Quando inizi il processo di pianificazione di un progetto, una delle prime cose a cui devi pensare è: cosa può andare storto? I problemi sorgeranno inevitabilmente, e avete bisogno di una strategia di mitigazione in atto per sapere come gestire i rischi sul vostro progetto.
Ma come si lavora per risolvere l’ignoto? Sembra un paradosso filosofico, ma non preoccupatevi – ci sono passi pratici che potete fare. In questo articolo, discuteremo delle strategie che ti permettono di dare un’occhiata ai rischi potenziali, in modo da poter identificare e tenere traccia dei rischi sul tuo progetto.
I dashboard del progetto ti aiutano a identificare i rischi prima che si trasformino in problemi. Dai un’occhiata ai dashboard di ProjectManager.com e porta la tua gestione del rischio al livello successivo.
Cos’è la gestione del rischio nei progetti?
La gestione del rischio nei progetti è il processo di identificazione, analisi e risposta a qualsiasi rischio che si presenta durante il ciclo di vita di un progetto per aiutare il progetto a rimanere in pista e raggiungere il suo obiettivo. La gestione del rischio non è solo reattiva; dovrebbe essere parte del processo di pianificazione per capire il rischio che potrebbe accadere nel progetto e come controllare quel rischio se in effetti si verifica.
Un rischio è qualsiasi cosa che potrebbe potenzialmente avere un impatto sulla tempistica, sulla performance o sul budget del progetto. I rischi sono potenzialità, e in un contesto di project management, se diventano realtà, vengono classificati come “problemi” che devono essere affrontati. La gestione del rischio, quindi, è il processo di identificazione, categorizzazione, prioritizzazione e pianificazione dei rischi prima che diventino problemi.
La gestione del rischio può significare cose diverse in diversi tipi di progetti. Su progetti su larga scala, le strategie di gestione del rischio potrebbero includere una pianificazione dettagliata per ogni rischio, per garantire che le strategie di mitigazione siano in atto in caso di problemi. Per i progetti più piccoli, la gestione del rischio potrebbe significare una semplice lista di priorità dei rischi alti, medi e bassi.
Come gestire il rischio
Per iniziare a gestire il rischio, è fondamentale iniziare con una definizione chiara e precisa di ciò che il tuo progetto è stato incaricato di realizzare. In altre parole, scrivete una carta del progetto molto dettagliata, con la visione del progetto, gli obiettivi, lo scopo e i deliverable. In questo modo i rischi possono essere identificati in ogni fase del progetto. Poi vorrai coinvolgere il tuo team all’inizio nell’identificazione di tutti i rischi.
Non aver paura di coinvolgere più del tuo team per identificare e dare priorità ai rischi. Molti project manager mandano semplicemente un’email al loro team di progetto e chiedono di mandargli le cose che pensano possano andare male nel progetto. Ma per tracciare meglio il rischio del progetto, dovresti portare l’intero team di progetto, i rappresentanti dei tuoi clienti e i fornitori in una stanza insieme e fare una sessione di identificazione del rischio.
Con ogni rischio che definisci, vorrai registrarlo da qualche parte-usando un modello di tracciamento del rischio ti aiuta a dare priorità al livello di rischio. Poi, create un piano di gestione del rischio per catturare gli impatti negativi e positivi sul progetto e quali azioni intraprenderete per affrontarli. Vorrai impostare incontri regolari per monitorare il rischio mentre il tuo progetto è in corso. La trasparenza è fondamentale.
Cosa è il rischio positivo?
Non tutti i rischi sono creati allo stesso modo. Il rischio può essere positivo o negativo, anche se la maggior parte delle persone assume che i rischi siano intrinsecamente questi ultimi. Dove il rischio negativo implica qualcosa di indesiderato che ha il potenziale di danneggiare irreparabilmente un progetto, i rischi positivi sono opportunità che possono influenzare il progetto in modi benefici.
I rischi negativi fanno parte del vostro piano di gestione dei rischi, proprio come i rischi positivi, ma la differenza è nell’approccio. Si gestiscono e si contabilizzano i rischi negativi noti per neutralizzare il loro impatto, ma anche i rischi positivi possono essere gestiti per trarne il massimo vantaggio.
Ci sono molti esempi di rischi positivi nei progetti: si potrebbe completare il progetto in anticipo; si potrebbero acquisire più clienti di quelli previsti; si potrebbe immaginare come un ritardo nella spedizione potrebbe aprire una potenziale finestra per migliori opportunità di marketing, ecc. È importante notare, però, che queste definizioni non sono incise nella pietra. Il rischio positivo può trasformarsi rapidamente in rischio negativo e viceversa, quindi devi essere sicuro di pianificare tutte le eventualità con il tuo team.
