Azioni disciplinari

L’Università dell’Arizona cerca di fornire ai dipendenti regolari del personale classificato che violano le politiche o mostrano prestazioni lavorative insoddisfacenti un’opportunità per conformarsi ai requisiti universitari o dipartimentali per mezzo di azioni disciplinari progressive.

I dipendenti sono tenuti a rispettare le regole stabilite e le politiche dei loro dipartimenti, l’Università e il Consiglio dei Reggenti dell’Arizona. Per consentire loro di fare questo, i funzionari amministrativi devono sviluppare politiche dipartimentali chiare e ragionevoli e aspettative di rendimento, indagare le circostanze di evidenti violazioni di politiche o regole o di prestazioni insoddisfacenti prima di prendere provvedimenti disciplinari, e garantire che l’azione disciplinare rapida e coerente sia amministrata.

L’intento di questa politica è quello di utilizzare una serie di azioni disciplinari progressive, quando opportuno, come mezzo per assistere e incoraggiare i dipendenti a correggere la loro condotta e a raggiungere prestazioni lavorative soddisfacenti. Circostanze particolari possono, in alcuni casi, essere eccezionali o singolari e le relative azioni disciplinari saranno temperate o ampliate a causa dei fatti della situazione. Le violazioni delle regole dell’Università contro la discriminazione e le molestie; le regole di condotta del personale classificato contenute nel presente documento; o altre regole o politiche ABOR, universitarie e/o dipartimentali possono comportare misure disciplinari specifiche, compreso il licenziamento.

Disciplina progressiva

La disciplina progressiva è una serie di azioni disciplinari, di natura correttiva, adottate per fornire ai dipendenti regolari la possibilità di migliorare le prestazioni lavorative e rispettare le politiche dipartimentali e universitarie. Tali azioni vanno dal counseling/coaching, avvertimenti verbali e scritti, e sospensione disciplinare/sospensione disciplinare senza stipendio, fino al licenziamento, come ritenuto appropriato dall’amministratore responsabile.

L’amministratore responsabile, con l’assistenza del Vice Presidente & Chief Human Resources Officer, deve anche determinare se particolari violazioni delle Regole di condotta del personale di classe dell’Università e di altre regole o politiche ABOR, dell’Università e/o dipartimentali sono abbastanza gravi da giustificare misure disciplinari specifiche immediate al di fuori della disciplina progressiva, compreso il licenziamento. Laddove nel presente manuale si fa riferimento a “gravi violazioni”, per “gravi violazioni” si intendono quegli atti di grave cattiva condotta o condotta che potrebbero comportare lesioni o perdite di vita, arti o proprietà; o compromissione delle operazioni dell’Università; o inosservanza della politica di non discriminazione e anti-molestie.

Procedure

La consulenza/coaching è il metodo più comunemente impiegato per assistere il dipendente a migliorare le prestazioni lavorative o a rispettare le regole e/o le politiche. Il counseling o il coaching dovrebbe essere un tentativo cooperativo di determinare e correggere il problema. Con l’eccezione di gravi mancanze di conformità alle regole e alle politiche, come determinato dall’amministratore responsabile, le azioni disciplinari si verificheranno solo dopo che gli sforzi di consulenza/coaching non hanno avuto successo. Gli amministratori responsabili sono incoraggiati a prendere nota di tali sforzi di consulenza/coaching.

I richiami possono essere verbali o scritti. Un avvertimento scritto è usato per gli errori più gravi, il mancato rispetto dei requisiti di lavoro, o le violazioni delle regole e/o delle politiche, come determinato dall’amministratore responsabile, o quando un avvertimento verbale non ha prodotto risultati soddisfacenti. Entrambi i tipi di avvertimento devono specificare il problema (o i problemi) e l’azione richiesta per correggerlo. L’amministratore responsabile che emette un richiamo verbale deve annotare la data e il contenuto della discussione e deve avvertire il dipendente che è in corso una registrazione.

Un richiamo scritto deve indicare esplicitamente che si tratta di un “richiamo scritto” e deve specificare che ulteriori azioni disciplinari seguiranno se il dipendente non raggiunge un livello soddisfacente di prestazioni. L’ammonizione scritta includerà anche l’avviso al dipendente che essa è soggetta alla procedura di risoluzione delle controversie. Una copia deve essere inviata alla Divisione delle Risorse Umane.

Le azioni disciplinari sono di due tipi, la sospensione disciplinare e la sospensione disciplinare, e devono essere utilizzate quando un avvertimento precedente non produce risultati soddisfacenti nel correggere le carenze di rendimento o il comportamento non conforme alle regole di condotta dell’Università/dipartimento o quando l’amministratore responsabile determina che una violazione di una regola e/o politica è abbastanza grave da giustificare tale azione senza un uso precedente di una disciplina meno severa.

