Hai completato il lavoro per un cliente, inviato la fattura e ora sei semplicemente in attesa del pagamento. Inseguire i pagamenti in ritardo non è l’idea di nessuno di un buon momento, ma come imprenditore, l’invio di solleciti di pagamento è una realtà della gestione di un’azienda che estende il credito ai suoi clienti.
Anche il più diligente imprenditore non può evitare di avere a che fare con i pagamenti in ritardo, ma ci sono alcuni passi che puoi fare per raccogliere quelle fatture in ritardo – o meglio ancora, ridurre i pagamenti in ritardo in primo luogo.
Solleciti di pagamento: Sii proattivo
5 email di sollecito di pagamento
Cosa fare se non hai ancora ricevuto una risposta
Memoria di pagamento: Sii proattivo
Prevenire i ritardi di pagamento in primo luogo: Come dice il proverbio, il miglior attacco è una buona difesa, e il modo migliore per evitare i ritardi di pagamento è quello di avere una buona politica di credito. Come proprietario di un’azienda, vorrete assicurarvi che la vostra politica non sia così indulgente da portare a continui ritardi di pagamento, ma non così severa da farvi perdere affari a favore dei concorrenti. Ecco alcuni consigli per impostare la vostra politica di credito:
Controlla la concorrenza.
Proprio come si guarda alla concorrenza per confrontare servizi e prezzi, scopri come gestiscono l’estensione del credito ai loro clienti. Se un’azienda concorrente ha condizioni di credito migliori, potrebbe attirare più clienti. Non esagerare cercando di superare i termini di un concorrente – invece, cerca almeno di eguagliarli se ha senso.
Non estendere il credito oltre i tuoi margini di profitto.
Offri solo quello che puoi permetterti di perdere entro i tuoi margini di profitto – vuoi essere sicuro di aver almeno coperto le tue spese. Chiedere un acconto è anche una buona idea.
“Se raccogli parte del denaro in anticipo, anche se è minuscolo, è molto più probabile che tu venga pagato in modo tempestivo”, ha detto Roger Weiss, un esperto di credito e raccolta con sede a St. Louis.
Indagare prima di offrire credito.
Fare qualche ricerca sul cliente in anticipo per evitare mal di testa in seguito. Dovreste avere una domanda di credito dettagliata che includa la vostra politica di credito, comprese le conseguenze per i ritardi di pagamento (come gli interessi e le tasse).
La vostra domanda di credito dovrebbe richiedere al vostro cliente quanto segue:
- Nome dell’azienda, indirizzo, numero di telefono e di fax
- Nomi, indirizzi e numeri di previdenza sociale dei committenti
- Tipo di azienda (società, società di persone, ditta individuale)
- Industria
- Numero di dipendenti
- Riferimenti bancari
- Riferimenti di pagamento
- Storia di fallimento aziendale/personale
- Qualsiasi altro eventuali altri nomi con cui l’azienda fa affari
- Una garanzia personale da parte del proprietario dell’azienda per pagarti se la sua azienda non può
Considerare di tirare un rapporto di credito aziendale pure, soprattutto se si prevede di estendere una grande quantità di credito. Tre agenzie primarie forniscono punteggi di credito aziendale – Experian, Equifax e Dun & Bradstreet – ed è possibile richiedere un rapporto completo di credito aziendale da ciascuno di questi uffici a pagamento.
Assumere un avvocato.
Dovreste anche lavorare con un avvocato d’affari che ha familiarità con le pratiche di raccolta e può rivedere tutti i vostri documenti relativi al credito su base annuale, secondo Weiss.
I vostri documenti dovrebbero indicare chiaramente le vostre politiche, compreso ciò che accade se le persone pagano in ritardo. Potete anche specificare questi termini nel vostro contratto o lettera di assunzione. Questo è particolarmente importante se avete intenzione di addebitare le spese di pagamento in ritardo o recuperare le spese legali da un cliente se una situazione si aggrava, ha detto Helena Swyter, una contabile di Chicago.
Includete i dettagli nelle vostre fatture.
La vostra fattura dovrebbe dettagliare chiaramente i servizi o i prodotti che avete fornito e i termini di rimborso, compresi:
- Descrizione del lavoro che è stato eseguito, comprese le ore di lavoro, gli articoli ordinati, ecc.
