Employeurs, celui-ci est pour vous. Après avoir retenu les charges sociales sur les salaires de vos employés (et versé la part de l’employeur), vous devez déposer les impôts auprès de l’IRS. Mais ce n’est pas tout : vous devez également déclarer ces taxes sur le formulaire 944 ou 941. Alors, quelle est la différence entre le formulaire 944 et le formulaire 941 ?
Lisez la suite pour connaître la différence entre les deux formulaires afin de pouvoir utiliser le bon pour votre entreprise.
Mais d’abord… un mot sur les charges sociales
Lorsque vous avez des employés, vous êtes responsable de tout ce qui concerne la paie, y compris les taxes. Vos responsabilités fiscales fédérales comprennent :
- L’impôt fédéral sur le revenu (retenue à la source)
- L’impôt sur la sécurité sociale (retenue à la source et cotisation)
- L’impôt sur Medicare (retenue à la source et cotisation)
- L’impôt fédéral sur le chômage (cotisation)
Ne perdez pas de vue qu’il existe également un certain nombre d’impôts d’État et locaux dont vous pouvez être responsable (par exemple, les impôts sur le revenu d’État et locaux).
Après avoir retenu et contribué aux impôts fédéraux, vous devez les déclarer à l’IRS.
Utilisez le formulaire 940, Déclaration annuelle de l’employeur sur l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) pour déclarer l’impôt fédéral sur le chômage. Pour les impôts fédéraux sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare, utilisez le formulaire 944 ou 941.
Formulaire 944 vs. 941
Les formulaires 941 et 944 sont les deux formulaires que les employeurs utilisent pour déclarer à l’IRS les informations relatives aux salaires et aux charges sociales des employés. Les employeurs qui utilisent le formulaire 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, déclarent les salaires et les taxes quatre fois par an. Les employeurs qui utilisent le formulaire 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, déclarent les salaires et les taxes une fois par an.
Ne déposez pas les deux formulaires. Vous devez utiliser soit le formulaire 941, soit le formulaire 944. Cependant, vous n’avez pas le choix entre utiliser le formulaire 941 ou 944. C’est l’IRS qui décide quel formulaire vous devez utiliser pour déclarer les informations relatives aux salaires et aux impôts.
Les formulaires 944 et 941 demandent tous deux les mêmes informations principales. La différence se résume à la fréquence à laquelle vous devez les déclarer (c’est-à-dire trimestriellement ou annuellement).
Voici quelques-unes des informations que vous devez déclarer sur les deux formulaires :
- Informations sur l’employeur (par ex, numéro d’identification de l’employeur, nom et adresse)
- Salaires, pourboires et indemnités que vous avez versés aux employés
- Impôt fédéral sur le revenu retenu
- Impôt de sécurité sociale retenu
- Impôt Medicare retenu
- Ajustements
- Total de l’impôt à payer
En raison des mesures d’urgence d’allègement COVID-19, Les formulaires 941 et 944 de 2020 et 2021 comportent également des zones que les employeurs doivent déclarer :
- Salaires de congés de maladie payés
- Salaires de congés familiaux payés
- Référentiels d’impôts de la sécurité sociale (parts de l’employeur et/ou de l’employé)
- Salaires du crédit de rétention des employés
Maintenant que vous connaissez certaines des similitudes entre les formulaires, il est temps de se plonger dans la différence entre le 941 et le 944.
Formulaire 941
La plupart des employeurs utilisent le formulaire 941 pour la déclaration. Encore une fois, c’est le formulaire que les employeurs utilisent pour déclarer les informations sur les salaires et les impôts tous les trimestres.
Faites le formulaire 941 si vous avez des employés et que l’IRS ne vous dit pas de faire le formulaire 944.
Envoyez le formulaire 941 à l’IRS même si vous n’avez pas d’impôts à déclarer (inscrivez simplement 0 sur les lignes). N’envoyez pas le formulaire 941 à l’IRS si vous avez déposé une déclaration finale, si vous êtes un employeur saisonnier ou si vous vous occupez de la paie des employés agricoles ou domestiques.
Formulaire 944
Certains employeurs peuvent utiliser le formulaire 944 pour la déclaration des salaires et des impôts. Là encore, il s’agit du formulaire que les employeurs utilisent pour déclarer ces informations chaque année. Utilisez-le si l’IRS vous le demande ; sinon, utilisez le formulaire 941.
Seuls les plus petits employeurs peuvent remplir le formulaire 944. Il s’agit des employeurs ayant une obligation annuelle de 1 000 $ ou moins pour la sécurité sociale, Medicare et les impôts fédéraux sur le revenu.
Si vous êtes un nouvel employeur, vous pouvez demander à remplir le formulaire 944 lors de la demande de votre numéro d’identification d’employeur (EIN). Indiquez si vous prévoyez que votre obligation fiscale en matière d’emploi sera de 1 000 $ ou moins sur votre formulaire de demande de NIE.
Soumettez le formulaire 944 à l’IRS même si vous n’avez pas d’impôts à déclarer (inscrivez 0 sur les lignes). N’envoyez pas le formulaire 944 à l’IRS si vous avez déposé une déclaration finale.
