Neste artigo, pode encontrar algumas dicas sobre a dedução de despesas de viagem de negócios. Mas primeiro, teremos de definir o termo “viagens de negócios” e ajudá-lo a descobrir onde se encontra a sua residência fiscal (o local de onde viaja).
O que é uma viagem de negócios?
O IRS tem uma definição específica para viagens de negócios, com o objectivo de determinar se pode deduzir estas despesas de viagem para fins de negócios. O IRS diz que as viagens de negócios são viagens fora do seu domicílio fiscal que são “substancialmente mais longas do que um dia normal de trabalho” e que exigem que durma ou descanse enquanto estiver fora de casa.
Também deve dormir fora de casa para poder deduzir estas despesas, e a viagem também deve ser “temporária” (durar menos de um ano).
O que é um domicílio fiscal?
A sua residência fiscal é um conceito estabelecido pelo IRS para ajudar a determinar se uma viagem é dedutível. É definido pelo IRS como toda a cidade ou área geral onde se localiza o seu local de negócios habitual, não é o local onde vive.
Se tiver um escritório em sua casa, é provavelmente a sua residência fiscal; se tiver um escritório no centro da cidade em algum lugar, é a sua residência fiscal. Se trabalhar em vários locais e não tiver um local de trabalho regular, a sua residência fiscal pode ser onde vive.
Depois de ter determinado onde se encontra a sua residência fiscal (provavelmente com o seu profissional de impostos), esta residência fiscal pode ser utilizada para determinar se as suas despesas de viagem de negócios são dedutíveis. Se tiver de viajar para longe da sua residência fiscal durante a noite, ou se precisar de tempo para descansar e dormir durante as suas viagens, pode provavelmente contar as suas despesas durante a sua viagem como deduções em negócios.
1) Pode ser capaz de deduzir despesas de viagem de negócios numa viagem combinada de negócios/viagem pessoal
Se estiver a viajar dentro dos EUA, a sua viagem deve ser “inteiramente” de negócios para que possa deduzir despesas de viagem de negócios. Mas se houver algum tempo pessoal “incidental”, não há problema. Por exemplo, se estiver a viajar para Dallas a negócios e passar uma noite com a família na área, isso é incidental para o objectivo principal da viagem.
Por outro lado, tentar transformar uma viagem pessoal numa viagem de negócios não funcionará a menos que a viagem seja substancialmente para fins de negócios. O IRS diz,
“O agendamento de actividades de negócios incidentais durante uma viagem, tais como ver cassetes de vídeo ou assistir a palestras sobre assuntos gerais, não irá alterar o que é realmente uma viagem de férias numa viagem de negócios.”
Se parte ou toda a sua gorjeta estiver fora dos EUA, as regras do IRS são diferentes. A sua viagem internacional pode ser considerada relacionada com negócios se esteve fora dos EUA durante mais de uma semana e menos de 25% do tempo foi gasto em actividades pessoais.
2) Pode utilizar ajudas de custo diárias para calcular os custos das viagens de negócios
O termo “ajudas de custo diárias” significa por dia. As ajudas de custo são quantias consideradas razoáveis para despesas diárias durante a viagem, para refeições e despesas diversas. As taxas per diem são estabelecidas para viagens dos EUA e do estrangeiro, e as taxas diferem dependendo da área.
Por exemplo, as taxas per diem em cidades maiores dos EUA são mais altas do que para secções do país fora das grandes áreas metropolitanas. As empresas podem estabelecer as suas próprias taxas de per diem, mas a maioria das empresas utiliza as taxas estabelecidas pelo governo dos EUA.
Os reembolsos de per diem não são tributáveis se forem maiores Se os seus empregados receberem mais per diem do que a taxa máxima estabelecida pela Administração Geral de Serviços, o excesso é tributável para o empregado.
3) As viagens internacionais de negócios têm regras diferentes
se toda a sua viagem for fora dos EUA e passar todo o tempo em actividades de negócios, pode deduzir os custos de toda a viagem. Mesmo que não tenha gasto todo o seu tempo em actividades de negócios, a viagem é considerada como uma despesa de negócios, mas apenas se não tiver “controlo substancial” sobre o itinerário. Por exemplo, um funcionário que viaja como requisito de trabalho não tem controlo sobre a viagem, mas o dono da empresa teria.
Mas se a sua viagem o levar para fora dos EUA durante mais de uma semana, a viagem pode ser considerada inteiramente em negócios se gastar menos de 25% do tempo em actividades pessoais.
Se não gastar todo o seu tempo em actividades de negócios durante uma viagem internacional, só pode deduzir a parte de negócios de ida e volta ao destino. Deve alocar os custos entre actividades profissionais e pessoais,
4) Nem todos os custos de uma conta de hotel são dedutíveis Despesas de viagem
As despesas de quarto e impostos são dedutíveis, assim como as despesas de lavandaria, mas os custos pessoais adicionais, tais como taxas de ginásio ou de centro de fitness, e taxas de filmes ou jogos não são dedutíveis.
Pode deduzir as despesas de hotel por chamadas telefónicas ou utilização de um fax, e pode deduzir as gorjetas.
5) Pode não ser possível deduzir o custo de trazer um cônjuge numa viagem de negócios
O custo de trazer um cônjuge, filho, ou outras pessoas numa viagem de negócios é considerado uma despesa pessoal e não é dedutível. Mas poderá ser possível deduzir as despesas de viagem para o seu cônjuge se:
- A pessoa é um empregado
- Têm uma finalidade de negócio bona fire para as suas viagens
- A pessoa seria autorizada a deduzir as despesas de viagem
Se conseguir provar que a outra pessoa é empregada pelo negócio e que está a realizar negócios substanciais…tarefas relacionadas com a viagem (fazer actas em reuniões ou reuniões com clientes de negócios) poderá ser possível deduzir o custo da viagem desta pessoa.
6) Pode deduzir 50% dos custos de refeições numa viagem de negócios
Pode deduzir o custo das refeições durante a viagem, mas as despesas de entretenimento já não são dedutíveis. Também não pode deduzir os custos de refeições “luxuosas ou extravagantes”. Os custos de refeições são dedutíveis a 50%, e o limite de 50% aplica-se também aos impostos e gorjetas para refeições de negócios. Para fazer a dedução do custo das refeições, pode utilizar quer os custos reais quer um subsídio de refeição padrão, lembrando o limite de 50%.
7) Pode ser possível deduzir o custo de um cruzeiro para uma viagem de negócios, com certos limites
O custo de um cruzeiro pode ser dedutível, até ao limite actualmente especificado determinado pelo IRS (actualmente $2.000).Deve também poder demonstrar que o cruzeiro estava directamente relacionado com um evento de negócios, como uma reunião de negócios ou uma reunião do conselho de administração.
O IRS impõe requisitos estritos adicionais específicos para a dedução de viagens de cruzeiro como despesa de negócios, por razões óbvias.
Este artigo é para informação geral; todos estes regulamentos de dedução de impostos são complicados, e há muitas qualificações e excepções. Consulte a Publicação 463 do IRS para detalhes sobre cada um destes assuntos relacionados com viagens, e consulte os seus profissionais da área fiscal e jurídica antes de tomar medidas que possam afectar o seu negócio.