Come rispondere al rischio positivo
Come ogni altra cosa in un progetto, vorrai elaborare una strategia e avere i meccanismi in atto per raccogliere le ricompense che possono essere seminate nel rischio positivo. Usate questi tre consigli per guidare il vostro cammino:
- La prima cosa che vorrete sapere è se il rischio è qualcosa che potete sfruttare. Questo significa trovare il modo di aumentare la probabilità che quel rischio si verifichi.
- In seguito, potreste voler condividere il rischio. A volte voi da soli non siete attrezzati per trarre pieno vantaggio dal rischio, e coinvolgendo gli altri aumentate l’opportunità di ottenere il risultato più positivo dal rischio.
- Infine, potrebbe non esserci niente da fare, ed è esattamente quello che dovreste fare. Niente. Potete applicarlo anche al rischio negativo, perché non fare qualcosa a volte è la cosa migliore che potete fare di fronte a un rischio specifico nel contesto del vostro progetto.
Gestire il rischio in tutta l’organizzazione
La vostra organizzazione può migliorare anche adottando la gestione del rischio nella sua routine quotidiana? Sì!
Costruire un protocollo di gestione del rischio nella cultura della vostra organizzazione creando un insieme coerente di strumenti standard e modelli, con formazione, può ridurre le spese generali nel tempo. In questo modo, ogni volta che si inizia un nuovo progetto, non sarà come dover reinventare la ruota.
Cose come i registri e la storia della vostra organizzazione sono un archivio di conoscenze che possono aiutarvi a imparare da quell’esperienza quando affrontate il rischio in un nuovo progetto. Inoltre, adattando gli atteggiamenti e i valori della vostra organizzazione per diventare più consapevoli del rischio, la vostra organizzazione può sviluppare un senso migliore della natura dell’incertezza come un problema di core business. Con una governance migliorata vengono migliorate la pianificazione, la strategia, la politica e le decisioni.
6 passi nel processo di gestione del rischio
Quindi, come si gestisce qualcosa di apparentemente sfuggente come la gestione del rischio del progetto? Si fa un piano di gestione del rischio. È tutta una questione di processo. Trasforma gli svantaggi in vantaggi seguendo questi sei passi.
Identificare il rischio
Non puoi risolvere un rischio se non sai cos’è. Ci sono molti modi per identificare il rischio. Mentre procedete con questo passo, vorrete raccogliere i dati in un registro dei rischi.
Un modo è il brainstorming con il vostro team, colleghi o stakeholder. Trovate le persone con un’esperienza rilevante e organizzate delle interviste in modo da poter raccogliere le informazioni necessarie per identificare e risolvere i rischi. Pensate alle molte cose che possono andare male. Annotatele. Fate lo stesso con i dati storici sui progetti passati. Ora la tua lista di rischi potenziali è cresciuta.
Assicurati che i rischi siano radicati nella causa di un problema. Fondamentalmente, scava fino alla causa principale per vedere se il rischio è uno che avrà il tipo di impatto sul tuo progetto che deve essere identificato. Quando si cerca di minimizzare il rischio, è bene fidarsi del proprio intuito. Questo può indicarvi scenari improbabili che semplicemente supponete non possano accadere. Ricorda, non essere troppo sicuro di te. Usate il processo per eliminare i rischi dai non-rischi.
Analizza il rischio
Analizzare il rischio è difficile. Non ci sono mai abbastanza informazioni da raccogliere. Naturalmente, molti di questi dati sono complessi, ma la maggior parte delle industrie hanno delle best practices che possono aiutarvi nell’analisi. Potreste essere sorpresi di scoprire che la vostra azienda ha già una struttura per questo processo.
Quando valutate il rischio del progetto potete in definitiva e proattivamente affrontare molti impatti, come evitare potenziali controversie, affrontare questioni normative, conformarsi a nuove leggi, ridurre la vostra esposizione e minimizzare l’impatto.
Quindi, come si analizza il rischio nel vostro progetto? Attraverso l’analisi qualitativa e quantitativa del rischio, puoi determinare come il rischio avrà un impatto sulla tua tabella di marcia e sul tuo budget.
Prioritizza il rischio
Non tutti i rischi sono creati allo stesso modo. È necessario valutare il rischio per sapere quali risorse assemblare per risolverlo quando e se si verifica.
Avere una grande lista di rischi può essere scoraggiante. Ma si può gestire questo semplicemente categorizzando i rischi come alti, medi o bassi. Ora c’è una linea d’orizzonte e si può vedere il rischio nel contesto. Con questa prospettiva, potete iniziare a pianificare come e quando affronterete questi rischi.
