Als je begint met het planningsproces voor een project, is een van de eerste dingen waar je over na moet denken: wat kan er misgaan?
Het klinkt negatief, maar pragmatische projectmanagers weten dat deze manier van denken preventief is. Er zullen onvermijdelijk problemen opduiken, en je hebt een risicobeperkingsstrategie nodig om te weten hoe je de risico’s van je project moet beheersen.
Maar hoe werk je aan het oplossen van het onbekende? Het klinkt als een filosofische paradox, maar maak je geen zorgen – er zijn praktische stappen die je kunt nemen. In dit artikel bespreken we strategieën waarmee u een glimp kunt opvangen van potentiële risico’s, zodat u risico’s voor uw project kunt identificeren en volgen.
Projectdashboards helpen u risico’s te identificeren voordat ze in problemen uitmonden. Bekijk de dashboards van ProjectManager.com en breng uw risicomanagement naar een hoger niveau.
Wat is risicomanagement in projecten?
Projectrisicomanagement is het proces van identificeren, analyseren en reageren op elk risico dat zich voordoet gedurende de levenscyclus van een project om het project op koers te houden en zijn doel te bereiken. Risicomanagement is niet alleen reactief; het moet deel uitmaken van het planningsproces om uit te vinden welke risico’s zich in het project kunnen voordoen en hoe die risico’s kunnen worden beheerst als ze zich daadwerkelijk voordoen.
Een risico is alles wat mogelijk van invloed kan zijn op de tijdlijn, de prestaties of het budget van uw project. Risico’s zijn mogelijkheden, en in een project management context, als ze werkelijkheid worden, worden ze geclassificeerd als “problemen” die moeten worden aangepakt. Risicomanagement is dus het proces van identificeren, categoriseren, prioriteren en plannen van risico’s voordat ze problemen worden.
Risicomanagement kan verschillende dingen betekenen voor verschillende soorten projecten. Bij grootschalige projecten kan risicomanagement een uitgebreide, gedetailleerde planning voor elk risico inhouden, zodat er strategieën voor risicobeperking zijn als er problemen ontstaan. Voor kleinere projecten kan risicomanagement een eenvoudige, geprioriteerde lijst zijn van risico’s met een hoge, gemiddelde en lage prioriteit.
Hoe risico’s te managen
Om te beginnen met risicomanagement, is het van cruciaal belang om te beginnen met een duidelijke en precieze definitie van wat uw project moet opleveren. Met andere woorden, schrijf een zeer gedetailleerd project charter, met uw project visie, doelstellingen, scope en deliverables. Op deze manier kunnen risico’s in elke fase van het project worden geïdentificeerd. Vervolgens wilt u uw team vroegtijdig betrekken bij het identificeren van alle risico’s.
Ben er niet bang voor om meer dan alleen uw team te betrekken bij het identificeren en prioriteren van risico’s. Veel projectmanagers e-mailen hun projectteam en vragen hen dingen te sturen die volgens hen mis kunnen gaan in het project. Maar om de projectrisico’s beter in kaart te brengen, zou u het hele projectteam, de vertegenwoordigers van uw klanten en leveranciers bij elkaar moeten roepen en een risico-identificatiesessie moeten houden.
Elk risico dat u definieert, wilt u ergens vastleggen – met behulp van een sjabloon voor het bijhouden van risico’s kunt u het risiconiveau prioriteren. Maak vervolgens een risicomanagementplan om de negatieve en positieve gevolgen voor het project vast te leggen en welke acties u zult ondernemen om ze aan te pakken. U zult regelmatig vergaderingen willen beleggen om de risico’s te monitoren terwijl uw project loopt. Transparantie is van cruciaal belang.
Wat is Positief Risico?
Niet elk risico is hetzelfde. Risico kan zowel positief als negatief zijn, hoewel de meeste mensen aannemen dat risico’s inherent het laatste zijn. Waar negatief risico iets ongewenst inhoudt dat de potentie heeft om een project onherstelbaar te beschadigen, zijn positieve risico’s kansen die het project op een gunstige manier kunnen beïnvloeden.
Negatieve risico’s maken deel uit van je risicomanagementplan, net als positieve risico’s dat zouden moeten zijn, maar het verschil zit in de aanpak. Negatieve risico’s beheer je om de impact ervan te beperken, maar positieve risico’s kun je ook beheersen om er optimaal van te profiteren.
Er zijn veel voorbeelden van positieve risico’s in projecten: je zou het project eerder kunnen afronden; je zou meer klanten kunnen werven dan je had ingecalculeerd; je zou je kunnen voorstellen hoe een vertraging in de levering een potentieel venster kan openen voor betere marketingkansen, enzovoort. Het is echter belangrijk op te merken dat deze definities niet in steen gebeiteld zijn. Positief risico kan snel omslaan in negatief risico en vice versa, dus u moet met uw team rekening houden met alle eventualiteiten.
