Veel nieuwe HR-professionals zijn niet zeker over wat een vooraankondiging van een nadelige actie is. Als de werkgever tijdens de aanwervingsprocedure de sollicitatie van een kandidaat afwijst, wordt dat een negatieve actie genoemd. Bedrijven nemen dergelijke maatregelen in overeenstemming met de informatie in een antecedentenonderzoek dat hen mogelijk schade kan berokkenen of hun reputatie kan schaden.
Dit kan niet alleen betekenen dat een baan wordt geweigerd, maar ook dat een overplaatsing of een promotie wordt geweigerd. Pre-Adverse en Adverse Action Notices maken deel uit van een procedure om de ondervraagde te informeren dat het bedrijf weigert verder te gaan met het proces van tewerkstelling.
ORDER NOW!
Het uitvoeren van een antecedentenonderzoek bij een kandidaat en het ontvangen van negatieve feedback kan vreselijk zijn. Maar, wat moet er in zo’n situatie gebeuren? De oplossing voor zo’n probleem lijkt misschien eenvoudig, namelijk de kandidaat afwijzen en verder gaan met het screenen van andere kandidaten. Dit kan echter gelijk staan aan het riskeren van een rechtszaak.
Werkgevers die gebruikmaken van de diensten van een CRA of een extern bureau voor kredietrapportage moeten zich houden aan de FCRA (Fair Credit Reporting Act).
Pre-Adverse Action Notice
Voordat de werkgever een negatieve actie onderneemt tegen een sollicitant op basis van negatieve informatie in het achtergrondonderzoeksrapport, moet hij de sollicitant hiervan op de hoogte stellen door middel van een brief of een kennisgeving.
In de brief wordt de sollicitant ervan op de hoogte gesteld dat er mogelijk een negatieve actie tegen hem/haar zal worden ondernomen. Dit wordt een “Pre-Adverse Action Letter” genoemd. Naast de brief moet de werkgever een kopie van het antecedentenonderzoek bijvoegen met een kopie van de samenvatting van zijn rechten onder de FCRA.
Op zoek naar persoonlijke antecedentenonderzoeken? Vraag direct een rapport aan bij ConsumerCredentials.com
Timing van actie is belangrijk
Nadat de Pre-Adverse Action Notice en de kopie van de samenvatting van hun rechten is verstuurd, mag de werkgever niet onmiddellijk verder gaan met het weigeren van een baan. Sollicitanten moeten een redelijke termijn en de gelegenheid krijgen om de juistheid of volledigheid van de informatie in het rapport in twijfel te trekken.
Hoewel de FCRA niet definieert wat ‘redelijke termijn’ is, stellen de Federal Trade Commission (FTC) en het Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) dat de sollicitant ten minste 5 werkdagen moet worden gegeven. Sommige rechtbanken noemen een termijn van 10 dagen. In dit soort gevallen is het echter verstandig om bij uw staat na te gaan of er wetten bestaan.
Pre-Adverse Action Notice is van vitaal belang om te voorkomen dat een sollicitant deel uitmaakt van een negatieve arbeidsmaatregel op basis van onjuiste informatie in het achtergrondcontrolerapport. Dus, om eerlijkheid te garanderen, is een kans om enig bewijs te presenteren met betrekking tot de onjuistheid van de informatie essentieel.
Integendeel, als de sollicitant in aanmerking komt voor de functie waarvoor hij solliciteert, mag hij niet worden geconfronteerd met nadelige arbeidsmaatregelen zoals aangegeven door de onjuiste informatie in het achtergrondcontrolerapport.
Wat gebeurt er als de sollicitant beweert dat de informatie onjuist is, maar geen bewijs levert?
In dit soort scenario’s bepaalt de wet dat de werkgever de sollicitant een eerlijke kans moet geven om de in de informatie opgenomen feiten te weerleggen. Bovendien moet de sollicitant in staat worden gesteld een klacht in te dienen bij de CRA.
Tegelijkertijd verbiedt de CRA in dit soort omstandigheden werkgevers niet om de sollicitant een baan te weigeren als hun motivering onbevredigend is. De CRA zal alle gemelde beweringen van onjuistheden in overweging nemen. Indien de CRA fouten constateert, krijgt de werkgever een geherstructureerd exemplaar van het achtergrondcontrolerapport.