Hoe schrijf je een koude e-mail die echt werkt in 6 stappen

Om antwoorden te krijgen, moet een koude e-mail kort maar krachtig en intrigerend zijn. Daarom moet elk onderdeel van dit korte bericht betekenis hebben en een cruciale communicatieve rol spelen. Controleer of je deze 6 enorm belangrijke stappen kent om een koude verkoop e-mail te schrijven die werkt.

Om te beginnen, laten we eens nader bekijken wat een koude e-mail tegenwoordig is en hoe de aanpak voor het schrijven van koude e-mails in de loop der jaren is veranderd.

Wat is koude e-mail?

Koude e-mail is een manier om zakelijke relaties te beginnen en te onderhouden.

Om beter te begrijpen wat het is, laten we eens denken aan hoe zakelijke relaties zich in de offline wereld ontwikkelen. Meestal begint alles met een gesprek…

Hier volgt een van de mogelijke scenario’s: een verkoper gaat naar een brancheconferentie of vakbeurs om nieuwe klanten te ontmoeten. Tijdens het evenement, ze zoeken naar mogelijkheden om een gesprek te beginnen. Maar hun doel is niet om hun aanbod te verkopen of op te scheppen over hun bedrijf. Ze willen het ijs breken en een dialoog aangaan. Ze willen meer te weten komen over de business van hun prospect en een band met hen opbouwen.

Outbound sales volgt dezelfde principes. Cold e-mail is een middel om een gesprek te beginnen in de online wereld. Het is een bericht dat u stuurt naar een persoon die hoogstwaarschijnlijk niets of zeer weinig over uw bedrijf weet. Omdat het de eerste keer is dat ze van u horen, zeggen we dat het “koude” leads zijn.

Het doel van een koude e-mail is niet de onmiddellijke conversie, maar het opbouwen van de relatie van vreemden tot zakenpartners. Met andere woorden, om die leads op te warmen. Beetje bij beetje.

Hoe de aanpak van cold e-mailing is veranderd?

Cold e-mailing heeft een lange weg afgelegd sinds het voor het eerst in de verkoop werd gebruikt. Vroeger was het enige doel van het versturen van cold emails het doen van een aanbieding. Meestal werd er één generiek bericht naar een grote groep prospects gestuurd, zonder enige vorm van personalisatie of segmentatie.

Omdat de methode nieuw was en er nog niet veel mensen zaken deden via e-mail, werkte zo’n op massaverkoop gerichte aanpak eigenlijk prima als leadgeneratiemethode. Maar hoe meer copy-paste berichten de inbox van prospects overspoelden, hoe minder effectief deze aanpak werd. Mensen werden gevoelig voor de verkoopachtige toon en het generieke karakter van cold emails.

De aanpak van het versturen van cold emails is sindsdien sterk geëvolueerd. Berichten met een agressief verkooppraatje zijn nu gedoemd te mislukken. Ook onpersoonlijke, one-size-fits-all type e-mails zijn niet langer effectief.

Heden ten dage draait het allemaal om het opbouwen van een relatie met een prospect. De tekst van een koude e-mail moet gericht zijn op de ontvanger, niet op uw product of dienst. Plaats uzelf in hun schoenen. Vanaf de allereerste e-mail moet een prospect het gevoel hebben dat u hun bedrijf en de uitdagingen die het met zich meebrengt begrijpt. Ga niet meteen over tot het sluiten van een deal. Laat uw prospects u in plaats daarvan meer vertellen over de problemen waarmee ze in hun dagelijkse werk te kampen hebben. Laat hen vervolgens zien hoe deze processen kunnen worden verbeterd of op een efficiëntere manier kunnen worden uitgevoerd.

Personalisering is tegenwoordig de sleutel tot het winnen van de interesse van prospects. Daarom speelt ook de prospectie een belangrijke rol in het algehele succes van uw koude e-mailcampagne. Hoe meer u over uw prospects te weten komt, hoe gemakkelijker het voor u zal zijn om een boodschap op te stellen die perfect is afgestemd op het specifieke prospectsegment.

Hoe schrijf je een koude e-mail?

Ik raad u aan om stap voor stap door de hele gids te gaan en de Cold Email Checklist te downloaden.

En als je liever kijkt dan leest, is hier een korte video die dit onderwerp ook behandelt:

Stap 1: Bewerk de “van”-regel

Het kan voor jou als een verrassing komen dat het bewerken van de “van”-regel hier als een aparte stap is opgenomen. Meestal stellen we die in voor een nieuw e-mailadres, en daarna besteden we er niet veel aandacht meer aan.

