L’elaborazione di una strategia di comunicazione è un’arte, non una scienza e ci sono molti modi diversi di affrontare il compito. I consigli forniti di seguito sono solo una guida. Sia che la vostra strategia di comunicazione sia progettata per un progetto specifico o per lo stesso periodo della vostra strategia organizzativa, dovrebbe stabilire quanto segue:
- Obiettivi
- Pubblico
- Messaggi
- Strumenti e attività
- Risorse
- Tempistiche
- Valutazione e modifiche
Obiettivi
I vostri obiettivi sono la chiave per il successo della vostra strategia di comunicazione. Essi dovrebbero assicurare che la vostra strategia di comunicazione sia guidata dall’organizzazione piuttosto che dalla comunicazione. La vostra attività di comunicazione non è fine a se stessa, ma dovrebbe servire e quindi essere allineata ai vostri obiettivi organizzativi. Chiedetevi cosa potete fare nell’ambito della comunicazione per aiutare la vostra organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi principali.
Allineare le vostre comunicazioni e gli obiettivi organizzativi vi aiuterà anche a rafforzare l’importanza e la rilevanza delle comunicazioni e quindi a rendere convincente il caso per un adeguato finanziamento dell’attività di comunicazione all’interno della vostra organizzazione.
Pubblico
Dovete identificare il pubblico con cui avete bisogno di comunicare per raggiungere i vostri obiettivi organizzativi. Il miglior pubblico a cui rivolgersi per raggiungere un obiettivo può non essere sempre quello più ovvio, e rivolgersi a un pubblico come i media può non sempre aiutare a raggiungere i vostri obiettivi. Tutti vorrebbero un profilo mediatico e politico più alto, ma le attività che mirano a questo obiettivo possono essere alla fine egoistiche e guidate solo dalla comunicazione, senza un impatto più ampio. Possono anche avere un effetto negativo se si dedicano a questo le risorse che altrimenti sarebbero destinate alla comunicazione con i principali stakeholder.
Messaggi
Il targeting strategico e la coerenza sono fondamentali per i messaggi della vostra organizzazione. Create un caso completo che copra tutti i messaggi chiave, ed enfatizzate i diversi elementi del caso per i diversi pubblici.
Per massimizzare l’impatto dovreste riassumere il caso in tre punti chiave che possono essere costantemente ripetuti. Ricorda che la comunicazione si basa sulla narrazione: usa una narrazione interessante, storie di interesse umano e immagini accattivanti.
Strumenti e attività
Identifica gli strumenti e le attività che sono più appropriati per comunicare i messaggi chiave al pubblico. Questi saranno suggeriti dal vostro pubblico, dai messaggi o da una combinazione dei due. Per esempio, una relazione annuale è uno strumento utile nelle comunicazioni aziendali, mentre una newsletter via e-mail si presta bene alle comunicazioni interne. Assicuratevi di adattare i vostri strumenti e le vostre attività al livello di tempo e alle risorse umane e finanziarie disponibili.
Risorse e tempi
Le regole chiave da osservare sono sempre quelle di consegnare ciò che promettete e mai promettere troppo. Usate le vostre risorse e i tempi per fissare livelli legittimi di aspettative e delineare il caso di maggiori risorse dedicate.
Valutazione e modifica
Considerate di eseguire un audit della comunicazione per valutare l’efficacia della vostra strategia sia con il pubblico interno che con quello esterno. Dovresti usare domande aperte con suggerimenti e punti di riferimento appropriati e, se possibile, affidare il lavoro a qualcuno di indipendente. Considerate e discutete attentamente i risultati e usateli per modificare la vostra strategia.
Esempi di pubblico da considerare sono il vostro staff, i finanziatori, gli obiettivi politici chiave e i media. Le domande che dovreste considerare sono:
- Cosa leggete/vedete/sentite?
- Cosa funziona/non funziona?
- Cosa vorreste vedere di più?
- Di quali informazioni avete bisogno che attualmente non vi sono fornite?
- Quanto spesso volete che comunichiamo con voi?
Mentre elaborate la vostra strategia, dovreste coinvolgere il vostro team e, su scala minore, l’intera organizzazione. Alimenta la strategia di comunicazione nella strategia organizzativa per assicurare il massimo allineamento ed efficienza.
Questo strumento è apparso per la prima volta nel Toolkit ODI, Successful Communication, A Toolkit for Researchers and Civil Society Organisations.