Een penningmeester is gewoonlijk belast met het toezicht op het beheer en de rapportage van de financiën van een organisatie. Net als bij andere bestuursfuncties worden de specifieke taken van de penningmeester doorgaans vastgelegd in de statuten van de organisatie.
Aangezien het financiële beheer van een organisatie direct verband houdt met de verantwoordelijkheden van de penningmeester, heeft de uitvoering van zijn verantwoordelijkheden een grote invloed op de perceptie, het vertrouwen en de betrouwbaarheid van het publiek in de non-profitorganisatie als geheel. Met dit in gedachten moeten organisaties op zoek gaan naar penningmeesters met gewenste vaardigheden, zoals financiële kennis, aandacht voor detail, tijdigheid bij het voltooien van taken, duidelijke en nauwkeurige administratie, en de bereidheid om vragen te stellen.
Taken en verantwoordelijkheden van de penningmeester
Typisch omvatten de taken van de penningmeester het volgende:
Financieel beheer en/of financieel toezicht. Een penningmeester kan het beheer van de financiële zaken van de organisatie beheren of overzien, vaak inclusief basistaken als het selecteren van een bank, het afstemmen van bankafschriften en het beheren van de kasstroom. In sommige organisaties kan de penningmeester ook verantwoordelijk zijn voor het beleggen van fondsen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. De penningmeester dient te weten wie toegang heeft tot de middelen van de organisatie en welke openstaande rekeningen of schulden er zijn. De penningmeester moet systemen opzetten en onderhouden om de solvabiliteit van de organisatie te waarborgen en toezicht houden op de ontwikkeling van het financiële beleid van de organisatie. Nuttige beleidslijnen zijn onder meer de bevoegdheid om cheques te ondertekenen, onkostenvergoedingen, het gebruik van creditcards en het beleid inzake kleine kasbedragen, indien van toepassing.
Begrotingen. De penningmeester kan verantwoordelijk zijn voor het opstellen van een jaarlijkse begroting of het faciliteren van de opstelling daarvan, alsmede voor het regelmatig controleren en vergelijken van de werkelijke inkomsten en uitgaven met die begroting. De ontwikkeling van een begroting die de doelstellingen van de organisatie ondersteunt en de besluitvorming stuurt, is een belangrijk onderdeel van het succes van een organisatie bij de uitvoering van haar missie. De begroting moet worden beoordeeld en goedgekeurd door het bestuur, maar de penningmeester moet bereid zijn het document toe te lichten en te verantwoorden.
Rapportages. De penningmeester moet een grondige kennis en begrip hebben van de financiële verslagen en belangrijke financiële ratio’s van de organisatie. De penningmeester moet het bestuur op de hoogte houden van belangrijke financiële gebeurtenissen, trends en zorgen, en haar beoordeling van de fiscale gezondheid van de organisatie. De penningmeester is in het algemeen ook verantwoordelijk voor het tijdig invullen of laten invullen van de vereiste financiële rapportageformulieren (waaronder het IRS-formulier 990) en het beschikbaar stellen van deze formulieren voor de beoordeling door het bestuur.
Financiële liaison. Een bekwame penningmeester moet financiële concepten en informatie kunnen vertalen voor bestuursleden die geen financiële achtergrond of substantiële financiële ervaring hebben. De penningmeester moet tijd besteden aan het leren van de bijzonderheden van de financiën van de organisatie en de toepasselijke wetten, waaronder wetten met betrekking tot inkomen uit arbeid, de belasting op niet-gerelateerde bedrijfsinkomsten, passende uitgaven en verstandige investeringen. De penningmeester kan het meest effectief zijn voor het bestuur als zij het strategisch denken van het bestuur over de financiële vitaliteit van de organisatie op korte en lange termijn in relatie tot de bevordering van de missie van de organisatie faciliteert en aanmoedigt.
Californische non-profitorganisaties moeten ook op de hoogte zijn van de Californische wet, die vereist dat non-profitorganisaties een penningmeester en/of een Chief Financial Officer (CFO) hebben. Organisaties kunnen ervoor kiezen om zowel een penningmeester en een CFO te hebben, met bijvoorbeeld een bestuurslid penningmeester die aanvullend werkt op het personeelslid CFO. In dat geval kunnen de taken en verantwoordelijkheden van de penningmeester meer gericht zijn op een breder beleid en toezicht. Als een organisatie wel een penningmeester heeft, maar in de statuten geen CFO heeft aangewezen, wordt de penningmeester van rechtswege beschouwd als CFO.
Tot slot: hoewel het financieel beheer in de eerste plaats een taak is van de penningmeester, deelt het hele bestuur in de verantwoordelijkheid voor het financiële toezicht en de financiële verantwoording.
Tips voor een effectieve penningmeester
- Ontwikkel en handhaaf een sterk beleid voor interne controle en financieel beheer
- Zorg voor een accurate en volledige financiële verslaglegging en het correct bijhouden van de financiële administratie en informatie/belastingaangiften
- Beoordeelt regelmatig de risico’s en of en hoe deze risico’s moeten worden beperkt
- Houdt een kalender bij van indieningsvereisten en deadlines en heeft duidelijke opdrachten (met back-ups) om ervoor te zorgen dat deze allemaal tijdig worden gehaald
- Laat de financiën van de organisatie financiële gegevens te laten controleren wanneer dit vereist of raadzaam is
Vallen te vermijden
- Nalaten op verstandige wijze de toegang tot en controle over de middelen van de organisatie te beperken
- Nalaten nauwkeurige en tijdige financiële bescheiden bij te houden en met het bestuur te delen
- Behandel het formulier 990 slechts als een financieel verslag en niet als een kritische marketingmededeling
- Geef juridisch of fiscaal advies aan donoren over de aftrekbaarheid van bijdragen
Bronnen
- Een voorbeeld van een functieomschrijving voor penningmeester is beschikbaar op Boardsource.org.
- Een penningmeester van een organisatie die geheel uit vrijwilligers bestaat, heeft over het algemeen meer verantwoordelijkheden dan haar tegenhanger in een organisatie met personeel. Zie Treasurers of All-Volunteer Organizations: Eight Key Responsibilities (Blue Avocado).
- Ret Booney’s artikel, “Role of boards critical during crisis,” is hier beschikbaar.
- Minnesota Nonprofit Assistance Fund artikel, “The Treasurer and Finance Committee – Who to Recruit and How to Use Them,” is hier beschikbaar.
- Informatie over het genereren van financiële verslagen is beschikbaar in het uittreksel “A Treasurer’s Report” uit het boek van John Paul Dalsimer, Self-Help Accounting: A Guide for the Volunteer Treasurer. (Alleen het gegeven uittreksel is beoordeeld).
- Meer informatie over de rol van CFO is beschikbaar in Russell Pomeranz’s artikel, “Nonprofit CFO’s: Visionary Protectors of the Bottom Line, or Myopic Bean Counters?” van The CPA Journal Online.
- Voor een kort overzicht van de prudentiële bezwaren met betrekking tot de betrokkenheid van de penningmeester in een auditcommissie op basis van de Nonprofit Integrity Act van Californië, leest u de vorige post over “Nonprofit Integrity Act – Audit Committee.” Een gids voor de Nonprofit Integrity Act is hier beschikbaar.
Zie Taken van de voorzitter en/of voorzitter van het bestuur en Taken van de secretaris van een non-profitorganisatie.