Completou o trabalho para um cliente, enviou a factura e está agora simplesmente à espera de pagamento. Perseguir pagamentos em atraso não é a ideia de ninguém de um bom momento, mas como proprietário de uma empresa, enviar lembretes de pagamento é uma realidade de gerir uma empresa que estende o crédito aos seus clientes.
P>O mais diligente proprietário da empresa não pode evitar lidar inteiramente com pagamentos em atraso, mas há algumas medidas que pode tomar para cobrar essas facturas em atraso – ou ainda melhor, cortar nos pagamentos em atraso em primeiro lugar.
Lembretes de pagamento: Seja proactivo
5 lembretes de pagamento
O que fazer se ainda não tiver recebido uma resposta
Lembretes de pagamento: Seja proactivo
Prevenir os atrasos de pagamento em primeiro lugar: Como diz o ditado, o melhor ataque é uma boa defesa, e a melhor maneira de evitar pagamentos em atraso é ter uma boa política de crédito em vigor. Como proprietário de uma empresa, vai querer ter a certeza de que a sua política não é tão indulgente que leve a atrasos de pagamento constantes, mas não tão estrita que leve à perda de negócios para os concorrentes. Aqui estão algumas dicas para estabelecer a sua política de crédito:
Cheque a concorrência.
Apenas ao olhar para a sua concorrência para comparar serviços e preços, descubra como eles lidam com a extensão do crédito aos seus clientes. Se uma empresa concorrente tiver melhores condições de crédito, poderá estar a atrair mais clientes. Não exagere ao tentar superar as condições de um concorrente – em vez disso, tente pelo menos igualá-las se isso fizer sentido.
Não aumente o crédito para além das suas margens de lucro.
Ofereça apenas o que pode perder dentro das suas margens de lucro – quer ter a certeza de que cobriu pelo menos as suas despesas. Pedir um adiantamento também é uma boa ideia.
“Se recolher parte do dinheiro na parte da frente, mesmo que seja minúsculo, é muito mais provável que seja pago atempadamente”, disse Roger Weiss, um perito em crédito e cobrança baseado em St. Louis.
Investigue antes de oferecer crédito.
Faça alguns trabalhos de casa no seu cliente antecipadamente para evitar dores de cabeça mais tarde. Deverá ter um pedido de crédito detalhado que inclua a sua política de crédito, incluindo as consequências de atrasos de pagamento (tais como encargos e taxas de juros).
O seu pedido de crédito deve solicitar o seguinte ao seu cliente:
- Nome do negócio, endereço, número de telefone e fax
- Nomes, endereços e números de Segurança Social dos comitentes
- Tipo de negócio (empresa, sociedade, empresa unipessoal)
- Indústria
- Número de empregados
- Referências bancárias
- Referências de pagamentos comerciais
- Histórico de falências comerciais/pessoais
- Any other nomes sob os quais a empresa faz negócios
- Uma garantia pessoal do proprietário da empresa para lhe pagar se a sua empresa não puder
Considerando que a empresa também faz um relatório de crédito comercial, especialmente se se antecipar uma grande extensão do crédito. Três agências principais fornecem notas de crédito empresarial – Experian, Equifax e Dun & Bradstreet – e pode solicitar um relatório de crédito empresarial completo a cada uma dessas agências por uma taxa.
Contratar um advogado.
Você também deve trabalhar com um advogado de negócios que esteja familiarizado com as práticas de cobrança e possa rever anualmente toda a sua papelada relacionada com o crédito, de acordo com Weiss.
A sua papelada deve indicar claramente as suas políticas, incluindo o que acontece se as pessoas pagarem com atraso. Também pode especificar esses termos no seu contrato ou carta de compromisso. Isso é especialmente importante se vai cobrar taxas de atraso de pagamento ou recuperar honorários advocatícios de um cliente se uma situação se agravar, disse Helena Swyter, uma contabilista baseada em Chicago.
Inclua detalhes nas suas facturas.
A sua factura deve especificar claramente os serviços ou produtos que forneceu e os termos de reembolso, incluindo:
- Descrição do trabalho que foi realizado, incluindo horas trabalhadas, artigos encomendados, etc.
