Desenhar uma estratégia de comunicação é uma arte, não uma ciência e há muitas formas diferentes de abordar a tarefa. O conselho fornecido abaixo é apenas um guia. Quer a sua estratégia de comunicação seja concebida para um projecto específico ou para o mesmo período que a sua estratégia organizacional, deve estabelecer o seguinte:
- Objectivos
- Audiências
- Mensagens
- Ferramentas e actividades
- Recursos
- Evalores de tempo
- Avaliação e emenda
Objectivos
Os seus objectivos são a chave para o sucesso da sua estratégia de comunicação. Devem assegurar que a sua estratégia de comunicação seja orientada para a organização e não para a comunicação. A sua actividade de comunicação não é um fim em si mesma, mas deve servir e, portanto, estar alinhada com os seus objectivos organizacionais. Pergunte a si próprio o que pode fazer dentro das comunicações para ajudar a sua organização a alcançar os seus objectivos centrais.
Alinhar as suas comunicações e objectivos organizacionais também ajudará a reforçar a importância e relevância das comunicações e, deste modo, fazer um argumento convincente para o correcto fornecimento de recursos à actividade de comunicação dentro da sua organização.
Audiências
Deve identificar os públicos com os quais precisa de comunicar para alcançar os seus objectivos organizacionais. Os melhores públicos a atingir para alcançar um objectivo podem nem sempre ser os mais óbvios, e atingir públicos como os meios de comunicação pode nem sempre ajudar a alcançar os seus objectivos. Todos gostariam de ter um perfil político e mediático mais elevado, no entanto, as actividades que visam este objectivo podem, em última análise, ser auto-serviços e apenas orientadas para a comunicação, sem impacto mais amplo. Podem mesmo ter um efeito negativo se dedicar recursos a este objectivo que, de outra forma, seriam postos à comunicação com os principais interessados.
Mensagens
Apontamento estratégico e consistência são fundamentais para as mensagens da sua organização. Crie um caso abrangente abrangendo todas as mensagens-chave, e enfatize os diferentes elementos do caso para diferentes públicos.
Para maximizar o impacto deve resumir o caso em três pontos-chave que podem ser constantemente repetidos. Lembre-se de que a comunicação tem tudo a ver com contar histórias: use narrativas interessantes, histórias de interesse humano e imagens de captura.
Ferramentas e actividades
Identificar as ferramentas e actividades mais apropriadas para comunicar as mensagens chave ao público. Estas serão sugeridas pelo seu público, mensagens, ou uma combinação das duas. Por exemplo, um relatório anual é uma ferramenta útil nas comunicações corporativas, enquanto que um boletim electrónico se presta bem às comunicações internas. Assegure-se de que adapta as suas ferramentas e actividades ao nível de tempo e recursos humanos e financeiros disponíveis.
p>Recursos e prazos
As regras chave a observar são sempre a entrega do que promete e nunca a promessa em excesso. Utilize os seus recursos e prazos para estabelecer níveis legítimos de expectativas e delinear o caso de recursos mais dedicados.p>Avaliação e emenda
Considerando que efectua uma auditoria de comunicação para avaliar a eficácia da sua estratégia tanto com os seus públicos internos como externos. Deve utilizar perguntas abertas com os devidos avisos e referências e, se possível, arranjar alguém independente para fazer o trabalho. Considere e discuta os resultados cuidadosamente e use-os para alterar a sua estratégia.p>Exemplos de audiências a considerar são o seu pessoal, financiadores, principais alvos políticos e meios de comunicação social. As perguntas que deve considerar são:
- O que lê/vê/ouve?
- O que funciona/não funciona?
- O que quer ver mais de?
- De que informações precisa que não lhe são actualmente fornecidas?
- Quantas vezes quer que comuniquemos consigo?
Enquanto elabora a sua estratégia, deve envolver a sua equipa, e numa escala menor, toda a organização. Alimente a estratégia de comunicação na estratégia organizacional para assegurar o máximo alinhamento e eficiência.
Esta ferramenta apareceu pela primeira vez no ODI Toolkit, Successful Communication, A Toolkit for Researchers and Civil Society Organisations.