Wachtlijsten gebruiken

Een wachtlijst helpt studenten aan open plaatsen in gesloten klassen; het garandeert geen plaats, maar wacht tot er een vrijkomt.

Beheerders die wijzigingen kunnen aanbrengen in sluitingslimieten, kunnen wachtlijsten van afdelingen beheren.

Vragen over lijsten.

Hoe werkt een wachtlijst? Voordat er wachtlijsten waren, konden studenten bij heropening van een gesloten klas alleen in de klas komen als ze het geluk hadden zich in te schrijven op het moment dat de plaatsen vrijkwamen – en alleen tijdens hun toegangsperiode. Wanneer studenten lessen laten vallen, vult het wachtlijstsysteem die plaatsen echter automatisch met studenten op de wachtlijst, en kan het dit doen buiten de toegangsperioden van studenten om.

Wanneer zijn wachtlijsten beschikbaar? Voor beheerders wordt het systeem geactiveerd als het RC-scherm aangaat, een paar weken voordat de inschrijving begint. Voor studenten en docenten zijn de lijsten actief vanaf het begin van de inschrijving tot en met de vierde lesdag (tweede lesdag in de zomer), als ze zijn ingeschakeld door de afdeling. Na de vierde/tweede dag hebben studenten toestemming nodig om een klas toe te voegen.

Hoe kom ik bij de wachtlijsten van mijn afdeling? Beheerders kunnen bij hun lijsten komen via UT Direct ” Academic Services ” UT Registrar Waitlist System, waar ze lijsten kunnen kiezen van elke afdeling die hen RC-toegang geeft.

Wat kunnen medewerkers met wachtlijsten doen? U kunt lijsten bekijken, lijsten aan- en uitzetten, studenten verwijderen, een lijstrooster e-mailen, de activiteit op en wijzigingen aan een lijst bijhouden, en de activiteit van een student op alle lijsten gedurende een semester bijhouden. U kunt geen studenten aan een lijst toevoegen. Studenten moeten zichzelf toevoegen.

Wat kan een docent met wachtlijsten doen? Ze kunnen de wachtlijsten zien voor elke klas waaraan ze lesgeven, maar verder kunnen ze niet met de lijsten werken. Docenten kunnen de wachtlijst van hun klas bekijken door op het unieke nummer in CLIPs te klikken en vervolgens op de link “wachtlijst bekijken” te klikken in de sectie KLAS INSTELLEN van het navigatiemenu aan de linkerkant van de pagina.

Wat kunnen studenten met wachtlijsten doen? Ze kunnen zich aansluiten bij maximaal twee lijsten per cursus, en kunnen er maximaal vier tegelijk actief hebben. Op de persoonlijke pagina ‘Bekijk mijn wachtlijsten’ kunnen studenten hun plaats op elke lijst zien, systeemmeldingen bekijken, zich op elk moment van hun lijst laten halen en ‘ruilklassen’ kiezen om lessen van hun rooster te halen als ze op hun wachtlijst staan.

Waarom moet ik een lijst aan- of uitzetten? Een lijst is alleen beschikbaar voor studenten als deze aan staat. U kunt een lijst op elk gewenst moment aanzetten nadat het RC-scherm voor de betreffende klas beschikbaar is geworden. Zet een lijst aan als uw afdeling een lijst aangeboden wil hebben voor registratie. Zet een lijst uit als uw afdeling het aantal plaatsen manipuleert om de inschrijvingen te beheren tijdens oriëntatie of in FIG’s, omdat het openen van plaatsen studenten zal toevoegen van de lijst in plaats van de bedoelde groep. Dergelijke lijsten kunnen later weer aangezet worden, nadat de inschrijvingsverplichtingen zijn nagekomen.

• Als een lijst aan staat, worden de studenten gerangschikt in de volgorde waarin ze op de lijst staan. Als er een plaats vrijkomt in de klas, wordt die opgevuld door de eerstvolgende gekwalificeerde student op de lijst.
• Als de lijst is uitgeschakeld, wordt de inschrijving opgeschort totdat de lijst weer wordt ingeschakeld of totdat alle studenten van de lijst zijn verwijderd. Wanneer een lijst zonder studenten wordt uitgeschakeld, verloopt de registratie normaal: een open plaats wordt opgevuld met wie zich als volgende inschrijft.

Kan ik met lijsten op het mainframe werken? Nee. U kunt wel wachtlijstinformatie zien op uw RC-scherm, maar u kunt er alleen mee werken in UT Direct.

Kan ik een student nog steeds direct in een klas plaatsen? Ja. U kunt een student in een klas plaatsen met een PF1 overschrijving in NRTTVR. De leerling komt dan wel van de wachtlijst af als hij er al op stond voor de overbrugging.

Waarom gebeurt er niets met een klas nadat ik het aantal plaatsen heb verhoogd? De plaatsen zullen niet meteen vol zijn, omdat het aantal plaatsen op de wachtlijst ’s nachts verandert. Controleer de klas morgenochtend.

Waarom zie ik niet al mijn afdelingen in het wachtlijstmenu? De pulldown toont al uw geautoriseerde afdelingen.

Wat kan ik doen nadat ik op Wachtlijsten aan/uit heb geklikt?