Alcuni rischi richiedono un’attenzione immediata. Questi sono i rischi che possono far deragliare il tuo progetto. Il fallimento non è un’opzione. Altri rischi sono importanti, ma forse non minacciano il successo del vostro progetto. Potete agire di conseguenza. Poi ci sono quei rischi che hanno un impatto minimo o nullo sulla tabella di marcia e sul budget generale del progetto. Alcuni di questi rischi a bassa priorità potrebbero essere importanti, ma non abbastanza per perderci tempo.
Assegnare un proprietario al rischio
Tutto il tuo duro lavoro per identificare e valutare il rischio è inutile se non assegni qualcuno per supervisionare il rischio. Infatti, questo è qualcosa che si dovrebbe fare quando si elencano i rischi. Chi è la persona che è responsabile di quel rischio, identificandolo quando e se dovesse verificarsi e poi guidando il lavoro per risolverlo?
Questa determinazione spetta a voi. Ci potrebbe essere un membro del team che ha più capacità o esperienza nel rischio. Allora quella persona dovrebbe guidare la carica per risolverlo. O potrebbe essere solo una scelta arbitraria. Naturalmente, è meglio assegnare il compito alla persona giusta, ma è altrettanto importante assicurarsi che ogni rischio abbia una persona responsabile per esso.
Pensaci. Se non assegnate ad ogni rischio una persona incaricata di tenerlo d’occhio e poi di risolverlo quando e se dovesse presentarsi, vi state aprendo ad altri rischi. Una cosa è identificare il rischio, ma se non lo gestisci non stai proteggendo il progetto.
Rispondere al rischio
Ora la gomma colpisce la strada. Hai trovato un rischio. Tutta la pianificazione che avete fatto sta per essere messa in pratica. Per prima cosa devi sapere se si tratta di un rischio positivo o negativo. È qualcosa che puoi sfruttare per il miglioramento del progetto?
Per ogni rischio principale identificato, crei un piano per mitigarlo. Sviluppate una strategia, un piano preventivo o di emergenza. Poi agisci sul rischio in base alla priorità che gli hai assegnato. Avete delle comunicazioni con il proprietario del rischio e, insieme, decidete quale dei piani che avete creato implementare per risolvere il rischio.
Monitorare il rischio
Non potete semplicemente impostare delle forze contro un rischio senza monitorare il progresso di quell’iniziativa. È qui che entra in gioco il monitoraggio. Chiunque possieda il rischio sarà responsabile del monitoraggio dei suoi progressi verso la risoluzione. Ma tu dovrai rimanere aggiornato per avere un quadro accurato dei progressi complessivi del progetto per identificare e monitorare nuovi rischi.
Vorrai impostare una serie di riunioni per gestire i rischi. Assicurati di aver già deciso i mezzi di comunicazione per farlo. È meglio avere vari canali dedicati alla comunicazione.
Qualunque cosa scegliate di fare, ricordate: siate sempre trasparenti. E’ meglio che tutti nel progetto sappiano cosa sta succedendo, così sanno a cosa stare attenti e aiutano a gestire il processo.
Gestire il rischio con ProjectManager.com
Utilizzare un modello di monitoraggio del rischio è un inizio, ma per avere ancora più controllo sui rischi del tuo progetto vorrai usare un software di project management. ProjectManager.com ha una serie di strumenti che ti permettono di affrontare i rischi in ogni fase del progetto.
Carte di Gantt per piani di gestione dei rischi
Usa i nostri premiati diagrammi di Gantt per creare piani dettagliati di gestione dei rischi per evitare che i rischi diventino problemi. Pianifica, assegna e monitora i compiti del progetto con piena visibilità. I membri del team possono anche aggiungere commenti e file ai compiti assegnati, così tutta la comunicazione avviene a livello di progetto, in tempo reale.
Schede Kanban per la gestione & Prioritizzazione dei rischi
Utilizza le nostre schede kanban per ordinare e dare priorità ai tuoi rischi se esistono in un ambiente più agile. Puoi usare tag personalizzati per identificare i compiti come rischi all’interno del tuo progetto. Oppure, puoi dedicare un intero progetto all’interno di ProjectManager.com alla gestione dei rischi, così puoi vedere rapidamente come i rischi urgenti vengono affrontati.
La gestione dei rischi è complicata. Un registro dei rischi o un modello è un buon inizio, ma vorrete un robusto software di gestione dei progetti per facilitare il processo di gestione dei rischi. ProjectManager.com è uno strumento basato sul cloud che favorisce l’ambiente collaborativo di cui hai bisogno per risolvere i rischi, oltre a fornire informazioni in tempo reale, in modo da agire sempre su dati accurati. Provatelo voi stessi e vedrete, prendete questa prova gratuita di 30 giorni.