U hebt het werk voor een klant afgerond, de factuur verstuurd en wacht nu gewoon op betaling. Achter late betalingen aanzitten is niemands idee van een goede tijd, maar als ondernemer is het sturen van betalingsherinneringen een realiteit van het runnen van een bedrijf dat krediet verleent aan zijn klanten.
Zelfs de meest ijverige ondernemer kan het omgaan met late betalingen niet helemaal vermijden, maar er zijn enkele stappen die u kunt nemen om die late facturen te innen – of nog beter, het aantal late betalingen in de eerste plaats terug te dringen.
Betalingsherinneringen: Wees proactief
5 betalingsherinneringsmails
Wat te doen als u nog steeds geen reactie hebt gekregen
Betalingsherinneringen: Wees proactief
Voorkom betalingsachterstanden in de eerste plaats: Zoals het gezegde luidt, de beste aanval is een goede verdediging, en de beste manier om betalingsachterstanden te voorkomen is door een goed kredietbeleid te voeren. Als ondernemer wilt u er zeker van zijn dat uw beleid niet zo mild is dat het leidt tot constante betalingsachterstanden, maar ook niet zo streng dat u zaken verliest aan concurrenten. Hier volgen enkele tips voor het opstellen van uw kredietbeleid:
Kijk naar de concurrentie.
Net zoals u naar uw concurrentie kijkt om diensten en prijzen te vergelijken, zoek dan uit hoe zij omgaan met het uitbreiden van krediet aan hun klanten. Als een concurrerend bedrijf betere kredietvoorwaarden heeft, kan dat meer klanten aantrekken. Probeer de voorwaarden van de concurrent niet te overtreffen, maar probeer ze op zijn minst te evenaren als dat zinvol is.
Verstrek geen krediet buiten uw winstmarges.
Bied alleen aan wat u zich kunt veroorloven te verliezen binnen uw winstmarges – u wilt er zeker van zijn dat u in ieder geval uw kosten hebt gedekt. Een aanbetaling vragen is ook een goed idee.
“Als je een deel van het geld aan de voorkant int, ook al is het minuscuul, is de kans veel groter dat je tijdig wordt betaald”, zegt Roger Weiss, een krediet- en incasso-expert uit St. Louis.
Onderzoek voordat je krediet aanbiedt.
Doe van tevoren wat huiswerk over je klant om later hoofdpijn te voorkomen. U moet een gedetailleerde kredietaanvraag hebben met daarin uw kredietbeleid, inclusief de gevolgen van te late betaling (zoals rentekosten en vergoedingen).
Uw kredietaanvraag moet het volgende van uw klant vragen:
- Naam van de onderneming, adres, telefoon- en faxnummer
- Namen, adressen en sofi-nummers van de opdrachtgevers
- Soort onderneming (vennootschap, maatschap, eenmanszaak)
- bedrijfstak
- aantal werknemers
- bankreferenties
- handelsbetalingsreferenties
- zakelijk/persoonlijk faillissementsverleden
- andere namen waaronder het bedrijf zaken doet
- Een persoonlijke garantie van de bedrijfseigenaar dat hij u zal betalen als zijn bedrijf dat niet kan
Overweeg ook een zakelijk kredietrapport op te vragen, vooral als u verwacht een groot bedrag aan krediet te verstrekken. Drie primaire bureaus leveren zakelijke kredietscores – Experian, Equifax en Dun & Bradstreet – en u kunt bij elk van deze bureaus tegen betaling een volledig zakelijk kredietrapport opvragen.
Houd een advocaat aan.
U moet ook samenwerken met een bedrijfsadvocaat die bekend is met incassopraktijken en die al uw kredietgerelateerde papierwerk op jaarbasis kan beoordelen, aldus Weiss.
Uw papierwerk moet duidelijk uw beleid vermelden, inclusief wat er gebeurt als mensen te laat betalen. U kunt deze voorwaarden ook vastleggen in uw contract of opdrachtbrief. Dat is vooral belangrijk als u kosten voor te late betaling in rekening gaat brengen of advocaatkosten op een klant gaat verhalen als een situatie escaleert, zei Helena Swyter, een in Chicago gevestigde accountant.
Integreer details in uw facturen.
Uw factuur moet duidelijk de diensten of producten vermelden die u hebt geleverd en de terugbetalingsvoorwaarden, inclusief:
- Beschrijving van het werk dat is uitgevoerd, inclusief gewerkte uren, bestelde items, enz.
