P>Pode ter decidido que pagará alguns ou todos os seus empregados através de depósito directo. O depósito directo ajuda a simplificar a quantidade de trabalho que precisa de fazer quando se trata de pagar aos seus empregados. Mas, os empregados podem perguntar-lhe quando devem esperar que os seus salários sejam depositados. Quando é que o depósito directo passa?
O que é o depósito directo?
O depósito directo é um tipo de transferência electrónica de fundos protegida ao abrigo da Lei de Transferência Electrónica de Fundos (EFTA). A utilização do depósito directo permite aos empregadores colocar electronicamente os salários de um empregado directamente na sua conta bancária. Desta forma, não precisa de se preocupar em passar um cheque todas as semanas à mão ou em pagar aos empregados em dinheiro.
P>Pode ser possível tornar o depósito directo obrigatório, dependendo da lei de depósito directo do empregador do estado em que o seu negócio está localizado. Ou, um empregado pode optar por receber salários através de depósito directo. Os empregados que pretendam utilizar o depósito directo precisam de lhe fornecer algumas informações para que o seu depósito directo seja estabelecido.
O depósito directo vem com algumas taxas. Poderá ser responsável pelo pagamento de taxas de instalação, taxas mensais de conta, e taxas de transacção quando pagar aos seus empregados. Considere a utilização de software de folha de pagamento online que oferece depósito directo gratuito.
Se um empregado quiser depósito directo, precisará do nome e número de encaminhamento do seu banco, tipo de conta (cheque ou poupança), e o número da sua conta. Normalmente, os empregadores recolhem um cheque anulado para verificar as informações.
Quando se utiliza o depósito directo, é necessário fornecer aos empregados um talão de pagamento. A informação do talão de pagamento mostra o salário e as deduções.
Quando o depósito directo passa?
Os seus empregados podem perguntar-se quando irão receber os seus cheques de pagamento. Alguns empregadores decidem pagar numa tabela salarial mensal, quinzenal, ou semanal. A sua frequência de pagamento determinará quando submeter a folha de pagamentos e quando os empregados receberão o seu depósito directo.
O tempo que leva o depósito directo a passar depende de muitos factores diferentes. Dê uma vista de olhos ao seguinte para responder: “Quando é que a folha de pagamentos de depósito directo postula?”
Serviço de depósito directo
Saber quando o depósito directo é efectuado depende do sistema de depósito directo que utiliza. Se utilizar software de folha de pagamento ou outra forma de serviços de imposto sobre a folha de pagamento, o serviço de software provavelmente tem depósito directo incorporado.
Se estiver a utilizar software de folha de pagamento, o serviço de software irá instruí-lo quando necessitar de enviar folha de pagamento para depósito directo. E, se não utilizar software de folha de pagamento, a maioria dos serviços de depósito directo dá-lhe opções para quando deve executar a folha de pagamento.
O seu serviço de software de folha de pagamento, serviço de depósito directo, ou banco informá-lo-á da data de apresentação da folha de pagamento.
Submittal date
Dependente do serviço de depósito directo que tiver, terá de apresentar a folha de pagamento até um determinado dia. Por exemplo, poderá ter a opção de submeter a folha de pagamento um, dois, ou quatro dias bancários antes do dia de pagamento.
Um período de tempo mais curto entre a data de submissão da folha de pagamento e o dia de pagamento custar-lhe-á normalmente mais dinheiro. Pense nisso como enviar um pacote no correio. Se quiser que o pacote chegue ao destino mais rapidamente, terá de pagar um pouco mais.
Cuidado que quando o depósito directo passa depende de quando o Sistema da Reserva Federal, e portanto a Câmara de Compensação Automatizada (ACH), está aberta. O depósito directo só é processado de segunda a sexta-feira, excluindo feriados.
Férias
Como é que o depósito directo funciona nos feriados? Quando o banco está fechado para férias, normalmente submete o depósito directo um dia antes para que os seus empregados recebam o seu salário à hora normal.
Se executar a folha de pagamentos e pagar aos seus empregados através de software de folha de pagamentos, o serviço de software poderá notificá-lo para submeter a sua folha de pagamentos antes do normal.
Dicas de depósito directo
Certifique-se de que os seus empregados sabem quando devem preencher as suas folhas de horas ou introduzir as suas horas no seu portal de horas e presença online. Pode ser benéfico tê-los a preencher as suas folhas de horas até ao mesmo dia de cada período de pagamento.
Dê a si próprio tempo suficiente para passar e aprovar as folhas de horas dos seus empregados antes da data limite para submeter a folha de pagamentos para depósito directo.
Exemplo da linha de tempo de depósito directo
Por exemplo, paga aos seus empregados numa tabela quinzenal às sextas-feiras. O serviço de depósito directo que utiliza exige que apresente a folha de pagamentos quatro dias antes de os seus empregados receberem o depósito directo.
P>Passar a folha de pagamentos aos seus empregados uma semana antes do vencimento da sua folha de pagamentos. Dessa forma, pode rever as suas folhas de horas e prepará-las para serem submetidas antes do prazo de entrega.
Aqui está um exemplo de como pode gerir a folha de pagamentos para um período de pagamento quinzenal:
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