8 suggerimenti per scrivere una lettera di fattura in ritardo che ti farà pagare

Cercare i clienti per i soldi è scomodo per molti proprietari di piccole imprese e può anche mangiare il loro tempo prezioso.

Ancora, è qualcosa che deve essere fatto per migliorare il flusso di cassa e impostare il tuo business per il successo, secondo Entrepreneur.

Fortunatamente, ci sono modi per scrivere e inviare la lettera di fattura in ritardo che possono rendere il processo meno indolore e incoraggiare i clienti a pagarti più velocemente.

Hai bisogno di un modello di fattura? FreshBooks ha dei modelli di fattura scaricabili gratuitamente per le piccole imprese.

In questo articolo, copriremo:

• Seguire al momento giusto
• Includere tutti i dettagli della fattura e del pagamento
• Modulare il linguaggio
• Utilizzare le penali per i ritardi
• Offrire un piano di pagamento Piano di pagamento
• Siiiate cortesi
• Automatizzate i promemoria
• Inserite un aiuto

Seguite al momento giusto

Questi sono alcuni consigli per seguire al momento giusto:

• Segui il giorno dopo la scadenza di una fattura, specialmente se il cliente paga regolarmente in ritardo
• Segui dopo una settimana o due se il cliente è solitamente puntuale nei pagamenti o è un nuovo cliente
• Segui ancora a 30, 60 e 90 giorni dopo la data di scadenza
• Prova a inviare una lettera di fattura scaduta nel fine settimana, quando la tua fattura ha meno concorrenza per l’attenzione del cliente
• Il martedì è il giorno migliore per inviare un’email durante la settimana, dice Entrepreneur. Prova ad inviare subito prima o dopo pranzo.
• Se hai più clienti con conti in ritardo, invia tutti i tuoi promemoria in una volta sola per risparmiare tempo

Includi tutti i dettagli della fattura e del pagamento

Fai in modo che il cliente ricordi facilmente quale fattura deve pagare e come effettuare il pagamento.

Includete i seguenti dettagli nella vostra lettera di fattura scaduta:

• Numero e data della fattura
• Importo dovuto
• Termini di pagamento come le tasse di ritardo
• Ricordo di lettere precedenti
• Istruzioni per il pagamento (includere link nelle e-mail)
• Le tue informazioni di contatto

Modifica il linguaggio

La lettera di fattura scaduta che invii il giorno dopo la scadenza di una fattura non sarà sicuramente la stessa di quella che invii a 60 giorni dalla scadenza. Devi adattare il tuo linguaggio in base alla situazione.

I modelli di lettere di sollecito di pagamento possono essere trovati qui sotto.

1-15 giorni scaduti

Siiiiate amichevoli e gentili. Il tuo scopo è quello di mantenere il rapporto con il tuo cliente e allo stesso tempo ricordargli gentilmente il suo debito.

30-60 Giorni Scaduti

Stai professionale ma sii fermo e dimostra l’urgenza di pagare la fattura. A questo punto, la fattura è molto scaduta e non dovresti aver paura di dirlo.

90+ Days Past Due

Più a lungo un cliente non paga una fattura, meno è probabile che paghi del tutto. Dopo 90 giorni, è il momento di consegnare la fattura a un’agenzia di riscossione.

Una lettera di fattura scaduta in questo caso servirà a notificare al cliente che girerai il suo conto a un’agenzia di riscossione entro un certo numero di giorni se non ricevi il pagamento. O se ancora non ricevete il pagamento, fate sapere al cliente che l’agenzia di riscossione si metterà in contatto.

Utilizzate le penalità di ritardo

Le penalità di ritardo devono essere discusse con un cliente all’inizio di un progetto. Un cliente non può essere vittima di un’imboscata con penali in ritardo dopo che una fattura è scaduta. Questo inasprirà solo il vostro rapporto.

