Cosa sono le cartelle cliniche elettroniche (EHR)?

Che cos’è l’EHR?

Definizione EHR

Un Electronic Health Record (EHR) è una versione elettronica o digitale della tradizionale cartella clinica cartacea di un paziente e offre una visione completa, in tempo reale e centrata sul paziente della storia medica di un paziente mantenuta da uno o più fornitori autorizzati nel tempo per un set autorizzato di utenti. Le EHRs includono tutti i dati clinici amministrativi chiave rilevanti per la cura di quella persona sotto uno o più fornitori autorizzati, compresi i dati demografici, note di progresso, allergie, problemi, farmaci, segni vitali, storia medica passata, vaccinazioni, dati di laboratorio e rapporti radiologici, ecc.

Una caratteristica chiave di una cartella sanitaria elettronica (EHR) è che le informazioni sanitarie possono essere create e gestite da utenti autorizzati in un formato digitale che può essere condiviso tra fornitori autorizzati appartenenti a più di un’organizzazione sanitaria. Questo include medici di assistenza primaria, specialisti, farmacie, laboratori e strutture di emergenza, tra gli altri fornitori. Come tale, le cartelle cliniche elettroniche includeranno informazioni sanitarie da tutti i fornitori coinvolti nella cura di un paziente.

Secondo HealthIT.gov, le cartelle cliniche elettroniche (EHR) “vanno oltre i dati clinici standard raccolti nell’ufficio di un fornitore e sono comprensive di una visione più ampia della cura di un paziente.”

Cosa si dovrebbe sapere sull’EHR?

• L’EHR è una visione globale e onnicomprensiva dello stato di salute e delle cure del paziente che è utile a chiunque tratti il paziente, compresi i farmacisti, le cliniche sanitarie sul posto di lavoro e le agenzie di sanità pubblica e scolastica.

• L’EHR facilita il vero coordinamento delle cure attraverso l’intero spettro sanitario.

• HIMSS Analytics afferma che “l’EHR rappresenta la capacità di condividere facilmente le informazioni mediche tra le parti interessate e di far sì che le informazioni di un paziente lo seguano attraverso le varie modalità di cura utilizzate da quell’individuo.”

• L’EHR è progettato per essere accessibile a tutte le persone coinvolte nella cura dei pazienti, compresi i pazienti stessi.

• La parola “salute” copre molto più territorio della parola “medico”. E l’EHR va molto più in là dell’EMR, fornendo vantaggi significativi.

Cosa comprende il Fascicolo Sanitario Elettronico?

Un EHR include la maggior parte delle seguenti informazioni sulla salute del paziente:

• Demografia del paziente

• Note sui progressi

• Anamnesi medica

• Diagnosi

• Medicazioni

• Registrazioni di immunizzazione o vaccinazione vaccinazioni

• Allergie conosciute

• Immagini radiologiche

• Risultati di laboratorio e dei test

• Storia dei dati amministrativi e di fatturazione

Fattori consigliati che influenzano la scelta del sistema EHR per il vostro studio

Scegliere un EHR (nuovo o sostitutivo) per il vostro studio è una delle decisioni più importanti che prenderete per conto del vostro studio. Esploriamo le caratteristiche importanti del software EHR e alcune indicazioni per un’implementazione EHR di successo. Prendere la decisione migliore si riduce in gran parte a:

• Costo

• Facilità d’uso

• Formazione e supporto del fornitore

• Integrazione

• Funzioni di reporting

Costo del software EHR

Il costo è una considerazione importante in ogni aspetto della vostra pratica. I prezzi dei software EHR variano considerevolmente. Il trucco è trovare il giusto equilibrio tra accessibilità e usabilità. In altre parole, fate attenzione a non pagare troppo, ma non sacrificate le caratteristiche che avete identificato come importanti per il vostro studio.

Facilità d’uso

Il software EHR dovrebbe essere intuitivo e semplice da usare. Un’interfaccia mal progettata può costare al vostro staff ore di tempo prezioso. I medici e il personale passeranno gran parte delle loro giornate utilizzando il sistema EHR. L’esperienza dovrebbe essere sia efficiente che piacevole.

Formazione e supporto del fornitore

I fornitori di EHR offrono vari livelli di formazione e supporto clienti. Riconoscete che ci possono essere alcune sfide iniziali di implementazione. Volete lavorare con un fornitore che vi aiuterà a superare queste sfide per ridurre al minimo qualsiasi potenziale interruzione dei vostri flussi di lavoro. Assicuratevi che la formazione dei medici e del personale sia offerta, e che il supporto sia prontamente disponibile per gli utenti.

