U heeft wellicht besloten dat u uw werknemers of een deel daarvan via automatische overboeking gaat betalen. Directe storting vereenvoudigt de hoeveelheid werk die u moet doen om uw werknemers te betalen. Maar werknemers kunnen u vragen wanneer zij hun loon kunnen verwachten. Wanneer wordt de directe storting verwerkt?
Wat is directe storting?
Directe storting is een soort elektronische overmaking die wordt beschermd door de Electronic Fund Transfer Act (EFTA). Met directe storting kunnen werkgevers het loon van een werknemer elektronisch rechtstreeks op zijn bankrekening storten. Op die manier hoeft u zich geen zorgen te maken over het wekelijks uitschrijven van een cheque of het contant uitbetalen van werknemers.
U kunt directe storting misschien verplicht stellen, afhankelijk van de wet op directe storting van de werkgever in de staat waarin uw bedrijf is gevestigd. Of een werknemer kan ervoor kiezen zijn loon via directe storting te ontvangen. Werknemers die gebruik willen maken van directe storting, moeten u informatie verstrekken om hun directe storting in te stellen.
Directe storting brengt een aantal kosten met zich mee. U kunt verantwoordelijk zijn voor het betalen van setupkosten, maandelijkse accountkosten, en transactiekosten wanneer u uw werknemers betaalt. Overweeg online salarissoftware te gebruiken die gratis directe storting biedt.
Als een werknemer directe storting wil, hebt u de naam en het routingnummer van zijn bank nodig, het type rekening (cheque of spaarrekening) en het rekeningnummer. Gewoonlijk vragen werkgevers een geannuleerde cheque om de informatie te verifiëren.
Wanneer u gebruik maakt van directe storting, moet u werknemers een loonstrookje verstrekken. Op het loonstrookje staan het loon en de inhoudingen van de werknemer vermeld.
Wanneer vindt de automatische storting plaats?
Je werknemers kunnen zich afvragen wanneer zij hun loonstrookje ontvangen. Sommige werkgevers kiezen voor een maandelijkse, tweewekelijkse of wekelijkse uitbetaling. Uw loonfrequentie bepaalt wanneer u de loonstrook indient en wanneer uw werknemers hun directe storting ontvangen.
Hoe lang het duurt voordat de directe storting is verwerkt, hangt af van veel verschillende factoren. Kijk eens naar het volgende om te antwoorden: “Wanneer gaat de directe storting van het salaris door?”
Directe stortingsservice
Het weten wanneer de directe storting doorgaat, hangt af van het directe stortingssysteem dat u gebruikt. Als u gebruikmaakt van salarissoftware of een andere vorm van loonbelastingdienstverlening, heeft de softwareservice hoogstwaarschijnlijk directe storting ingebouwd.
Als u salarissoftware gebruikt, zal de softwareservice u instrueren wanneer u de loonstrook voor directe storting moet indienen. En als u geen salarissoftware gebruikt, geven de meeste automatische stortingsdiensten u opties voor het tijdstip waarop u de loonlijst moet indienen.
Uw salarissoftware, automatische stortingsdienst of bank laat u weten op welke datum u de loonlijst moet indienen.
Inleverdatum
Afhankelijk van de directe stortingsdienst die u hebt, moet u de loonlijst op een bepaalde dag indienen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen de loonstrook één, twee of vier bankwerkdagen voor de betaaldag in te dienen.
Een kortere periode tussen de indiening van de loonstrook en de betaaldag kost u doorgaans meer geld. Zie het als het versturen van een pakje met de post. Als u wilt dat het pakket sneller op de plaats van bestemming komt, moet u iets meer betalen.
Bedenk dat het tijdstip waarop de directe storting wordt verwerkt, afhangt van wanneer het Federal Reserve System, en dus het Automated Clearing House (ACH), open is. Directe storting wordt alleen verwerkt van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van feestdagen.
Vakanties
Hoe werkt directe storting op feestdagen? Als de bank gesloten is voor een feestdag, dient u de directe storting normaal gesproken een dag eerder in, zodat uw werknemers hun loon op het normale tijdstip ontvangen.
Als u de salarisadministratie voert en uw werknemers via salarissoftware betaalt, kan de softwaredienst u waarschuwen om uw salaris eerder in te dienen dan normaal.
Directe storting tips
Zorg ervoor dat uw werknemers weten wanneer ze hun urenbriefjes moeten invullen of hun uren moeten invoeren in hun online tijdregistratieportaal. Het kan nuttig zijn om ze elke loonperiode op dezelfde dag hun urenbriefjes te laten invullen.
Geef uzelf voldoende tijd om de urenbriefjes van uw werknemers door te nemen en goed te keuren vóór de deadline voor het indienen van de loonlijst voor directe storting.
Voorbeeld van tijdlijn voor directe storting
Bijvoorbeeld, u betaalt uw werknemers tweewekelijks op vrijdag. De directe stortingsdienst die u gebruikt, eist dat u de loonstrook vier dagen voordat uw werknemers de directe storting ontvangen, indient.
Vraag uw werknemers om hun urenstaten een week voordat ze de loonstrook moeten ontvangen, te hebben ingevuld. Op die manier kunt u hun urenstaten doornemen en voorbereiden voor indiening vóór de uiterste datum voor indiening.
Hier volgt een voorbeeld van hoe u de loonlijst voor een tweewekelijkse loonperiode zou kunnen uitvoeren:
Heeft u een loonlijstsysteem nodig dat gratis directe storting biedt? Met de online salarissoftware van Patriot hebt u de mogelijkheid om werknemers te betalen via gratis directe storting. Probeer het vandaag nog gratis uit!
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.