Dat neemt niet weg dat de “van”-regel net zo goed deel uitmaakt van een koude e-mail als de hoofdtekst, en dat komt omdat die een belangrijke rol speelt. Het laat de ontvangers van het bericht zien wie de e-mail precies heeft verzonden. Het is een onderdeel dat hun eerste indruk beïnvloedt. Wat volgt is dat ze beslissen of ze het bericht openen en lezen of in de prullenbak gooien en vergeten.

Bedenk dat uw geadresseerden u nog niet kennen

Omdat we vreemden voor hen zijn, kunnen ze, en zullen ze waarschijnlijk, een beetje wantrouwig staan tegenover onze e-mail. Een van de eerste dingen die ze opvalt als ze onze e-mail bekijken, is de “van”-regel. We kunnen hun vertrouwen winnen, of we kunnen ze afschrikken met de “van” regel. Ze kunnen onze e-mail zelfs verwijderen zonder hem eerst te openen als de eerste indruk niet goed is.

Om die reden is het een goed idee om te bekijken wat er in uw “van”-regel staat voordat u een nieuwe koude e-mailcampagne verstuurt.

De “van”-regel staat niet in steen gebeiteld. We kunnen hem bewerken wanneer we maar willen.

Wat zijn enkele mogelijke vormen van de “van” regel?

Er zijn minstens 5 mogelijke vormen van de “van” regel.

De juiste “van” regel voor je koude outreach campagne hangt af van de context van je boodschap en je doelgroep en het doel dat je wilt bereiken met je e-mail, of het nu gaat om marketing samenwerking, influencer outreach, of een mogelijke verkoopdeal.

Er zijn een paar regels als het gaat om het kiezen van de beste “van”-regel die voldoet aan je doel en past in de context van je e-mail, evenals in de lijst met contacten die je berichten zullen ontvangen.

Regels die je moet volgen bij het bewerken van een “van”-regel:

• wees consistent – laat deze in toon en stijl niet afwijken van de rest van je e-mail. Als u in uw hele e-mail een informele toon gebruikt, kunt u misschien de voornaam + de bedrijfsnaam opnemen, en dan bent u helemaal klaar.
• denk aan het perspectief van uw prospect – wat zou u verwachten te zien in uw inbox als u een van uw prospects was? Wat is hun gemiddelde stijl van communiceren? Probeer het na te bootsen bij het schrijven van uw “van” regel.
• vind uw eigen regel die past bij de verwachtingen van uw prospect – volg niet blindelings elk advies dat u op het web hebt gevonden. Denk voor uzelf. U bent degene die uw prospects het beste kent en weet wat ze verwachten te zien.
• bedenk met wie uw prospects het liefst zouden willen praten – wees daar specifiek over. Gebruik die info om uw “van”-regel aan te passen.

Dat zijn maar een paar regels. Als u nog steeds problemen hebt, aarzel dan niet om de stand-alone blog post over het maken van “van” lijnen te controleren:Wat moet de ”Van” lijn van mijn koude e-mail zijn? >>

Het kan je meer duidelijkheid geven over wat je moet schrijven.

Stap 2: Schrijf een intrigerende onderwerpregel

De onderwerpregel van een koude e-mail kan worden gezien als de sleutel die de deur naar onze boodschap opent. Onze prospects vormen hun eerste indruk van ons tijdens het lezen van de onderwerpregel. Daarom moeten we er een goede van maken.

Een slecht geschreven onderwerpregel kan de geadresseerde bevooroordeeld maken ten opzichte van ons en onze e-mail. Ze kunnen besluiten om de e-mail niet te openen, of erger nog, handmatig markeren als SPAM, wat kan leiden tot problemen met e-mail deliverability.

