L’Université de l’Arizona tente de fournir aux employés réguliers du personnel classifié qui violent les politiques ou présentent une performance professionnelle insatisfaisante une occasion de se conformer aux exigences de l’Université ou du département au moyen de mesures disciplinaires progressives.
On attend des employés qu’ils respectent les règles et les politiques établies par leurs départements, l’Université et le Conseil des Régents de l’Arizona. Pour leur permettre de le faire, les responsables administratifs doivent élaborer des politiques départementales et des attentes en matière de rendement claires et raisonnables, enquêter sur les circonstances des violations apparentes des politiques ou des règles ou d’un rendement insatisfaisant avant de prendre des mesures disciplinaires, et s’assurer que des mesures disciplinaires rapides et cohérentes sont administrées.
L’intention de cette politique est d’utiliser une série de mesures disciplinaires progressives lorsque cela est approprié comme moyen d’aider et d’encourager les employés à corriger leur conduite et à obtenir un rendement professionnel satisfaisant. Les circonstances particulières peuvent, dans certains cas, être exceptionnelles ou singulières et les mesures disciplinaires connexes doivent être tempérées ou élargies en raison des faits de la situation. Les violations des règles de l’Université contre la discrimination et le harcèlement ; les règles de conduite du personnel classé contenues dans le présent document ; ou d’autres règles ou politiques de l’ABOR, de l’Université et/ou du département peuvent entraîner des mesures disciplinaires spécifiques, y compris le renvoi.
Discipline progressive
La discipline progressive est une série de mesures disciplinaires, de nature corrective, prises pour donner aux employés réguliers la possibilité d’améliorer leur rendement au travail et de se conformer aux politiques du département et de l’Université. Ces mesures vont du conseil/encadrement, des avertissements verbaux et écrits, et de la probation disciplinaire/suspension disciplinaire sans solde, au congédiement, selon ce que l’administrateur responsable juge approprié.
L’administrateur responsable, avec l’aide du vice-président & chef des ressources humaines, détermine également si des violations particulières des règles de conduite du personnel classé de l’université et d’autres règles ou politiques de l’ABOR, de l’université et/ou du département sont suffisamment graves pour justifier des mesures disciplinaires spécifiques immédiates en dehors de la discipline progressive, y compris le renvoi. Lorsqu’il est fait référence à des « violations graves » dans le présent manuel, il s’agit d’actes d’inconduite grave ou de conduite qui pourraient entraîner des blessures ou la perte de vie, de membres ou de biens ; ou l’altération des opérations de l’Université ; ou le non-respect de la politique de non-discrimination et d’anti-harcèlement.
Procédures
Le conseil/coaching est la méthode la plus couramment employée pour aider l’employé à améliorer son rendement au travail ou à se conformer aux règles et/ou aux politiques. Le conseil ou l’accompagnement doit être une tentative de coopération pour déterminer et corriger le problème. À l’exception des manquements graves aux règles et aux politiques, déterminés par l’administrateur responsable, les mesures disciplinaires ne seront prises qu’après l’échec des efforts de conseil/coaching. Les administrateurs responsables sont encouragés à prendre des notes sur ces efforts de conseil/coaching.
Les avertissements peuvent être verbaux ou écrits. Un avertissement écrit est utilisé pour les erreurs plus graves, le non-respect des exigences du travail ou les violations des règles et/ou des politiques, selon l’administrateur responsable, ou lorsqu’un avertissement verbal n’a pas donné de résultats satisfaisants. L’un ou l’autre type d’avertissement doit préciser le ou les problèmes et l’action requise pour les corriger. L’administrateur responsable qui donne un avertissement verbal doit conserver des notes sur la date et le contenu de la discussion et informer l’employé qu’un dossier est conservé.
Un avertissement écrit doit indiquer explicitement qu’il s’agit d’un « avertissement écrit » et préciser que d’autres mesures disciplinaires s’ensuivront si l’employé n’atteint pas un niveau de rendement satisfaisant. L’avertissement écrit doit également informer l’employé qu’il est soumis à la procédure de règlement des différends. Une copie doit être envoyée à la Division des ressources humaines.
Les mesures disciplinaires sont de deux types, la probation disciplinaire et la suspension disciplinaire, et sont utilisées lorsqu’un avertissement préalable ne produit pas de résultats satisfaisants pour corriger les déficiences de performance ou le comportement non conforme aux règles de conduite de l’Université/département ou lorsque l’administrateur responsable détermine qu’une violation d’une règle et/ou d’une politique est suffisamment grave pour justifier une telle action sans recours préalable à une discipline moins sévère.
La probation disciplinaire est d’une durée déterminée, pas moins d’un mois ni plus de 6 mois, pendant laquelle la performance ou le comportement de l’employé est étroitement surveillé dans le but d’apporter une amélioration ou un changement. La probation disciplinaire s’applique généralement à des performances professionnelles insatisfaisantes ou à des problèmes de fiabilité, tels qu’un manque d’assiduité, et comporte une obligation implicite de conserver l’employé pendant toute la durée de la période de probation disciplinaire. Si, toutefois, de nouveaux problèmes surviennent au cours d’une période de probation disciplinaire ou si le rendement diminue de manière significative au cours de cette période, un congédiement immédiat peut survenir.
