En 2019, le parrainage d’événements est un concept commun et une considération pour la plupart des planificateurs d’événements. Si vous organisez n’importe quel type d’événement, le parrainage représente une grande opportunité pour vous et votre sponsor. Certains événements auront même plusieurs sponsors. Le parrainage d’événements imprègne désormais les petits festivals et événements locaux dans tout le Royaume-Uni.
Alors, au juste, pourquoi le parrainage d’un événement est-il si important et populaire ? Jetons un coup d’œil au quoi, au pourquoi et au comment du parrainage d’événement.
Qu’est-ce que le parrainage d’événement?
Le parrainage d’événement est le fait pour une entreprise ou une organisation de soutenir un événement financièrement ou en fournissant des produits ou des services. L’entreprise ou l’organisation qui apporte ce soutien est appelée sponsor.
Plus largement, c’est un type de promotion où deux parties bénéficient mutuellement d’un accord de collaboration. Elle peut être initiée par l’une ou l’autre des parties. Un organisateur d’événement peut très bien identifier des sponsors appropriés et les contacter pour voir s’ils souhaitent parrainer leur événement. Alternativement, une entreprise peut développer des relations de parrainage avec un événement particulier.
Les avantages du parrainage d’événements
La relation symbiotique entre l’organisateur d’événements et le sponsor est extrêmement importante pour plusieurs raisons. En fin de compte, le parrainage offre un certain nombre d’avantages à la fois à l’organisateur de l’événement ET au sponsor.
Pourquoi un événement aurait-il un sponsor ?
Les organisations d’événements ont souvent recours au parrainage pour trois raisons :
– Pour financer l’événement. Les sponsors aideront à financer votre événement afin que vous puissiez créer la meilleure expérience événementielle pour votre public.
– Pour améliorer le profil de l’événement et atteindre de nouveaux publics. Si votre sponsor a un large public, un organisateur d’événement a la possibilité de promouvoir son événement auprès de ce public. Le fait d’avoir un sponsor connu peut vous aider à vendre plus de billets pour l’événement.
– Être lié ou associé à une marque réputée ou » cool » renforcera vos références. C’est pourquoi il est si important de choisir un sponsor qui corresponde à votre événement.
Pourquoi une entreprise sponsoriserait-elle un événement ?
Quel est l’intérêt pour elle ? Le parrainage d’un événement fait partie du plan de marketing intégré d’une entreprise. Les entreprises sont toujours à l’affût d’opportunités lucratives de parrainage d’événements. En effet, elles ont beaucoup à gagner de cette relation.
Les spécialistes du marketing ont pour mission de faire connaître leur marque, leur produit ou leur entreprise à des publics pertinents. S’ils peuvent le faire en volume lors d’un événement, tant mieux. L’entreprise aura la permission d’afficher son image de marque lors de l’événement et certains supports marketing. Les spécialistes du marketing savent que s’ils associent leur produit ou leur marque au bon événement, ils peuvent obtenir une visibilité auprès de publics cibles difficiles à atteindre et y accéder. En tant qu’organisateur d’événements, vous devez toujours être conscient de l’opportunité unique que vous pouvez offrir aux marketeurs.
Les différents types de parrainage d’événements
Il existe quatre principaux types de sponsors qu’un organisateur d’événements pourrait envisager. Ceux-ci sont catégorisés dans un article de Gevme et résumés ci-dessous. Il est important de connaître la différence entre chaque type et ce qu’ils peuvent vous offrir.
Le sponsoring financier
Ces sponsors donnent de l’argent à votre événement en échange d’une série d’avantages prédéterminés. Ceux-ci seront décrits dans un accord de parrainage. Il s’agit par exemple du placement du logo sur le lieu de l’événement et sur le matériel promotionnel, de la création de contenu avant et après l’événement et de toute activité pendant l’événement lui-même.
Le parrainage médiatique
Les budgets nécessaires pour obtenir une exposition médiatique sont souvent prohibitifs. Par conséquent, trouver un sponsor médiatique peut s’avérer extrêmement utile. Ces sponsors paieront pour une certaine couverture médiatique, qu’il s’agisse d’une publicité télévisée ou d’un article dans une publication pertinente. Ils peuvent également utiliser leurs propres canaux pour promouvoir votre événement.
Le parrainage en nature
Ce type de parrainage se concentre sur la fourniture de produits ou de services plutôt que d’argent. Il peut s’agir d’un espace dans un lieu, d’un service de restauration, de boissons ou de la fourniture de sessions d’événements supplémentaires.
Partenaires promotionnels
Le partenariat avec des personnalités publiques, des blogueurs ou des célébrités locales qui ont une influence considérable et/ou beaucoup de followers peut donner à votre événement le coup de pouce dont il a besoin. Ils peuvent. aider à promouvoir votre événement auprès de leur propre public de diverses manières.
