In 2019 is evenementsponsoring een veelvoorkomend concept en een overweging voor de meeste evenementplanners. Als u een evenement organiseert, biedt sponsoring een geweldige kans voor zowel u als uw sponsor. Sommige evenementen zullen zelfs meerdere sponsors hebben. Sponsoring voor evenementen dringt nu door tot kleinere lokale festivals en evenementen in het hele Verenigd Koninkrijk.
Dus, waarom is sponsoring voor een evenement zo belangrijk en populair? Laten we eens kijken naar het wat, waarom en hoe van evenementsponsoring.
Wat is evenementsponsoring?
Evenementsponsoring is wanneer een bedrijf of organisatie een evenement financieel steunt of door het leveren van producten of diensten. Het bedrijf of de organisatie die deze steun verleent, staat bekend als sponsor.
In bredere zin is het een vorm van promotie waarbij twee partijen wederzijds voordeel halen uit een overeenkomst om samen te werken. Het kan van beide kanten komen. Een organisator van een evenement kan geschikte sponsors vinden en contact met hen opnemen om te zien of zij hun evenement willen sponsoren. Een bedrijf kan ook sponsorrelaties opbouwen met een bepaald evenement.
De voordelen van evenementsponsoring
De symbiotische relatie tussen organisator en sponsor van een evenement is om verschillende redenen uiterst belangrijk. Uiteindelijk biedt sponsoring een aantal voordelen voor zowel de organisator van het evenement als de sponsor.
Waarom zou een evenement een sponsor hebben?
Evenementenorganisaties maken vaak om drie redenen gebruik van sponsoring:
– Om het evenement te financieren. Sponsors helpen uw evenement te financieren, zodat u de beste evenementervaring voor uw publiek kunt creëren.
– Om de bekendheid van het evenement te vergroten en nieuw publiek te bereiken. Als uw sponsor een groot publiek heeft, heeft een organisator van een evenement de kans om zijn evenement bij dat publiek te promoten. Een bekende sponsor kan u helpen meer evenementkaartjes te verkopen.
– Verbonden zijn aan of geassocieerd worden met een gerenommeerd of ‘cool’ merk zal uw geloofwaardigheid vergroten. Daarom is het zo belangrijk een sponsor te kiezen die goed bij uw evenement past.
Waarom zou een bedrijf een evenement sponsoren?
Wat levert het hen op? Sponsoring van een evenement is een onderdeel van het geïntegreerde marketingplan van een bedrijf. Bedrijven zijn altijd op zoek naar lucratieve mogelijkheden om evenementen te sponsoren. Dit komt omdat ze veel te winnen hebben bij de relatie.
Marketeers hebben de taak om hun merk, product of bedrijf onder de aandacht te brengen van een relevant publiek. Als zij dit op een evenement in volume kunnen doen, des te beter. Het bedrijf krijgt toestemming om zijn branding op het evenement te laten zien en wat marketingmateriaal. Marketeers weten dat als zij hun product of merk aan het juiste evenement koppelen, zij zichtbaarheid kunnen krijgen bij en toegang kunnen krijgen tot moeilijk te bereiken doelgroepen. Als evenementplanner moet u zich altijd bewust zijn van de unieke kans die u marketeers kunt bieden.
De verschillende soorten evenementsponsoring
Er zijn vier hoofdtypen sponsors die een organisator van een evenement kan overwegen. Deze zijn gecategoriseerd in een artikel van Gevme en hieronder samengevat. Het is belangrijk om het verschil te weten tussen elk type en wat ze u kunnen bieden.
Financiële sponsoring
Deze sponsors geven geld aan uw evenement in ruil voor een reeks vooraf bepaalde voordelen. Deze zullen worden uiteengezet in een sponsorovereenkomst. Voorbeelden zijn plaatsing van het logo op de locatie van het evenement en op promotiemateriaal, het maken van content voor en na het evenement en activiteiten tijdens het evenement zelf.
Mediasponsoring
De budgetten die nodig zijn om media-aandacht te krijgen, zijn vaak onbetaalbaar. Daarom kan het vinden van een mediasponsor zeer nuttig zijn. Deze sponsors betalen voor een bepaalde media-aandacht, of dat nu een tv-advertentie is of een artikel in een relevante publicatie. Ze kunnen ook hun eigen kanalen gebruiken om uw evenement te promoten.
Sponsoring in natura
Dit type sponsoring richt zich op het leveren van producten of diensten in plaats van geld. Dit kan een ruimte zijn, catering, drankjes, of het leveren van extra evenement sessies.
Promotionele partners
Een partnerschap met publieke figuren, bloggers of lokale beroemdheden die veel invloed hebben en/of veel volgers hebben kan uw evenement de boost geven die het nodig heeft. Zij kunnen uw evenement op verschillende manieren promoten bij hun eigen publiek.
