Comment devenir un planificateur d’événements

Chiffres mis à part, la planification d’événements peut être sérieusement gratifiante avec beaucoup de place pour la progression et un état d’esprit  » chaque jour est différent  » qui garde même les planificateurs les plus énergiques sur leurs orteils.

Alors ne laissez personne pleurer sur votre parade. Choisir une carrière dans l’événementiel est une décision que vous ne regretterez probablement pas.

Lisez d’autres conseils sur les carrières dans l’événementiel ici.

Comment réussir en tant que gestionnaire d’événements

Une fois que vous avez percé dans la carrière événementielle de vos rêves, comment vous assurer de rester au sommet de votre jeu et d’être reconnu comme un gestionnaire d’événements performant ? Nous avons demandé à des professeurs de gestion d’événements de tout le pays de nous donner leurs meilleurs conseils.

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Olivia Ramsbottom, maître de conférences – Affaires et gestion, Université de Derby Buxton

Communiquer clairement avec les clients

Comprendre ce que le client attend de l’événement, et s’assurer d’avoir discuté de votre compréhension de l’événement avec le client. Il est étonnant de constater à quel point les gens peuvent interpréter différemment les mêmes instructions, alors assurez-vous d’avoir discuté pleinement du brief avec le client pour éviter les malentendus

Apprendre de chaque événement

Lors de la planification d’un événement, utilisez votre plan des événements précédents et améliorez-vous à chaque fois. Cela implique d’inclure un temps de réflexion après un événement pour que vous puissiez prendre des notes sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné et vous assurer que vous avez ces notes pour les événements futurs.

Penser comme un participant

Faire le tour de l’événement comme si vous étiez un client. Où le client arrive-t-il, où va-t-il ? Où sont les toilettes, les rafraîchissements, les points de contact clés tout au long de l’événement ? Est-il facile pour votre client de se rendre à votre événement et de s’y déplacer ? Ce processus devrait vous permettre de faire un certain nombre de choses, qu’il s’agisse de vous assurer que vous n’avez pas oublié de prendre en compte l’accessibilité, ou d’améliorer l’expérience du client tout au long de son contact avec votre événement.

Restez calme

Personne ne respecte un rabatteur !

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Dr. Caroline Jackson, Senior Principal Academic, Bournemouth University

Comprendre que votre travail implique de multiples rôles

Un gestionnaire d’événements réussi démontrerait qu’il peut être tout ce qui suit :

• Directeur – peut réunir des compétences pour réussir
• Créatif – imaginatif et innovant
• Gestionnaire de projet – planification, opérationnel, contrôle, sens du détail
• Penseur critique – capacité à synthétiser, évaluer et prendre des décisions claires
• Communicateur et réseauteur – motivateur, empathisant et en phase avec les clients et les consommateurs

Si vous ne pouvez pas remplir toutes ces fonctions, il est nécessaire de constituer une équipe qui possède ces capacités.

Penser à l’avenir et élaborer des stratégies

Vous devez être constamment conscient de la situation dans son ensemble ; comprendre la pertinence et l’impact des événements. Devenez un futurologue – utilisez vos observations et vos connaissances pour faire des prédictions sur les tendances, les opportunités et les risques futurs.

Soyez un adopteur précoce

Les meilleurs gestionnaires d’événements sont les innovateurs technologiques ; ceux qui repoussent les limites et font les choses différemment. Soyez prêt à essayer de nouvelles choses, gardez le doigt sur le pouls de l’innovation technologique et essayez de voir les possibilités futures.

Soyez conscient du monde

La gestion sensible et durable de vos événements est importante. Soyez conscient des différentes cultures et rituels, et de l’impact négatif que les événements peuvent créer s’ils ne sont pas organisés avec suffisamment de considération.

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David Strafford, chargé de cours en gestion d’événements, Sheffield Hallam University et directeur, Hopper

Planifier chaque détail

Tous les gestionnaires d’événements doivent faire preuve d’excellentes compétences en matière de planification et d’organisation, que vous organisiez un mariage, un festival ou une conférence. Assurez-vous de prêter une attention particulière aux détails ainsi qu’à la vue d’ensemble, et essayez de penser à tout ce qui pourrait aller mal… avec de nombreux plans de secours !

Réseau, réseau, réseau

Le secteur de l’événementiel est construit sur des réseaux, et plus vous pouvez établir de connexions, mieux c’est. Soyez amical, ne brûlez jamais les ponts et utilisez les médias sociaux comme LinkedIn et Twitter pour vous connecter à vos collègues professionnels du secteur. Vous ne savez jamais qui pourrait être votre futur partenaire commercial !

Michelle Fanus, chargée de cours – Gestion des événements spéciaux et des conférences, Université de West London et fondatrice, Dynamyk Events

Maîtrisez le briefing

Découvrez clairement ce que le client veut. S’il ne le sait pas, démontrez ce qui est possible en montrant des exemples d’autres événements. Façonnez votre premier briefing d’événement autour des 4Ws : Quoi ? Où ? Pourquoi ? Qui ?

• Quels résultats recherchent-ils ? Commencez toujours avec la fin en tête.
• Où aimeraient-ils organiser l’événement ?
• Pourquoi maintenant ?
• Qui aimeraient-ils voir participer ?

Ceci vous permettra d’offrir des événements que les clients veulent.

Constituez votre équipe de rêve

Travaillez avec des fournisseurs fantastiques et de premier ordre qui livrent constamment. Cela fera de vous le meilleur. Demandez à vos collègues ou associés qui ils recommandent. Par exemple, avec quels fleuristes fantastiques et créatifs ont-ils travaillé ? Quels sont les lieux qu’ils ont utilisés et qui offrent un service clientèle de premier ordre ? Les fournisseurs changent la donne, il vous faut donc les meilleurs sur le marché.

S’affirmer

Ne soyez pas autoritaire ; soyez assertif. Embrassez votre équipe et assurez-vous que tout le monde sait qui vous êtes. De la liaison avec les VIP avant l’événement à la gestion du personnel de l’hôtel sur place, adoptez une approche directive pour tout. Soyez proactif et prenez des décisions.

Amusez-vous !

Mon meilleur conseil est de respirer, de vous détendre et de vous amuser. Amusez-vous, et vos clients le feront aussi. Les clients heureux reviennent parce qu’ils aiment travailler avec vous !

Conclusion

Ne pas avoir une expérience dans l’événementiel ne vous exclut pas du secteur. Déterminez où et comment vos compétences existantes pourraient être appliquées, obtenez une expérience pratique, approchez les entreprises que vous admirez et faites de votre rêve de devenir un planificateur d’événements une réalité.

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