Comment obtenir un sponsor pour un événement
Image via The Library of Congress on Flickr
Comment demander un parrainage
Pour obtenir un parrainage pour votre événement, vous devrez mettre en place une proposition de business case que vous pourrez envoyer à vos sponsors potentiels. Ils auront besoin de connaître beaucoup d’informations sur votre événement. Cela devrait inclure :
- Qui êtes-vous
- Ce qu’est votre événement
- Où se déroule votre événement
- Qui sera présent (données démographiques)
- Combien de personnes seront présentes
Il est important de noter que la sélection du bon sponsor est probablement l’aspect le plus important de ce processus. Nous y reviendrons un peu plus tard. Adaptez toujours la proposition afin qu’elle ait le bon ton pour communiquer avec ce sponsor et mette en évidence les avantages spécifiques qu’il en retire. Démontrez que vous comprenez l’entreprise que vous approchez pour un parrainage en connaissant ses besoins et en parlant son langage.
Rédiger une proposition de parrainage d’événement peut être assez délicat car vous devrez inclure un coût d’investissement pour votre sponsor. La meilleure façon de procéder est d’évaluer ce que vous avez à offrir. Il y a plusieurs étapes à franchir avant de pouvoir estimer de manière affective combien votre événement vaut en termes de sponsoring :
Lister les actifs marketing
Votre événement représente une opportunité pour le sponsor d’afficher sa marque. Parcourez le lieu de votre événement et identifiez tous les endroits potentiels où un sponsor pourrait afficher le nom de sa marque et/ou son logo.
Les endroits typiques pour l’affichage de la marque sont :
- bannières au-dessus des entrées et des sorties
- bannières sur la scène
- logos sur les écrans de présentation
- zones de rafraîchissement
- programmes de l’événement
- points d’information
Il y aura également d’autres façons pour un sponsor de se commercialiser lors de votre événement. Si vous avez une zone de coulisses, cela pourrait être l’occasion pour votre sponsor de donner des échantillons de produits. Ils peuvent également fournir des articles pour les sacs de goodies qui sont distribués aux participants.
À partir de là, vous aurez un inventaire des actifs marketing. D’autres actifs pour votre événement pourraient inclure :
- Droits d’appellation des programmes
- Dons et échantillons de produits
- Opportunités d’exposition lors de l’événement
- Opportunités de discours lors de l’événement
- Mentions. sur votre site web
- Mention sur les médias sociaux dans vos posts marketing
- Bulletins d’information et mailings
Chaque opportunité marketing pour votre sponsor est un atout que vous pouvez offrir. Pour vous aider dans votre proposition, listez tous ces atouts au fur et à mesure.
Déterminer la portée
Maintenant que vous savez ce que vous avez à offrir, il est important de calculer la portée potentielle de chaque atout. Le parrainage d’entreprise est une forme de publicité, donc tracer l’impact possible de vos actifs sera essentiel lorsque vous essayerez d’attirer un sponsor.
Pour ce faire, vous aurez besoin de savoir plusieurs choses :
- combien de personnes assisteront à l’événement.
- Combien de personnes recevront les programmes et autres matériels, comme les sacs de goodies.
Réfléchissez au nombre de fois que cet actif sera vu par chaque personne. Cela dépendra de l’endroit où il se trouve et de la proéminence de sa position. Par exemple, si votre actif se trouve au-dessus de l’entrée, vous pouvez être assez confiant en prévoyant que chaque personne qui assiste à votre événement verra cet actif chaque fois qu’elle passe.
Cela vous donnera une idée du nombre de personnes qui verront ces actifs. Utilisez votre liste d’actifs pour tracer la portée potentielle de chaque actif.
Évaluez vos actifs
Vous devriez maintenant avoir un inventaire de tous les actifs disponibles pour votre sponsor avec une idée du nombre d’impressions que chaque actif pourrait obtenir.
Il est difficile de mettre un coût contre chaque actif. Cela dépendra vraiment de la taille et des types d’entreprises que vous approchez pour le parrainage. Vous pourriez penser que votre sponsor peut se permettre des prix légèrement plus élevés parce qu’il s’agit d’une grande entreprise. D’un autre côté, si vous essayez d’attirer des entreprises naissantes, vous pourriez décider de baisser le coût de chaque actif.
Fixer des coûts pour chaque actif est difficile mais tenez compte du nombre de personnes qui viendront à cet événement, du type de personne et de la facilité à les atteindre via d’autres canaux, ainsi que de la taille des entreprises que vous approchez pour le parrainage. Estimez la valeur de chaque impression pour chaque actif de cette entreprise. Bien que cela ne vous donnera pas un chiffre concret, vous serez en mesure de juger les actifs individuels et de décider lesquels devraient être vendus à une valeur plus élevée.
Packagez vos actifs
Au lieu de vendre chaque actif individuellement, le fait de packager vos actifs pour les vendre sous forme de paquets vous aidera finalement avec une proposition écrite et votre résultat net. Si vous pouvez catégoriser la valeur de chaque bundle, cela aidera votre sponsor avec un ROI.