Hoe krijg je een sponsor voor een evenement
Image via The Library of Congress on Flickr
Hoe vraag je om sponsoring
Om een sponsor voor je evenement te vinden, moet je een voorstel voor een business case opstellen dat je naar je potentiële sponsors kunt sturen. Zij moeten veel informatie over uw evenement weten. Deze moet bevatten:
- Wie u bent
- Wat uw evenement is
- Waar uw evenement is
- Wie er aanwezig zullen zijn (demografie)
- Hoeveel mensen er aanwezig zullen zijn
Het is belangrijk om op te merken dat het selecteren van de juiste sponsor waarschijnlijk het belangrijkste aspect van dit proces is. We zullen hier later nog op terugkomen. Maak het voorstel altijd op maat, zodat het de juiste toon heeft om met die sponsor te communiceren en benadruk de specifieke voordelen voor hen. Laat zien dat je het bedrijf dat je benadert voor sponsoring begrijpt door hun behoeften te kennen en hun taal te spreken.
Het schrijven van een voorstel voor sponsoring van een evenement kan behoorlijk lastig zijn, omdat je de kosten van de investering voor je sponsor moet opnemen. De beste manier om dit te doen is door te evalueren wat u te bieden heeft. Er zijn verschillende stappen die u moet nemen voordat u effectief kunt inschatten hoeveel uw evenement waard is in termen van sponsoring:
Listing Marketing Assets
Uw evenement is een kans voor de sponsor om zijn merk te tonen. Loop door de locatie van uw evenement en zoek alle mogelijke plaatsen waar een sponsor zijn merknaam en/of logo kan promoten.
Typische plaatsen voor branding zijn:
- banners boven in- en uitgangen
- banners op het podium
- logo’s op presentatieschermen
- opfriszones
- evenementsprogramma’s
- informatiepunten
Er zullen ook andere manieren zijn waarop een sponsor zichzelf op uw evenement kan vermarkten. Als u een backstage-ruimte heeft, kan dit een kans zijn voor uw sponsor om monsters van producten weg te geven. Ze kunnen ook items leveren voor goody bags die worden uitgedeeld aan de aanwezigen.
Van hieruit heb je een inventaris van marketingmiddelen. Andere middelen voor uw evenement kunnen zijn:
- Naming rights van programma’s
- Product giveaways en samples
- Exhibiting mogelijkheden op het evenement
- Spreekbeurten op het evenement
- Mentions op uw website
- Vermelding op sociale media in uw marketingberichten
- Nieuwsbrieven en mailings
Elke marketingmogelijkheid voor uw sponsor is een aanwinst die u kunt aanbieden. Om u te helpen met uw voorstel, zet al deze middelen op een rij.
Bepaal het bereik
Nu u weet wat u te bieden heeft, is het belangrijk om het potentiële bereik van elk middel te berekenen. Bedrijfssponsoring is een vorm van reclame, dus het in kaart brengen van de mogelijke impact van je middelen is essentieel bij het aantrekken van een sponsor.
Om dit te kunnen doen, moet je een aantal dingen weten:
- hoeveel mensen zullen het evenement bijwonen.
- hoeveel mensen zullen programma’s en ander materiaal ontvangen, zoals goody bags.
Bedenk hoe vaak dat middel door elke persoon zal worden gezien. Dit zal afhangen van waar het is en hoe prominent de positie ervan is. Als je asset bijvoorbeeld boven de ingang staat, kun je er vrij zeker van zijn dat iedereen die je evenement bezoekt, die asset elke keer ziet.
Dit geeft je een idee van hoeveel mensen die assets zullen zien.
Evalueer uw assets
U zou nu een inventarisatie moeten hebben van alle assets die beschikbaar zijn voor uw sponsor, met een idee van hoeveel impressies elk asset zou kunnen krijgen.
Het is moeilijk om een prijs te plakken op elk asset. Dit zal echt afhangen van de grootte en het soort bedrijven dat u benadert voor sponsoring. Je zou kunnen denken dat je sponsor zich iets hogere prijzen kan veroorloven omdat ze een groot bedrijf zijn. Aan de andere kant, als u probeert beginnende bedrijven aan te trekken, kunt u besluiten de kosten van elke asset te verlagen.
Het bepalen van de kosten voor elke asset is moeilijk, maar houd rekening met hoeveel mensen er naar dat evenement zullen komen, het type persoon en hoe gemakkelijk ze te bereiken zijn via andere kanalen, en de grootte van de bedrijven die u benadert voor sponsoring. Maak een schatting van de waarde die elke impressie zou hebben voor dat bedrijf. Hoewel dit je geen concreet cijfer oplevert, kun je individuele bedrijfsmiddelen beoordelen en besluiten welke voor een hogere waarde moeten worden verkocht.
Package Your Assets
In plaats van elk bedrijfsmiddel afzonderlijk te verkopen, kun je je bedrijfsmiddelen beter als bundels verpakken, wat je uiteindelijk zal helpen met een schriftelijk voorstel en je nettowinst. Als u de waarde van elke bundel kunt categoriseren, zal dit uw sponsor helpen met een ROI.
