawia się wiele informacji, które trzeba przyswoić. Jeśli jednak uczenie się jest już nawykowe, a pracownicy są przyzwyczajeni do szkoleń w ramach swojego cyklu pracy, zmiany te będą wydawać się o wiele mniej zniechęcające i łatwiejsze do opanowania.
rawidłowe szkolenie z zakresu zwinności umożliwia Twojej firmie pivotowanie, gdy pojawia się taka potrzeba. Zmiana organizacyjna stanie się tylko kolejnym zadaniem, a nie wyzwaniem nie do pokonania. Jest to również ważne dla zdrowia organizacji.
Strategia i przygotowanie do zmian
Różne rodzaje zmian organizacyjnych wymagają różnych działań. Firmy, które najlepiej radzą sobie w okresach przejściowych, są zdolne do adaptacji i przyjmują zmiany, nawet jeśli okoliczności nie są idealne. Posiadanie podstawowych strategii pomaga również w kierowaniu wysiłkami związanymi z transformacją, również tymi, które wynikają z nieplanowanych zdarzeń. Jeśli chodzi o zmiany organizacyjne, przygotowanie jest kluczowe.