Datori di lavoro, questo è per voi. Dopo aver trattenuto le tasse sui salari dei vostri dipendenti (e aver contribuito con la quota del datore di lavoro), dovete depositare le tasse all’IRS. Ma non è tutto – dovete anche riportare le tasse sul modulo 944 o 941. Quindi, qual è la differenza tra il modulo 944 e il 941?
Continua a leggere per imparare la differenza tra i due moduli in modo da poter utilizzare quello corretto per il tuo business.
Ma prima… una parola sulle tasse sul libro paga
Quando hai dei dipendenti, sei responsabile di tutte le cose del libro paga, incluse le tasse. Le tue responsabilità fiscali federali includono:
- Imposta federale sul reddito (trattenuta)
- Imposta sulla sicurezza sociale (trattenuta e contributo)
- Imposta Medicare (trattenuta e contributo)
- Tassa federale sulla disoccupazione (contributo)
Tieni presente che ci sono anche una serie di tasse statali e locali di cui potresti essere responsabile (ad esempio, imposte sul reddito statali e locali).
Dopo aver trattenuto e versato le tasse federali, devi segnalarle all’IRS.
Utilizza il modulo 940, dichiarazione annuale del datore di lavoro sulla disoccupazione federale (FUTA) per segnalare l’imposta federale sulla disoccupazione. Per le tasse federali sul reddito, la sicurezza sociale e Medicare, usi il modulo 944 o 941.
Form 944 vs. 941
I Form 941 e 944 sono i due moduli che i datori di lavoro usano per riportare all’IRS le informazioni sui salari dei dipendenti e le tasse sui salari. I datori di lavoro che usano il modulo 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, riportano i salari e le tasse quattro volte all’anno. I datori di lavoro che usano il modulo 944, dichiarazione d’imposta federale annuale del datore di lavoro, riportano i salari e le tasse una volta all’anno.
Non presentare entrambi i moduli. Devi usare o il modulo 941 o il 944. Tuttavia, non puoi scegliere se usare il modulo 941 o il 944. L’IRS decide quale modulo deve usare per riportare i dati salariali e fiscali.
Entrambi i moduli 944 e 941 chiedono le stesse informazioni principali. La differenza si riduce alla frequenza con cui si devono riportare (cioè, trimestralmente o annualmente).
Queste sono alcune delle informazioni che dovete riportare su entrambi i moduli:
- Informazioni sul datore di lavoro (es, Numero di identificazione del datore di lavoro, nome e indirizzo)
- Salari, mance e compensi pagati ai dipendenti
- Imposta federale sul reddito trattenuta
- Imposta sulla sicurezza sociale trattenuta
- Imposta sull’assistenza sanitaria trattenuta
- Rettifiche
- Debito fiscale totale
A causa delle misure di emergenza COVID-19, I moduli 941 e 944 del 2020 e 2021 hanno anche aree che i datori di lavoro devono segnalare:
- Salari delle assenze per malattia
- Salari dei congedi familiari
- Dilazionamenti delle imposte di sicurezza sociale (quote del datore di lavoro e/o dei dipendenti)
- Salari del credito di mantenimento dei dipendenti
Ora che conoscete alcune delle somiglianze tra i moduli, è il momento di immergersi nella differenza tra 941 e 944.
Form 941
La maggior parte dei datori di lavoro usa il modulo 941 per i rapporti. Anche in questo caso, questo è il modulo che i datori di lavoro usano per riportare i dati salariali e fiscali trimestralmente.
Fate il modulo 941 se avete dei dipendenti e l’IRS non vi dice di presentare il modulo 944.
Inviate il modulo 941 all’IRS anche se non avete tasse da riportare (inserite semplicemente 0 nelle righe). Non inviare il modulo 941 all’IRS se hai presentato una dichiarazione finale, se sei un datore di lavoro stagionale, o se gestisci il libro paga dei dipendenti dell’azienda agricola o della famiglia.
Form 944
Alcuni datori di lavoro possono usare il modulo 944 per la dichiarazione dei salari e delle tasse. Di nuovo, questo è il modulo che i datori di lavoro usano per riportare queste informazioni annualmente. Usalo se l’IRS ti dice di farlo; altrimenti, usa il modulo 941.
Solo i più piccoli datori di lavoro possono presentare il modulo 944. Questo include i datori di lavoro con una responsabilità annuale di $1,000 o meno per la sicurezza sociale, Medicare, e le tasse federali sul reddito.
Se sei un nuovo datore di lavoro, puoi richiedere di presentare il modulo 944 quando richiedi il tuo Employer Identification Number (EIN). Indica se ti aspetti che il tuo debito d’imposta sull’occupazione sia di $1,000 o meno sul tuo modulo di richiesta EIN.