Le spese di ritardo possono essere un importo fisso o una percentuale del totale della fattura. Ogni stato ha le sue leggi riguardo a quanto puoi addebitare.

• Per esempio, se uno stato ti permette di addebitare il 18% di interessi, dividi quel numero per 12 per trovare la tassa di ritardo che puoi addebitare mensilmente. Al 18 per cento, un’azienda può addebitare l’1,5 per cento del totale della fattura in spese di ritardo su base mensile.

Non tutte le aziende dovrebbero addebitare spese di ritardo. Questo post sul blog di FreshBooks copre i pro e i contro dell’addebitare ai tuoi clienti delle spese in ritardo.

Offri un piano di pagamento

Entrepreneur raccomanda di offrire al tuo cliente un piano di pagamento se il montaggio delle spese in ritardo non sembra turbarlo. Dividi il totale della fattura in pezzi gestibili. Non è l’ideale, ma almeno stai aumentando la probabilità di essere pagato.

Essere cortesi

Essere cortesi nella tua lettera di fattura in ritardo non è solo una cortesia. Può anche aiutarti a farti pagare. FreshBooks ha scoperto che le fatture che includevano frasi come “si prega di pagare la fattura entro” e “grazie per la vostra attività” avevano effettivamente il 5% in più di probabilità di essere pagate.

Assicuratevi di includere “per favore” e “grazie” nella vostra lettera anche quando la fattura è scaduta da mesi. Come minimo, migliora l’immagine della tua azienda.

Automatizza i promemoria

Il software di fatturazione spesso include l’opzione di automatizzare i promemoria per richiedere il pagamento. Puoi impostare quando vuoi che un promemoria sia inviato – dopo un giorno, 30 giorni, 60 giorni, quello che vuoi – e un messaggio personale con ciascuno. In questo modo non dovrai impostare i promemoria nel tuo calendario ed inviare un’email al cliente ad ogni data.

Il software di fatturazione può anche aggiungere automaticamente le tasse di ritardo al totale della fattura, a patto che tu abbia discusso in anticipo con il tuo cliente la tua politica sulle tasse di ritardo.

Aiuto per la lista

A volte, nonostante le tue lettere di follow up pazienti e professionali, un cliente semplicemente non ha intenzione di pagare la sua fattura.

Se la fattura è considerevole, potrebbe essere il momento di coinvolgere un’agenzia di recupero crediti o un avvocato che ti aiuti a recuperare il credito. Usate il sito web del Better Business Bureau per trovare un’agenzia di recupero crediti rispettabile.

Inviate una penultima lettera per le fatture scadute citando la vostra intenzione di consegnare la fattura a un avvocato o a un’agenzia.

Nell’ultima lettera, notificate che il vostro consulente legale o l’agenzia di recupero crediti si metteranno in contatto. Dovete inviare al cliente una lettera di avvertimento finale per dargli un’ultima opportunità di pagare prima di consegnare la fattura non pagata.

Le persone chiedono anche:

• Come scrivere una lettera di fattura scaduta
• Campioni di lettere di sollecito di pagamento

Come scrivere una lettera di fattura scaduta

Qui ci sono alcuni consigli per scrivere una lettera di fattura scaduta efficace e professionale:

• Per le fatture che sono solo leggermente in ritardo, aggiungere la frase “per la vostra convenienza”.” Un giorno dopo la scadenza di una fattura, puoi scrivere: Per vostra convenienza, sto inviando un rapido promemoria sulla fattura #001 che era in scadenza ieri.
• Allegate la fattura e aggiungete i link alle opzioni di pagamento online
• Provare frasi educate come “il suo conto ora sembra essere scaduto”
• Ricordate al cliente le discussioni precedenti. Si può dire: Come sapete, le fatture sono dovute 15 giorni dopo la data della fattura. Questo ricorda al cliente la vostra discussione originale sui termini di pagamento.
• Non dimenticate di usare un linguaggio forte (ma sempre professionale) per le fatture che sono scadute da più di 60 giorni. Frasi come “questione urgente” o “attenzione immediata” trasmetteranno la serietà della situazione. La vostra linea dell’oggetto può includere frasi come “Azione richiesta” o “Importante.”
• Siate diretti. Includi nella prima riga della tua lettera: Vorremmo informarla che la sua fattura è in ritardo di 60 giorni.
• Ricorda al cliente che lo chiamerai via telefono per seguire la situazione. Questo potrebbe spingerlo ad agire.