Cela signifie également que votre sponsor sera tenu d’acheter un nombre substantiel d’actifs plutôt que quelques-uns. Essentiellement, vous gagnerez plus d’argent si vous pouvez regrouper vos actifs.
Décomposez vos actifs en catégories de valeur. Par exemple, le niveau 1 contiendrait les actifs de plus grande valeur, le niveau 2 pour les actifs de gamme moyenne et le niveau 3 contiendrait vos actifs les plus petits et les moins en vue – l’option la moins chère pour votre sponsor. Cela vous permettra ensuite de lister les coûts de parrainage de l’événement pour les sponsors.
En plus des chiffres importants, faites une liste des avantages que les entreprises recevront en parrainant votre événement. Il peut s’agir de l’exposition à des clients potentiels et des médias à travers :
- fréquentation attendue de l’événement
- sur le site Web & efforts de promotion sur les médias sociaux
- génération de leads
- signalisation de l’événement
- inclusion publicitaire
- efforts de marketing viral
Vous devriez maintenant avoir tout ce dont vous avez besoin pour un document convaincant, document de proposition de parrainage convaincant, complet et de type commercial.
Choisir le bon sponsor pour votre événement
Lorsque vous envisagez un parrainage pour votre événement, il est important de reconnaître que vous devrez trouver un partenaire qui convient à votre événement. Cela devrait être votre objectif principal. Sont-ils bien adaptés à votre événement ? Vos publics cibles sont-ils les mêmes ou peuvent-ils vous promouvoir auprès de nouveaux publics ? Représente-t-il les mêmes valeurs que l’organisation de votre événement – souhaitez-vous être associé à cette marque ? Y a-t-il des risques associés au sponsor ? Vous devez analyser la démographie de vos participants et tenir compte des valeurs de votre marque avant d’identifier les sponsors qui vous conviennent.
Trouver le bon sponsor pour votre événement doit être une priorité. Faites-le bien et la relation entre l’organisation de l’événement et le sponsor récoltera de grandes récompenses pour les deux parties à court et à long terme.
Trouver des sponsors pour un événement : Nos meilleurs conseils
Il existe plusieurs façons de trouver des sponsors pour votre événement. Voici trois façons d’identifier le sponsor parfait.
Une – Parlez aux employés, aux partenaires, aux membres de votre conseil d’administration, etc. pour découvrir les relations qu’ils ont. Regardez vos contacts sur Facebook et LinkedIn pour voir s’il y a quelqu’un qui peut aider à établir une connexion pour vous. Peut-être peuvent-ils vous présenter à des personnes qui s’occupent des parrainages d’entreprises.
Deux – Dressez la liste de toutes les entreprises auxquelles vous pensez que votre événement pourrait plaire. Visitez leurs sites web pour obtenir leurs coordonnées. De même, recherchez quelles entreprises ont parrainé des événements similaires au vôtre. Évitez les formulaires en ligne ou les chatbots, car votre correspondance pourrait être manquée ou ignorée. Sourcez les numéros de téléphone ou les adresses électroniques pertinentes des décideurs au sein de cette entreprise.
Troisièmement – Contactez une agence de parrainage d’événements. Ils vous aideront à vous connecter à des sponsors potentiels pertinents.
Gérer votre relation avec un sponsor d’événement
Comme un parrainage est essentiellement un accord commercial entre vous et votre sponsor, il est bon d’avoir un accord ou un contrat de parrainage d’événement. Celui-ci contiendra les détails spécifiques, ainsi que les termes et conditions de votre accord. Avoir une confirmation écrite sous la forme d’un contrat signifie que toute transaction entre les parties est enregistrée et acceptée.
Une fois que vous avez sécurisé votre sponsor d’événement et qu’un accord est en place, assurez-vous de bien le traiter si vous voulez qu’il revienne pour de futurs événements. Un excellent moyen de s’assurer que cela se produise est de dédier une personne de votre équipe à la gestion des relations avec les sponsors. Il peut assurer la liaison entre les parties pour s’assurer que tous les détails sont couverts.
Liste de contrôle du parrainage d’un événement
Voilà. Nous espérons que vous avez appris beaucoup de choses sur la façon de trouver un sponsor pour votre événement. Merci de liker ou de partager cet article et de diffuser les connaissances.
20 BEDFORD WAY – CENTRAL LONDON EVENT VENUE WITH A DIFFERENCE
Si vous recherchez un lieu de réunion au centre de Londres avec des liaisons de transport incroyables, alors 20 Bedford Way est fait pour vous. Nous avons des tarifs très abordables, une bonne disponibilité en soirée et le week-end, y compris notre théâtre de 910 places, le Logan Hall. Contactez-nous dès aujourd’hui au 020 7612 6143.