Em 2019 o patrocínio de eventos é um conceito comum e uma consideração para a maioria dos organizadores de eventos. Se estiver a patrocinar qualquer tipo de evento, o patrocínio representa uma grande oportunidade tanto para si como para o seu patrocinador. Alguns eventos terão mesmo múltiplos patrocinadores. O patrocínio de eventos está agora a permear festivais e eventos locais mais pequenos em todo o Reino Unido.
Então, porque é que o patrocínio de um evento é tão importante e popular? Vejamos o quê, porquê e como patrocinar um evento.
O que é o patrocínio de um evento?
Patrocínio de um evento é quando uma empresa ou organização apoia um evento financeiramente ou fornecendo produtos ou serviços. A empresa ou organização que presta este apoio é conhecida como patrocinador.
Mais amplamente é um tipo de promoção em que duas partes beneficiam mutuamente de um acordo para trabalharem em conjunto. Pode ser instigada por qualquer um dos lados. Um organizador de eventos pode muito bem identificar patrocinadores adequados e contactá-los para ver se gostariam de patrocinar o seu evento. Alternativamente, uma empresa pode desenvolver relações de patrocínio com um determinado evento.
As vantagens do patrocínio de eventos
A relação simbiótica entre organizador e patrocinador do evento é extremamente importante por várias razões. Em última análise, o patrocínio oferece uma série de benefícios tanto ao organizador do evento como ao patrocinador.
Por que razão um evento teria um Patrocinador?
As organizações de eventos usam frequentemente o patrocínio por três razões:
– Para financiar o evento. Os patrocinadores ajudarão a financiar o seu evento para que possa criar a melhor experiência de evento para o seu público.
– Para elevar o perfil do evento e atingir novas audiências. Se o seu patrocinador tiver uma grande audiência, um organizador do evento tem a oportunidade de promover o seu evento a essa audiência. Ter um patrocinador bem conhecido pode ajudá-lo a vender mais bilhetes para o evento.
– Estar ligado ou associado a uma marca respeitável ou ‘fixe’ irá melhorar as suas credenciais. É por isso que é tão importante escolher um patrocinador que se ajuste bem ao seu evento.
Por que razão uma empresa patrocinaria um evento?
O que é que eles têm a ganhar com isso? O patrocínio de um evento é uma parte do plano de marketing integrado de uma empresa. As empresas estão sempre em busca de oportunidades lucrativas de patrocínio de eventos. Isto deve-se ao facto de terem muito a ganhar com a relação.
Marketers são encarregados de colocar a sua marca, produto ou empresa à frente de audiências relevantes. Se conseguirem fazer isto em volume num evento, tanto melhor. A empresa terá permissão para exibir a sua marca no evento e alguns materiais de marketing. Os comerciantes sabem que se combinarem o seu produto ou marca com o evento certo, podem obter visibilidade e acesso a públicos-alvo difíceis de alcançar. Como organizador de eventos deve estar sempre ciente da oportunidade única que pode oferecer aos marqueteiros.
Os diferentes tipos de patrocínio de eventos
Existem quatro tipos principais de patrocinadores que um organizador de eventos poderia considerar. Estes são categorizados num artigo do Gevme e resumidos abaixo. É importante saber a diferença entre cada tipo e o que lhe podem oferecer.
Patrocínio financeiro
Estes patrocinadores dão dinheiro ao seu evento em troca de uma série de benefícios pré-determinados. Estes serão delineados num acordo de patrocínio. Exemplos incluem a colocação de logótipos no local do evento e em materiais promocionais, criação de conteúdos pré e pós-evento e qualquer actividade durante o próprio evento.
Patrocínio dos media
Os orçamentos necessários para ganhar exposição mediática são frequentemente proibitivos. Por conseguinte, encontrar um patrocinador mediático pode ser extremamente útil. Estes patrocinadores pagarão por alguma cobertura mediática, quer seja um anúncio televisivo ou um artigo numa publicação relevante. Podem também utilizar os seus próprios canais para promover o seu evento.
P>Patrocínio em espécie
Este tipo de patrocínio centra-se no fornecimento de produtos ou serviços em vez de dinheiro. Pode tratar-se de um espaço de encontro, catering, bebidas, ou fornecimento de sessões de eventos adicionais.