La probation disciplinaire doit être initiée par une note de service à l’employé qui contient explicitement les éléments suivants :
- Dates inclusives de la période de probation.
- La nature spécifique du ou des problèmes entraînant la probation, y compris des exemples spécifiques d’incidents pour chaque problème.
- Les mesures correctives requises, y compris les normes spécifiques et raisonnables liées aux déficiences décrites au #2, ci-dessus.
- Les conséquences du défaut de correction du ou des problèmes dans la période de probation disciplinaire.
- Avis que le renvoi immédiat peut survenir si de nouvelles déficiences de rendement surviennent au cours de la période de probation disciplinaire.
- Avis du droit de l’employé de faire appel de la probation au moyen de la procédure de règlement des différends du personnel.
Une copie de cette note de service doit être fournie à la Division des ressources humaines.
La suspension disciplinaire est la mise à pied temporaire d’un employé régulier du personnel classé pour une durée maximale de 30 jours civils sans salaire et est applicable lorsque l’administrateur responsable détermine qu’une ou plusieurs violations ou la répétition d’une ou plusieurs violations des règles et politiques de l’ABOR, de l’Université et/ou du département sont suffisamment graves pour justifier une suspension. Cette mesure doit être précédée d’une réunion préalable à la suspension sans solde, conformément à la politique relative à la suspension sans solde. Si la conduite d’un employé régulier du personnel classifié justifie plus de deux suspensions au cours d’une période de deux ans, le congédiement sera envisagé.
Un avis écrit de suspension disciplinaire sera remis à l’employé avec une copie à la Division des ressources humaines et comprendra les éléments suivants :
- Motif de la suspension disciplinaire.
- Référence à la réunion préalable à la suspension et conclusions tirées de celle-ci.
- Dates inclusives de la suspension.
- Droit de l’employé de faire appel de la mesure par le biais de la procédure de règlement des différends du personnel (politique CSM 406.0).
- Avis à l’employé que le fait de ne pas retourner au travail le premier jour de travail prévu suivant la suspension entraînera le congédiement.
Une suspension disciplinaire donnée à un employé EXEMPT doit être pour des jours de travail complets.
La suspension investigatrice est la libération temporaire du travail pour un maximum de cinq (5) jours ouvrables d’un employé régulier du personnel classifié avec salaire pour permettre une enquête sur des infractions apparemment graves aux règles ou politiques d’ABOR, de l’Université et/ou du département. Lorsque les circonstances le justifient, selon le vice-président & chef des ressources humaines ou son représentant, des prolongations peuvent être accordées par tranches de cinq (5) jours ouvrables au maximum. Les demandes de telles prolongations, y compris une justification de la demande, doivent être adressées par écrit au vice-président & chef des ressources humaines. À la fin de l’enquête, l’employé peut retourner au travail sans pénalité, être placé en suspension disciplinaire, être congédié ou faire l’objet d’une mesure disciplinaire plus modérée jugée appropriée aux circonstances par l’administrateur responsable. Les faits entourant la suspension pour enquête doivent être documentés avec une copie à l’employé et à la Division des ressources humaines.
Le renvoi est le licenciement involontaire (autre qu’une mise à pied/réduction des effectifs) d’un employé par un administrateur responsable. Le congédiement d’un employé régulier non probatoire du personnel classifié n’aura lieu que s’il y a une ou plusieurs violations graves ou répétées des règles ou politiques d’ABOR, de l’Université et/ou du département, ou un manquement non corrigé aux exigences du poste. Une réunion préalable au licenciement doit être prévue et doit précéder la décision de licencier un employé régulier du personnel classifié non probatoire. Avant d’initier le renvoi d’un employé régulier non probatoire du personnel classifié, l’administrateur responsable doit aviser la Division des ressources humaines conformément à la politique 404.0 (Politique de réunion préalable au renvoi ou à la suspension sans salaire) des présentes.
Si les circonstances ne permettent pas de contacter la Division des ressources humaines, ou si le temps ne permet pas d’évaluer correctement l’incident ou le dossier antérieur de l’employé, l’employé peut être placé en suspension pour enquête.
Après les étapes ci-dessus, l’employé concerné sera informé par écrit de :
- Le motif du renvoi.
- Les faits et les conclusions tirées de la réunion préalable au renvoi.
- La date d’entrée en vigueur du renvoi.
- Le droit de l’employé de faire appel de la mesure en initiant une demande de résolution de conflit.
Les documents de paie appropriés doivent être traités dans un délai suffisant pour que tout employé congédié reçoive tous les salaires dus dans les sept jours ouvrables suivant la date de congédiement ou le jour de paie régulier suivant, selon la première éventualité. Notez que ce délai peut être plus court pour les employés hors de l’État.