Que pouvez-vous faire si l’IRS ne vous a pas dit de remplir le formulaire 944 mais que vous pensez être éligible ? Vous pouvez demander à remplir le formulaire 944. Vous pouvez soit appeler l’IRS au (800-829-4933), soit envoyer une demande écrite. Si l’IRS accepte votre demande, il vous contactera.
Vous voulez plutôt remplir le formulaire 941 ? Si l’IRS vous dit de déposer le formulaire 944, vous pouvez demander à déposer le formulaire 941.
Conditions de dépôt 941 vs 944
Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre 941 et 944 en ce qui concerne le processus de dépôt. Les exigences de dépôt des formulaires 944 vs 941 de l’IRS comprennent :
- Comment déposer les formulaires
- Dates d’échéance
- Paiements
- Que faire si vous faites une erreur
Comment déposer les formulaires 941 et 944
Vous pouvez déposer les formulaires 941 et 944 par voie électronique ou par courrier. L’IRS encourage le dépôt électronique.
Vous pouvez utiliser le système de dépôt électronique de l’IRS, soit en soumettant les formulaires vous-même, soit en demandant à un professionnel de l’impôt de le faire en votre nom.
Si vous décidez d’envoyer le formulaire 941 ou 944 par la poste, l’endroit où vous l’envoyez dépend de deux facteurs :
- Dans quel état se trouve votre entreprise
- Si vous envoyez le formulaire avec ou sans paiement
Vous pouvez consulter les adresses postales dans les instructions pour le formulaire 944 et les instructions pour le formulaire 941.
Si vous optez pour un logiciel de paie à service complet, comme Patriot, votre prestataire dépose le formulaire 941 ou 944 en votre nom.
Formulaire 944 de l’IRS vs. 941 : Dates d’échéance
Pour éviter les pénalités, déclarez avec précision les informations relatives aux salaires et aux impôts des employés sur le formulaire 944 ou le formulaire 941 avant leurs dates d’échéance. Alors, quand les formulaires 944 et 941 sont-ils dus ?
Soumettre le formulaire 941 à l’IRS au plus tard :
- 30 avril (trimestre 1)
- 31 juillet (trimestre 2)
- 31 octobre (trimestre 3)
- 31 janvier (trimestre 4)
Soumettre le formulaire 944 à l’IRS au plus tard :
- 31 janvier (trimestres 1 à 4)
Si la date d’échéance tombe un week-end ou un jour férié, votre déclaration de revenus de l’employeur est due le jour ouvrable suivant.
Paiements
Vous pouvez payer votre obligation fiscale des formulaires 941 ou 944 par un transfert électronique de fonds. Mais, quand devez-vous effectuer les paiements ?
Formulaire 941
Si vous êtes un déclarant du formulaire 941, payez votre obligation fiscale soit mensuellement, soit par quinzaine. Votre calendrier de dépôt dépend de votre obligation fiscale au cours d’une période de rétrospection de quatre trimestres de l’IRS.
Vous êtes un déposant mensuel si vous avez déclaré 50 000 $ ou moins d’impôts pendant la période de rétrospection. Les dépôts mensuels sont dus :
- Le 15e jour du mois suivant après avoir effectué la paie
Vous êtes un déposant semi-hebdomadaire si vous avez déclaré plus de 50 000 $ d’impôts pendant la période de rétrospection. Les dépôts bihebdomadaires sont dus :
- Le mercredi suivant l’exécution de la paie (si le jour de paie tombe le mercredi, le jeudi ou le vendredi)
- Le vendredi suivant l’exécution de la paie (si le jour de paie tombe le samedi, le dimanche, le lundi ou le mardi)
Formulaire 944
Bien que vous ne puissiez remplir le formulaire 944 que si vous devez annuellement 1 000 $ ou moins en taxes d’emploi, vous pourriez dépasser ce montant. Cela a une incidence sur le moment où l’argent est dû.
Le moment où vous devez votre obligation fiscale dépend du montant :
- Moins de 2 500 $ par an : Payez votre obligation fiscale lorsque vous produisez votre déclaration
- 2 500 $ ou plus pour l’année (mais moins de 2 500 $ pour le trimestre) : Déposez au plus tard le dernier jour du mois suivant la fin d’un trimestre
- 2 500 $ ou plus pour le trimestre : Déposez mensuellement ou toutes les deux semaines, selon votre calendrier de dépôt
Que faire si vous faites une erreur
Les erreurs se produisent, même sur les formulaires gouvernementaux. Si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur sur le formulaire 941 ou 944, utilisez la version corrigée du formulaire.
Fournissez le formulaire 941-X, Déclaration d’impôt fédéral trimestrielle ajustée de l’employeur ou demande de remboursement, pour corriger les erreurs sur le formulaire 941.
Fournissez le formulaire 944-X, Adjusted Employer’s Annual Federal Tax Return or Claim for Refund, pour corriger les erreurs sur le formulaire 944.
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Cet article a été mis à jour depuis sa date de publication initiale, le 12 août 2019.
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