Beaucoup de nouveaux professionnels des RH ne savent pas exactement ce qu’est un avis de mesure préjudiciable. Au cours du processus d’embauche, si l’employeur refuse d’accepter la candidature d’un employé, il s’agit d’une mesure défavorable. Les entreprises entreprennent une telle action en fonction des informations fournies dans un rapport de vérification des antécédents qui pourraient potentiellement leur causer tout type de préjudice ou nuire à leur réputation.
Cela peut signifier non seulement refuser un emploi, mais aussi impliquer de refuser un transfert ou une promotion. Les avis de mesures préjudiciables et préjudiciables font partie d’une procédure visant à informer la personne interrogée que l’entreprise refuse de poursuivre le processus d’embauche.
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Réaliser une vérification des antécédents d’un candidat et recevoir des commentaires négatifs pourrait être terrible. Mais, que faut-il faire dans une telle situation ? La solution à un tel problème pourrait sembler facile, c’est-à-dire rejeter le candidat et aller plus loin dans la sélection d’autres candidats. Cependant, cela pourrait être équivalent à risquer un procès.
Les employeurs qui utilisent les services d’une agence de notation ou d’une agence tierce doivent adhérer au FCRA (Fair Credit Reporting Act).
Pre-Addverse Action Notice
Avant de prendre des mesures défavorables à l’encontre d’un candidat sur la base d’informations négatives dans le rapport de vérification des antécédents, l’employeur est tenu d’informer le candidat par le biais d’une lettre ou d’un avis.
La lettre informe le candidat qu’une mesure défavorable pourrait être prise à son encontre. C’est ce qu’on appelle une lettre d’action préjudiciable. Parallèlement à la lettre, l’employeur est tenu de joindre une copie du rapport de vérification des antécédents avec une copie du résumé de leurs droits en vertu de la FCRA.
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Le moment de l’action est important
Après l’envoi de l’avis de mesure préjudiciable et de la copie du résumé de leurs droits, l’employeur ne doit pas immédiatement aller plus loin pour refuser l’emploi. Les candidats doivent se voir présenter un délai et une opportunité raisonnables pour remettre en question l’exactitude ou l’exhaustivité des informations mentionnées dans le rapport.
Bien que le FCRA ne définisse pas ce qu’est un « délai raisonnable », la Federal Trade Commission (FTC) et le Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) affirment qu’au moins 5 jours ouvrables doivent être accordés au candidat. Certains tribunaux mentionnent un délai de 10 jours. Cependant, dans ce type de cas, il est prudent de vérifier auprès de votre État les lois existantes.
L’avis d’action défavorable préalable est vital pour éviter qu’un candidat ne fasse partie d’une action d’emploi négative basée sur des informations incorrectes dans le rapport de vérification des antécédents. Ainsi, pour garantir l’équité, il est essentiel d’avoir la possibilité de présenter certaines preuves concernant l’inexactitude des informations.
Au contraire, si le candidat est éligible pour le rôle d’emploi postulé, il ne devrait pas empiéter avec une action négative d’emploi comme indiqué par les informations erronées dans le rapport de vérification des antécédents.
Que se passe-t-il lorsque le candidat revendique l’inexactitude des informations mais n’offre aucune preuve ?
Dans ce type de scénario, la loi stipule que l’employeur doit accorder une opportunité équitable au candidat de réfuter les faits inclus dans les informations. En outre, le demandeur doit être autorisé à déposer une plainte auprès de l’ARC.
Dans le même temps, dans ce type de circonstances, l’ARC n’interdit pas aux employeurs de refuser un emploi au demandeur si leur justification n’est pas satisfaisante. L’ARC prendra en considération toutes les allégations d’inexactitude signalées. Dans le cas où l’ARC trouve des erreurs, l’employeur recevra une copie restructurée du rapport de vérification des antécédents.