In het Project Management Professional (PMP)® examen van PMI® vindt u een aantal vragen over earned value management (EVM). Samen met EVM, is het concept van “forecasting” ook belangrijk om te begrijpen. Prognoses worden gebruikt als een van de instrumenten en technieken in het proces “kostenbeheersing” onder het kennisgebied “projectkostenbeheer”. Als u uw PMP®-certificaat wilt behalen, zal ik in dit artikel een aantal inzichten over deze onderwerpen met u delen die u goed zou kunnen gebruiken om te bestuderen.
Bij het maken van prognoses zijn de twee belangrijkste maatstaven die worden gebruikt: estimate to complete (ETC) en estimate at completion (EAC). ETC is de verwachte kostprijs voor de voltooiing van het resterende werk van het project, terwijl EAC de verwachte totale kostprijs is voor de voltooiing van al het werk voor het project. Aangezien EAC de totale verwachte kosten beschouwt, is het de som van de werkelijke kosten die tot dusver voor het project zijn gemaakt (AC) en ETC. Als je dit in een vergelijking zet, krijg je:
Estimate at completion = Werkelijke kosten + Estimate to complete
of
EAC = AC + ETC
Dit is de hoofdformule voor EAC, die is afgeleid van AC en EAC.
Hoewel je bronnen kunt tegenkomen die verward zijn over EAC. In een aantal boeken, artikelen en tijdschriften wordt vermeld dat de EAC verandert op basis van bepaalde aannames. In feite verandert EAC helemaal niet direct op basis van verschillende aannames. ETC echter wel. En als ETC verandert, verandert op zijn beurt EAC.
Hoe en waarom?
ETC zijn de kosten die nodig zijn om het resterende werk te voltooien. Het wordt bepaald door een prestatiefactor of prestatie-index. Als je het in een vergelijking zet, krijg je:
ETC = Resterend werk / Prestatie factor
of
ETC = (Budget at Completion – Earned Value) / Prestatie factor
of
ETC = (BAC – EV) / Prestatie factor
De prestatie factor kan de kosten prestatie factor zijn of de kosten prestatie index (CPI). Het kan ook een combinatie zijn van CPI en schedule performance index (SPI) of een gewogen combinatie van CPI en SPI.
Dus waarom earned value gebruiken voor ETC berekening? Waarom niet de werkelijke kosten? Omdat we het hebben over het resterende werk – niet over de resterende kosten – bij het berekenen van ETC. Als het overblijvende kosten waren geweest, zou de formule “BAC – AC” zijn geweest. Maar voor het resterende werk zal ETC gelijk zijn aan “BAC – EV”.
Nu gaan we de aannames bekijken op basis waarvan de prestatiefactor verandert. U zult zien dat als de prestatiefactor verandert ETC, EAC ook zal veranderen.
Aanname #1: Toekomstige prestaties zullen hetzelfde zijn als prestaties uit het verleden
ETC = Resterend werk / prestatiefactor
of
ETC = Resterend werk / Kostprijs prestatiefactor
of
ETC = (BAC – EV) / CPI
Waarom nemen we standaard de CPI en niet de SPI? Omdat de berekening hier in de eerste plaats op de kosten is gericht en niet op het tijdschema. Onze hoofdformule voor EAC, zoals hierboven opgemerkt, is:
EAC = AC + ETC
Nu, door de zojuist berekende waarde van ETC op de vorige vergelijking te vervangen, wordt de gewijzigde vergelijking:
EAC = AC +
of
EAC = AC + –
of
EAC = AC + –
of
EAC = AC + – AC
of
EAC = BAC / CPI
Dit is wat je meestal zou zien in bijna al het referentiemateriaal voor het PMP® examen – de formule voor “Estimate for Completion is EAC = BAC / CPI.” Het wordt genoemd als de standaard formule in veel boeken en duidelijk geschreven als BAC / CPI, maar bijna nooit wordt het duidelijk uitgelegd. Zoals we zojuist zagen, wordt deze formule eenvoudigweg afgeleid door ETC.