Invia il modulo 944 all’IRS anche se non hai tasse da dichiarare (inserisci 0 nelle righe). Non invii il modulo 944 all’IRS se ha presentato una dichiarazione finale.
Cosa può fare se l’IRS non le ha detto di presentare il modulo 944 ma pensa di avere i requisiti? Può richiedere di presentare il modulo 944. O chiama l’IRS al (800-829-4933) o invia una richiesta scritta. Se l’IRS accetta la sua richiesta, la contatterà.
Vuole invece presentare il modulo 941? Se l’IRS le dice di depositare il modulo 944, può richiedere di depositare il modulo 941.
941 vs. 944 requisiti di deposito
Si potrebbe chiedere quale sia la differenza tra 941 e 944 quando si tratta del processo di deposito. I requisiti di deposito dell’IRS Form 944 vs. 941 includono:
- Come depositare
- Date di scadenza
- Pagamenti
- Cosa fare se si commette un errore
Come depositare i Form 941 e 944
È possibile depositare elettronicamente o per posta i Form 941 e 944. L’IRS incoraggia l’archiviazione elettronica.
Puoi archiviare elettronicamente usando il sistema di archiviazione elettronica dell’IRS, sia inviando i moduli tu stesso o avendo un professionista fiscale che archivi per tuo conto.
Se decidete di spedire il modulo 941 o 944, dove lo spedite dipende da due fattori:
- In quale stato si trova la vostra azienda
- Se state inviando il modulo con o senza pagamento
Potete vedere gli indirizzi di spedizione nelle Istruzioni per il modulo 944 e nelle Istruzioni per il modulo 941.
Se optate per un software di libro paga full-service, come Patriot, il vostro fornitore archivia il modulo 941 o 944 per vostro conto.
IRS Form 944 vs. 941: Date di scadenza
Per evitare sanzioni, riporta accuratamente i dati salariali e fiscali dei dipendenti sul modulo 944 o 941 entro le date di scadenza. Quindi, quando devono essere presentati i moduli 944 e 941?
Invia il modulo 941 all’IRS entro:
- il 30 aprile (1° trimestre)
- il 31 luglio (2° trimestre)
- il 31 ottobre (3° trimestre)
- il 31 gennaio (4° trimestre)
Invia il modulo 944 all’IRS entro:
- 31 gennaio (Trimestri 1 – 4)
Se la data di scadenza cade in un fine settimana o in un giorno festivo, la tua dichiarazione dei redditi del datore di lavoro è dovuta il giorno lavorativo successivo.
Pagamenti
Puoi pagare i tuoi moduli 941 o 944 con un trasferimento elettronico di fondi. Ma, quando fai i pagamenti?
Form 941
Se sei un dichiarante del Form 941, paga il tuo debito fiscale mensilmente o semi-settimanalmente. Il tuo programma di deposito dipende dal tuo debito d’imposta durante un periodo di lookback dell’IRS di quattro trimestri.
Sei un depositante mensile se hai dichiarato $50,000 o meno in tasse durante il periodo di lookback. I depositi mensili sono dovuti:
- Il 15° giorno del mese successivo all’esecuzione del libro paga
Sei un depositante semi-settimanale se hai dichiarato più di $50,000 in tasse durante il periodo di lookback. I depositi semi-settimanali sono dovuti:
- Il mercoledì successivo all’esecuzione del libro paga (se il giorno di paga cade di mercoledì, giovedì o venerdì)
- Il venerdì successivo all’esecuzione del libro paga (se il giorno di paga cade di sabato, domenica, lunedì o martedì)
Form 944
Anche se puoi presentare il Form 944 solo se devi $1,000 o meno all’anno in tasse sul lavoro, potresti andare oltre. Questo ha un impatto su quando il denaro è dovuto.
Quando devi il tuo debito d’imposta dipende dall’importo:
- Meno di $2.500 all’anno: Paga il tuo debito d’imposta quando depositi la tua dichiarazione
- $2.500 o più per l’anno (ma meno di $2.500 per il trimestre): Deposita entro l’ultimo giorno del mese dopo la fine di un trimestre
- $2.500 o più per il trimestre: Deposita mensilmente o semi-settimanalmente, a seconda del tuo programma di deposito
Cosa fare se fai un errore
Gli errori capitano, anche sui moduli governativi. Se ti accorgi di aver fatto un errore sul modulo 941 o 944, usa la versione corretta del modulo.
Fate il modulo 941-X, Adjusted Employer’s Quarterly Federal Tax Return or Claim for Refund, per correggere gli errori sul modulo 941.
Inserisca il modulo 944-X, Dichiarazione annuale delle imposte federali del datore di lavoro o richiesta di rimborso, per correggere gli errori sul modulo 944.
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Questo articolo è stato aggiornato dalla data di pubblicazione originale del 12 agosto 2019.
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