Come diventare un Event Planner

Cifre a parte, la pianificazione di eventi può essere seriamente gratificante con un sacco di spazio per la progressione e una mentalità ‘ogni giorno è diverso’ che mantiene anche i pianificatori più energici sulle loro punte.

Quindi non lasciare che nessuno faccia piovere sulla tua parata. Scegliere una carriera negli eventi è una decisione di cui difficilmente ti pentirai.

Leggi altri consigli sulla carriera negli eventi qui.

Come diventare un Event Manager di successo

Una volta che sei entrato nella carriera degli eventi dei tuoi sogni, come puoi assicurarti di rimanere al top e di essere riconosciuto come un Event Manager di successo? Abbiamo chiesto ai docenti di gestione eventi di tutto il paese i loro consigli migliori.

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Olivia Ramsbottom, Senior Lecturer – Business and Management, University of Derby Buxton

Comunicare chiaramente con i clienti

Capire cosa il cliente vuole dall’evento, e assicurarsi di aver discusso la propria comprensione dell’evento con il cliente. È incredibile come le persone possano interpretare le stesse istruzioni in modo diverso, quindi assicurati di aver discusso a fondo il brief con il cliente per evitare malintesi

Impara da ogni evento

Quando pianifichi un evento, usa il tuo piano dagli eventi precedenti e migliora ogni volta. Questo implica l’inclusione di un tempo di riflessione dopo un evento in modo da poter prendere nota di ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato e assicurarsi di avere queste note per gli eventi futuri.

Pensa come un partecipante

Passa l’evento come se tu fossi un cliente. Dove arriva il cliente, dove va? Dove sono le toilette, i rinfreschi, i punti di contatto chiave durante l’evento? Quanto è facile per il tuo cliente arrivare al tuo evento e navigare al suo interno? Questo processo dovrebbe permetterti di fare una serie di cose, dall’assicurarti di non aver dimenticato di considerare l’accessibilità, al migliorare l’esperienza del cliente durante il suo contatto con il tuo evento.

Mantieni la calma

Nessuno rispetta una ballerina!

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Dr. Caroline Jackson, Senior Principal Academic, Bournemouth University

Capire che il tuo lavoro comporta più ruoli

Un event manager di successo dimostrerebbe di poter essere tutti i seguenti:

• Direttore – può riunire le competenze per raggiungere il successo
• Creativo – fantasioso e innovativo
• Project manager – pianificazione, operativizzazione, controllo, occhio per i dettagli
• Pensatore critico – capacità di sintetizzare, valutare e prendere decisioni chiare
• Comunicatore e networker – motivatore, empatizzante e in sintonia con i clienti

Se non puoi adempiere a tutte queste funzioni è necessario costruire un team che abbia queste abilità.

Guarda al futuro e fai strategie

Devi essere costantemente consapevole del quadro generale; capire la rilevanza e l’impatto degli eventi. Diventa un futurologo – usa le tue osservazioni e conoscenze per fare previsioni su tendenze, opportunità e rischi futuri.

Siiii un early adopter

I migliori event manager sono gli innovatori tecnologici; quelli che spingono i confini e fanno le cose in modo diverso. Sii pronto a provare cose nuove, tieni un dito sul polso dell’innovazione tecnologica e cerca di vedere le possibilità future.

Siiiiii globalizza

Gestire i tuoi eventi in modo sensibile e sostenibile è importante. Sii consapevole delle diverse culture e rituali, e dell’impatto negativo che gli eventi possono creare se non organizzati con sufficiente considerazione.

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David Strafford, Docente di Gestione Eventi, Sheffield Hallam University e Direttore, Hopper

Pianifica ogni dettaglio

Tutti gli event manager devono dimostrare eccellenti capacità di pianificazione e organizzazione, sia che si tratti di organizzare un matrimonio, un festival o una conferenza. Assicurati di prestare molta attenzione ai dettagli e al quadro generale, e cerca di pensare a tutto ciò che potrebbe andare storto… con un sacco di piani di emergenza!

Rete, rete, rete

L’industria degli eventi è costruita su reti, e più connessioni puoi fare meglio è. Sii amichevole, non bruciare mai i ponti e usa i social media come LinkedIn e Twitter per entrare in contatto con altri professionisti del settore. Non si sa mai chi potrebbe essere il tuo futuro partner d’affari!

Michelle Fanus, Docente di Eventi Speciali e Gestione delle Conferenze, Università di West London e Fondatrice di Dynamyk Events

Inchioda il brief

Prendi coscienza di ciò che il cliente vuole. Se non lo sanno, dimostra cosa è possibile mostrando esempi di altri eventi. Modella il tuo primo brief di un evento intorno alle 4W: Cosa? Dove? Perché? Chi?

• Quali risultati stanno cercando? Inizia sempre con la fine in mente.
• Dove vorrebbero ospitare l’evento?
• Perché ora?
• Chi vorrebbero vedere partecipare?

Questo ti permetterà di realizzare gli eventi che i clienti desiderano.

Costruisci il tuo team da sogno

Lavora con fornitori fantastici e di prima classe che consegnano costantemente. Questo ti renderà il migliore. Chiedi a colleghi o collaboratori chi raccomandano. Per esempio, con quali fioristi fantastici e creativi hanno lavorato? Quali locali hanno usato che offrono un servizio clienti di prim’ordine? I fornitori cambiano le carte in tavola, quindi hai bisogno dei migliori sul mercato.

Siiii assertivi

Non essere prepotente; sii assertivo. Abbraccia il tuo team e assicurati che tutti sappiano chi sei. Dai contatti con i VIP prima dell’evento alla gestione del personale dell’hotel in loco, adotta un approccio direttivo per tutto. Sii proattivo e prendi decisioni.

Divertiti!

Il mio consiglio principale è di respirare, rilassarsi e divertirsi. Divertiti, e lo faranno anche i tuoi clienti. I clienti felici tornano perché si divertono a lavorare con te!

Conclusione

Non avere un background negli eventi non ti esclude dal settore. Cerca di capire dove e come le tue abilità esistenti potrebbero essere applicate, fai un po’ di esperienza pratica, avvicinati alle aziende che ammiri e trasforma il tuo sogno di diventare un organizzatore di eventi in realtà.