Peut-être étiez-vous président de classe au lycée ou à l’université (ou les deux, espèce de surhomme), ou peut-être possédez-vous un flair pour rassembler les gens. Quoi qu’il en soit, vous êtes l’un des chanceux qui ont été tablés pour organiser votre réunion de classe.
Et bien que les médias sociaux aient connecté le monde à un niveau sans précédent, l’organisation d’une réunion de classe reste une entreprise substantielle qui nécessite des quantités copieuses de planification et de superbes compétences en matière de réseautage.
Afin que vous ne vous sentiez pas dépassé par le projet massif qui vous attend, voici une ligne directrice sur la façon de planifier correctement une réunion, en veillant à ce que les enfants cool ne vous fuient pas cette fois-ci.
Former un comité de réunion
Bien sûr, vous pouvez planifier une réunion par vous-même, et si votre classe était du côté des plus petits (comme disons 10 personnes), allez-y. Mais même les planificateurs les plus ambitieux pourraient rapidement se trouver battus par l’organisation d’un événement de taille comme celui-ci. La règle générale est qu’un comité de planification doit compter une personne pour chaque tranche de 25 personnes attendues. Traditionnellement, les délégués de classe et les rois et reines du bal sont des membres exemplaires du comité, mais en réalité, toute personne prête à consacrer du temps et de l’énergie à la cause devrait être prise en considération. Un comité diversifié est recommandé pour s’assurer que différents points de vue sont fournis.
La technologie moderne rend le processus de recrutement beaucoup plus simple que par le passé, car les planificateurs peuvent utiliser des groupes Facebook et des envois de courriels pour faire passer le mot. Si vous pouvez obtenir les services d’une personne d’une autre classe qui a déjà organisé une réunion, c’est encore mieux, car elle sera en mesure d’offrir des conseils utiles. Idéalement, un comité sera formé 12 à 18 mois avant la réunion, ce qui garantit que les participants auront suffisamment de temps pour organiser leurs vacances et que le comité pourra obtenir des prix plus avantageux auprès des hôtels et des fournisseurs.
Établir les responsabilités du comité
Comme les procrastinateurs l’apprennent régulièrement, la première loi du mouvement de Newton est à point : Un objet (ou une personne comme vous) au repos reste au repos et un objet (ou une personne) en mouvement reste en mouvement. En d’autres termes, il est plus facile de rentrer du travail, de manger des spaghettis et de regarder des rediffusions de Seinfeld en se languissant dans le canapé que de planifier une réunion. C’est pourquoi chaque membre du comité devrait avoir une liste détaillée de responsabilités ainsi qu’une date limite pour accomplir ses objectifs.
Lors de la première réunion du comité, ou du premier envoi d’un courriel détaillé, le planificateur en chef devrait attribuer des responsabilités à chaque membre, y compris une liste de tâches comprenant des dates d’échéance et des listes de contrôle. Il est recommandé de distribuer ces responsabilités et ces titres :
Un président qui dirige les réunions et envoie les messages du groupe
Un groupe en charge des finances, de la vente des billets et des dons
Un groupe qui rassemble les informations de contact, crée un site Web et fait la promotion de l’événement
Un groupe qui recherche des lieux et des vendeurs potentiels
Un groupe qui planifie les activités et les divertissements
Créer un budget
Cet événement ne va pas s’autofinancer et parmi les moyens les plus populaires de financer les réunions, on trouve la vente de billets et les dons des anciens élèves. Déterminez le montant nécessaire auprès des anciens (gardez un total raisonnable, de peur de vous aliéner de nombreux participants potentiels) et tenez compte de la destination de l’argent. Parmi les principaux éléments à prendre en compte dans le budget figurent :
Le coût de la location d’un lieu
Le service de bar et de restauration
Tables, chaises, argenterie, tasses, assiettes
Divertissement (DJ ou groupes de musique)
Si vous avez un excédent de fonds, vous pouvez également mettre de côté un capital pour les décorations, les photographes et tout autre élément divers que vous pensez pouvoir améliorer la réunion.
Localiser vos camarades de classe
Les médias sociaux font en sorte que cette tâche n’est plus la corvée qu’elle était autrefois, mais ce n’est toujours pas une tâche facile. À moins que vous ne célébriez l’anniversaire des trois mois de votre classe de diplômés, il y a de fortes chances que de nombreux camarades de classe se soient dispersés à travers l’État, le pays et peut-être même le monde. Pourtant, ne laissez pas ce fait vous décourager.
Dénichez votre vieil annuaire et contactez le bureau des anciens élèves de votre école pour obtenir une liste de vos camarades de classe et, une fois ces noms obtenus, visitez les médias sociaux et les sites de réseautage professionnel comme Facebook et LinkedIn. Créez un groupe sur l’un ou l’autre de ces sites pour votre classe de diplômés et informez le plus grand nombre possible de personnes qu’une réunion est en préparation. Une fois que quelques personnes auront appris l’existence de la réunion, le message se répandra comme une traînée de poudre et vos pages seront bientôt remplies de participants potentiels à la réunion. Au bout d’un certain temps (de préférence deux mois avant la réunion), vous obtiendrez une liste presque complète de participants, même si vous devez laisser de la place pour les retardataires qui s’engagent tardivement.
Finaliser une date et réserver le lieu
Tenter de réunir un certain nombre de personnes au même moment et au même endroit est un défi, surtout lorsque ce groupe a un emploi, une famille et les responsabilités qui accompagnent l’âge adulte. Afin d’obtenir le résultat le plus démocratique possible, utilisez les plateformes de médias sociaux que sont Facebook et LinkedIn pour sonder vos camarades de classe et choisir la date qui convient le mieux à la majorité de leurs emplois du temps. Les dates de réunion populaires tombent souvent près de Thanksgiving ou de Noël, lorsque les camarades de classe prévoient déjà de rentrer chez eux pour les vacances.
Lorsque vous choisissez un lieu, pensez à réserver un local près de votre alma mater. Cela facilite les trajets pour ceux qui sont restés dans la région et peut offrir de bons souvenirs à ceux qui ont quitté les lieux il y a des années. Si vous pouvez organiser la réunion dans un gymnase ou un auditorium sur le campus de votre ancien lycée ou collège, c’est encore mieux.
Envoyez les invitations
Lorsque la réunion est finalement déterminée, postez une invitation officielle sur Facebook et LinkedIn, en indiquant la date et l’heure de l’événement, le lieu, les personnes invitées (incluez les enfants ou les plus-un si cela est convenu), le coût de l’événement, un code vestimentaire (le cas échéant) et toute autre information pertinente (activités, dîner, informations logistiques) que vous jugez nécessaire. Donnez à vos camarades de classe une date limite de RSVP afin de garantir un nombre solide de participants.
Avant que vous ne le sachiez, vous et vos camarades ressasserez de vieilles histoires et vous vous souviendrez des jours passés. Et vous aurez la satisfaction de savoir que c’est vous qui avez mis ce plan sur pied.
Il y a de quoi faire.