Un trésorier est généralement chargé de superviser la gestion et la déclaration des finances d’une organisation. Généralement, comme pour les autres postes de dirigeants, les fonctions spécifiques du trésorier sont énoncées dans les règlements administratifs d’une organisation.
La gestion financière d’une organisation étant directement liée aux responsabilités du trésorier, l’exécution de ses responsabilités aura un fort impact sur la perception, la confiance et l’assurance du public envers l’OSBL dans son ensemble. Dans cette optique, les organisations devraient rechercher des trésoriers possédant des compétences souhaitables, telles que des connaissances financières, le souci du détail, la rapidité d’exécution des tâches, la tenue de dossiers clairs et précis et la volonté de poser des questions.
Tâches et responsabilités du trésorier
Typiquement, les tâches du trésorier comprennent les éléments suivants :
Gestion et/ou surveillance financière. Un trésorier peut gérer ou superviser la gestion des affaires financières de l’organisation, ce qui inclut souvent des tâches de base comme la sélection d’une banque, le rapprochement des relevés bancaires et la gestion des flux de trésorerie. Dans certaines organisations, le trésorier peut également être chargé d’investir les fonds conformément aux lois applicables. Le trésorier doit savoir qui a accès aux fonds de l’organisation et connaître les factures ou les dettes en souffrance. Le trésorier doit créer et maintenir des systèmes pour assurer la solvabilité continue de l’organisation et superviser l’élaboration des politiques financières de l’organisation. Les politiques utiles à considérer comprennent le pouvoir de signature des chèques, le remboursement des dépenses, l’utilisation des cartes de crédit et les politiques de petite caisse, le cas échéant.
Budgets. Le trésorier peut être chargé de préparer ou de faciliter la préparation d’un budget annuel, ainsi que de contrôler et de comparer régulièrement les recettes et les dépenses réelles engagées par rapport à ce budget. L’élaboration d’un budget qui soutient les objectifs de l’organisation et oriente la prise de décision est un élément important de la réussite de l’organisation dans l’accomplissement de sa mission. Le budget doit être examiné et approuvé par le conseil d’administration, cependant, le trésorier doit être prêt à expliquer et à justifier le document.
Rapports. Le trésorier doit avoir une connaissance et une compréhension approfondies des rapports financiers de l’organisation et des ratios financiers importants. Le trésorier doit tenir le conseil d’administration au courant des principaux événements, tendances et problèmes financiers, ainsi que de ses évaluations de la santé financière de l’organisation. Le trésorier est également généralement chargé de remplir, ou de veiller à ce que soient remplis, les formulaires de rapports financiers requis (y compris le formulaire 990 de l’IRS) en temps voulu et de mettre ces formulaires à la disposition du conseil pour examen.
Liaison financière. Un trésorier compétent doit être capable de traduire les concepts et les informations financières pour les membres du conseil qui n’ont pas de formation financière ou une expérience financière substantielle. Le trésorier doit passer du temps à apprendre les particularités des finances de l’organisation et les lois applicables, qui peuvent inclure les lois relatives au revenu gagné, à l’impôt sur le revenu des entreprises non liées, aux dépenses appropriées et aux investissements prudents. La trésorière peut être plus efficace pour le conseil d’administration lorsqu’elle facilite et encourage la réflexion stratégique du conseil d’administration sur la vitalité financière à court et à long terme de l’organisation par rapport à son avancement de la mission de l’organisation.
Les organisations à but non lucratif de Californie doivent également être conscientes de la loi californienne, qui exige que les organisations à but non lucratif aient un trésorier et/ou un directeur financier (CFO). Les organisations peuvent choisir d’avoir à la fois un trésorier et un directeur financier, avec, par exemple, un trésorier membre du conseil d’administration opérant en complément du directeur financier membre du personnel. Dans ce cas, les fonctions et responsabilités du trésorier du conseil d’administration peuvent être davantage axées sur des politiques et une surveillance plus larges. Lorsqu’une organisation dispose d’un trésorier mais n’a pas désigné de directeur financier dans ses statuts, le trésorier sera considéré comme le directeur financier par application de la loi.
En fin de compte, si la gestion financière est l’objectif principal du trésorier, l’ensemble du conseil partage la responsabilité de la surveillance et de la responsabilité financières.
Conseils pour être un trésorier efficace
- Développer et appliquer des contrôles internes et des politiques de gestion financière solides
- Assurer des rapports financiers précis et complets et la bonne tenue des dossiers et informations financières/déclarations fiscales
- Évaluer régulièrement les risques et déterminer si et comment ces risques doivent être atténués
- Tenir un calendrier des exigences et des échéances de dépôt et avoir des affectations claires (avec des sauvegardes) pour aider à s’assurer qu’elles sont toutes respectées en temps opportun
- Faire vérifier les finances de l’organisation financiers de l’organisation chaque fois que cela est nécessaire ou conseillé
.
Pièges à éviter
- Négliger de limiter judicieusement l’accès aux fonds de l’organisation et leur contrôle
- Ne pas tenir et partager avec le conseil d’administration des dossiers financiers précis et opportuns
- Traiter le formulaire 990 comme un simple document financier. le formulaire 990 simplement comme un rapport financier et non comme une communication marketing critique
- Donner des conseils juridiques ou fiscaux aux donateurs sur la déductibilité des contributions
Ressources
- Un exemple de description de poste de trésorier est disponible sur Boardsource.org.
- La trésorière d’une organisation entièrement bénévole aura généralement plus de responsabilités que son homologue dans une organisation avec du personnel. Voir Treasurers of All-Volunteer Organizations : Eight Key Responsibilities (Blue Avocado).
- L’article de Ret Booney, » Role of boards critical during crisis « , est disponible ici.
- L’article du Minnesota Nonprofit Assistance Fund, » The Treasurer and Finance Committee – Who to Recruit and How to Use Them « , est disponible ici.
- Des informations sur la production de rapports financiers sont disponibles dans l’extrait » A Treasurer’s Report » du livre de John Paul Dalsimer, Self-Help Accounting : A Guide for the Volunteer Treasurer. (Seul l’extrait fourni a été examiné).
- Plus d’informations sur le rôle du directeur financier sont disponibles dans l’article de Russell Pomeranz, » Nonprofit CFOs : Visionary Protectors of the Bottom Line, or Myopic Bean Counters ? » de The CPA Journal Online.
- Pour un bref aperçu sur les préoccupations prudentielles concernant la participation du trésorier à un comité d’audit sur la base de la California Nonprofit Integrity Act, veuillez lire le billet précédent intitulé « Nonprofit Integrity Act – Audit Committee. » Un guide sur la loi sur l’intégrité des organismes à but non lucratif est disponible ici.
Voir les devoirs du président et/ou du président du conseil d’administration et les devoirs du secrétaire d’une société à but non lucratif.