- Total montante devido
- Data de vencimento do dinheiro
- Termos de pagamento – incluindo descontos se o cliente pagar a factura antecipadamente – e informação sobre se as taxas de juros serão aplicadas a pagamentos tardios
- Métodos de pagamento aceites
- Informações sobre contactos, no caso do cliente ter perguntas sobre a sua conta
5 emails de lembrete de pagamento
Asking para um pagamento atrasado é embaraçoso, mas não se sinta mal com isso. A melhor prática é ser educado, firme, profissional e consistente nas suas comunicações. Ter um plano para lidar com os atrasos de pagamento irá retirar parte do stress da situação.
Enviar a primeira cópia de uma factura através do Serviço Postal dos EUA e e-mail, Weiss recomendado. E não assuma que o seu cliente recebeu a sua factura – hoje em dia, muitas pessoas não verificam as suas pastas de correio electrónico spam, e a sua factura poderia ter ido parar lá. Acompanhe os emails, faça uma ou duas chamadas telefónicas – e possivelmente envie uma mensagem de texto. A chave é conhecer o seu cliente: Algumas pessoas podem achar uma mensagem de texto invasiva, enquanto outras consideram-na perfeitamente aceitável – ou mesmo preferível.
Aqui estão cinco modelos de e-mail de pagamento que pode utilizar para pedir pagamentos em atraso. Certifique-se de anexar uma cópia da factura ao e-mail para que o seu cliente não tenha de a procurar.
1. Lembrete da factura inicial
Não tem de esperar até que um pagamento seja atrasado para chegar ao seu cliente. Uma boa maneira de evitar atrasos nos pagamentos é enviar um e-mail curto e amigável sobre a factura sete dias antes do seu vencimento. Esta é uma boa maneira de avivar a memória dos clientes, assegurar que receberam facturas e dar-lhes a oportunidade de fazer quaisquer perguntas que possam atrasar o pagamento.
Dear John Smith:
Obrigado novamente pelo seu negócio. Este é um lembrete de que o pagamento da factura #12304 será devido na próxima semana na sexta-feira, 10.
Por favor, reserve um momento para analisar a factura quando tiver uma oportunidade e informe-nos se tiver alguma dúvida. Pode também contactar-me através do número 555-499-0048. Esperamos que esteja a desfrutar das suas novas persianas personalizadas!
Obrigado!
p>Jane Q. Public
2. Lembrete do dia do email
Deverá enviar o seu segundo email na data de vencimento do pagamento e permanecer breve – e amigável no tom – porque tecnicamente o pagamento não está atrasado. Desta vez, pode incluir um pouco mais de informação, tal como o montante da factura.
Dear John Smith:
Este é apenas um lembrete de que a sua factura #12304 por $7.000 é devida hoje. Pode efectuar o pagamento na conta bancária indicada na factura em anexo.
Feel free to contact me with any questions. Pode também contactar-me por telefone através do número 555-499-0048. Agradecemos o seu negócio.
Obrigado!
p>Jane Q. Público
3. Lembrete de pagamento por e-mail após pagamento com uma semana de atraso
Quando o pagamento estiver uma semana atrasado, envie outro e-mail – e ligue ao cliente. A chamada é para garantir que o cliente recebeu efectivamente os e-mails ou cartas anteriores e que planeia pagar a factura.
Dear John Smith:
Os nossos registos mostram que ainda não recebemos o pagamento de $7.000 pela factura #12304, que devia ter sido paga em 10 de Outubro. Anexei a factura a este e-mail no caso de a ter colocado no local errado. Se puder verificar os seus registos para ver se remeteu o pagamento, agradecia.
p>Feel free to contact me with any questions. Pode também contactar-me por telefone para o 555-499-0048.p> Obrigado,p>Jane Q. Public
4. Lembrete de e-mail após o pagamento com duas semanas de atraso
Quando enviar este e-mail, reitere o número da factura, o valor do pagamento pendente e qualquer informação de contacto, e liste quaisquer tentativas de contactar previamente o cliente para pagamento. Considere ligar novamente ao cliente ou enviar uma mensagem de texto.
