W tym artykule znajdziesz kilka wskazówek dotyczących odliczania wydatków na podróże służbowe. Ale najpierw musimy zdefiniować termin „podróż służbowa” i pomóc Ci ustalić, gdzie znajduje się Twój dom podatkowy (miejsce, z którego podróżujesz).
Co to jest podróż służbowa?
Inspektor podatkowy IRS ma specyficzną definicję podróży służbowej, w celu określenia czy możesz odliczyć koszty podróży w celach służbowych. IRS mówi, że podróż służbowa to podróż z dala od domu podatkowego, która jest „znacznie dłuższa niż zwykły dzień pracy” i która wymaga snu lub odpoczynku poza domem.
Musisz również spać poza domem, aby móc odliczyć te koszty, a podróż musi być „tymczasowa” (trwająca krócej niż rok).
Co to jest dom podatkowy?
Twój dom podatkowy jest pojęciem ustalonym przez IRS, które pomaga określić czy dana podróż może być odliczona od podatku. Jest on definiowany przez IRS jako całe miasto lub ogólny obszar, gdzie znajduje się twoje stałe miejsce prowadzenia działalności, nie jest to miejsce, gdzie mieszkasz.
Jeśli masz biuro w swoim domu, to prawdopodobnie jest to twój dom podatkowy; jeśli masz biuro gdzieś w centrum, to jest to twój dom podatkowy. Jeśli pracujesz w kilku miejscach i nie masz jednego stałego miejsca prowadzenia działalności, Twoim domem podatkowym może być miejsce, w którym mieszkasz.
Po ustaleniu miejsca, w którym znajduje się Twój dom podatkowy (prawdopodobnie z doradcą podatkowym), ten dom podatkowy może być użyty do określenia, czy Twoje wydatki na podróże służbowe mogą być odliczone. Jeśli musisz podróżować z dala od swojego domu podatkowego przez noc, lub jeśli potrzebujesz czasu na odpoczynek i sen podczas podróży, prawdopodobnie możesz zaliczyć swoje wydatki podczas podróży jako odliczenia biznesowe.
1) Możesz być w stanie odliczyć koszty podróży służbowej podczas połączonej podróży służbowej i prywatnej
Jeśli podróżujesz na terenie USA, Twoja podróż musi być „całkowicie” służbowa, abyś mógł odliczyć koszty podróży służbowej. Ale jeśli jest tam trochę „przypadkowego” czasu osobistego, to jest to w porządku. Na przykład, jeśli podróżujesz do Dallas w celach służbowych i spędzasz wieczór z rodziną w okolicy, to jest to przypadkowe w stosunku do głównego celu podróży.
Z drugiej strony, próba przekształcenia podróży osobistej w podróż służbową nie będzie skuteczna, chyba że podróż jest w znacznym stopniu w celach służbowych. IRS mówi,
„Zaplanowanie przypadkowych działań biznesowych podczas podróży, takich jak oglądanie kaset wideo lub uczestniczenie w wykładach dotyczących ogólnych tematów, nie zmieni tego, co jest naprawdę wakacjami w podróż służbową.”
Jeśli część lub całość twojej porady jest poza USA, zasady IRS są inne. Twoja podróż zagraniczna może być uznana za związaną z biznesem, jeśli przebywałeś poza USA dłużej niż tydzień i mniej niż 25% czasu spędziłeś na czynnościach osobistych.
2) Możesz użyć diet do obliczenia kosztów podróży służbowej
Termin „dieta” oznacza dzień. Diety są kwotami, które uważa się za uzasadnione w przypadku dziennych wydatków podczas podróży, posiłków i innych wydatków. Stawki za diety są ustalane dla podróży amerykańskich i zagranicznych, a stawki różnią się w zależności od obszaru.
Na przykład, stawki za diety w większych miastach USA są wyższe niż w częściach kraju poza większymi metropoliami. Firmy mogą ustalać własne stawki za diety, ale większość firm korzysta ze stawek ustalonych przez rząd USA.
Zwrot diet nie podlega opodatkowaniu, jeśli jest wyższy Jeśli Twoi pracownicy otrzymują więcej diet niż wynosi maksymalna stawka ustalona przez General Services Administration, nadwyżka podlega opodatkowaniu.
