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Faits en bref :
La Loi sur les soins abordables (ACA) a ajouté deux exigences de déclaration de l’employeur au Code des impôts internes (Code) :
- L’article 6056 du Code exige que les grands employeurs applicables (ALE) fournissent une déclaration annuelle à chaque employé à temps plein détaillant l’offre de couverture santé de l’employeur.
- Le Code § 6055 exige que les employeurs qui fournissent une couverture minimale essentielle dans le cadre d’un régime autofinancé (auto-assuré) fournissent une déclaration annuelle aux personnes couvertes.
L’IRS a conçu un nouveau formulaire, le formulaire 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage, pour les ALE afin de satisfaire à l’exigence du Code § 6056. Si l’ALE autofinance son ou ses régimes, l’employeur utilise également le formulaire 1095-C pour satisfaire à l’exigence supplémentaire prévue par le Code § 6055.
Les employeurs qui fournissent des formulaires 1095-C aux employés et aux personnes responsables doivent également en déposer des copies auprès de l’IRS en utilisant un formulaire de transmission, le formulaire 1094-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns. En outre, le formulaire de transmission demande des informations agrégées.
Note : Les petits employeurs (moins de 50 employés équivalents temps plein) qui parrainent des plans de santé autofinancés sont soumis à des exigences de déclaration qui ne sont pas abordées ici. L’autofinancement par les petits employeurs est peu fréquent.
Termes généraux
Un grand employeur applicable (ALE) est un employeur qui a employé en moyenne 50 employés à temps plein ou plus, y compris les employés équivalents à temps plein, au cours de l’année civile précédente.
Un employé à temps plein signifie généralement un employé de droit commun qui effectue en moyenne 30 heures de service ou plus par semaine, (ou 130 heures par mois), tel que déterminé selon l’une des deux méthodes de mesure spécifiques. Une heure de service est chaque heure pour laquelle un paiement est effectué ou dû (par exemple, l’exécution des tâches, les vacances, les jours fériés, les absences payées ou les congés).
La couverture minimale essentielle désigne tout plan de santé collectif parrainé par l’employeur, autre que les « prestations exceptées ». La plupart des comptes de dépenses flexibles (FSA) ou des plans dentaires ou de vision autonomes sont des prestations exceptées, c’est-à-dire qu’ils ne constituent pas une couverture minimale essentielle.
La couverture de valeur minimale signifie que la part du plan de couverture minimale essentielle du coût total autorisé des prestations représente au moins 60 % de ces coûts. Pour 2017, la couverture de valeur minimale était abordable si la contribution requise de l’employé pour une couverture autonome ne dépasse pas 9,69 pour cent du revenu de l’employé provenant de l’employeur. Pour 2018, le pourcentage est diminué à 9,56 et pour 2019, le pourcentage est augmenté à 9,86, en raison des ajustements de l’inflation.
Détails:
Quel est le but des exigences de déclaration des employeurs ?
Les exigences de déclaration sont destinées à aider l’IRS à administrer plusieurs dispositions de la loi sur les soins abordables. Plus précisément, l’IRS utilise les informations déclarées par les employeurs pour déterminer :
- Les employés qui ont (ou n’ont pas) droit à des subventions s’ils achètent une assurance maladie dans l’échange d’assurance maladie individuelle (Marketplace) ;
- Les entreprises qui n’offrent pas une couverture de valeur minimale abordable aux employés à temps plein et si l’employeur peut être soumis à des pénalités potentielles ; et
- Les individus qui sont inscrits à une couverture minimale essentielle qui satisfait au mandat individuel de l’ACA. (Ce mandat est en vigueur jusqu’en 2018 seulement.)
Qu’est-ce que le formulaire 1095-C ?