Hoe te reageren op positief risico
Zoals alles in een project, wilt u strategieën en mechanismen hebben om de vruchten te plukken van positieve risico’s. Gebruik deze drie tips om je weg te wijzen:
- Het eerste wat je wilt weten is of het risico iets is dat je kunt benutten. Dat betekent dat u manieren moet bedenken om de kans te vergroten dat het risico zich voordoet.
- Daarnaast wilt u misschien het risico delen. Soms bent u alleen niet in staat om het risico optimaal te benutten, en door anderen erbij te betrekken vergroot u de kans dat u het meest positieve resultaat uit het risico haalt.
- Ten slotte is er misschien helemaal niets te doen, en dat is precies wat u moet doen. Niets. U kunt dit ook toepassen op negatieve risico’s, want niets doen is soms het beste wat u kunt doen wanneer u wordt geconfronteerd met een specifiek risico in de context van uw project.
Risicobeheer in de hele organisatie
Kan uw organisatie ook beter worden door risicomanagement in de dagelijkse routine op te nemen? Ja!
Een risicomanagement protocol inbouwen in de cultuur van uw organisatie door het creëren van een consistente set van standaard tools en templates, met training, kan de overhead in de loop van de tijd verminderen. Op die manier hoeft u niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden als u aan een nieuw project begint.
Dingen als het archief en de geschiedenis van uw organisatie vormen een archief van kennis dat u kan helpen om van die ervaring te leren als u risico’s benadert in een nieuw project. Door de houding en waarden van uw organisatie aan te passen om meer risicobewust te worden, kan uw organisatie ook een beter besef ontwikkelen van de aard van onzekerheid als een kernbedrijfskwestie. Een beter bestuur leidt tot betere planning, strategie, beleid en beslissingen.
6 Stappen in het Risicomanagementproces
Dus, hoe pak je zoiets schijnbaar ongrijpbaars als projectrisicomanagement aan? Je maakt een risicomanagementplan. Het draait allemaal om het proces. Verander nadelen in een voordeel door deze zes stappen te volgen.
Identificeer het risico
Je kunt een risico niet oplossen als je niet weet wat het is. Er zijn veel manieren om risico’s te identificeren. Als u deze stap doorloopt, wilt u de gegevens verzamelen in een risicoregister.
Een manier is brainstormen met uw team, collega’s of belanghebbenden. Zoek de mensen met relevante ervaring en organiseer interviews, zodat u de informatie kunt verzamelen die u nodig hebt om de risico’s te identificeren en op te lossen. Denk aan de vele dingen die mis kunnen gaan. Noteer ze. Doe hetzelfde met historische gegevens over eerdere projecten. Nu is uw lijst met potentiële risico’s gegroeid.
Zorg ervoor dat de risico’s zijn geworteld in de oorzaak van een probleem. In feite moet je tot de hoofdoorzaak doordringen om te zien of het risico er een is dat het soort impact op je project zal hebben dat geïdentificeerd moet worden. Wanneer je risico’s probeert te minimaliseren, is het goed om op je intuïtie te vertrouwen. Die kan je wijzen op onwaarschijnlijke scenario’s waarvan je gewoon aanneemt dat ze niet kunnen gebeuren. Denk eraan, wees niet overmoedig. Gebruik processen om risico’s van niet-risico’s te onderscheiden.
Analyseer het risico
Het analyseren van risico’s is moeilijk. Er is nooit genoeg informatie die je kunt verzamelen. Natuurlijk zijn veel van die gegevens complex, maar de meeste bedrijfstakken hebben best practices, die u kunnen helpen bij uw analyse. U zult misschien verrast zijn te ontdekken dat uw bedrijf al een raamwerk voor dit proces heeft.
Wanneer u projectrisico’s beoordeelt, kunt u uiteindelijk en proactief veel gevolgen aanpakken, zoals het vermijden van potentiële rechtszaken, het aanpakken van regelgevingskwesties, het voldoen aan nieuwe wetgeving, het verminderen van uw blootstelling en het minimaliseren van de impact.
Dus, hoe analyseert u risico’s in uw project? Door middel van een kwalitatieve en kwantitatieve risicoanalyse kunt u bepalen hoe het risico uw planning en budget zal beïnvloeden.
Prioriteer het risico
Niet alle risico’s zijn gelijk. U moet het risico evalueren om te weten welke middelen u gaat inzetten om het op te lossen wanneer en als het zich voordoet.
Een grote lijst met risico’s kan ontmoedigend zijn. Maar u kunt dit beheersen door risico’s eenvoudigweg te categoriseren als hoog, gemiddeld of laag. Nu is er een horizonlijn en kunt u het risico in context zien. Met dit perspectief kunt u beginnen te plannen hoe en wanneer u deze risico’s zult aanpakken.