- Totaal verschuldigde bedrag
- Datum waarop het geld verschuldigd is
- Betalingsvoorwaarden – inclusief kortingen als de klant de rekening vervroegd betaalt – en informatie over de vraag of er rente in rekening wordt gebracht bij te late betaling
- Wijze van geaccepteerde betaling
- Contactinformatie, voor het geval de klant vragen heeft over zijn rekening
5 betalingsherinneringse-mails
Het vragen om een betalingsachterstand is ongemakkelijk, maar voel je er niet slecht over. Het beste is om beleefd, streng, professioneel en consequent te zijn in je communicatie. Als u een plan hebt om met betalingsachterstanden om te gaan, haalt u een deel van de stress uit de situatie.
Verstuur het eerste exemplaar van een factuur via de U.S. Postal Service en e-mail, adviseert Weiss. En ga er niet van uit dat uw klant uw factuur heeft ontvangen – tegenwoordig controleren veel mensen hun e-mailspam-mappen niet, en uw factuur kan daar terecht zijn gekomen. Volg e-mails op, pleeg een telefoontje of twee – en stuur eventueel een sms. Het belangrijkste is dat u uw klant kent: Sommige mensen vinden een sms-bericht invasief, terwijl anderen het volkomen acceptabel vinden – of zelfs de voorkeur geven.
Hier zijn vijf betalings-e-mailsjablonen die u kunt gebruiken om te vragen naar late betalingen. Zorg ervoor dat u een kopie van de factuur bij de e-mail voegt, zodat uw klant er niet naar hoeft te zoeken.
1. Eerste factuurherinnering
U hoeft niet te wachten tot een betaling te laat is om uw klant te bereiken. Een goede manier om betalingsachterstanden te voorkomen, is om zeven dagen voor de vervaldatum een korte, vriendelijke e-mail over de factuur te sturen. Dit is een goede manier om het geheugen van klanten op te frissen, te controleren of ze de factuur hebben ontvangen en hen de kans te geven vragen te stellen die de betaling kunnen vertragen.
Die John Smith:
Wederom bedankt voor uw zaken. Dit is een herinnering dat de betaling voor factuur #12304 volgende week vrijdag, 10 oktober, dient te geschieden.
Neemt u alstublieft even de tijd om de factuur te bekijken wanneer u de kans heeft en laat het ons weten als u vragen heeft. U kunt mij ook bereiken op 555-499-0048. Wij wensen u veel plezier met uw nieuwe jaloezieën!
Bedankt!
Jane Q. Public
2. Herinneringse-mail op de dag van betaling
U stuurt uw tweede e-mail op de vervaldatum en blijft kort – en vriendelijk van toon – want technisch gezien is de betaling niet te laat. Deze keer kunt u iets meer informatie opnemen, zoals het factuurbedrag.
De heer John Smith:
Dit is slechts een herinnering dat uw factuur #12304 voor $7.000 vandaag moet worden betaald. U kunt de betaling overmaken op de bankrekening die op de bijgevoegde factuur staat vermeld.
Voel u vrij om contact met mij op te nemen voor eventuele vragen. U kunt mij ook telefonisch bereiken op 555-499-0048. Wij stellen uw zaken op prijs.
Dank u!
Jane Q. Public
3. Email betalingsherinnering nadat betaling een week te laat is
Wanneer betaling een week te laat is, stuur dan nog een email – en bel de klant op. Het telefoontje is om er zeker van te zijn dat de klant de vorige e-mails of brieven heeft ontvangen en dat hij van plan is de factuur te betalen.
Geachte John Smith:
Uw gegevens tonen aan dat we nog geen betaling hebben ontvangen van $7.000 voor factuur #12304, die op 10 oktober moest zijn betaald. Ik heb de factuur bij deze e-mail gevoegd voor het geval u hem kwijt bent. Als u uw gegevens kunt controleren om te zien of u de betaling heeft overgemaakt, zou ik dat zeer op prijs stellen.
Voel u vrij om contact met mij op te nemen als u vragen heeft. U kunt mij ook telefonisch bereiken op 555-499-0048.
Bedankt,
Jane Q. Public
4. Herinnering per e-mail nadat betaling twee weken te laat is
Als u deze e-mail stuurt, herhaalt u het factuurnummer, het uitstaande betalingsbedrag en alle contactinformatie, en vermeldt u alle pogingen om de klant eerder te benaderen voor betaling. Overweeg de klant nogmaals te bellen of een sms te sturen.