Le formulaire 1095-C est un nouveau formulaire conçu par l’IRS pour recueillir des informations sur les ALE et la couverture santé collective, le cas échéant, qu’ils offrent à leurs employés à temps plein. Les employeurs fournissent le formulaire 1095-C (déclaration de l’employé) aux employés et en déposent des copies, ainsi que le formulaire 1094-C (formulaire de transmission), auprès de l’IRS.
Le formulaire 1095-C comprend trois parties :
- Partie I : informations d’identification de l’employé et de l’employeur.
- Partie II : informations sur l’offre de couverture santé collective de l’employeur.
- Partie III : Informations sur la couverture santé autofinancée de l’employeur (le cas échéant), y compris les noms et les numéros de sécurité sociale de la personne inscrite principale (par exemple, l’employé) et de ses personnes à charge couvertes.
Quand la nouvelle obligation de déclaration a-t-elle commencé ?
L’obligation s’est d’abord appliquée aux informations de l’année civile 2015 et les formulaires de déclaration devaient être remis début 2016.
Les formulaires de 2017 (c’est-à-dire, les formulaires rapportant les informations de l’année civile 2017) étaient dus comme suit :
- Formulaire 1095-C de 2017 (déclaration de l’employé) : Échéance : 2 mars 2018.
- Formulaire 1094-C de 2017 (formulaire de transmission avec copies des formulaires 1095-C) : Échéance : 28 février 2018 (ou 31 mars 2018, en cas de dépôt électronique).
Les formulaires 2018 (c’est-à-dire les formulaires rapportant les informations de l’année civile 2018) sont dus comme suit :
- Formulaire 1095-C (déclaration de l’employé) de 2018 : Échéance : 4 mars 2019.
- Formulaire 1094-C de 2018 (formulaire de transmission avec copies des formulaires 1095-C) : Échéance le 28 février 2019 (ou le 31 mars 2019, en cas de dépôt électronique).
Si la date d’échéance tombe un week-end ou un jour férié, l’employeur peut déposer le formulaire le jour ouvrable suivant.
Si l’employeur fait partie d’un groupe contrôlé, quelle entité doit fournir le formulaire 1095-C ?
Les entités qui appartiennent au même groupe contrôlé, par ex, sociétés mères/filiales ou sociétés sœurs sous contrôle commun, sont comptées ensemble et leur effectif combiné détermine si elles sont une ALE. Dans l’affirmative, chaque entité du groupe contrôlé est considérée comme une ALE et est soumise aux obligations de déclaration. Chacune des entités fera sa déclaration sous son numéro d’identification d’employeur (EIN).
Quel type d’information est requis pour remplir le formulaire 1095-C ?
Les employeurs doivent travailler avec leurs administrateurs de paie et leurs administrateurs de système d’information sur les ressources humaines pour identifier les éléments de données nécessaires pour remplir les formulaires 1095-C et 1094-C. Le niveau de détail variera en fonction des offres de couverture santé de l’employeur.
Toutes les ALE doivent déclarer des informations de base, similaires aux informations W-2 :
- Nom de l’employé, numéro de sécurité sociale (SSN), adresse.
- Nom de l’employeur, numéro d’identification de l’employeur (EIN), adresse, contact téléphonique.
La réglementation de l’IRS fournit une méthode générale pour que toutes les ALE remplissent le formulaire 1095-C. La méthode générale exige de déclarer des informations sur l’employé à temps plein et la couverture santé (type, contribution requise) offerte à cet employé. Certains employeurs peuvent toutefois profiter de l’une des méthodes alternatives (simplifiées) décrites dans le règlement.
Par exemple, des méthodes alternatives de déclaration sont disponibles pour les employeurs qui ont fait une offre de couverture santé admissible aux employés pendant les 12 mois ou pour les employeurs qui ont offert une couverture de valeur minimale abordable à au moins 98 % des employés à temps plein (et à leurs enfants).
Les employeurs qui ne parrainent pas de régime autofinancé (auto-assuré) remplissent les parties I et II à l’égard de chaque employé à temps plein. Les personnes couvertes par un plan d’assurance de groupe reçoivent également un formulaire directement de la compagnie d’assurance concernant la couverture.