Neste momento, não pode assumir automaticamente que o cliente está a esquivar-se propositadamente aos seus esforços para cobrar no pagamento, mas pode tomar um tom mais firme.
Caro John Smith:
Deixei-lhe uma mensagem de correio de voz e enviei-lhe vários e-mails para o lembrar de pagar a factura #12304 por $7.000, que era devida há duas semanas.
Eu anexei uma cópia da factura original. Por favor, avisem-me se tiverem perguntas sobre o pagamento. Pode também informar-me que recebeu este e-mail?
Obrigado,
p>p>Jane Q. Public
5. Lembrete de e-mail após o pagamento com um mês de atraso
No ponto de atraso de 30 dias, é uma boa ideia mencionar as consequências do atraso de pagamento no seu e-mail. Deve continuar a ser educado, mas muito mais directo sobre o pedido de pagamento.
Dear John Smith:
Este é outro lembrete de que ainda não recebemos o pagamento da factura #12304 por $7.000 – o seu pagamento está 30 dias atrasado. Pelas nossas condições de crédito, podemos cobrar-lhe juros adicionais sobre qualquer pagamento recebido com mais de 30 dias de atraso. Anexei uma cópia da factura para sua conveniência.
p>Feel free to contact me if you have any questions. Caso contrário, envie o pagamento imediatamente.
Obrigado,
Jane Q. Public
O que fazer se ainda não obteve resposta
Se não receber o pagamento após vários e-mails e uma ou duas chamadas telefónicas, terá de decidir como escalar a situação. Parte disso dependerá da sua relação com o cliente. Se tiver um historial com eles e eles se atrasarem habitualmente mas acabarem sempre por pagar, poderá querer dar-lhes alguma margem de manobra – embora possa também considerar se vale a pena manter um cliente assim.
Se o cliente quase sempre pagar a tempo, poderá querer modificar a sua abordagem. Será possível que não tenham recebido a factura ou que tenham contratado outra pessoa para tratar dos pagamentos? Tiveram algum tipo de emergência?
Weiss, no entanto, advertiu para manter as suas políticas de crédito tão consistentes quanto possível: “A maior coisa que os credores podem fazer para se ajudarem a si próprios é definir o que vão fazer e manterem-se fiéis a isso. Não hesite, isso irá causar-lhe angústia”
Menos de 90 dias de atraso
Entre 30 e 90 dias pode tentar abordagens mais suaves – mas ainda assim directas. Uma possibilidade é enviar uma carta de demanda de um advogado através de correio certificado, sugeriu Swyter. Por volta dos 60 dias, poderá considerar trabalhar com uma agência profissional de crédito e cobranças em pré-cobranças, disse Weiss. Isso terá um custo, mas poderá produzir melhores resultados.
O envio de um pagamento às cobranças deve ser um último recurso, e Weiss nunca recomenda fazê-lo antes dos 90 dias de atraso. Antes disso, deve usar métodos que não envolvam a notificação do pagamento pendente às agências de crédito.
Mais de 90 dias de atraso
No prazo de 90 dias, é altura de entregar as coisas ao crédito mal parado, disse Weiss. No entanto, verifique primeiro os números – dependendo do montante da factura, pode não valer o tempo, problemas e despesas de utilização de uma agência de cobranças.
Felizmente, a maioria das pequenas empresas não pode anular as facturas não pagas. Isto porque utilizam frequentemente o método de contabilidade de caixa, o que significa, para efeitos fiscais, que só se reportariam receitas e despesas quando o dinheiro mudasse de mãos, disse Swyter.
“Uma vez que nunca recebeu as receitas da factura não paga, não há nada a amortizar”, disse ela. Pode, no entanto, deduzir as despesas em que incorreu relacionadas com o trabalho ou com a tentativa de cobrança na factura. Por exemplo, se comprou amostras de tecido para mostrar ao cliente ou apanhou um táxi para se encontrar com o cliente, pode amortizar essas despesas.