- Importo totale dovuto
- Data di scadenza del denaro
- Termini di pagamento – inclusi sconti se il cliente paga la fattura in anticipo – e informazioni riguardanti l’eventuale applicazione di interessi di mora
- Metodi di pagamento accettati
- Informazioni di contatto, nel caso in cui il cliente abbia domande sulla sua bolletta
5 email di sollecito di pagamento
Chiedere un pagamento in ritardo è imbarazzante, ma non sentitevi in colpa. La pratica migliore è quella di essere educati, fermi, professionali e coerenti nelle vostre comunicazioni. Avere un piano in atto per gestire i ritardi di pagamento toglierà un po’ di stress dalla situazione.
Invia la prima copia di una fattura attraverso il servizio postale degli Stati Uniti e la posta elettronica, Weiss raccomanda. E non dare per scontato che il tuo cliente abbia ricevuto la tua fattura – al giorno d’oggi, molte persone non controllano le loro cartelle di spam, e la tua fattura potrebbe essere finita lì. Seguite le e-mail, fate una o due telefonate e possibilmente inviate un messaggio di testo. La chiave è conoscere il tuo cliente: Alcune persone possono trovare un messaggio di testo invasivo, mentre altri lo considerano perfettamente accettabile – o addirittura preferibile.
Qui ci sono cinque modelli di email di pagamento che puoi usare per chiedere pagamenti in ritardo. Assicurati di allegare una copia della fattura all’email in modo che il tuo cliente non debba cercarla.
1. Promemoria iniziale della fattura
Non devi aspettare che un pagamento sia in ritardo per contattare il tuo cliente. Un buon modo per evitare i ritardi di pagamento è quello di inviare una breve e amichevole e-mail sulla fattura sette giorni prima della scadenza. Questo è un buon modo per rinfrescare la memoria dei clienti, assicurarsi che abbiano ricevuto le fatture e dare loro la possibilità di fare qualsiasi domanda che potrebbe ritardare il pagamento.
Caro John Smith:
Grazie ancora per la sua attività. Questo è un promemoria che il pagamento della fattura #12304 sarà dovuto la prossima settimana, venerdì 10 ottobre.
Si prenda un momento per guardare la fattura quando ne ha la possibilità e ci faccia sapere se ha qualche domanda. Potete anche contattarmi al 555-499-0048. Speriamo che vi stiate godendo le vostre nuove tende personalizzate!
Grazie!
Jane Q. Public
2. Email di promemoria del giorno
Si dovrebbe inviare la seconda email alla data di scadenza del pagamento e rimanere breve – e amichevole nel tono – perché tecnicamente il pagamento non è in ritardo. Questa volta, puoi includere un po’ più di informazioni, come l’importo della fattura.
Caro John Smith:
Questo è solo un promemoria che la tua fattura #12304 per $7.000 è in scadenza oggi. Può effettuare il pagamento sul conto bancario indicato nella fattura allegata.
Si senta libero di contattarmi per qualsiasi domanda. Potete anche raggiungermi per telefono al 555-499-0048. Apprezziamo il vostro business.
Grazie!
Jane Q. Public
3. Email di sollecito di pagamento dopo una settimana di ritardo
Quando il pagamento è in ritardo di una settimana, inviate un’altra email – e chiamate il cliente. La chiamata serve per assicurarsi che il cliente abbia effettivamente ricevuto le e-mail o le lettere precedenti e che abbia intenzione di pagare la fattura.
Caro John Smith:
I nostri registri mostrano che non abbiamo ancora ricevuto il pagamento di 7.000 dollari per la fattura #12304, che doveva essere pagata il 10 ottobre. Ho allegato la fattura a questa e-mail nel caso in cui l’abbia persa. Se potete controllare i vostri registri per vedere se avete effettuato il pagamento, ve ne sarei grato.
Sentitevi liberi di contattarmi per qualsiasi domanda. Potete anche raggiungermi per telefono al 555-499-0048.
Grazie,
Jane Q. Public
4. Promemoria via e-mail dopo due settimane di ritardo nel pagamento
Quando inviate questa e-mail, ripetete il numero della fattura, l’importo del pagamento in sospeso e qualsiasi informazione di contatto, ed elencate qualsiasi tentativo di contattare precedentemente il cliente per il pagamento. Considerate la possibilità di chiamare nuovamente il cliente o di inviare un messaggio di testo.
