Cztery kluczowe komponenty skutecznego zarządzania przypadkami

Według Bureau of Labor Statistics, w samych Stanach Zjednoczonych jest ponad 682,000 case managerów i pracowników socjalnych. Kwota pracowników socjalnych ma wzrosnąć o 15% w ciągu najbliższych 10 lat, ponieważ potrzeby pojawiają się w przestrzeni usług społecznych. To pokazuje nam, że będzie jeszcze większe zapotrzebowanie na organizacje non-profit kierujące się danymi, aby wspierać rosnącą liczbę pracowników socjalnych.

Ponieważ organizacje muszą kierować się danymi, statystyki te pokazują, jak krytyczne jest zarządzanie przypadkami dla pracy wykonywanej przez organizacje non-profit i rządowe oraz dla większych społeczności, w których pracują.

Faktyczne zdefiniowanie zarządzania przypadkami może być trudne, ponieważ nie ma jednej uznanej definicji. Szybkie wyszukiwanie najlepszych praktyk zarządzania przypadkami może prowadzić do licznych zasobów, które, choć pomocne, mogą być przytłaczające, szczególnie dla organizacji, które dopiero zaczynają swoją podróż w kierunku zarządzania przypadkami lub pracują ze starymi procesami i procedurami. Co więc oznacza dla nas zarządzanie przypadkiem i co może oznaczać dla Twojej organizacji non-profit?

Zarządzanie przypadkiem można zdefiniować jako „proces współpracy, który ocenia, planuje, wdraża, koordynuje, monitoruje i ocenia opcje i usługi wymagane do zaspokojenia potrzeb klienta w zakresie zdrowia i usług humanitarnych”. W swojej istocie, zarządzanie przypadkiem polega na przekształcaniu życia poprzez zindywidualizowaną opiekę i usługi, tak aby klienci mogli osiągnąć swoje cele.

W ramach tej definicji istnieją cztery kluczowe komponenty, które składają się na udane zarządzanie przypadkiem: Przyjęcie, Ocena Potrzeb, Planowanie Usług oraz Monitorowanie i Ewaluacja. Organizacje usług ludzkich wszystkich rozmiarów wymagają poprawnego wdrożenia każdego z tych czterech komponentów, aby zapewnić sukces klienta.

Przejrzyjmy się, dlaczego te cztery komponenty są tak istotne dla zarządzania przypadkami.

1. Przyjęcie: Przyjęcie jest początkowym spotkaniem pomiędzy menedżerem przypadku a nowym klientem. Kierownik przypadku wykorzystuje ten czas na zebranie informacji demograficznych o kliencie, zidentyfikowanie wszelkich natychmiastowych potrzeb oraz rozpoczęcie budowania zaufania i relacji. Ta pierwsza interakcja pomaga menedżerowi określić, czy klient skorzysta z usług, które oferuje Twoja organizacja. Jeśli tak, przechodzi on do oceny indywidualnych potrzeb klienta. Jeśli ich potrzeby wykraczają poza organizację, menedżer przypadku pracuje nad zidentyfikowaniem i skierowaniem klienta do zewnętrznych zasobów społeczności.
2. Ocena potrzeb: Etap oceny potrzeb opiera się na informacjach zebranych podczas etapu przyjmowania, zagłębiając się bardziej w indywidualne wyzwania i cele klienta. Podczas tego etapu, głównym celem menedżera przypadku jest zidentyfikowanie problemów klienta, jego zainteresowań i zagrożeń dla sukcesu. Podczas gdy każdy klient przechodzi przez ten etap, kiedy po raz pierwszy przychodzi do organizacji, ważne jest, aby dokonać ponownej oceny w czasie, ponieważ potrzeby i okoliczności często się zmieniają.
3. Planowanie usług: Etap planowania usług jest szczególnie ważny dla sukcesu lub porażki klienta. Kierownik przypadku ustala konkretne cele i działania, które zostaną podjęte, aby je osiągnąć. Rezultatem tego procesu wyznaczania celów jest plan przypadku zawierający produkty i wyniki, które będą mierzyć sukces klienta. Plan usług powinien być zarówno osiągalny, jak i mierzalny.
4. Monitoring i ocena: Ocena jest krytyczna dla zrozumienia wpływu konkretnych programów i usług na klienta. Używając metryk wyjściowych i wynikowych zdefiniowanych w poprzednich etapach, menedżer przypadku powinien stale monitorować i oceniać postępy klienta. Ocena i dane zapewniają, że sukces klienta jest określony ilościowo i kwalifikowany, a nie tylko anegdotyczny.

Więc, jeśli każdy z tych komponentów odgrywa tak istotną rolę w zarządzaniu przypadkami, jak skutecznie je wdrożyć, aby zapewnić sukces całych społeczności? A po wdrożeniu, jak wesprzeć ten proces zarządzania przypadkami?

W tym miejscu wkracza Apricot. Apricot to kompleksowy system zarządzania przypadkami, zbudowany w oparciu o podstawowe elementy zarządzania przypadkami. Najlepsze praktyki dotyczące każdego z tych czterech elementów są wbudowane w system Apricot, dzięki czemu można od razu zacząć zbierać dane i mierzyć postępy.

• Przyjęcie: Gdy nowi klienci przechodzą przez drzwi, bezproblemowo dodaj ich do systemu Apricot, zapewniając zebranie wszystkich informacji potrzebnych do stworzenia pełnego profilu klienta.
• Ocena potrzeb: Skorzystaj z wielu naszych formularzy opartych na dowodach lub stwórz własne narzędzia oceny, aby zmierzyć potrzeby klienta i dokładnie przypisać mu usługi.
• Planowanie usług: Przechowuj informacje o kliencie i plany przypadków zorganizowane w oparciu o programy i usługi, do których klient został przypisany. Gdy potrzeby klienta się zmieniają, łatwo aktualizuj jego zapisy.
• Monitorowanie i ocena: Dzięki wbudowanym formularzom i raportom, mierz i zarządzaj sukcesem klienta za pomocą jednego przycisku. Nieustannie monitoruj wyniki, aby osiągnąć długoterminowe rezultaty.

Wykorzystaj najlepsze praktyki zarządzania przypadkami opracowane na podstawie tysięcy wdrożeń w organizacjach takich jak Twoja. Zobacz Apricot w akcji!