Um Tesoureiro é tipicamente encarregado de supervisionar a gestão e relatórios das finanças de uma organização. Geralmente, tal como acontece com outros cargos oficiais, os deveres específicos do Tesoureiro são declarados nos estatutos de uma organização.
Desde que a gestão financeira de uma organização esteja directamente ligada às responsabilidades do Tesoureiro, a execução das suas responsabilidades pelo Tesoureiro terá um forte impacto na percepção, confiança, e garantia do público em geral. Tendo isto em mente, as organizações devem procurar Tesoureiros com competências desejáveis tais como literacia financeira, atenção aos detalhes, pontualidade na conclusão das tarefas, manutenção de registos claros e precisos, e vontade de fazer perguntas.
Duas e Responsabilidades do Tesoureiro
Tipicamente, as funções do Tesoureiro incluem o seguinte:
p>Gestão e/ou supervisão financeira. Um Tesoureiro pode gerir ou supervisionar a gestão dos assuntos financeiros da organização, incluindo frequentemente tarefas básicas como a selecção de um banco, reconciliação de extractos bancários, e gestão do fluxo de caixa. Em algumas organizações, o Tesoureiro pode também ser responsável por investir fundos de forma consistente com as leis aplicáveis. O Tesoureiro deve ter conhecimento sobre quem tem acesso aos fundos da organização e quaisquer contas ou débitos pendentes. O Tesoureiro deve criar e manter sistemas para assegurar a solvência contínua da organização e supervisionar o desenvolvimento das políticas financeiras da organização. Políticas úteis a considerar incluem autoridade de assinatura de cheques, reembolso de despesas, utilização de cartões de crédito, e políticas de pequenos montantes, se aplicável.
Orçamentos. O Tesoureiro pode ser responsável por preparar, ou facilitar a preparação de um orçamento anual, bem como controlar e comparar regularmente as receitas e despesas reais incorridas em relação a esse orçamento. O desenvolvimento de um orçamento que apoie os objectivos da organização e impulsione a tomada de decisões é uma parte importante do sucesso de uma organização na realização da sua missão. O orçamento deve ser revisto e aprovado pela direcção, contudo, o Tesoureiro deve estar preparado para explicar e justificar o documento.
p>Relatórios. O Tesoureiro deve ter um conhecimento e uma compreensão profundos dos relatórios financeiros da organização e dos rácios financeiros importantes. O Tesoureiro deve manter o conselho de administração informado sobre os principais eventos financeiros, tendências e preocupações, e as suas avaliações sobre a saúde fiscal da organização. A Tesoureira é também geralmente responsável por preencher, ou assegurar o preenchimento dos formulários de relatórios financeiros exigidos (incluindo o Formulário 990 do IRS) de forma atempada e disponibilizar estes formulários para análise do conselho.
Ligação Financeira. Um Tesoureiro especializado deve ser capaz de traduzir conceitos e informações financeiras para os membros do conselho que não tenham antecedentes financeiros ou experiência financeira substancial. O Tesoureiro deve passar algum tempo a aprender os detalhes das finanças da organização e as leis aplicáveis, que podem incluir leis relacionadas com rendimentos auferidos, o imposto sobre rendimentos de negócios não relacionados, despesas apropriadas, e investimentos prudentes. A Tesoureira pode ser mais eficaz para a direcção quando facilita e encoraja o pensamento estratégico da direcção sobre a vitalidade financeira da organização a curto e longo prazo em relação ao seu avanço da missão da organização.
Califórnia sem fins lucrativos deve também conhecer a lei da Califórnia, que exige que as organizações sem fins lucrativos tenham uma Tesoureira e/ou um Director Financeiro (CFO). As organizações podem optar por ter tanto um Tesoureiro como um CFO, com, por exemplo, um Tesoureiro membro do conselho de administração a operar em complemento do CFO membro do pessoal. Neste caso, os deveres e responsabilidades do tesoureiro do conselho podem estar mais centrados em políticas e supervisão mais amplas. Quando uma organização tiver um Tesoureiro mas não tiver designado um CFO nos seus estatutos, o Tesoureiro será considerado o CFO por operação de lei.
p>Ultimamente, enquanto a gestão financeira é o foco principal do Tesoureiro, todo o conselho partilha a responsabilidade de supervisão financeira e responsabilidade.
Dicas para ser um Tesoureiro Eficaz
- Desenvolver e aplicar fortes controlos internos e políticas de gestão financeira
- Agurar relatórios financeiros precisos e completos e a manutenção adequada dos registos financeiros e das informações/resultados fiscais
- Avalie regularmente os riscos e se e como tais riscos devem ser mitigados
Leve um calendário de requisitos de arquivo e prazos e tenha atribuições claras (com backups) para ajudar a garantir que todos são cumpridos atempadamenteLe>Disponha os financeiros auditados sempre que necessário ou aconselhável
Trapas a evitar
- Negligenciar para limitar sabiamente o acesso e controlo dos fundos da organização
- Fail to keep and share with the board accurate and timely financial records
- Treat o formulário 990 apenas como um relatório financeiro e não como uma comunicação crítica de marketing
li>Dê conselhos legais ou fiscais aos doadores sobre a dedutibilidade das contribuições
Recursos
- Uma amostra de descrição de funções de Tesoureiro está disponível em Boardsource.org.
- Um Tesoureiro de uma organização totalmente voluntária terá geralmente mais responsabilidades do que o seu homólogo numa organização com pessoal. Ver Treasurer of All-Volunteer Organizations: Oito Responsabilidades Chave (Abacate Azul).
- Informação sobre a geração de relatórios financeiros está disponível no excerto “A Treasurer’s Report” do livro de John Paul Dalsimer, Self-Help Accounting: Um Guia para o Tesoureiro Voluntário. (Apenas o excerto fornecido foi revisto).
- Para uma breve panorâmica sobre as preocupações prudenciais relativas ao envolvimento do Tesoureiro num comité de auditoria baseado na Lei da Integridade das Organizações Sem Fins Lucrativos da Califórnia, leia o artigo anterior sobre “Lei da Integridade das Organizações Sem Fins Lucrativos – Comité de Auditoria”. Um guia da Lei da Integridade das Organizações Sem Fins Lucrativos está disponível aqui.
li>Artigo de Booney, “Papel dos Conselhos críticos durante a crise”, está disponível aqui.li>Artigo do Fundo de Assistência Sem Fins Lucrativos de Minnesota, “The Treasurer and Finance Committee – Who to Recruit and How to Use Them,” está disponível aqui.
li>Mais informação sobre o papel do CFO está disponível no artigo de Russell Pomeranz, “CFOs sem fins lucrativos”: Visionary Protectors of the Bottom Line, or Myopic Bean Counters?” do The CPA Journal Online.
Ver Deveres do Presidente e/ou Presidente do Conselho de Administração e Deveres do Secretário de uma Corporação Sem Fins Lucrativos.