Sommige risico’s vereisen onmiddellijke aandacht. Dit zijn de risico’s die uw project kunnen doen ontsporen. Falen is geen optie. Andere risico’s zijn belangrijk, maar vormen misschien geen bedreiging voor het succes van uw project. U kunt dienovereenkomstig handelen. Dan zijn er de risico’s die weinig tot geen invloed hebben op de totale planning en het budget van het project. Sommige van deze risico’s met lage prioriteit zijn misschien wel belangrijk, maar niet genoeg om er tijd aan te verspillen.
Stel een eigenaar aan voor het risico
Al je harde werk bij het identificeren en evalueren van risico’s is voor niets als je niet iemand aanwijst die toezicht houdt op het risico. In feite is dit iets wat u moet doen wanneer u de risico’s op een rijtje zet. Wie is verantwoordelijk voor dat risico, voor het identificeren ervan wanneer en als het zich voordoet en voor het leiden van de werkzaamheden om het op te lossen?
Dat moet u zelf bepalen. Misschien is er een teamlid dat meer deskundig is of meer ervaring heeft met het risico. Dan moet die persoon de leiding nemen bij het oplossen ervan. Of het kan gewoon een willekeurige keuze zijn. Natuurlijk is het beter om de taak aan de juiste persoon toe te wijzen, maar het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat elk risico een verantwoordelijke heeft.
Denk er eens over na. Als je niet voor elk risico iemand aanwijst die er op moet letten en het moet oplossen als het zich voordoet, stel je jezelf bloot aan nog meer risico’s. Het is één ding om risico’s te identificeren, maar als je ze niet beheert, bescherm je het project niet.
Respons to the Risk
Nu komt het erop aan. Je hebt een risico gevonden. Al die planning die je hebt gemaakt, gaat nu gebruikt worden. Eerst moet u weten of dit een positief of negatief risico is. Is het iets dat je kunt gebruiken om het project te verbeteren?
Voor elk belangrijk risico dat je hebt geïdentificeerd, maak je een plan om het te verkleinen. Je ontwikkelt een strategie, een preventief of contingency plan. Vervolgens handelt u naar het risico op basis van de prioriteit die u eraan hebt toegekend. U communiceert met de risico-eigenaar en beslist samen welke van de plannen u gaat uitvoeren om het risico op te lossen.
Houd het risico in de gaten
U kunt niet zomaar krachten bundelen tegen een risico zonder de voortgang van dat initiatief in de gaten te houden. Dat is waar de monitoring om de hoek komt kijken. Degene die de eigenaar is van het risico is verantwoordelijk voor het bijhouden van de voortgang naar een oplossing. Maar je zult op de hoogte moeten blijven om een accuraat beeld te hebben van de algehele voortgang van het project, zodat je nieuwe risico’s kunt identificeren en monitoren.
Je zult een serie bijeenkomsten moeten organiseren om de risico’s te managen. Zorg ervoor dat u al een besluit hebt genomen over de communicatiemiddelen om dit te doen. Het is het beste om verschillende communicatiekanalen te hebben.
Wat u ook kiest te doen, onthoud: wees altijd transparant. Het is het beste als iedereen in het project weet wat er gaande is, zodat ze weten waar ze op moeten letten en het proces kunnen helpen managen.
Risico’s beheren met ProjectManager.com
Het gebruik van een risicotrackingsjabloon is een begin, maar om nog meer controle te krijgen over uw projectrisico’s zult u gebruik willen maken van projectmanagementsoftware. ProjectManager.com heeft een aantal tools waarmee u risico’s in elke fase van een project kunt aanpakken.
Gantt-diagrammen voor risicomanagementplannen
Gebruik onze bekroonde Gantt-diagrammen om gedetailleerde risicomanagementplannen te maken om te voorkomen dat risico’s problemen worden. Plan, wijs toe en bewaak projecttaken met volledige zichtbaarheid. Teamleden kunnen zelfs opmerkingen en bestanden toevoegen aan hun toegewezen taken, zodat alle communicatie op projectniveau gebeurt – in real time.
Kanban-borden voor het beheren van & Prioriteren van risico’s
Gebruik onze kanban-borden om uw risico’s te sorteren en te prioriteren als ze zich in een meer agile omgeving bevinden. U kunt aangepaste tags gebruiken om taken te identificeren als risico’s binnen uw project. Of u kunt een heel project binnen ProjectManager.com wijden aan het managen van risico’s, zodat u snel kunt zien hoe de urgente risico’s worden aangepakt.
Risicobeheer is ingewikkeld. Een risicoregister of -sjabloon is een goed begin, maar u zult een robuuste projectmanagementsoftware willen om het proces van risicobeheer te vergemakkelijken. ProjectManager.com is een cloudgebaseerde tool die de samenwerkingsomgeving bevordert die u nodig hebt om risico’s op te lossen, en die bovendien realtime-informatie biedt, zodat u altijd op basis van nauwkeurige gegevens handelt. Probeer het zelf en zie, neem deze gratis 30-dagen trial.