Talvez tenha sido presidente de turma no liceu ou colégio (ou ambos, você superou), ou talvez possua um talento para reunir as pessoas. Seja como for, você é um dos sortudos que foram tabulados para organizar a sua reunião de turma.
E embora as redes sociais tenham ligado o mundo a um nível sem precedentes, organizar uma reunião de turma é ainda um empreendimento substancial que requer quantidades copiosas de planeamento e magníficas capacidades de networking.
A fim de evitar que se sinta sobrecarregado pelo enorme projecto que tem à sua frente, aqui está uma orientação sobre como planear adequadamente uma reunião, assegurando que os miúdos fixes não o evitarão desta vez.
Forme um comité de reunião
Seguramente, pode planear uma reunião por si próprio, e se a sua turma estivesse do lado mais pequeno (como digamos, 10 pessoas) vai em frente. Mas mesmo os planeadores mais ambiciosos podem rapidamente ser derrotados organizando um evento de grande dimensão como este. A regra geral é que um comité de planeamento deve ter uma pessoa por cada 25 que se espera que estejam presentes. Tradicionalmente, os oficiais de turma e os reis e rainhas do regresso a casa são membros exemplares do comité, mas na realidade, qualquer pessoa que esteja disposta a dedicar tempo e energia à causa deve ser considerada. Recomenda-se um comité diversificado para garantir que sejam fornecidos pontos de vista diferentes.
A tecnologia moderna torna o processo de recrutamento muito mais simples do que no passado, uma vez que os planeadores podem utilizar os grupos do Facebook e as explosões de correio electrónico para fazer passar a palavra. Se conseguir obter os serviços de alguém de outra turma que já realizou uma reunião, melhor ainda, uma vez que poderão oferecer dicas úteis. Idealmente, será formada uma comissão 12 a 18 meses antes da reunião, assegurando que os participantes terão tempo suficiente para pôr em ordem o seu tempo de férias e que a comissão poderá obter preços mais desejáveis dos hotéis e vendedores.
Estabelecer as responsabilidades da comissão
Como os procrastinadores aprendem de forma consistente, a primeira lei de Newton está em causa: Um objecto (ou pessoa como você) em repouso permanece em repouso e um objecto (ou pessoa) em movimento permanece em movimento. Por outras palavras, é mais fácil regressar a casa do trabalho, comer SpaghettiOs e atirar sobre Seinfeld, enquanto definha no sofá, do que planear uma reunião. É por isso que cada membro da comissão deve ter uma lista detalhada de responsabilidades juntamente com um prazo para cumprir os seus objectivos.
A primeira vez que a comissão se reúne, ou a primeira vez que um e-mail detalhado é enviado, o chefe de planeamento deve atribuir responsabilidades a cada membro, incluindo uma lista de tarefas que inclua datas de vencimento e listas de verificação. Recomenda-se que estas responsabilidades e títulos sejam eliminados:
Um presidente que lidera as reuniões e envia mensagens de grupo
Um grupo responsável pelas finanças, vendas de bilhetes e doações
Um grupo que recolhe informações de contacto, cria um website e promove o evento
Um grupo que investiga potenciais locais e fornecedores
Um grupo que planeia actividades e entretenimento
Criar um orçamento
Reunião 2
Este evento não se vai pagar a si próprio e entre as formas mais populares de financiamento das reuniões incluem-se a venda de bilhetes e doações de ex-alunos. Determinar o montante necessário dos ex-alunos (manter o total razoável, para não correr o risco de alienar muitos potenciais participantes) e ter em conta onde o dinheiro será gasto. Entre as principais coisas que deve considerar no orçamento incluem:
Custo do aluguer de um local
Bartending e catering
Távolas, cadeiras, talheres, copos, pratos
Entretenimento (DJs ou bandas)
Se tiver um excedente de fundos, pode também reservar capital para decorações, fotógrafos e quaisquer outros elementos diversos que considere que irão melhorar a reunião.
Localize os seus colegas de turma
Os meios de comunicação social asseguram que esta já não é a tarefa que era, mas continua a não ser uma tarefa fácil. A menos que esteja a celebrar o aniversário de três meses da sua turma, há uma boa hipótese de muitos colegas de turma se terem espalhado pelo estado, país e talvez, pelo mundo. Mesmo assim, não deixe que esse facto o desencoraje.
Arranque o seu antigo anuário e contacte o gabinete de ex-alunos da sua escola para obter uma lista de colegas de turma e, assim que esses nomes estiverem assegurados, visite os meios de comunicação social e sites de redes profissionais como o Facebook e o LinkedIn. Crie um grupo em um ou ambos os sites para a sua turma graduada e notifique o maior número possível de alunos de que uma reunião está em curso. Quando algumas pessoas souberem da reunião, a mensagem espalhar-se-á como um incêndio e, em pouco tempo, as suas páginas estarão repletas de potenciais participantes na reunião. Eventualmente (de preferência dois meses antes do reencontro), garantirá uma lista de participantes na sua maioria já terminada, embora deva deixar espaço para os que se dedicam à reunião mais tarde.
Finalizar uma data e reservar o local
Tentar reunir qualquer número de pessoas ao mesmo tempo e no mesmo local é um desafio, especialmente quando esse grupo tem empregos, famílias e as responsabilidades que acompanham a vida adulta. A fim de proporcionar o resultado mais democrático, utilize as plataformas de meios de comunicação social Facebook e LinkedIn para sondar os seus colegas de turma e escolher a data que melhor se adequa à maioria dos seus horários. As datas de reuniões populares muitas vezes caem perto do Dia de Acção de Graças ou do Natal, quando os colegas de turma já estão a planear regressar a casa para as férias.
Ao escolher um local, considere reservar um local perto da sua alma mater. Isto facilita as deslocações para aqueles que ficaram na área e pode proporcionar memórias agradáveis para aqueles que deixaram as instalações há anos atrás. Se puder realizar a reunião num ginásio ou auditório no seu antigo liceu ou campus universitário, melhor ainda.
Envie os convites
Quando a reunião for finalmente determinada, publique um convite formal no Facebook e LinkedIn, incluindo a data e hora do evento, o local, quem é convidado (incluir crianças ou plus-ones se isso for acordado), o custo do evento, um código de vestuário (se aplicável) e qualquer outra informação pertinente (actividades, jantar, informações logísticas) que considere necessária. Dê aos seus colegas de turma um prazo RSVP para assegurar uma contagem sólida de cabeças.
Antes de o saber, você e os seus amigos estarão a repetir histórias antigas e a relembrar os dias passados. E terão a satisfação de saber que reuniram este plano.