Dit betekent ook dat uw sponsor gebonden zal zijn aan het kopen van een substantieel aantal activa in plaats van slechts een paar. In wezen zult u meer geld verdienen als u uw assets kunt groeperen.
Benader uw assets in waardecategorieën. Bijvoorbeeld, Tier 1 zou de hoogste waarde activa bevatten, Tier 2 voor middelgrote activa en Tier 3 zou uw kleinste en minder prominente activa bevatten – de goedkoopste optie voor uw sponsor. Zo kunt u een lijst maken van de sponsorkosten van uw evenement voor sponsors.
Naast de belangrijke cijfers kunt u ook een lijst maken van de voordelen die bedrijven zullen krijgen van het sponsoren van uw evenement. Dit kan exposure zijn naar potentiële klanten en media door:
- verwacht evenementbezoek
- website-gebaseerde & social media promotie-inspanningen
- lead generatie
- evenement bewegwijzering
- advertentie opname
- viral marketing inspanningen
U zou nu alles moeten hebben wat u nodig heeft voor een meeslepend, uitgebreid en zakelijk document voor een sponsorvoorstel.
De juiste sponsor voor uw evenement kiezen
Wanneer u sponsoring voor uw evenement overweegt, is het belangrijk om te beseffen dat u een partner moet vinden die bij uw evenement past. Dit moet uw primaire focus zijn. Passen ze goed bij uw evenement? Zijn uw doelgroepen dezelfde of kunnen ze u promoten bij een nieuw publiek? Vertegenwoordigen ze dezelfde waarden als uw evenementorganisatie – wilt u geassocieerd worden met dat merk? Zijn er risico’s verbonden aan de sponsor? U moet de demografie van uw bezoekers analyseren en uw merkwaarden in overweging nemen voordat u sponsors identificeert die goed bij u passen.
Het vinden van de juiste sponsor voor uw evenement moet een prioriteit zijn. Als u het goed aanpakt, zal de relatie tussen de evenementorganisatie en de sponsor voor beide partijen op de korte en lange termijn grote voordelen opleveren.
Sponsors vinden voor een evenement: Onze beste tips
Er zijn verschillende manieren om sponsors voor uw evenement te vinden. Hier zijn drie manieren om de perfecte sponsor te vinden.
Eén – Praat met werknemers, partners, leden van uw raad van bestuur enz. om te zien welke connecties zij hebben. Kijk door je contacten op Facebook en LinkedIn om te zien of er iemand is die kan helpen een connectie voor je te maken. Misschien kunnen zij je introduceren bij mensen die zich bezighouden met bedrijfssponsoring voor bedrijven.
Twee – Maak een lijst van alle bedrijven waarvan je denkt dat ze jouw evenement zouden aanspreken. Bezoek hun websites om contactgegevens te krijgen. Onderzoek ook welke bedrijven soortgelijke evenementen als het jouwe hebben gesponsord. Vermijd online formulieren of chatbots omdat je correspondentie dan gemist of genegeerd kan worden. Zoek telefoonnummers of relevante e-mailadressen van de besluitvormers binnen dat bedrijf.
Drie – Neem contact op met een sponsoringbureau voor evenementen. Zij kunnen u in contact brengen met relevante potentiële sponsors.
Beheer uw relatie met een evenementsponsor
Aangezien sponsoring in wezen een zakelijke overeenkomst tussen u en uw sponsor is, is het een goed idee om een sponsorovereenkomst of -contract voor een evenement te sluiten. Dit bevat de specifieke details, samen met de voorwaarden en bepalingen van uw overeenkomst. Een schriftelijke bevestiging in de vorm van een contract betekent dat alle transacties tussen partijen zijn vastgelegd en overeengekomen.
Als je eenmaal je evenementsponsor hebt verzekerd en een overeenkomst is gesloten, zorg er dan voor dat je ze goed behandelt als je wilt dat ze terugkomen voor toekomstige evenementen. Een goede manier om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, is iemand in je team aan te wijzen die sponsorrelaties onderhoudt. Hij of zij kan de contacten tussen de partijen onderhouden en ervoor zorgen dat alle details worden geregeld.
Geventsponsorchecklist
Daar heb je het. Hopelijk hebt u veel geleerd over het vinden van een sponsor voor uw evenement. Like of deel dit artikel en verspreid de kennis.
20 BEDFORD WAY – CENTRAL LONDON EVENT VENUE WITH A DIFFERENCE
Als u op zoek bent naar een locatie in het centrum van Londen met geweldige vervoersverbindingen, dan is 20 Bedford Way iets voor u. We hebben zeer betaalbare tarieven, goede beschikbaarheid ’s avonds en in het weekend, inclusief onze Logan Hall met 910 zitplaatsen. Neem vandaag nog contact met ons op via 020 7612 6143.