Interfaccia con Farmacie e Laboratori

Per ottenere il massimo utilizzo dal vostro software EHR è necessario che il vostro sistema funzioni con le interfacce di altre entità come farmacie e laboratori. Scoprite quali interfacce impiega il fornitore e se è disposto a incorporare altre integrazioni se necessario.

Funzioni di reporting estese

Nell’era dei grandi dati, il vostro EHR dovrebbe darvi accesso ai dati finanziari e clinici. Dovreste essere in grado di generare rapporti dettagliati e prendere decisioni informate a livello di pratica.

Nota che le considerazioni di cui sopra sono importanti anche per i fornitori che stanno considerando la sostituzione del loro software EHR esistente. Controllate questa guida per trovare un software EHR sostitutivo.

Caratteristiche del sistema EHR

Un sistema di cartelle cliniche elettroniche offre caratteristiche che vanno ben oltre quelle di qualsiasi tecnologia di cartelle cliniche senza carta. Queste includono cose come i dati demografici del paziente, le diagnosi e le storie di trattamento. Il software EHR è più completo del software EMR, offrendo una visione più completa dello stato generale del paziente e delle cure.

Le caratteristiche principali di un sistema EHR efficace includono:

1. Schede e registrazioni

2. Portale del paziente

3. E-prescrivere

4. Condivisione delle informazioni

5. Supporto alle decisioni cliniche

6. Funzioni aggiuntive

1. Registrazione e archiviazione

L’EHR è progettato per semplificare i processi di registrazione e archiviazione che richiedono molto tempo, permettendo l’accesso ai dati del paziente in tempo reale. Le caratteristiche di un EHR efficace includono:

1. Possibilità di preparare le cartelle dei pazienti in tempo reale

2. Includere registri di immunizzazione, storia dei farmaci, immagini radiologiche e altri risultati di test

3. Includere consultazioni, riassunti di dimissioni, e note del fornitore

4. Offrono convenienza fuori dallabox convenienza

5. Modelli personalizzabili per specialità specifiche

6. Fornire intuizioni preziose oltre a semplificare gli incontri con i pazienti

7. Gestire i compiti quotidiani aiutando a lavorare in modo più intelligente

8. Possibilità di accelerare gli incontri clinici supportando stili di scrittura flessibili e personalizzati, compreso il riconoscimento vocale e il riconoscimento della scrittura

2. Portale del paziente

L’accesso del paziente ai dati sanitari è una componente essenziale per aumentare la partecipazione e la trasparenza. Un portale del paziente dovrebbe includere tutte le seguenti caratteristiche:

1. Richiedere o programmare appuntamenti

2. Visualizzare test, laboratorio, e altri risultati

3. Visualizza i riepiloghi delle ultime visite mediche

4. Effettua pagamenti online

5. Richiedi prescrizioni e ricariche

6. Comunicare con il personale

7. Offrire le ultime funzioni di sicurezza

3. Prescrizione elettronica integrata

La prescrizione elettronica dà a un fornitore la possibilità di inviare elettronicamente prescrizioni accurate e senza errori direttamente a una farmacia dal punto di cura. Questa caratteristica permette anche al software EHR di utilizzare in modo efficiente il grande database sanitario collegato per considerare fattori come le formulazioni dei farmaci, le interazioni farmaco-farmaco e il corretto dosaggio.

4. Facilita la condivisione delle informazioni

Lo scopo principale del software EHR è quello di facilitare e ottimizzare l’accesso alle informazioni sanitarie di un intero ecosistema sanitario. I fornitori non solo beneficiano della convenienza della prescrizione elettronica, ma possono facilmente condividere le informazioni con i laboratori e altri medici. Il risultato è un migliore livello di cura e la capacità di prendere decisioni cruciali in tempo reale, salvando vite umane.

5. Fornisce un supporto decisionale clinico

Le funzioni di supporto decisionale clinico sono diventate una parte indispensabile del software EHR di qualità. Il supporto decisionale dà ai fornitori la capacità di ordinare rapidamente e dare un senso a grandi quantità di informazioni. Le funzioni importanti includono cose come avvisi di trattamento, promemoria e raccomandazioni per trattare i pazienti in base alle loro condizioni.

I migliori sistemi EHR trovano il giusto equilibrio tra la necessità e la fornitura di informazioni per garantire la sicurezza del paziente, l’assistenza sanitaria basata sul valore e l’alta efficienza ed efficacia della pratica.

