Potresti aver deciso di pagare alcuni o tutti i tuoi impiegati tramite deposito diretto. Il deposito diretto aiuta a semplificare la quantità di lavoro che dovete fare quando si tratta di pagare i dipendenti. Ma i dipendenti potrebbero chiederti quando dovrebbero aspettarsi il deposito dei loro salari. Quando avviene il deposito diretto?
Cos’è il deposito diretto?
Il deposito diretto è un tipo di trasferimento elettronico di fondi protetto dall’Electronic Fund Transfer Act (EFTA). Usare il deposito diretto permette ai datori di lavoro di mettere elettronicamente il salario di un dipendente direttamente nel suo conto bancario. In questo modo, non c’è bisogno di preoccuparsi di scrivere a mano un assegno ogni settimana o di pagare i dipendenti in contanti.
Potresti essere in grado di rendere il deposito diretto obbligatorio, a seconda della legge sul deposito diretto del datore di lavoro dello stato in cui si trova la tua azienda. Oppure, un dipendente può scegliere di ricevere il salario tramite deposito diretto. I dipendenti che vogliono usare il deposito diretto devono fornirvi alcune informazioni per impostare il loro deposito diretto.
Il deposito diretto ha alcune spese. Potresti essere responsabile del pagamento delle spese di installazione, delle spese mensili del conto e delle spese di transazione quando paghi i tuoi dipendenti. Considera l’uso di un software di libro paga online che offre il deposito diretto gratuito.
Se un dipendente vuole il deposito diretto, avrai bisogno del nome e del numero di routing della sua banca, il tipo di conto (controllo o risparmio) e il suo numero di conto. Di solito, i datori di lavoro raccolgono un assegno annullato per verificare le informazioni.
Quando si usa il deposito diretto, è necessario fornire ai dipendenti una busta paga. Le informazioni sulla busta paga mostrano lo stipendio e le detrazioni di un dipendente.
Quando avviene il deposito diretto?
I tuoi dipendenti potrebbero chiedersi quando riceveranno i loro assegni. Alcuni datori di lavoro decidono di pagare con un programma mensile, bisettimanale o settimanale. La tua frequenza di pagamento determinerà quando invierai il libro paga e quando i dipendenti riceveranno il loro deposito diretto.
La quantità di tempo che il deposito diretto impiega per essere eseguito dipende da molti fattori diversi. Dai un’occhiata a quanto segue per rispondere: “
Servizio di deposito diretto
Sapere quando il deposito diretto passa dipende dal sistema di deposito diretto che usi. Se usi un software per il libro paga o un’altra forma di servizi fiscali per il libro paga, il servizio software molto probabilmente ha il deposito diretto incorporato.
Se usi un software per il libro paga, il servizio software ti indicherà quando devi presentare il libro paga per il deposito diretto. E, se non usi un software per il libro paga, la maggior parte dei servizi di deposito diretto ti danno opzioni per quando eseguire il libro paga.
Il tuo servizio software per il libro paga, il servizio di deposito diretto, o la banca ti faranno sapere la data in cui devi presentare il libro paga.
Data di presentazione
A seconda del servizio di deposito diretto che hai, dovrai presentare il libro paga entro un certo giorno. Per esempio, potresti avere l’opzione di presentare la busta paga uno, due, o quattro giorni bancari prima del giorno di paga.
Un periodo di tempo più breve tra quando presenti la busta paga e il giorno di paga ti costerà tipicamente più soldi. Pensate a questo come l’invio di un pacchetto nella posta. Se vuoi che il pacco arrivi a destinazione più velocemente, devi pagare un po’ di più.
Tieni presente che quando il deposito diretto viene effettuato dipende da quando il Federal Reserve System, e quindi l’Automated Clearing House (ACH), è aperto. Il deposito diretto viene processato solo dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni festivi.
Festivi
Come funziona il deposito diretto nei giorni festivi? Quando la banca è chiusa per un giorno festivo, normalmente invii il deposito diretto un giorno prima in modo che i tuoi impiegati ricevano il loro salario all’ora normale.
Se gestisci il libro paga e paghi i tuoi impiegati tramite un software per il libro paga, il servizio software potrebbe notificarti di inviare il libro paga prima del normale.
Consigli per il deposito diretto
Assicurati che i tuoi impiegati sappiano quando compilare i loro fogli di presenza o inserire le loro ore nel loro portale online per le presenze. Potrebbe essere vantaggioso fargli compilare i loro cartellini entro lo stesso giorno di ogni periodo di paga.
Consenti a te stesso di avere abbastanza tempo per esaminare e approvare i fogli di presenza dei tuoi dipendenti prima della scadenza per presentare il libro paga per il deposito diretto.
Esempio di tempistica per il deposito diretto
Per esempio, paghi i tuoi dipendenti su un programma bisettimanale il venerdì. Il servizio di deposito diretto che usi richiede che tu invii le buste paga quattro giorni prima che i tuoi dipendenti ricevano il deposito diretto.
Chiedete ai vostri dipendenti di far compilare i loro timesheet una settimana prima della scadenza della loro busta paga. In questo modo, puoi controllare i loro fogli di lavoro e prepararli per essere presentati prima della scadenza.
Qui c’è un esempio di come potresti gestire il libro paga per un periodo di paga bisettimanale:
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