Vous avez terminé le travail pour un client, envoyé la facture et vous attendez maintenant simplement le paiement. Courir après les retards de paiement n’est l’idée que personne se fait d’un bon moment, mais en tant que propriétaire d’entreprise, envoyer des rappels de paiement est une réalité de la gestion d’une entreprise qui accorde du crédit à ses clients.
Même le propriétaire d’entreprise le plus diligent ne peut pas éviter entièrement de traiter les retards de paiement, mais il y a certaines mesures que vous pouvez prendre pour recouvrer ces factures en retard – ou mieux encore, réduire les retards de paiement en premier lieu.
Rappels de paiement : Soyez proactif
5 emails de rappel de paiement
Que faire si vous n’avez toujours pas obtenu de réponse
Rappels de paiement : Soyez proactif
Prévenez les retards de paiement en premier lieu : Comme le dit le proverbe, la meilleure attaque est une bonne défense, et la meilleure façon de prévenir les retards de paiement est de mettre en place une bonne politique de crédit. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez vous assurer que votre politique n’est pas trop indulgente au point d’entraîner des retards de paiement constants, mais qu’elle n’est pas trop stricte au point de vous faire perdre des clients au profit de concurrents. Voici quelques conseils pour mettre en place votre politique de crédit :
Vérifier la concurrence.
De la même manière que vous regardez votre concurrence pour comparer les services et les prix, découvrez comment elle gère l’extension du crédit à ses clients. Si une entreprise concurrente offre de meilleures conditions de crédit, elle pourrait attirer plus de clients. N’essayez pas de surpasser les conditions d’un concurrent – au lieu de cela, essayez au moins de les égaler si cela a du sens.
Ne prolongez pas le crédit au-delà de vos marges bénéficiaires.
Offrez uniquement ce que vous pouvez vous permettre de perdre dans le cadre de vos marges bénéficiaires – vous voulez vous assurer que vous avez au moins couvert vos dépenses. Demander un acompte est également une bonne idée.
« Si vous collectez une partie de l’argent au départ, même si c’est minuscule, vous avez beaucoup plus de chances d’être payé en temps voulu », a déclaré Roger Weiss, un expert en crédit et en recouvrement basé à St. Louis.
Enquête avant d’offrir du crédit.
Faites des recherches sur votre client dès le départ pour éviter les maux de tête plus tard. Vous devriez avoir une demande de crédit détaillée qui comprend votre politique de crédit, y compris les conséquences d’un retard de paiement (comme les frais d’intérêt et les frais).
Votre demande de crédit devrait demander les éléments suivants à votre client :
- Nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone et de fax
- Noms, adresses et numéros de sécurité sociale des mandants
- Type d’entreprise (société, partenariat, entreprise individuelle)
- Secteur d’activité
- Nombre d’employés
- Références bancaires
- Références en matière de paiement commercial
- Historique de faillite commerciale/personnelle
- Tout autre nom sous lequel l’entreprise exerce ses activités
- Nouveau nom de l’entreprise. noms sous lesquels l’entreprise fait des affaires
- Une garantie personnelle du propriétaire de l’entreprise pour vous payer si son entreprise ne peut pas
Considérez également à tirer un rapport de crédit d’entreprise, surtout si vous prévoyez d’étendre un montant important de crédit. Trois agences principales fournissent des scores de crédit commercial – Experian, Equifax et Dun & Bradstreet – et vous pouvez demander un rapport de crédit commercial complet à chacune de ces agences moyennant des frais.
Engagez un avocat.
Vous devriez également travailler avec un avocat d’affaires qui est familier avec les pratiques de recouvrement et peut examiner tous vos documents liés au crédit sur une base annuelle, selon Weiss.
Vos documents devraient clairement énoncer vos politiques, y compris ce qui se passe si les gens paient en retard. Vous pouvez également énoncer ces termes dans votre contrat ou votre lettre de mission. C’est particulièrement important si vous comptez facturer des frais de retard ou récupérer des frais d’avocat auprès d’un client si une situation s’aggrave, a déclaré Helena Swyter, une comptable basée à Chicago.
Incluez des détails dans vos factures.
Votre facture doit clairement détailler les services ou les produits que vous avez fournis et les conditions de remboursement, notamment :
- Description du travail effectué, y compris les heures travaillées, les articles commandés, etc.