La sospensione disciplinare sarà per un periodo di tempo specificato, non meno di 1 mese e non più di 6 mesi, durante il quale il rendimento o il comportamento del dipendente sarà strettamente monitorato nel tentativo di migliorare o cambiare. Il periodo di prova disciplinare è solitamente applicabile a prestazioni lavorative insoddisfacenti o a problemi di affidabilità, come una frequenza insoddisfacente, e comporta l’obbligo implicito di mantenere il dipendente per la durata del periodo di prova disciplinare. Se, tuttavia, sorgono nuovi problemi durante un periodo di prova disciplinare o il rendimento diminuisce significativamente durante questo periodo, può verificarsi il licenziamento immediato.

La prova disciplinare deve essere avviata da un memorandum al dipendente che contiene esplicitamente quanto segue:

1. Date comprese del periodo di prova.
2. Natura specifica del problema(i) che porta al periodo di prova, compresi esempi specifici di incidenti per ogni problema.
3. Azione correttiva richiesta, compresi standard specifici e ragionevoli relativi alle mancanze delineate in #2, sopra.
4. Le conseguenze della mancata correzione del problema(i) entro il periodo di prova disciplinare.
5. Avviso che il licenziamento immediato può avvenire se sorgono nuove carenze di rendimento durante il periodo di prova disciplinare.
6. Avviso del diritto del dipendente di appellarsi alla prova per mezzo della procedura di risoluzione delle controversie del personale.

Una copia di questo memorandum deve essere fornita alla Divisione delle risorse umane.

La sospensione disciplinare è l’esonero temporaneo dal servizio di un dipendente classificato regolare per un massimo di 30 giorni di calendario senza retribuzione ed è applicabile quando l’amministratore responsabile determina che una violazione o la ripetizione di una violazione di regole e politiche ABOR, universitarie e/o dipartimentali è abbastanza grave da giustificare la sospensione. Questa azione deve essere preceduta da una riunione di pre-sospensione senza retribuzione in conformità con la politica di pre-sospensione o sospensione senza retribuzione. Nel caso in cui la condotta di un dipendente di classe regolare giustifichi più di due sospensioni in un periodo di due anni, si prenderà in considerazione il licenziamento.

La notifica scritta della sospensione disciplinare sarà data al dipendente con una copia alla Divisione delle Risorse Umane e dovrà includere quanto segue:

1. Motivo della sospensione disciplinare.
2. Riferimento e conclusioni tratte dalla riunione di pre-sospensione.
3. Date comprese della sospensione.
4. Diritto del dipendente di appellare l’azione attraverso la procedura di risoluzione delle controversie del personale (Politica CSM 406.0).
5. Avviso al dipendente che il mancato ritorno al lavoro nel primo giorno di lavoro previsto dopo la sospensione comporterà il licenziamento.

Una sospensione disciplinare data a un dipendente ESENTE deve essere per giorni lavorativi completi.

La sospensione investigativa è l’esonero temporaneo dal servizio per un massimo di cinque (5) giorni lavorativi di un dipendente di classe regolare con retribuzione per consentire l’indagine su infrazioni apparentemente gravi delle regole o politiche ABOR, dell’Università e/o del dipartimento. Quando le circostanze lo giustificano, come determinato dal Vice Presidente & Chief Human Resources Officer o designato, possono essere concesse estensioni in incrementi fino a cinque (5) giorni lavorativi. Le richieste di tali proroghe, compresa una giustificazione per la richiesta, devono essere indirizzate per iscritto al Vice Presidente & Chief Human Resources Officer. Al termine dell’indagine, il dipendente può essere restituito al lavoro senza penalità, messo in sospensione disciplinare, licenziato, o sottoposto a un’azione disciplinare più moderata come ritenuto appropriato alle circostanze dall’amministratore responsabile. I fatti relativi alla sospensione investigativa devono essere documentati con una copia al dipendente e alla Divisione delle Risorse Umane.

La dimissione è la cessazione involontaria (diversa da un licenziamento/riduzione della forza) di un dipendente da parte di un amministratore responsabile. La dimissione di un dipendente non in prova del personale classificato regolare non avverrà a meno che non ci sia una grave violazione o una ripetuta violazione delle regole o delle politiche ABOR, dell’Università e/o del dipartimento, o una mancanza non corretta di soddisfare i requisiti di lavoro. Un incontro preliminare alla dimissione deve essere programmato e deve precedere la decisione di dimettere un dipendente non in prova del personale regolare classificato. Prima di iniziare la dimissione di un dipendente non in prova, l’amministratore responsabile dovrà informare la Divisione delle Risorse Umane in conformità con la politica 404.0 (Politica di incontro pre-dimissione o sospensione senza retribuzione).

Dopo le fasi di cui sopra, il dipendente interessato sarà informato per iscritto di:

1. Il motivo della dimissione.
2. I fatti e le conclusioni tratte dall’incontro precedente alla dimissione.
3. La data effettiva della dimissione.
4. Il diritto del dipendente di fare appello all’azione avviando una richiesta di risoluzione delle controversie.

I documenti del libro paga appropriati devono essere elaborati in modo sufficientemente tempestivo per garantire che ogni dipendente dimesso riceva tutti i salari dovuti entro sette giorni lavorativi dalla data di dimissione o il successivo giorno di paga regolare, se precedente. Si noti che questo lasso di tempo può essere più breve per i dipendenti fuori dallo stato.