Parceiros promocionais
Parceiros com figuras públicas, bloggers ou celebridades locais com influência considerável e/ou muitos seguidores podem dar ao seu evento o impulso de que necessita. Eles podem. ajudar a promover o seu evento junto do seu próprio público de várias maneiras.
Como obter um Patrocinador para um Evento
Image via The Library of Congress on Flickr
Como pedir Patrocínio
Para obter um patrocinador para o seu evento, terá de elaborar uma proposta de caso de negócios que poderá enviar aos seus potenciais patrocinadores. Eles precisarão de saber muitas informações sobre o seu evento. Isto deve incluir:
- Quem é
- Qual é o seu evento
- Onde é o seu evento
- Quem irá participar (demografia)
- Quantas pessoas irão participar
É importante notar que seleccionar o patrocinador certo é provavelmente o aspecto mais importante deste processo. Iremos abordar este assunto um pouco mais tarde. Adaptar sempre a proposta de modo a que tenha o tom de voz certo para comunicar com esse patrocinador e destacar os benefícios específicos para eles. Demonstre que compreende o negócio que se aproxima para o patrocínio, conhecendo as suas necessidades e falando a sua língua.
Escrever uma proposta de patrocínio de um evento pode ser bastante complicado, pois terá de incluir um custo de investimento para o seu patrocinador. A melhor maneira de fazer é avaliar o que tem para oferecer. Há vários passos a dar antes de poder estimar afectivamente quanto vale o seu evento em termos de patrocínio:
Listing Marketing Assets
Seu evento representa uma oportunidade para o patrocinador expor a sua marca. Percorra o local do seu evento e identifique todos os locais potenciais que um patrocinador possa anunciar a sua marca e/ou logótipo.
Lugares típicos para a divulgação da sua marca:
- banners sobre entradas e saídas
- banners no palco
- logos em ecrãs de apresentação
- zonas de retro-reflexão
- programas de eventos
- pontos de informação
Haverá também outras formas que um patrocinador poderá comercializar no seu evento. Se tiver uma área de bastidores, esta poderá ser uma oportunidade para o seu patrocinador dar amostras de produtos. Podem também fornecer artigos para sacos de boas festas que são distribuídos aos participantes.
A partir disto, terá um inventário de bens de marketing. Outros bens para o seu evento poderão incluir:
- Direitos de nomes de programas
- Prestados de produtos e amostras
- Exposição de oportunidades no evento
- Oportunidades de falar no evento
- Menções no seu sítio web
- Meios de comunicação social mencionam nos seus posts de marketing
- Newsletters e mailings
A cada oportunidade de marketing para o seu patrocinador é uma mais-valia que pode oferecer. Para ajudar na sua proposta, liste todos estes bens à medida que vai.
Determine Reach
Agora que sabe o que tem para oferecer, é importante calcular o alcance potencial de cada bem. O patrocínio corporativo é uma forma de publicidade, pelo que traçar o possível impacto dos seus bens será fundamental quando tentar atrair um patrocinador.
Para o fazer terá de saber algumas coisas:
- como muitas pessoas irão ao evento.
- como muitas pessoas irão receber programas e outro material, como sacos de boas festas.
p>Pense em quantas vezes esse bem será visto por cada pessoa. Isto dependerá de onde se encontra e de quão proeminente será a sua posição. Por exemplo, se o seu bem estiver acima da entrada, pode estar bastante confiante em prever que cada pessoa que assista ao seu evento verá esse bem cada vez que passar.
Isto dar-lhe-á uma ideia de quantas pessoas irão ver esses bens. Use a sua lista de activos para fazer um gráfico do alcance potencial de cada activo.
Avalie os seus activos
Deverá agora ter um inventário de todos os activos disponíveis para o seu patrocinador com alguma ideia de quantas impressões cada activo poderia obter.
É difícil colocar um custo contra cada activo. Isto dependerá realmente da dimensão e dos tipos de negócios que abordar para o patrocínio. Poderá sentir que o seu patrocinador pode pagar preços ligeiramente mais elevados porque se trata de um grande negócio. Por outro lado, se estiver a tentar atrair empresas recém-criadas, poderá decidir baixar o custo de cada activo.