- Montant total dû
- Date à laquelle l’argent est dû
- Modalités de paiement – y compris les rabais si le client paie la facture plus tôt – et les informations concernant l’application éventuelle de frais d’intérêt pour les paiements tardifs
- Méthodes de paiement acceptées
- Coordonnées, au cas où le client aurait des questions sur sa facture
5 emails de rappel de paiement
Demander un paiement tardif est maladroit, mais ne vous sentez pas mal à l’aise. La meilleure pratique consiste à être poli, ferme, professionnel et cohérent dans vos communications. Avoir un plan en place pour traiter les paiements en retard enlèvera une partie du stress de la situation.
Envoyez la première copie d’une facture par le service postal américain et par courriel, recommande Weiss. Et ne supposez pas que votre client a reçu votre facture – de nos jours, beaucoup de gens ne vérifient pas leurs dossiers de spam par courriel, et votre facture pourrait y avoir atterri. Assurez le suivi des courriels, passez un ou deux coups de téléphone et envoyez éventuellement un SMS. La clé est de connaître votre client : Certaines personnes peuvent trouver un SMS envahissant, tandis que d’autres le considèrent comme parfaitement acceptable – voire préférable.
Voici cinq modèles d’e-mails de paiement que vous pouvez utiliser pour demander des paiements en retard. Veillez à joindre une copie de la facture à l’e-mail pour que votre client n’ait pas à la rechercher.
1. Rappel initial de facture
Vous n’avez pas besoin d’attendre qu’un paiement soit en retard pour prendre contact avec votre client. Une bonne façon d’éviter les retards de paiement est d’envoyer un court courriel amical au sujet de la facture sept jours avant son échéance. C’est un bon moyen de rafraîchir la mémoire des clients, de s’assurer qu’ils ont bien reçu les factures et de leur donner l’occasion de poser toutes les questions qui pourraient retarder le paiement.
Dear John Smith:
Merci encore pour votre entreprise. Ceci est un rappel que le paiement de la facture #12304 sera dû la semaine prochaine, le vendredi 10 octobre.
Veuillez prendre un moment pour examiner la facture lorsque vous en aurez l’occasion et faites-nous savoir si vous avez des questions. Vous pouvez également me joindre au 555-499-0048. Nous espérons que vous appréciez vos nouveaux stores personnalisés !
Merci !
Jane Q. Public
2. Rappel par courriel le jour même
Vous devez envoyer votre deuxième courriel à la date d’échéance du paiement et rester bref – et de ton amical – car techniquement, le paiement n’est pas en retard. Cette fois, vous pouvez inclure un peu plus d’informations, comme le montant de la facture.
Dear John Smith:
C’est juste un rappel que votre facture #12304 de 7 000 $ est due aujourd’hui. Vous pouvez effectuer le paiement sur le compte bancaire indiqué sur la facture ci-jointe.
N’hésitez pas à me contacter pour toute question. Vous pouvez également me joindre par téléphone au 555-499-0048. Nous apprécions votre entreprise.
Merci !
Jane Q. Public
3. Courriel de rappel de paiement après que le paiement a une semaine de retard
Lorsque le paiement a une semaine de retard, envoyez un autre courriel – et appelez le client. L’appel a pour but de s’assurer que le client a bien reçu les courriels ou lettres précédents et qu’il a l’intention de payer la facture.
Dear John Smith:
Nos dossiers montrent que nous n’avons pas encore reçu le paiement de 7 000 $ pour la facture #12304, qui était due le 10 octobre. J’ai joint la facture à ce courriel au cas où vous l’auriez égarée. Si vous pouvez vérifier vos dossiers pour voir si vous avez remis le paiement, je vous en serais reconnaissant.
N’hésitez pas à me contacter pour toute question. Vous pouvez également me joindre par téléphone au 555-499-0048.
Merci,
Jane Q. Public
4. Courriel de rappel après un retard de paiement de deux semaines
Lorsque vous envoyez ce courriel, réitérez le numéro de facture, le montant du paiement en souffrance et toute information de contact, et énumérez toute tentative de contacter précédemment le client pour le paiement. Envisagez de rappeler le client ou de lui envoyer un message texte.