We kunnen dergelijke situaties voorkomen, zolang we ons aan deze regels houden:

• Overweeg het oogpunt van uw prospect – denk na over wat voor soort voordeel uw onderwerpregel belooft aan de prospect. Wat levert het hen op als ze uw e-mail openen? Beantwoordt het aan hun behoeften of doet het een beroep op hun nieuwsgierigheid? Laat het over hen gaan, niet over u.
• personaliseer het – nogmaals, de onderwerpregel is niet de plaats voor zelfpromotie. Integendeel, het is de plaats waar je moet bewijzen aan de geadresseerde dat je zorgvuldig gepland om contact met hen. Je moet hen verzekeren dat je geen spammer bent die massa’s identieke e-mails naar mensen stuurt en wacht om te zien wat blijft hangen.
• intrigeer hen – vertel nog niet meteen wat er aan de hand is. Wek hun interesse. Trek hun aandacht door ze te laten nadenken over een probleem dat ze misschien hebben. Of probeer een beetje vleierij te gebruiken om hun aandacht te trekken.
• klink menselijk – je schrijft aan een levend en ademend mens, en dus moet je niet in een bot veranderen. Vermijd het klinken ‘salesy’ of te formeel. Uw onderwerpregel moet een ongedwongen, vriendelijke en natuurlijke flair hebben. Tenzij je weet hoe je dit kunt bereiken, probeer je voor te stellen dat je je richt tot een specifiek persoon die je kent, bijvoorbeeld je collega.
• bind hem aan de rest van de e-mail – dit sluit aan bij alle voorgaande punten. Wat je ook in je onderwerpregel zet, je moet het verbinden met de rest van je bericht. Val in geen geval voor een clickbait-strategie in je onderwerpregel. Je werkt je prospects alleen maar op de zenuwen.

Hier vind je meer over het samenstellen van onderwerpregels:Welke onderwerpregel zorgt ervoor dat mijn adressen mijn koude e-mail openen? >>

Wat zijn enkele goede voorbeelden van onderwerpregels voor koude e-mails?

De beste die we bij Woodpecker zijn tegengekomen zijn onder andere:

Meer voorbeelden vindt u in deze blogpost: 15 Beste onderwerpregels voor verkoop-e-mails die we zijn tegengekomen >>

Een interessant punt dat we hebben opgemerkt, is dat deze onderwerpregels drie “behoeftepatronen” volgen. Ze verwijzen ofwel naar de behoefte van een prospect om te verbeteren, de behoefte om te veranderen of de behoefte om te innoveren. Het aanraken van wat prospects het meest belangrijk vinden plus personalisatie is wat deze onderwerpregels zo succesvol maakt.

Ik raad u aan uw onderwerpregels te A/B-testen om uit te vinden welke de hoogste open rate oplevert. Hier volgt een stap-voor-stap-handleiding voor het uitvoeren van A/B-tests >>

Stap 3: Verzin een slimme introductie voor uw cold e-mail

Nadat u uw geadresseerde met de ‘van’-regel en het onderwerp hebt overgehaald om uw bericht daadwerkelijk te openen, bent u halverwege. Nu heb je 3 seconden om hun aandacht te trekken en ze verder te laten lezen dan de eerste twee regels. En dat is waarom we een intrigerende inleiding nodig hebben.

Het is moeilijk om een koude e-mail te beginnen. We hebben de neiging om over onszelf en het bedrijf waarvoor we werken te praten. Dat kan zijn omdat we niet weten hoe we moeten beginnen of omdat we wanhopig de verkoop willen sluiten met onze eerste e-mail. Dat maakt echter de weg vrij voor de e-mail om in de prullenbak te belanden.

Hoe schrijf je dan een introductie in een koude e-mail?

Een introductie in een koude e-mail zou niet langer dan 2-3 zinnen moeten zijn. Het is niet de bedoeling dat wij of ons bedrijf aan de prospect worden voorgesteld. In plaats daarvan verwijst het naar de ontvanger van het bericht, zijn of haar expertise, prestaties, werk en het bedrijf. Dat is hoe we hun aandacht trekken.

Een vleugje vleierij kan de manier zijn om te gaan. Maar overdrijf het niet. Al hun recente activiteiten opnoemen is een stap te ver.

Zie er ook niet uit als een stalker. Ga niet op zoek naar info over hun familie. Blijf op het professionele vlak.

Je kunt die paar zinnen van de koude e-mail introductie ook gebruiken om er een deel van te maken waarin je vraagt naar hun problemen. Of beter nog, je kunt het hebben over de problemen waarvan je hebt gemerkt dat je ze kunt oplossen.

Voor alles moet je de introductie zien als een kans om je prospects te laten zien dat ze het bericht hebben ontvangen omdat jij ervoor hebt gekozen om juist contact met ze op te nemen. U hebt uw huiswerk gedaan. U hebt niet in een opwelling besloten contact met hen op te nemen. Je bent er doelbewust mee bezig geweest.

Daarom moeten we de tijd nemen om het bedrijf te onderzoeken voordat we een koude e-mail schrijven.

