Un tesoriere è tipicamente incaricato di supervisionare la gestione e la segnalazione delle finanze di un’organizzazione. Generalmente, come per le altre posizioni ufficiali, i doveri specifici del tesoriere sono indicati nello statuto di un’organizzazione.
Siccome la gestione finanziaria di un’organizzazione è direttamente legata alle responsabilità del tesoriere, l’esecuzione delle sue responsabilità avrà un forte impatto sulla percezione del pubblico, sulla fiducia e sull’affidabilità del non profit nel suo complesso. Con questo in mente, le organizzazioni dovrebbero cercare tesorieri con abilità desiderabili come l’alfabetizzazione finanziaria, l’attenzione ai dettagli, la tempestività nel completare i compiti, una registrazione chiara e accurata, e la volontà di fare domande.
Doveri e responsabilità del tesoriere
In genere, i compiti del tesoriere includono i seguenti:
Gestione e/o supervisione finanziaria. Un tesoriere può gestire o supervisionare la gestione degli affari finanziari dell’organizzazione, spesso includendo compiti fondamentali come la selezione di una banca, la riconciliazione degli estratti conto e la gestione del flusso di cassa. In alcune organizzazioni, il tesoriere può anche essere responsabile dell’investimento dei fondi in conformità con le leggi vigenti. Il tesoriere deve essere a conoscenza di chi ha accesso ai fondi dell’organizzazione e di eventuali conti in sospeso o debiti. Il tesoriere dovrebbe creare e mantenere sistemi per assicurare la solvibilità dell’organizzazione e supervisionare lo sviluppo delle politiche finanziarie dell’organizzazione. Le politiche utili da considerare includono l’autorità di firma degli assegni, il rimborso delle spese, l’uso della carta di credito e le politiche per le piccole spese, se applicabili.
Budget. Il tesoriere può essere responsabile della preparazione, o della facilitazione della preparazione di un bilancio annuale, così come del regolare monitoraggio e confronto delle entrate e delle spese effettive sostenute rispetto a tale bilancio. Lo sviluppo di un bilancio che supporti gli obiettivi dell’organizzazione e guidi il processo decisionale è una parte importante del successo di un’organizzazione nel realizzare la sua missione. Il bilancio dovrebbe essere rivisto e approvato dal consiglio, tuttavia, il tesoriere dovrebbe essere preparato a spiegare e giustificare il documento.
Rapporti. Il tesoriere deve avere una conoscenza approfondita dei rapporti finanziari dell’organizzazione e dei rapporti finanziari importanti. Il tesoriere deve tenere il consiglio aggiornato sui principali eventi finanziari, tendenze e preoccupazioni, e le sue valutazioni sulla salute fiscale dell’organizzazione. Il tesoriere è anche generalmente responsabile per la compilazione, o per assicurare la compilazione, dei moduli di rendicontazione finanziaria richiesti (compreso il modulo 990 dell’IRS) in modo tempestivo e per rendere questi moduli disponibili per la revisione del consiglio.
Collegamento finanziario. Un tesoriere esperto dovrebbe essere in grado di tradurre i concetti e le informazioni finanziarie per i membri del consiglio che non hanno un background finanziario o una notevole esperienza finanziaria. Il tesoriere dovrebbe passare del tempo ad imparare i dettagli delle finanze dell’organizzazione e le leggi applicabili, che possono includere le leggi relative al reddito guadagnato, l’imposta sul reddito d’impresa non correlato, le spese appropriate e gli investimenti prudenti. Il tesoriere può essere più efficace per il consiglio quando facilita e incoraggia il pensiero strategico del consiglio sulla vitalità finanziaria a breve e lungo termine dell’organizzazione in relazione all’avanzamento della missione dell’organizzazione.
Le organizzazioni non profit della California devono anche essere consapevoli della legge della California, che richiede alle organizzazioni non profit di avere un tesoriere e/o un direttore finanziario (CFO). Le organizzazioni possono scegliere di avere sia un tesoriere che un CFO, con, per esempio, un tesoriere membro del consiglio che opera in aggiunta al CFO membro del personale. In tal caso, i doveri e le responsabilità del tesoriere del consiglio possono essere più focalizzati su politiche più ampie e sulla supervisione. Se un’organizzazione ha un tesoriere ma non ha designato un CFO nel suo statuto, il tesoriere sarà considerato il CFO per legge.
In definitiva, mentre la gestione finanziaria è l’obiettivo principale del tesoriere, l’intero consiglio condivide la responsabilità della supervisione finanziaria e della responsabilità.
Consigli per essere un tesoriere efficace
- Sviluppare e applicare forti controlli interni e politiche di gestione finanziaria
- Assicurare una rendicontazione finanziaria accurata e completa e la corretta conservazione dei registri finanziari e delle informazioni/ dichiarazioni fiscali
- Valutare regolarmente i rischi e se e come tali rischi devono essere mitigati
- Mantenere un calendario dei requisiti di archiviazione e delle scadenze e avere chiare assegnazioni (con backup) per aiutare a garantire che siano tutti rispettati in modo tempestivo
- Far controllare i conti dell’organizzazione finanziaria dell’organizzazione quando richiesto o consigliabile
Trappole da evitare
- Non limitare saggiamente l’accesso e il controllo dei fondi dell’organizzazione
- Non tenere e condividere con il consiglio registri finanziari accurati e tempestivi
- Trattare il modulo 990 solo come un rapporto finanziario e non come una comunicazione critica di marketing
- Fare consulenza legale o fiscale ai donatori sulla deducibilità dei contributi
Risorse
- Un esempio di descrizione del lavoro di tesoriere è disponibile su Boardsource.org.
- Un tesoriere di un’organizzazione di soli volontari avrà generalmente più responsabilità della sua controparte in un’organizzazione con personale. Vedere Tesorieri di organizzazioni di soli volontari: Eight Key Responsibilities (Blue Avocado).
- L’articolo di Ret Booney, “Role of boards critical during crisis,” è disponibile qui.
- L’articolo del Minnesota Nonprofit Assistance Fund, “The Treasurer and Finance Committee – Who to Recruit and How to Use Them,” è disponibile qui.
- Informazioni sulla generazione di rapporti finanziari sono disponibili nell’estratto “A Treasurer’s Report” dal libro di John Paul Dalsimer, Self-Help Accounting: A Guide for the Volunteer Treasurer. (Solo l’estratto fornito è stato rivisto).
- Più informazioni sul ruolo del CFO sono disponibili nell’articolo di Russell Pomeranz, “Nonprofit CFOs: Visionary Protectors of the Bottom Line, or Myopic Bean Counters?” di The CPA Journal Online.
- Per una breve panoramica sulle preoccupazioni prudenziali riguardanti il coinvolgimento del tesoriere in un comitato di revisione basato sul California Nonprofit Integrity Act, si prega di leggere il post precedente su “Nonprofit Integrity Act – Audit Committee”. Una guida al Nonprofit Integrity Act è disponibile qui.
Vedi Doveri del presidente e/o presidente del consiglio e Doveri del segretario di una società non profit.