Op dit punt kunt u er niet automatisch van uitgaan dat de klant uw pogingen om de betaling te innen opzettelijk ontloopt, maar u kunt wel een hardere toon aanslaan.
Geachte John Smith:
Ik heb een voicemailbericht ingesproken en u meerdere e-mails gestuurd om u eraan te herinneren factuur #12304 voor $7.000 te betalen, die twee weken geleden verschuldigd was.
Ik heb een kopie van de originele factuur bijgevoegd. Laat het me weten als u vragen heeft over de betaling. Kunt u mij ook laten weten dat u deze e-mail heeft ontvangen?
Dank u,
Jane Q. Public
5. Herinnering per e-mail nadat de betaling een maand te laat is
Bij een betalingsachterstand van 30 dagen is het een goed idee om de gevolgen van te late betaling in uw e-mail te vermelden. U moet nog steeds beleefd zijn, maar veel directer over het vragen om betaling.
Die John Smith:
Dit is nog een herinnering dat we nog geen betaling hebben ontvangen voor factuur #12304 voor $7.000 – uw betaling is 30 dagen te laat. Volgens onze kredietvoorwaarden kunnen wij u extra rente aanrekenen voor elke betaling die wij meer dan 30 dagen te laat ontvangen. Ik heb een kopie van de factuur bijgevoegd voor uw gemak.
Voel u vrij om contact met mij op te nemen als u nog vragen heeft.
Dank u,
Jane Q. Public
Wat te doen als u nog steeds geen antwoord heeft gekregen
Als u na een aantal e-mails en een of twee telefoontjes nog geen betaling heeft ontvangen, zult u moeten beslissen hoe u de situatie gaat escaleren. Een deel daarvan zal afhangen van uw relatie met de klant. Als u een geschiedenis met ze hebt en ze zijn vaak te laat, maar betalen uiteindelijk altijd, dan kunt u ze misschien wat speelruimte geven – maar u kunt ook overwegen of het de moeite waard is om zo’n klant te houden.
Als de klant bijna altijd op tijd betaalt, kunt u misschien uw aanpak aanpassen. Is het mogelijk dat ze de factuur niet hebben ontvangen of dat ze iemand anders hebben ingehuurd om de betalingen af te handelen? Hebben ze een noodgeval gehad?
Weiss waarschuwt er echter voor om je kredietbeleid zo consistent mogelijk te houden: “Het grootste wat crediteuren kunnen doen om zichzelf te helpen is bepalen wat ze gaan doen en zich daaraan houden. Aarzel niet, het zal je angst bezorgen.”
Minder dan 90 dagen te laat
Tussen de 30 en 90 dagen kun je een zachtere – maar nog steeds directe – aanpak proberen. Een van de mogelijkheden is het versturen van een aangetekende aanmaningsbrief van een advocaat, stelde Swyter voor. Ongeveer na 60 dagen kunt u overwegen om samen te werken met een professioneel krediet- en incassobureau, zei Weiss. Dat brengt kosten met zich mee, maar kan betere resultaten opleveren.
Het sturen van een betaling naar incasso’s zou een laatste redmiddel moeten zijn, en Weiss raadt nooit aan dit te doen voordat het 90 dagen te laat is. Daarvóór moet u methoden gebruiken waarbij de uitstaande betaling niet aan de kredietbureaus wordt gemeld.
Meer dan 90 dagen te laat
Als de betaling 90 dagen te laat is, is het tijd om de zaak over te dragen aan de incassobureaus, aldus Weiss. Maar reken het eerst goed uit – afhankelijk van het factuurbedrag is het misschien niet de tijd, moeite en kosten waard om een incassobureau in te schakelen.
De meeste kleine bedrijven kunnen onbetaalde facturen helaas niet afschrijven. Dat komt omdat ze vaak de kasmethode gebruiken, wat voor belastingdoeleinden betekent dat u alleen inkomsten en uitgaven rapporteert wanneer geld van eigenaar verandert, zei Swyter.
“Omdat u de inkomsten uit de onbetaalde factuur nooit hebt ontvangen, is er niets om af te schrijven,” zei ze. U kunt echter wel de kosten aftrekken die u hebt gemaakt in verband met het werk of de poging om de factuur te innen. Als je bijvoorbeeld stofstalen hebt gekocht om aan de klant te laten zien of een taxi hebt genomen om de klant te ontmoeten, kun je die kosten afschrijven.