Definir custos para cada activo é difícil, mas tem em conta o número de pessoas que virão a esse evento, o tipo de pessoa e a facilidade com que se chega através de outros canais, e a dimensão das empresas a que se aproxima para o patrocínio. Faça uma estimativa do valor que cada impressão seria para cada activo para esse negócio. Embora isto não lhe dê um valor concreto, poderá julgar os activos individuais e decidir quais devem ser vendidos por um valor superior.
Package Your Assets
Em vez de vender cada activo individualmente, embalar os seus activos para serem vendidos em pacotes acabará por o ajudar com uma proposta escrita e com os seus resultados. Se puder categorizar o valor de cada pacote, ajudará o seu patrocinador com um ROI.
Isto também significa que o seu patrocinador estará obrigado a comprar um número substancial de activos em vez de apenas alguns. Essencialmente, ganhará mais dinheiro se conseguir agrupar os seus bens.
Dividir os seus bens em categorias de valor. Por exemplo, o Nível 1 conteria os activos de maior valor, o Nível 2 para os activos de gama média e o Nível 3 conteria os seus activos mais pequenos e menos proeminentes – a opção mais barata para o seu patrocinador. Isto permitir-lhe-á então listar os custos de patrocínio do evento para patrocinadores.
Além dos números importantes, faça uma lista dos benefícios que as empresas receberão com o patrocínio do seu evento. Isto poderá ser uma exposição a potenciais clientes e meios de comunicação social:
- participação esperada no evento
- presença no website & esforços promocionais dos meios de comunicação social
- geração de leads
- sinalização de eventos
- inclusão de publicidade
- esforços de marketing viral
p> agora deve ter tudo o que precisa para se sentir atraído, documento de proposta de patrocínio abrangente e de tipo empresarial.
Selecção do Patrocinador Certo para o seu Evento
Ao considerar o patrocínio para o seu evento, é importante reconhecer que terá de encontrar um parceiro que se adeqúe ao seu evento. Este deve ser o seu foco principal. Serão eles um bom ajuste para o seu evento? O seu público-alvo é o mesmo ou podem promovê-lo a novos públicos? Representam os mesmos valores que a sua organização de eventos – quer ser associado a essa marca? Existem riscos associados com o patrocinador? Tem de analisar a demografia dos seus participantes e considerar os valores da sua marca antes de identificar os patrocinadores que se adequam bem.
Deve ser uma prioridade encontrar o patrocinador certo para o seu evento. Acertar e a relação entre a organização do evento e o patrocinador irá colher grandes recompensas para ambas as partes a curto e longo prazo.
Encontrar patrocinadores para um evento: As nossas melhores dicas
Existem várias maneiras de encontrar patrocinadores para o seu evento. Aqui estão três formas de identificar o patrocinador perfeito.
One – Fale com funcionários, parceiros, membros do seu conselho de administração, etc. para descobrir que ligações eles têm. Consulte os seus contactos no Facebook e no LinkedIn para ver se há alguém que possa ajudar a fazer uma ligação para si. Talvez eles o possam apresentar a pessoas que lidam com patrocínios de empresas.
Two – Faça uma lista de todas as empresas a que acha que o seu evento iria apelar. Visite os seus websites para obter detalhes de contacto. Da mesma forma, pesquise quais as empresas que patrocinaram eventos semelhantes ao seu. Evite formulários em linha ou chatbots, pois a sua correspondência pode ser perdida ou ignorada. Indique os números de telefone de origem ou endereços de correio electrónico relevantes dos decisores dentro dessa empresa.
Três – Contacte uma agência de patrocínio de eventos. Eles ajudarão a ligá-lo a potenciais patrocinadores relevantes.
Gerir o seu relacionamento com um patrocinador de evento
Como um patrocínio é essencialmente um negócio entre si e o seu patrocinador, é uma boa ideia ter um acordo ou contrato de patrocínio de evento. Este conterá os detalhes específicos, juntamente com os termos e condições do seu acordo. Ter uma confirmação escrita sob a forma de contrato significa que quaisquer transacções entre as partes são registadas e acordadas com.
Na condição de garantir o patrocínio do seu evento e de existir um acordo, certifique-se de que as trata bem se quiser que voltem para futuros eventos. Uma excelente maneira de garantir que isto aconteça é dedicar alguém da sua equipa a gerir as relações com o patrocinador. Eles podem fazer a ligação entre as partes para garantir que todos os detalhes são cobertos.
Event Sponsorship Checklist
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lista de verificação de patrocínio de eventos 20 bedford way
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