À ce stade, vous ne pouvez pas automatiquement supposer que le client esquive délibérément vos efforts pour recouvrer le paiement, mais vous pouvez adopter un ton plus ferme.
Cher John Smith:
Je vous ai laissé un message vocal et je vous ai envoyé plusieurs courriels pour vous rappeler de payer la facture #12304 de 7 000 $, qui était due il y a deux semaines.
Je joins une copie de la facture originale. Veuillez me faire savoir si vous avez des questions concernant le paiement. Pouvez-vous également me faire savoir que vous avez reçu ce courriel ?
Merci,
Jane Q. Public
5. Rappel par courriel après un mois de retard de paiement
Au point de retard de 30 jours, il est bon de mentionner les conséquences du retard de paiement dans votre courriel. Vous devez toujours être poli, mais beaucoup plus direct pour demander le paiement.
Dear John Smith:
Ceci est un autre rappel que nous n’avons pas encore reçu le paiement de la facture #12304 de 7 000 $ – votre paiement a 30 jours de retard. Conformément à nos conditions de crédit, nous pouvons vous facturer des intérêts supplémentaires sur tout paiement reçu avec plus de 30 jours de retard. J’ai joint une copie de la facture pour votre commodité.
Ne vous gênez pas pour me contacter si vous avez des questions. Sinon, veuillez envoyer le paiement immédiatement.
Merci,
Jane Q. Public
Que faire si vous n’avez toujours pas obtenu de réponse
Si vous ne recevez pas de paiement après plusieurs courriels et un ou deux appels téléphoniques, vous devrez décider comment faire évoluer la situation. Cela dépendra en partie de votre relation avec le client. Si vous avez des antécédents avec lui et qu’il a l’habitude d’être en retard mais finit toujours par payer, vous pourriez vouloir lui donner une certaine marge de manœuvre – même si vous pourriez aussi vous demander si cela vaut la peine de garder un client comme ça.
Si le client paie presque toujours à temps, vous pourriez vouloir modifier votre approche. Est-il possible qu’ils n’aient pas reçu la facture ou qu’ils aient engagé quelqu’un d’autre pour gérer les paiements ? Ont-ils eu une sorte d’urgence ?
Weiss, cependant, a averti de garder vos politiques de crédit aussi cohérentes que possible : « La plus grande chose que les créanciers peuvent faire pour s’aider est de définir ce qu’ils vont faire et de s’y tenir. N’hésitez pas, cela vous causera de l’angoisse. »
Moins de 90 jours de retard
Entre 30 et 90 jours, vous pouvez essayer des approches plus douces – mais toujours directes. Une possibilité est d’envoyer une mise en demeure d’un avocat par courrier certifié, a suggéré Swyter. À environ 60 jours, vous pouvez envisager de travailler avec une agence professionnelle de crédit et de recouvrement dans le cadre des précollectes, a déclaré Weiss. Cela aura un coût, mais pourrait donner de meilleurs résultats.
Envoyer un paiement au recouvrement devrait être un dernier recours, et Weiss ne recommande jamais de le faire avant qu’il ait 90 jours de retard. Avant cela, vous devriez utiliser des méthodes qui n’impliquent pas de signaler le paiement impayé aux agences d’évaluation du crédit.
Plus de 90 jours de retard
Au bout de 90 jours, il est temps de tourner les choses vers les créances irrécouvrables, dit Weiss. Faites d’abord les comptes – selon le montant de la facture, il se peut que cela ne vaille pas la peine de consacrer du temps, des efforts et des dépenses à faire appel à une agence de recouvrement.
Malheureusement, la plupart des petites entreprises ne peuvent pas radier les factures impayées. C’est parce qu’elles utilisent souvent la méthode de comptabilité de caisse, ce qui signifie, à des fins fiscales, que vous ne déclareriez les revenus et les dépenses que lorsque l’argent change de mains, a déclaré Swyter.
« Puisque vous n’avez jamais reçu le revenu de la facture impayée, il n’y a rien à radier », a-t-elle dit. Vous pouvez toutefois déduire les dépenses que vous avez engagées en rapport avec le travail ou en essayant de recouvrer la facture. Par exemple, si vous avez acheté des échantillons de tissu pour les montrer au client ou si vous avez pris un taxi pour rencontrer le client, vous pouvez déduire ces dépenses.