Als het nog steeds ingewikkeld is en je niet weet hoe je je koude e-mail moet beginnen, dan vind je dit nuttig: Cold Email Intro, or How Should I Start My Message? >>

Verstuur krachtige e-mails & stimuleer antwoorden

Stap 4: Stel een waarde voor in je pitch

Hier komt het deel waar je de ontvanger van het bericht vertelt wat je van hen wilt, of met andere woorden, de zogenaamde pitch.

Hoe schrijf je dus een goede koude e-mail pitch?

We weten dat we een kant-en-klare formule bij de hand moeten hebben die we gebruiken wanneer we het hebben over het product/de dienst die we aanbieden. Het moet worden gekruid met de voordelen, zodat een potentiële koper een duidelijk idee heeft van wat het is dat we verkopen. Dat is echter niet de beste aanpak wanneer we een koude e-mail schrijven.

Vermijd een verkoopverhaal

In een B2B-verkoop e-mail, moeten we subtiel zijn met onze pitch. We schrijven hem niet om nog een verkoop af te sluiten. We schrijven ze om een unieke zakelijke relatie aan te gaan met een potentiële koper. En dat vraagt om een persoonlijke benadering.

Als we een standaard pitch schrijven, is het enige type reactie dat we bij onze prospects oproepen: “Fijn voor u.”

Met andere woorden, het laat ze koud. Net zoals wij ze hebben gevonden. Het zal ze niet interesseren. Waarom zouden ze zich iets aantrekken van een vreemde en hun bedrijf?

Probeer in plaats daarvan uw prospects in het middelpunt van uw verhaal te plaatsen. Geef ze zoveel mogelijk waarde als je kunt. Zoek uit met welke problemen zij te maken hebben en waar u hen mee kunt helpen. Gebruik storytelling om hen te tonen hoe u hen van die problemen zou kunnen verlossen. Laat zien dat je er bent om te helpen en te leren.

Spreek over voordelen, niet over features

Voeg geen opsomming van product features. Stop uzelf in het schrijven over de waarde die u biedt. Benadruk het voordeel dat uw prospect ervan kan hebben. Vergeet niet specifiek te zijn. Te vage voordelen zullen uw boodschap afzwakken.

Het kan in het begin lastig zijn, maar als u zich echt in de schoenen van de klant verplaatst, zult u het voelen. Hier is wat advies over hoe het perspectief te veranderen met voorbeelden:Features vs. Benefits – How to Present Your Product in a Cold Email? >>

Een ander punt is dat een pitch naadloos moet aansluiten op het voorgaande deel van je e-mail. Het moet lijken op een natuurlijke voortzetting van een gewoon gesprek. Vermijd in ieder geval dat het geforceerd en verkoopachtig wordt.

Hier vind je meer over hoe je dat doet:Waardepropositie – Hoe vertel ik mijn geadresseerde wat ik van hem wil? >>

Stap 5: Eindig je koude e-mail met een call-to-action

Je bent bijna klaar. Je hoeft alleen nog maar een call-to-action (CTA) te schrijven die je prospects overhaalt om te doen wat je uiteindelijk wilt dat ze met je koude e-mail doen. Het kan het plannen van een Skype-gesprek zijn, je feedback geven, op je antwoorden, enz. Alles wat u bereid bent te regelen. Elke actie die je uiteindelijk wilt dat ze uitvoeren. Houd het simpel en ongecompliceerd.

Om ervoor te zorgen dat je geadresseerden tot actie overgaan, moet je CTA:

• Het doel van je e-mail uitdrukken – de CTA moet het doel van je e-mail in één enkele zin duidelijk maken. Anders gezegd, het moet de geadresseerde duidelijk maken wat je wilt dat ze doen.
• Wees kort en bondig – de CTA mag niet meer dan één zin in beslag nemen. Je moet zo beknopt zijn als je kunt. Het moet ook niet wazig zijn.

Vraag iets wat je prospect nu kan doen

Vraag niet te veel – een verzoek om een eenvoudige actie of een snelle reactie werkt waarschijnlijk beter dan een uitnodiging voor een gesprek van 30 minuten. Begin klein. Zelfs als u uw prospects uiteindelijk zult uitnodigen voor een gesprek, is de eerste e-mail die ze ooit van u zullen krijgen misschien niet de plaats om dat te doen.

