Forse sei stato presidente di classe al liceo o all’università (o entrambi, sei uno che si impegna molto), o forse hai un talento per riunire le persone. In ogni caso, sei uno dei fortunati che sono stati incaricati di organizzare la tua riunione di classe.
E mentre i social media hanno connesso il mondo a un livello senza precedenti, organizzare una riunione di classe è ancora un’impresa notevole che richiede una quantità copiosa di pianificazione e superbe capacità di networking.
Per evitare che tu ti senta sopraffatto dall’enorme progetto che hai di fronte, ecco una linea guida su come pianificare correttamente una riunione, assicurandoti che i ragazzi cool non ti eviteranno questa volta.
Forma un comitato per la riunione
Certo, puoi pianificare una riunione da solo, e se la tua classe era sul lato più piccolo (come dire, 10 persone) vai per quello. Ma anche i pianificatori più ambiziosi potrebbero trovarsi rapidamente sconfitti dall’organizzazione di un evento di grandi dimensioni come questo. La regola generale è che un comitato di pianificazione dovrebbe avere una persona ogni 25 che si prevede partecipino. Tradizionalmente, gli ufficiali di classe e i re e le regine del ballo sono membri esemplari del comitato, ma in realtà, chiunque sia disposto a impegnare tempo ed energia alla causa dovrebbe essere considerato. La tecnologia moderna rende il processo di reclutamento molto più semplice di quanto non fosse in passato, dato che gli organizzatori possono utilizzare gruppi Facebook e email blast per diffondere la notizia. Se è possibile ottenere i servizi di qualcuno di un’altra classe che ha già tenuto una riunione, ancora meglio, in quanto saranno in grado di offrire consigli utili. Idealmente, un comitato sarà formato da 12 a 18 mesi prima della riunione, assicurandosi che i partecipanti abbiano abbastanza tempo per mettere in ordine le loro vacanze e che il comitato possa procurarsi prezzi più desiderabili da hotel e fornitori.
Stabilire le responsabilità del comitato
Come i procrastinatori imparano costantemente, la prima legge del movimento di Newton è in vigore: Un oggetto (o persona come te) a riposo rimane a riposo e un oggetto (o persona) in movimento rimane in movimento. In altre parole, è più facile tornare a casa dal lavoro, mangiare SpaghettiOs e buttare su repliche di Seinfeld mentre si langue sul divano che pianificare una riunione. Ecco perché ogni membro del comitato dovrebbe avere una lista dettagliata di responsabilità insieme ad una scadenza per realizzare i propri obiettivi.
La prima volta che il comitato si riunisce, o la prima volta che viene inviata una e-mail dettagliata, il capo organizzatore dovrebbe assegnare le responsabilità ad ogni membro, compresa una lista di compiti che include date di scadenza e liste di controllo. Si raccomanda di distribuire queste responsabilità e titoli:
Un presidente che guidi le riunioni e invii messaggi al gruppo
Un gruppo che si occupi delle finanze, della vendita dei biglietti e delle donazioni
Un gruppo che raccolga le informazioni di contatto, crea un sito web e promuove l’evento
Un gruppo che ricerca potenziali luoghi e fornitori
Un gruppo che pianifica attività e intrattenimento
Crea un budget
Questo evento non si pagherà da solo e tra i modi più popolari per finanziare le riunioni ci sono la vendita dei biglietti e le donazioni degli ex alunni. Determinate l’importo necessario da parte degli alumni (mantenete il totale ragionevole, per non rischiare di alienare molti potenziali partecipanti) e prendete in considerazione dove verranno spesi i soldi. Tra le cose principali da considerare nel budget ci sono:
Costo dell’affitto del locale
Barista e catering
Tavoli, sedie, argenteria, tazze, piatti
Intrattenimento (DJ o band)
Se hai un surplus di fondi, puoi anche mettere da parte un capitale per decorazioni, fotografi e qualsiasi altro elemento vario che pensi possa migliorare la riunione.
Trova i tuoi compagni di classe
I social media fanno sì che questo non sia più il lavoro di una volta, ma non è ancora un compito facile. A meno che tu non stia celebrando l’anniversario di tre mesi della tua classe di laurea, c’è una buona probabilità che molti compagni di classe si siano sparsi per lo stato, il paese e forse il mondo. Tuttavia, non lasciate che questo fatto vi scoraggi.
Riprendete il vostro vecchio annuario e contattate l’ufficio alunni della vostra scuola per una lista di compagni di classe e una volta che questi nomi sono assicurati, visitate i social media e i siti di networking professionale come Facebook e LinkedIn. Crea un gruppo su uno o entrambi i siti per la tua classe di laurea e informa il maggior numero possibile di persone che è in corso una riunione. Una volta che alcune persone vengono a sapere della riunione, il messaggio si diffonderà a macchia d’olio e in poco tempo le vostre pagine saranno piene di potenziali partecipanti alla riunione. Alla fine (preferibilmente due mesi prima della riunione), vi assicurerete una lista quasi completa di partecipanti, anche se dovreste lasciare spazio ai ritardatari.
Finire una data e prenotare la sede
Tentare di riunire un qualsiasi numero di persone allo stesso tempo e luogo è una sfida, specialmente quando quel gruppo ha lavori, famiglie e le responsabilità che accompagnano l’età adulta. Al fine di fornire il risultato più democratico, utilizzare le piattaforme di social media Facebook e LinkedIn per sondare i vostri compagni di classe e scegliere la data che meglio si adatta alla maggior parte dei loro programmi. Le date più popolari cadono spesso vicino al Ringraziamento o a Natale, quando i compagni di classe stanno già pianificando di tornare a casa per le vacanze.
Quando scegliete un luogo, considerate di prenotare un locale vicino alla vostra alma mater. Questo rende il pendolarismo più facile per coloro che sono rimasti nella zona e può fornire bei ricordi per coloro che hanno lasciato i locali anni fa. Se puoi tenere la riunione in una palestra o in un auditorium del tuo vecchio liceo o campus universitario, ancora meglio.
Invia gli inviti
Quando la riunione è finalmente determinata, pubblica un invito formale su Facebook e LinkedIn, includendo la data e l’ora dell’evento, il luogo, chi è invitato (includi i bambini o gli accompagnatori se è stato concordato), il costo dell’evento, un codice di abbigliamento (se applicabile) e qualsiasi altra informazione pertinente (attività, cena, informazioni logistiche) che pensi sia necessaria. Dai ai tuoi compagni di classe una scadenza per l’RSVP in modo da assicurare un buon numero di persone.
Prima che tu te ne accorga, tu e i tuoi compagni starete rivangando vecchie storie e ricordando i giorni passati. E avrete la soddisfazione di sapere che siete stati voi a mettere insieme questo piano.