Misschien was je op de middelbare school of universiteit klassenvoorzitter (of allebei, jij uitslover), of misschien heb je een zwak voor het bij elkaar brengen van mensen. Hoe dan ook, jij bent een van de gelukkigen die de opdracht heeft gekregen om je klasreünie te organiseren.
En hoewel sociale media de wereld op een ongekend niveau met elkaar hebben verbonden, is het organiseren van een klasreünie nog steeds een flinke onderneming die een enorme hoeveelheid planning en uitstekende netwerkvaardigheden vereist.
Om te voorkomen dat je je overweldigd voelt door het enorme project dat voor je ligt, volgt hier een richtlijn voor het goed plannen van een reünie, zodat de coole kids je deze keer niet zullen mijden.
Stel een reüniecommissie samen
Zeker, je kunt een reünie in je eentje plannen, en als je klas aan de kleine kant was (zeg, 10 mensen) ga er dan voor. Maar zelfs de meest ambitieuze planners kunnen al snel het onderspit delven bij het organiseren van een evenement van deze omvang. De algemene regel is dat een planningscomité één persoon moet hebben voor elke 25 die verwacht worden aanwezig te zijn. Traditioneel zijn klassenofficieren en koning en koningin van het bal voorbeeldige commissieleden, maar eigenlijk zou iedereen die bereid is tijd en energie in de zaak te steken in aanmerking moeten komen. Een divers comité wordt aanbevolen om ervoor te zorgen verschillende standpunten worden verstrekt.
Moderne technologie maakt het wervingsproces veel eenvoudiger dan het was in het verleden, als planners kunnen gebruik maken van Facebook-groepen en e-mail blasts om het woord uit te krijgen. Als je een beroep kunt doen op iemand uit een andere klas die al een reünie heeft gehouden, is dat nog beter, want die kan nuttige tips geven. Idealiter wordt de commissie 12 tot 18 maanden voor de reünie gevormd, zodat de deelnemers genoeg tijd hebben om hun vakantietijd in orde te maken en de commissie meer aantrekkelijke prijzen kan bedingen bij hotels en leveranciers.
Stel de verantwoordelijkheden van de commissie vast
Zoals uitstellers steeds weer leren, is Newtons eerste bewegingswet op zijn plaats: Een voorwerp (of persoon zoals u) in rust blijft in rust en een voorwerp (of persoon) in beweging blijft in beweging. Met andere woorden, het is gemakkelijker om thuis te komen van het werk, Spaghetti te eten en herhalingen van Seinfeld te kijken terwijl je op de bank wegkwijnt dan een reünie te plannen. Daarom moet elk commissielid een gedetailleerde lijst van verantwoordelijkheden hebben, samen met een deadline om hun doelen te bereiken.
De eerste keer dat de commissie bijeenkomt, of de eerste keer dat een gedetailleerde e-mail wordt verzonden, moet de hoofdplanner verantwoordelijkheden toewijzen aan elk lid, inclusief een lijst met taken die vervaldata en checklists bevatten. Het wordt aanbevolen deze verantwoordelijkheden en titels uit te delen:
Een voorzitter die vergaderingen leidt en groepsberichten verstuurt
Een groep die verantwoordelijk is voor financiën, kaartverkoop en donaties
Een groep die contactinformatie verzamelt, een website maakt en het evenement promoot
Een groep die potentiële locaties en leveranciers onderzoekt
Een groep die activiteiten en entertainment plant
Een budget opstellen
Dit evenement zal zichzelf niet terugverdienen en een van de populairdere manieren om reünies te financieren is de kaartverkoop en alumnidonaties. Bepaal het bedrag dat je van alumni nodig hebt (houd het totaal redelijk, anders loop je het risico dat je veel potentiële deelnemers van je vervreemdt) en houd rekening met waar het geld aan besteed zal worden. De belangrijkste zaken die je in je budget moet opnemen zijn:
Huurkosten van een zaal
Barbediening en catering
Tafels, stoelen, bestek, kopjes, borden
Entertainment (DJ’s of bands)
Als je een overschot aan middelen hebt, kun je ook geld opzij zetten voor versieringen, fotografen en wat voor andere elementen dan ook waarvan je denkt dat ze de reünie opfleuren.
Lokaliseer je klasgenoten
Sociale media zorgen ervoor dat dit niet meer het karwei is dat het ooit was, maar het is nog steeds geen gemakkelijke taak. Tenzij je drie maanden geleden bent afgestudeerd, is de kans groot dat veel klasgenoten zich hebben verspreid over de staat, het land en misschien wel de wereld. Laat dat je echter niet ontmoedigen.
Haal je oude jaarboek tevoorschijn en neem contact op met het alumnibureau van je school voor een lijst van klasgenoten en zodra die namen veilig zijn gesteld, ga je naar sociale media en professionele netwerksites zoals Facebook en LinkedIn. Maak op één of beide sites een groep aan voor je eindexamenklas en laat zo veel mogelijk mensen weten dat er een reünie op stapel staat. Zodra een paar mensen weten van de reünie, zal het bericht zich als een lopend vuurtje verspreiden en voor je het weet, zullen je pagina’s bezaaid zijn met potentiële reüniegangers. Uiteindelijk (bij voorkeur twee maanden voor de reünie) heb je een lijst met deelnemers die grotendeels klaar is, hoewel je ruimte moet laten voor late toezeggers.
Finaliseer een datum en reserveer de locatie
Proberen om een willekeurig aantal mensen op dezelfde tijd en plaats bij elkaar te krijgen is een uitdaging, vooral als die groep banen, gezinnen en de verantwoordelijkheden heeft die bij volwassenheid horen. Om de meest democratische uitkomst te bieden, gebruik je de sociale media platforms Facebook en LinkedIn om je klasgenoten te polsen en de datum te kiezen die het beste past in de meeste van hun schema’s. Populaire reüniedata vallen vaak in de buurt van Thanksgiving of Kerstmis, wanneer klasgenoten al plannen om naar huis terug te keren voor de feestdagen.
Bij het kiezen van een locatie, overweeg dan om een locatie in de buurt van je alma mater te boeken. Dit maakt het pendelen gemakkelijker voor degenen die in het gebied zijn gebleven en kan dierbare herinneringen opleveren voor degenen die het pand jaren geleden hebben verlaten. Als je de reünie kunt houden in een gymzaal of auditorium op je oude middelbare school of universiteitscampus, nog beter.
Verstuur de uitnodigingen
Wanneer de reünie definitief is vastgesteld, plaats dan een formele uitnodiging op Facebook en LinkedIn, met de datum en het tijdstip van het evenement, de locatie, wie is uitgenodigd (inclusief kinderen of plus-ones als dat is afgesproken), de kosten van het evenement, een dresscode (indien van toepassing) en alle andere relevante informatie (activiteiten, diner, logistieke informatie) die je nodig acht.
Voordat je het weet, halen jij en je klasgenoten oude verhalen op en halen jullie herinneringen op aan vervlogen tijden. En je hebt de voldoening dat je weet dat je dit plan tot stand hebt gebracht.