Krijg wat CTA-ideeën uit deze post: Perfecte CTA, of Hoe eindig ik mijn koude e-mail? >>

Stap 6: Poets je koude e-mailhandtekening

En last but not least, de vaak en veel genegeerde handtekening. De handtekening is een volwaardig onderdeel van ons bericht en we kunnen hem niet negeren. Het moet onze geadresseerde vertellen wie we zijn en waar ze meer informatie over ons en/of ons bedrijf kunnen vinden.

Een goed opgestelde handtekening kan ons helpen de e-mailbody in te korten en het bericht beter verteerbaar en meer op de geadresseerde gericht te maken.

Een paar tips om in gedachten te houden bij het werken aan uw handtekening:

• zorg ervoor dat het betrouwbaar overkomt – te weinig informatie en geen hints over waar u te vinden bent zal uw kansen op een reactie zeker verlagen.
• neem alleen noodzakelijke informatie op: knip informatie weg die alleen maar ruimte inneemt, maar niet veel waarde toevoegt. Soms kan je telefoonnummer cruciaal zijn, maar andere keren is het totaal overbodig. Denk na over het nut van elk stukje info in de handtekening. Als je besluit HTML te gebruiken, zorg er dan voor dat het netjes is. Een rommelige HTML-handtekening kan namelijk problemen opleveren met de bezorgbaarheid. Dat komt omdat uw bericht kort is. Als de handtekening veel HTML bevat, kun je de verhouding tekst-tot-HTML in de war sturen. Als je niemand hebt die de HTML van je handtekening kan controleren en opschonen, is het veiliger om voor een eenvoudige teksthandtekening te gaan.

Ik heb een tijdje geleden wat tijd aan mijn handtekening besteed, dus je kunt op de volgende link klikken om te zien wat ik toen bedacht heb: A Little Big Thing – Wat Zet Ik In Mijn Email Handtekening? >>

Als je nog een paar goede voorbeelden van verkoop-e-mailhandtekeningen wilt zien, lees dan dit artikel:Beste handtekeningen voor verkoop-e-mails: Laten we eens analyseren wat ze effectief maakt >>

Hoe lang moet een koude e-mail zijn?

Het moet kort zijn, en daarmee bedoel ik 2-5 zinnen van niet meer dan 200 woorden in totaal. Uit gegevens blijkt dat 50-125 woorden het optimale aantal is.

Dat is alles wat je nodig hebt om iemands interesse te wekken en een gesprek te beginnen.

Nauwelijks iemand zou een lange e-mail van een onbekende lezen, en toch sturen veel mensen nog steeds ellenlange pitches, waarin ze hun bedrijf en product of dienst beschrijven. Dat is niet de juiste weg.

Houd rekening met de tijd van uw prospects. Houd het kort.

Hoe volg je een koude e-mail op?

Zelfs een perfect geschreven koude e-mail kan niet genoeg zijn om je prospects aan de haak te slaan. Soms missen ze je e-mail of vergeten ze je te antwoorden. Of ze voelen zich gewoon niet geïnteresseerd genoeg om met u te bellen. Maar maak je geen zorgen, dit is een heel normale zaak.

Eén follow-up e-mail is een must in je koude e-mail strategie, maar het meest optionele aantal is twee of drie. Probeer follow-ups niet te behandelen als herinneringen dat je in afwachting bent van de reactie van je prospect. Smokkel er wat extra waarde in: link naar een interessante case study of nodig prospects uit voor een aankomend webinar.

Kijk hier hoe je een follow-up e-mail schrijft met voorbeelden:How to Write a Sales Follow-Up Email? >>

Ok, maar alleen al het versturen van één gepersonaliseerde koude e-mail naar laten we zeggen 50 prospects per dag klinkt als een hoop werk, laat staan het opvolgen en beantwoorden ervan.

En dat alles handmatig afhandelen op grote schaal is een nachtmerrie (been there, done that). Gelukkig kunt u dit proces automatiseren en uw leven een beetje gemakkelijker maken. Bekijk onze handleiding voor het opzetten van een geautomatiseerde koude e-mailcampagne >>

Klaar om je eerste koude e-mailcampagne te versturen?

Korte, sterk gepersonaliseerde koude e-mails voor een specifiek publiek zijn een geweldige manier om nieuwe zakenrelaties op te bouwen en meer nieuwe hot leads voor je bedrijf te krijgen. En als je een reeks geautomatiseerde follow-ups toevoegt, krijg je een behoorlijk krachtige leadgeneratiemachine.

Hoop dat mijn tips je helpen koude e-mails te schrijven die de juiste snaar raken. Veel succes!

Verstuur krachtige e-mails & stimuleer antwoorden