3) Międzynarodowe podróże służbowe mają inne zasady
Jeśli cała podróż odbywa się poza USA i spędzasz cały czas na działalności biznesowej, możesz odliczyć koszty całej podróży. Nawet jeśli nie spędziłeś całego czasu na działalności biznesowej, podróż jest uznawana za wydatek biznesowy, ale tylko wtedy, gdy nie miałeś „znaczącej kontroli” nad trasą podróży. Na przykład, pracownik podróżujący jako wymóg służbowy nie ma kontroli nad podróżą, ale właściciel firmy już tak.
Jeśli podróż zabiera Cię poza granice USA na dłużej niż tydzień, podróż może być uznana za całkowicie służbową, jeśli spędzasz mniej niż 25% czasu na czynnościach osobistych.
Jeśli nie spędzasz całego czasu na działalności biznesowej podczas podróży zagranicznej, możesz odliczyć tylko część biznesową dojazdu do i z miejsca docelowego. Musisz rozdzielić koszty pomiędzy działalność służbową i osobistą,
4) Nie wszystkie opłaty na rachunku hotelowym są kosztami podróży
Opłata za pokój i podatki są odliczalne, podobnie jak wydatki na pralnię, ale dodatkowe opłaty osobiste, takie jak opłaty za siłownię lub centrum fitness, opłaty za filmy lub gry nie są odliczalne.
Możesz odliczyć opłaty hotelowe za rozmowy telefoniczne lub korzystanie z faksu, a także możesz odliczyć napiwki.
5) Możesz nie być w stanie odliczyć kosztów zabrania współmałżonka w podróż służbową
Koszty zabrania współmałżonka, dziecka lub innych osób w podróż służbową są uważane za wydatki osobiste i nie podlegają odliczeniu. Ale możesz być w stanie odliczyć koszty podróży dla współmałżonka, jeśli:
- Osoba ta jest pracownikiem
- Podróż ma cel biznesowy
- Osoba ta w innym przypadku miałaby prawo do odliczenia kosztów podróży
Jeśli możesz udowodnić, że druga osoba jest zatrudniona przez firmę i wykonuje istotne zadania związane z działalnością gospodarczą w czasie podróży (np.Jeśli możesz udowodnić, że druga osoba jest zatrudniona w firmie i w czasie podróży wykonuje istotne zadania związane z prowadzoną działalnością (protokołuje spotkania lub spotyka się z klientami biznesowymi), możesz odliczyć koszty podróży tej osoby.
6) Możesz odliczyć 50% kosztów posiłków podczas podróży służbowej
Możesz odliczyć koszty posiłków podczas podróży, ale wydatki na rozrywkę nie podlegają już odliczeniu. Nie można również odliczyć „wystawnych lub ekstrawaganckich” kosztów posiłków. Koszty posiłków są odliczane w wysokości 50%, a limit 50% dotyczy również podatków i napiwków za posiłki służbowe. Aby skorzystać z odliczenia kosztów posiłków, możesz użyć albo rzeczywistych kosztów albo standardowej diety na posiłki, pamiętając o limicie 50%.
7) Możesz być w stanie odliczyć koszt rejsu w ramach podróży służbowej, z pewnymi ograniczeniami
Koszt rejsu może być odliczony, aż do aktualnego określonego limitu ustalonego przez IRS (obecnie $2,000).Musisz również być w stanie wykazać, że rejs był bezpośrednio związany z wydarzeniem biznesowym, takim jak spotkanie biznesowe lub spotkanie zarządu.
IRS nakłada dodatkowe, surowe wymagania dotyczące odliczania podróży rejsowych jako wydatków biznesowych, z oczywistych powodów.
Ten artykuł ma charakter ogólnej informacji; wszystkie te przepisy dotyczące odliczeń podatkowych są skomplikowane i istnieje wiele kwalifikacji i wyjątków. Szczegóły na każdy z tych tematów związanych z podróżami można znaleźć w publikacji IRS Publication 463, a przed podjęciem działań, które mogą mieć wpływ na działalność firmy, należy skonsultować się ze specjalistami w dziedzinie prawa i podatków.