A questo punto, non potete assumere automaticamente che il cliente stia evitando di proposito i vostri sforzi per riscuotere il pagamento, ma potete assumere un tono più fermo.
Caro John Smith:
Le ho lasciato un messaggio vocale e le ho inviato diverse e-mail per ricordarle di pagare la fattura #12304 per 7.000 dollari, che doveva essere pagata due settimane fa.
Ho allegato una copia della fattura originale. Per favore fatemi sapere se avete domande sul pagamento. Puoi anche farmi sapere che hai ricevuto questa email?
Grazie,
Jane Q. Public
5. Email di promemoria dopo un mese di ritardo nel pagamento
Al termine dei 30 giorni di ritardo, è una buona idea menzionare le conseguenze del ritardo nel pagamento nella tua email. Dovresti essere ancora educato, ma molto più diretto nel chiedere il pagamento.
Caro John Smith:
Questo è un altro promemoria che non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura #12304 per $7.000 – il tuo pagamento è in ritardo di 30 giorni. Secondo i nostri termini di credito, possiamo addebitarle un interesse addizionale su ogni pagamento ricevuto con più di 30 giorni di ritardo. Ho allegato una copia della fattura per la vostra convenienza.
Sentitevi liberi di contattarmi se avete domande. In caso contrario, si prega di inviare il pagamento immediatamente.
Grazie,
Jane Q. Public
Cosa fare se non hai ancora ricevuto una risposta
Se non ricevi il pagamento dopo diverse email e una o due telefonate, dovrai decidere come risolvere la situazione. Parte di questo dipenderà dal tuo rapporto con il cliente. Se avete una storia con loro e sono abitualmente in ritardo ma alla fine pagano sempre, potreste dargli un po’ di margine – anche se potreste anche considerare se vale la pena di mantenere un cliente del genere.
Se il cliente paga quasi sempre in tempo, potreste voler modificare il vostro approccio. È possibile che non abbiano ricevuto la fattura o che abbiano assunto qualcun altro per gestire i pagamenti? Hanno avuto qualche tipo di emergenza?
Weiss, tuttavia, ha ammonito a mantenere le vostre politiche di credito il più coerente possibile: “La cosa più grande che i creditori possono fare per aiutarsi è definire ciò che faranno e attenersi ad esso. Non esitate, vi causerà angoscia.”
Meno di 90 giorni di ritardo
Tra 30 e 90 giorni potete provare approcci più morbidi – ma comunque diretti. Una possibilità è l’invio di una lettera di richiesta da parte di un avvocato tramite posta certificata, suggerisce Swyter. A circa 60 giorni, si potrebbe considerare di lavorare con un credito professionale e un’agenzia di riscossione in prelievo, ha detto Weiss. Questo avrà un costo, ma potrebbe dare risultati migliori.
Inviare un pagamento alle collezioni dovrebbe essere l’ultima risorsa, e Weiss non raccomanda mai di farlo prima che sia in ritardo di 90 giorni. Prima di allora, si dovrebbero usare metodi che non implicano la segnalazione del pagamento in sospeso agli uffici di credito.
Più di 90 giorni di ritardo
Alla soglia dei 90 giorni, è il momento di passare ai crediti inesigibili, dice Weiss. Prima, però, fate i conti – a seconda dell’importo della fattura, potrebbe non valere il tempo, i problemi e la spesa di usare un’agenzia di recupero crediti.
Purtroppo, la maggior parte delle piccole imprese non può cancellare le fatture non pagate. Questo perché spesso usano il metodo di contabilità in contanti, il che significa, ai fini fiscali, che si segnalano solo le entrate e le spese quando il denaro cambia di mano, ha detto Swyter.
“Dal momento che non avete mai ricevuto il reddito dalla fattura non pagata, non c’è nulla da cancellare”, ha detto. È possibile, tuttavia, dedurre le spese sostenute relative al lavoro o al tentativo di riscuotere la fattura. Per esempio, se ha comprato dei campioni di tessuto da mostrare al cliente o ha preso un taxi per incontrarlo, può dedurre queste spese.