• Om een lijst aan of uit te zetten, vink je het keuzerondje rechts aan en klik je vervolgens op de knop Wijzigingen opslaan onderaan. Uitgeschakelde lijsten worden grijs; ingeschakelde lijsten worden geel.
• Om lijsten voor een hele pagina aan of uit te zetten, gebruikt u de keuzerondjes voor Alleen deze pagina onderaan en klikt u vervolgens op Wijzigingen opslaan. Aan-pagina’s worden geel, terwijl uit-pagina’s grijs worden.
• Om meer unieke lijsten te zien, klikt u op de link Volgende pagina onderaan, of springt u naar een unieke lijst door deze in te typen in het vak Begin bij Uniek en dan op Ga.
• Om een wachtlijst van een van deze pagina’s te zien, klikt u op het unieke nummer ervan links.

Hoe stop ik met het gebruik van een wachtlijst? Om een lijst volledig uit te schakelen, schakelt u deze eerst uit en laat u vervolgens elke student van de lijst vallen. Als een lijst zonder studenten uitstaat, verloopt de inschrijving normaal: een open plaats gaat naar de eerstvolgende persoon die zich aanmeldt.

Wat kan ik doen nadat ik op een uniek nummer heb geklikt?

• Om deze lijst aan te zetten, klik op Zet lijst aan in de linker navigatiebalk.
• Om meer studenten te zien, gebruik de pagina links onderaan om naar de Volgende pagina te gaan, of spring naar een specifiek paginanummer. Na pagina één gebruikt u de Prev link om terug te gaan naar een vorige pagina. In de balk onderaan zie je wanneer je aan het begin of het einde van een lijst bent.
• Om de wachtlijstactiviteit van een student te zien, klik je op de eid van de student.
• Om studenten te laten vallen, vink je de vakjes naast hun naam aan en klik je op de knop Laat aangevinkte studenten vallen. (Een popup vraagt u om bevestiging. Eenmaal bevestigd, toont de pagina het aantal studenten dat is afgevallen, en het systeem waarschuwt hen per e-mail en vertelt hen contact op te nemen met de afdeling.)

Wat kan ik doen op de pagina Een lijst bekijken?

• Om een lijst te e-mailen vanaf de pagina Een lijst bekijken, klikt u op Lijst e-mailen in de linker navigatiebalk. Als u een bericht wilt verzenden, vinkt u het vakje aan en klikt u op de knop Verzenden. (U wordt gevraagd uw keuze te bevestigen.) Eenmaal verzonden, krijgt u een bevestiging per e-mail. E-mails van studenten vermelden UT Austin Registrar als de afzender, en zij zullen niet in staat zijn u rechtstreeks te antwoorden.
• Om een student terug te zetten die per ongeluk van Zie een lijst is verwijderd, klikt u op Terugzetten naar lijst in de linker navigatiebalk. Op deze pagina voert u een geldige eid van een leerling in en klikt u op de knop Herstellen. De pagina toont u de plaats op de lijst waarnaar de leerling is teruggezet.

Hoe zorg ik ervoor dat de leerling wordt teruggezet?

Wat kan ik nog meer doen in het systeem?

• Om wijzigingen in een huidige lijst te zien, klikt u op Volg wijzigingen in lijst.
• Om een student op een lijst te volgen, klikt u op de eid van de student.
• Om een student op alle lijsten van dit semester te volgen, klikt u op Track Std Activity.

Hoe kan een student lid worden van een lijst? Als een student zich inschrijft voor een gesloten klas, krijgt hij de kans om op een wachtlijst te komen, mits zijn afdeling de lijst heeft ingeschakeld en de student voor ten minste één klas is ingeschreven.

Hoe verlaat een student een lijst?

• De student kan zichzelf laten vallen vanaf haar pagina Zie mijn wachtlijsten;
• U kunt de student laten vallen met een melding vanaf uw pagina Zie een lijst;
• Het systeem kan de student laten vallen door middel van vergetingen, zaps of terugtrekkingen; of
• De student kan het halen in de klas.

Hoe komt een student op een lijst in zijn klas? Als een ingeschreven student tijdens de registratie de klas verlaat, wordt een student op de wachtlijst aan de klas toegevoegd. Elke nacht vult het systeem zo veel mogelijk overgebleven plaatsen op.

Kan een student op een lijst blijven staan? Ja, op een aantal manieren.

• Door een afgevallen lijst;
• Door een volle of geannuleerde klas;
• Door een wijziging in reserveringen door de afdeling; of
• Door een roosterconflict met tijd, maximum uren, of een dubbele klas

Wat is een ruilklas? Dit is een klas in het rooster van een student die hij/zij heeft gekozen om te laten vallen als hij/zij wordt toegelaten tot een klas die op de wachtlijst staat. Een student kan bijvoorbeeld op de wachtlijst staan voor een gesloten ochtendvak, zich inschrijven voor een middagvak en dit als ruilvak kiezen. Als de gesloten klas opengaat en de leerling komt erin, vervalt de ruilklas. Op deze manier behoudt de student een plaats in de cursus en een kans op een betere. Ruilklassen worden gekozen wanneer de student zich op een lijst inschrijft tijdens de registratie, of later op de pagina Zie mijn wachtlijsten van de student in UT Direct.

Hoe kan ik training krijgen in dit systeem? Bel ons op het onderstaande nummer of schrijf je in voor onze “Registration & Registration Services: Everything You Need to Know” via UT Learn.