6. Altre caratteristiche dell’EHR

Per essere sicuri, ci sono molte altre importanti caratteristiche dei principali sistemi EHR, tra cui:

1. Certificazione secondo il Medicare Access and CHIP Reauthorization Act del 2015 (MACRA)

2. Integrazione mobile

3. Gestione completa gestione dei compiti

4. Gestione del flusso di lavoro

5. Telemedicina

6. Gestione dei documenti

7. Fax conformi alla normativa HIPAA e firma elettronica virtuale dei documentifirma

Selezione EHR & Implementazione

Molti fornitori si preoccupano che l’implementazione di un sistema EHR possa interrompere i loro attuali flussi di lavoro. L’implementazione dell’EHR, tuttavia, può essere perfettamente integrata nella vostra pratica, a condizione che prendiate le misure necessarie e collaboriate con il giusto partner EHR. Un’implementazione EHR di successo richiede tipicamente che si facciano i seguenti passi:

1. Costruisci il tuo team
2. Seleziona e valuta il giusto fornitore di EHR
3. Crea flussi di lavoro e delega i compiti
4. Assicurati un’adeguata formazione, supporto tecnico e manutenzione
5. Scegli il giusto software EHR per il tuo studio
6. Valuta continuamente

1. Costruisci il tuo team

Preparati ad assumere un ruolo di leadership durante il processo di implementazione dell’EHR. Oltre al leader medico, il team include almeno un office manager e dei “super utenti”. Il team dovrebbe fissare obiettivi chiari, tra cui:

• Maggiore efficienza operativa
• Riduzione del tempo di documentazione per i medici
• Miglioramento della fatturazione
• Miglioramento della programmazione

2. Ricerca e selezione del giusto fornitore EHR

Ci sono molti fattori che entrano nella scelta del giusto partner EHR. Ci sono più di 1.100 fornitori di EHR che offrono qualche versione di software EHR. Dedicate un po’ di tempo alla ricerca di potenziali fornitori di EHR che sembrano adatti al vostro studio. Create una breve lista di fornitori di EHR.

Raggiungete la vostra lista breve. Come minimo, chiedete risposte alle seguenti domande:

1. Il fornitore ha delle referenze?

2. Da quanto tempo è in attività? Quante installazioni hanno gestito?

3. Quali interfacce specifiche hanno costruito e qual è la tabella di marcia per le nuove interfacce?

4. Quanto supporto all’implementazione viene fornito? Il personale riceverà una formazione sull’EHR?

5. Quale supporto viene offerto dopo l’implementazione dell’EHR?

6. Il fornitore migrerà i dati EHR su un nuovo sistema in futuro?

7. Ci sono prove gratuite del software EHR?

8. Quali componenti sono inclusi nel prezzo mensile?

9. Quali caratteristiche di sicurezza e privacy sono incluse?

Per maggiori dettagli sulla scelta del giusto fornitore EHR per il vostro studio, consultate la guida alla scelta del fornitore di RevenueXL.

3. Assicurarsi un’adeguata formazione, supporto tecnico e manutenzione del fornitore di EHR

Una delle funzioni principali dei fornitori di EHR è quella di offrire al vostro staff formazione e supporto tecnico continuo. Una buona pratica è quella di formare prima i “super-utenti”. Questi utenti riceveranno una formazione continua durante il processo di implementazione.

Decidete quale ruolo ogni membro dello staff giocherà sia nell’implementazione dell’EHR che nelle operazioni quotidiane dello studio dopo l’implementazione. Assicuratevi che il vostro staff comprenda le proprie responsabilità e siate pronti a offrire una guida se necessario.

4. Scegliete il vostro software EHR

Dopo aver identificato le caratteristiche dell’EHR che sono essenziali per il vostro studio e aver raggiunto la vostra lista di potenziali partner, siete pronti per richiedere una proposta. Il costo è un fattore importante da considerare quando si trova il partner giusto. Anche le relazioni sono importanti. Chiedetevi quale fornitore vi è sembrato il più disponibile e il migliore con cui lavorare. Fidati del tuo istinto.

5. Creare flussi di lavoro EHR e delegare i compiti

La chiave per un’implementazione EHR di successo è affrontare sia i flussi di lavoro clinici che quelli amministrativi. Considera come i flussi di lavoro esistenti saranno influenzati e quali saranno i bisogni e le richieste dopo l’implementazione.

L’Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) offre un’eccellente risorsa come punto di partenza per ulteriori informazioni sulla creazione di flussi di lavoro. Potete accedere al Workflow Assessment for Health IT Toolkit qui.

6. Valutazione continua

Mentre lavorate verso i vostri obiettivi di sistema EHR, riservate del tempo per rivedere regolarmente i vostri progressi. Identificate cosa sta funzionando e cosa no. Affidatevi al vostro fornitore di EHR per la guida e il supporto. Apportare modifiche se necessario.