Campioni di lettere di sollecito di pagamento amichevoli

I vostri solleciti di fatture scadute dovrebbero essere adattati alla situazione, sia che la fattura sia in ritardo di un giorno o di 90 giorni. Ecco alcuni solleciti di pagamento amichevoli ma decisi che potete inviare per migliorare le vostre possibilità di riscuotere il debito dovuto.

1-15 giorni di ritardo

Ciao ,

Questo è un sollecito amichevole che il vostro conto è in ritardo. Secondo i nostri registri, l’importo di $xx è scaduto da 7 giorni. Nel caso la fattura non sia stata ricevuta, una copia è allegata.

Qui c’è un riassunto del suo conto:

Numero della fattura:

Data della fattura:

Importo dovuto:

Data di scadenza:

Si prega di inviare il pagamento tramite assegno all’indirizzo indicato di seguito. Oppure puoi pagare con carta di credito attraverso il nostro sito web www.yourbusiness.com.

Come discusso in precedenza, i nostri termini di pagamento sono di 30 giorni dalla data di emissione. I pagamenti in ritardo sono addebitati al 3% per ogni mese di ritardo.

Apprezziamo la vostra attenzione a questo problema e non vediamo l’ora di lavorare con voi in futuro.

Best,

30-60 giorni scaduti

Caro ,

Scriviamo per informarvi che il vostro account è scaduto da 30 giorni. L’importo di $xx era dovuto il . Ti abbiamo inviato un avviso di scadenza il e non abbiamo ricevuto risposta.

Questa questione richiede la tua attenzione urgente. La preghiamo di inviare il pagamento il prima possibile.

Numero della fattura:

Data della fattura:

Totale della fattura:

Importo attuale dovuto:

Data di scadenza:

I nostri termini di pagamento sono 30 giorni dalla data di emissione, come stabilito nel nostro contratto. Il tuo account ha ora un’ulteriore tassa di ritardo del 3 per cento.

Per favore contattami immediatamente su quando possiamo aspettarci il pagamento. Il pagamento può essere effettuato tramite assegno all’indirizzo elencato qui sotto o attraverso il nostro sito web www.yourbusiness.com.

Sinceramente,

90+ Days Past Due

Caro ,

Richiediamo la sua attenzione urgente per risolvere questa situazione. Vi abbiamo contattato in merito alla vostra fattura scaduta, senza alcuna risposta. Il tuo account è ora in ritardo di 90 giorni.

Si prega di effettuare il pagamento entro 10 giorni lavorativi. Se non riceviamo il pagamento entro il , noi immediatamente riferiremo il suo conto ad un’agenzia di raccolta.

Il pagamento immediato di assicurerà questa azione non sarà presa.

Numero della fattura:

Data della fattura:

Importo:

Ammontare attuale dovuto:

Data di scadenza:

I nostri termini di pagamento sono 30 giorni dalla data di emissione. Le spese di ritardo sono del 3% al mese. Poiché la vostra fattura è in ritardo di 90 giorni, una tassa di ritardo del 9 per cento è stata aggiunta al totale della fattura.

Si prega di farci sapere immediatamente quando si prevede di inviare il pagamento. Il pagamento può essere effettuato tramite assegno all’indirizzo indicato sotto o attraverso il nostro sito web all’indirizzo www.yourbusiness.com.

Sinceramente,