8 Dicas para Escrever uma Carta de Facturação Atrasada que Vai Receber Pagamento

Correr com clientes por dinheiro é desconfortável para muitos proprietários de pequenas empresas e também pode consumir o seu precioso tempo.

P>P>P>P>É algo que precisa de ser feito para melhorar o fluxo de caixa e preparar o seu negócio para o sucesso, de acordo com o Entrepreneur.

Felizmente, existem formas de escrever e enviar a sua carta de facturação atrasada que podem tornar o processo menos doloroso e encorajar os seus clientes a pagar-lhe mais rapidamente.

Need um modelo de factura? FreshBooks tem modelos de facturas descarregáveis grátis para pequenas empresas.

Neste artigo, vamos cobrir:

• Folha no momento certo
• Inclua todas as facturas e detalhes de pagamento
• Tailor the Language
• Utilizar penalidades tardias
• Oferir um pagamento Plan
• Sê Polido
• Automate Reminder
• Enlistar Ajuda

Seguir no momento certo

Aqui estão algumas dicas para seguir no momento certo:

• Follow up the day after an invoice is due, especially if the client regularly pay late
• Follow up after a week or two if the client’s usually on time with payment or they’re a new client
• Follow up again at 30, 60 e 90 dias após a data de vencimento
• Try envia uma carta de factura em atraso no fim-de-semana quando a sua factura tem menos concorrência para a atenção do cliente
• Tues dias são o melhor dia para enviar um e-mail durante a semana, diz ao Entrepreneur. Tente enviar antes ou depois do almoço.
• Se tiver vários clientes com contas em atraso, envie todos os seus lembretes ao mesmo tempo para poupar tempo

Inclua todas as facturas e detalhes de pagamento

Faça com que seja fácil para o cliente lembrar-se de que factura precisa de pagar e como fazer o pagamento.

Inclua os seguintes detalhes na sua carta de factura em atraso:

• Número e data da factura
• Contas a pagar

Condições de pagamento tais como taxas de atraso

• Remessas de cartas anteriores
• Instruções para pagamento (incluir links em e-mails)
• Sua informação de contacto

Tailor the Language

A carta de factura atrasada que enviar no dia seguinte ao vencimento de uma factura não será definitivamente a mesma que enviar 60 dias depois do vencimento. Necessita de adaptar a sua língua de acordo com a situação.

Modelos de cartas de advertência de pagamento podem ser encontrados abaixo.

1-15 dias vencidos

Sejam amigáveis e educados. O seu objectivo é manter a sua relação com o seu cliente, ao mesmo tempo que lhe recorda suavemente a sua dívida.

30-60 Dias de Vencimento Passado

Ficar profissional mas ser firme e demonstrar a urgência do pagamento da factura. Neste momento, a factura está muito atrasada e não deve ter medo de o dizer.

90+ Dias Vencidos

Quanto mais tempo um cliente não pagar uma factura, menos provável é que pague de todo. Após 90 dias, é tempo de entregar a factura a uma agência de cobrança.

Uma carta de factura em atraso neste caso servirá para notificar o cliente de que entregará a sua conta a uma agência de cobrança num determinado número de dias se não receber o pagamento. Ou se ainda não receber o pagamento, informe o cliente de que a agência de cobranças entrará em contacto.

Utilizar Penalidades Atrasadas

As taxas atrasadas devem ser discutidas com um cliente no início de um projecto. Um cliente não pode ser emboscado com taxas tardias depois de uma factura estar atrasada. Isto só irá azedar a sua relação.

As taxas tardias podem ser um montante fixado ou uma percentagem do total da factura. Cada estado tem as suas próprias leis relativamente ao montante que pode cobrar.

• Por exemplo, se um estado lhe permitir cobrar 18% de juros, divida esse número por 12 para encontrar a taxa de atraso que pode cobrar mensalmente. A 18%, uma empresa pode cobrar 1,5% do total da factura em taxas de atraso numa base mensal.

Nem todas as empresas devem cobrar taxas de atraso. Este post do blog FreshBooks cobre os prós e contras de cobrar aos seus clientes taxas de atraso.

Obter um plano de pagamento

Entrepreneur recomenda oferecer ao seu cliente um plano de pagamento se a cobrança de taxas de atraso não parecer fazê-las. Dividir o total da factura em pedaços manejáveis. Não é o ideal, mas pelo menos está a aumentar a probabilidade de ser pago.

Seja educado

Ser educado na sua carta de facturação atrasada não é apenas uma cortesia. Pode também, na realidade, ajudá-lo a ser pago. FreshBooks descobriu que as facturas que incluíam frases como “por favor pague a sua factura dentro” e “obrigado pelo seu negócio” tinham na realidade 5 por cento mais probabilidades de ser pagas.

Cuidado em incluir “por favor” e “obrigado” na sua carta, mesmo quando a factura está atrasada há meses. No mínimo, melhora a imagem da sua empresa.

Automate Reminder

O software de facturação inclui frequentemente a opção de automatizar os lembretes para solicitar o pagamento. Pode definir quando deseja que um lembrete seja enviado – um dia, 30 dias, 60 dias, o que quiser – e uma mensagem pessoal com cada um. Desta forma, não tem de definir lembretes no seu calendário e enviar por e-mail ao cliente em cada data.