Pour les employeurs autofinancés, quel type d’information est requis pour remplir le formulaire 1095-C ?
Les employeurs qui parrainent un plan de santé autofinancé (auto-assuré) fournissant une couverture minimale essentielle ont des exigences de déclaration supplémentaires. Pour les employés à temps plein, l’employeur remplit les parties I et II du formulaire 1095-C. Si l’employé à temps plein était couvert par le régime autofinancé, l’employeur remplit également la partie III, y compris les noms et les SSN (ou TIN) de toute personne à charge couverte.
En outre, pour tout employé à temps partiel ou non-employé (par ex, bénéficiaires de COBRA) couverts par le régime autofinancé, l’employeur remplit la partie I, une partie de la partie II et la partie III.
Les employeurs à but non lucratif ou les employeurs gouvernementaux (par exemple, les municipalités, les districts scolaires publics) sont-ils soumis aux exigences de déclaration ?
Oui, les exigences de déclaration s’appliquent à toutes les ALE, y compris les employeurs gouvernementaux. Les employeurs doivent examiner les exigences spécifiques à leur type d’organisation avec leurs conseillers.
Qu’est-ce que le formulaire 1094-C ?
Les employeurs déposent des copies des formulaires 1095-C avec le formulaire de transmission 1094-C auprès de l’IRS. L’employeur indique sur le formulaire 1094-C s’il est éligible à la déclaration alternative (simplifiée). Les employeurs utilisent également ce formulaire pour certifier que l’employeur est admissible à l’allégement transitoire en vertu des règles « play or pay » de l’ACA, le cas échéant.
Les employeurs sont-ils tenus d’utiliser le dépôt électronique ?
Les ALE doivent fournir le formulaire 1095-C aux particuliers sur papier par courrier (à moins que le destinataire n’ait consenti de manière affirmative à recevoir les informations dans un format électronique).
Le formulaire 1094-C et le formulaire 1095-C sont soumis aux exigences de dépôt des déclarations par voie électronique auprès de l’IRS. Cela signifie que les ALE qui déposent 250 déclarations de renseignements ou plus doivent déposer les déclarations par voie électronique par le biais du programme de déclarations de renseignements de l’ACA (AIR). (Notez que le programme AIR est un nouveau système distinct destiné uniquement aux déclarations d’information ACA. Les autres systèmes de dépôt électronique de l’IRS, notamment pour les W-2, ne prennent pas en charge les déclarations d’information ACA). L’exigence de 250 ou plus s’applique séparément à chaque type de déclaration.
Y a-t-il des pénalités pour ne pas se conformer aux exigences de déclaration d’informations ?
Oui, et les pénalités peuvent être substantielles. Par exemple, la pénalité est de 270 $ pour chaque défaut de production d’une déclaration complète et pour chaque défaut de fournir un formulaire complet à un employé (jusqu’à plus de 3 000 000 $ maximum). Des pénalités moins élevées peuvent être imposées pour la déclaration d’informations incorrectes, à condition que l’erreur soit corrigée dans certains délais. En général, les pénalités maximales sont réduites pour les ALE dont les recettes sont inférieures à 5 000 000 $. L’IRS peut abaisser les pénalités pour un motif raisonnable.
Official Guidance:
L’Internal Revenue Service (IRS) a publié les formulaires et instructions définitifs à utiliser pour la déclaration des § 6055 et § 6056 de l’Internal Revenue Code :
Pour la déclaration de 2018 (les formulaires sont dus au début de 2019) :
- Formulaire 1094-C de 2018, Offre et couverture d’assurance maladie fournie par l’employeur.
- Formulaire 1095-C 2018, Transmission des déclarations de renseignements sur l’offre et la couverture d’assurance maladie fournie par l’employeur.
- Instructions pour les formulaires 1094-C et 1095-C de 2018.