Aanname #2: Toekomstige prestaties zullen gelijk zijn aan het geplande of gebudgetteerde percentage
Wanneer u voor het eerst plant en baseert, wordt aangenomen dat de prestatiefactor “één” zal zijn of dat EV en AC in de toekomst gelijk zullen zijn. Met andere woorden, uw CPI zal 1 zijn. ETC, zoals we al hebben gezien, is:
ETC = Werk resterend / Prestatie factor
of
ETC = Werk resterend / Kosten prestatie factor
of
ETC = (BAC – EV) / CPI
Uitgaande van de CPI waarde 1, wordt ETC:
ETC = (BAC – EV) / 1
of
ETC = BAC – EV
Onze hoofdformule voor EAC is:
EAC = AC + ETC
Vervangt u, de waarde van ETC berekend in deze veronderstelling, dan wordt de vergelijking voor EAC:
EAC = AC + (BAC – EV)
Hier ziet u opnieuw dat ETC de formule voor EAC aanstuurt op basis van een veronderstelling.
Aanname #3: Toekomstige prestaties worden beïnvloed door zowel kosten- als planningsprestaties
In dit voorbeeld hebben we het niet alleen over kostenprestaties, maar ook over planningsprestaties. Waarom? Stel dat uw project het goed doet wat betreft planning, maar niet wat betreft kosten. In zo’n geval is het mogelijk dat je uiteindelijke ETC lager uitvalt als je zowel SPI als CPI in aanmerking neemt, in plaats van alleen CPI.
Als we dit toepassen op de formule van ETC, krijgen we:
ETC = Work remaining / Performance factor
of
ETC = Work remaining / (Cost performance factor * Schedule performance factor)
of
ETC = (BAC – EV) / (CPI * SPI)
Voor de performance factor in de vorige vergelijking hebben we rekening gehouden met zowel SPI als CPI.
Ook hier luidt onze vergelijking voor EAC: EAC = AC + ETC.
Nu, gebruikmakend van de hierboven genoemde waarde van ETC, is de vergelijking voor EAC:
EAC = AC +
Aanname #4: Future Performance Will Be Influenced by Some Proportion of Schedule as well as Cost Performance
Dit is een variant op aanname #3. In dit geval wordt een weging gegeven aan zowel CPI als SPI bij het berekenen van ETC. Als we 80 procent gewicht geven aan CPI en 20 procent aan SPI, is de vergelijking voor ETC:
ETC = Resterend werk / prestatiefactor
of
ETC = Resterend werk /
of
ETC = (BAC – EV) /
Onze formule voor EAC is:
EAC = AC + ETC
Vervanging van ETC, die wij voor deze aanname hebben berekend, is de vergelijking voor EAC:
EAC = AC + (BAC – EV) /
Overige variaties in weging zijn ook mogelijk, zoals 50 procent voor CPI en 50 procent voor SPI. Dit zal in overeenstemming zijn met het oordeel van de projectmanager.
Aanname # 5: Het oorspronkelijke plan is niet langer geldig
In dit geval moet je ETC herberekenen met behulp van een bottom-up benadering. Dit wordt “Bottom-up ETC” genoemd. Voor deze aanname wordt de vergelijking voor EAC dus:
EAC = AC + Bottom-up ETC
U kunt EAC en ETC grafisch weergeven als S-curves in de onderstaande figuur.
Als u zich voorbereidt op uw PMP®-examen, zult u klaar zijn om verschillende formules met betrekking tot EAC en ETC te berekenen door te onthouden:
- Veronderstel niet dat EAC verandert op basis van bepaalde aannames. ETC is wat er werkelijk verandert. U moet zich concentreren op ETC en hoe ETC wordt berekend op basis van verschillende aannames;
- De formule voor EAC is “AC + ETC,” en daarom is het EAC dat verandert op basis van ETC, omdat EAC is afgeleid van ETC. Het is niet andersom. ETC verandert niet op basis van EAC; en
Door zich te concentreren op ETC en ETC te begrijpen als de verdeling van het werk dat overblijft met een prestatiefactor, en het is ETC dat EAC aanstuurt, kan een PMP® aspirant gemakkelijk verschillende formules met betrekking tot EAC en ETC berekenen.
Afbeelding verkleind en bijgesneden. Met dank aan Tom Richardson en gelicenseerd voor hergebruik onder een Creative Commons Licentie (CC BY-SA 2.0).
Gerelateerde inhoud