O software de facturação pode também adicionar automaticamente taxas de atraso ao total da factura, desde que tenha discutido previamente a sua política de taxas de atraso com o seu cliente.

Enlistar Ajuda

Às vezes, apesar das suas cartas de acompanhamento de pacientes e profissionais, um cliente simplesmente não tem intenção de pagar a sua factura.

Se a factura for grande, poderá ser altura de trazer uma agência de cobranças ou um advogado para o ajudar a cobrar a dívida. Utilize o website do Better Business Bureau para encontrar uma agência de cobranças respeitável.

Envie uma carta de facturação atrasada da penúltima vez citando a sua intenção de entregar a factura a um advogado ou agência.

Na carta final, notifique-os de que o seu advogado ou agência de cobranças entrará em contacto. Deve enviar ao cliente uma carta final de aviso para lhe dar uma última oportunidade de pagar antes de entregar a factura não paga.

P>As pessoas também perguntam:

• Como escrever uma carta de facturas vencidas
• Amostras de cartas de advertência de pagamento amigáveis

Como escrever uma carta de facturas vencidas

Aqui estão algumas dicas para escrever uma carta de facturas vencidas efectiva e profissional:

• Para facturas que estão apenas ligeiramente atrasadas, adicione a frase “para sua conveniência.” Um dia após o vencimento de uma factura, pode escrever: Para sua comodidade, estou a enviar um rápido lembrete sobre a factura #001 que devia ter sido emitida ontem.

li>Atacar a factura e adicionar links para opções de pagamento online fáceisli>Tente frases educadas como “a sua conta agora parece estar atrasada”

• Remover o cliente de discussões anteriores. Pode dizer: Como sabe, as facturas são devidas 15 dias após a data da factura. Isto lembra ao cliente a sua discussão original sobre as condições de pagamento.
• Não se esqueça de utilizar uma linguagem forte (mas ainda profissional) para facturas com mais de 60 dias de vencimento. Frases como “assunto urgente” ou “atenção imediata” transmitirão a seriedade da situação. A sua linha de assunto pode incluir frases como “Acção Requerida” ou “Importante”

li>Sê directo. Inclua na primeira linha da sua carta: Gostaríamos de o informar que a sua factura está agora 60 dias atrasada.

• Li>Remite o cliente que lhe irá telefonar para lhe dar seguimento. Isto pode abalá-los para a acção.

Amostras de lembrete de pagamento amigável

Os seus lembretes de factura em atraso devem ser adaptados à situação – quer a factura tenha um dia de atraso ou 90 dias de atraso. Aqui estão alguns lembretes de pagamento amigáveis mas firmes que pode enviar para melhorar as suas hipóteses de cobrança da dívida.

1-15 Dias de atraso

Hi ,

Este é um lembrete amigável de que a sua conta está agora atrasada. De acordo com os nossos registos, o montante de $xx está agora 7 dias vencido. Caso a factura não tenha sido recebida, uma cópia é anexada.

Aqui está um resumo da sua conta:

Número da factura:

Data da factura:

Valor exigível:

Data de vencimento:

Data de pagamento:

p>Por favor, envie o pagamento por cheque para o endereço indicado abaixo. Ou pode pagar com cartão de crédito através do nosso website em www.yourbusiness.com.

Como discutido anteriormente, as nossas condições de pagamento são de 30 dias a partir da data de emissão. Os pagamentos tardios são cobrados 3% por mês vencidos.

Agradecemos a sua atenção para este assunto e esperamos trabalhar consigo no futuro.

Best,

30-60 Dias Vencidos

Dear ,

P>Estamos a escrever para o informar que a sua conta está agora 30 dias vencida. O montante de $xx era devido em . Enviámos-lhe um aviso de vencimento passado e não recebemos uma resposta.

Este assunto requer a sua atenção urgente. Por favor, envie o pagamento assim que possível.

Número da factura:

Data da factura:

Total da factura:

Valor actual:

Data da factura:

Os nossos termos de pagamento são 30 dias a partir da data de emissão, conforme estabelecido no nosso contrato. A sua conta tem agora uma taxa adicional de atraso de 3 por cento.

Por favor contacte-me imediatamente sobre quando podemos esperar o pagamento. O pagamento pode ser efectuado através de cheque para o endereço abaixo indicado ou através do nosso website em www.yourbusiness.com.

Sinceramente,

90+ Dias de atraso

Dear ,

Requeremos a sua atenção urgente para resolver esta situação. Contactamo-lo sobre a sua factura vencida, sem qualquer resposta. A sua conta está agora 90 dias atrasada.

P>Por favor, envie o pagamento dentro de 10 dias úteis. Se não recebermos o pagamento até , encaminharemos imediatamente a sua conta para uma agência de cobranças.

P>Pagamento imediato de irá garantir que esta acção não será tomada.

Número da factura:

Data da factura:

Montante:

p>Valor actual:

Data da factura:

Os nossos termos de pagamento são 30 dias a partir da data de emissão. As taxas de atraso são de 3 por cento por mês. Como a sua factura tem 90 dias de atraso, foi acrescentada uma taxa de 9% de atraso ao total da factura.

Por favor informe-nos imediatamente quando planear enviar o pagamento. O pagamento pode ser feito por cheque para o endereço abaixo indicado ou através do nosso website em www.yourbusiness.com.

Sinceramente,