Suivre les clients pour obtenir de l’argent est inconfortable pour de nombreux propriétaires de petites entreprises et cela peut également leur faire perdre un temps précieux.
Pour autant, c’est quelque chose qui doit être fait pour améliorer les flux de trésorerie et mettre votre entreprise sur la voie du succès, selon Entrepreneur.
Heureusement, il existe des façons de rédiger et d’envoyer votre lettre de factures en retard qui peuvent rendre le processus moins pénible et encourager vos clients à vous payer plus rapidement.
Vous avez besoin d’un modèle de facture ? FreshBooks propose des modèles de factures téléchargeables gratuitement pour les petites entreprises.
Dans cet article, nous couvrirons :
- Suivre au bon moment
- Inclure tous les détails de la facture et du paiement
- Tailler le langage
- Utiliser des pénalités de retard
- Offrir un plan de paiement. Plan
- Soyez poli
- Automatisez les rappels
- Énumérez l’aide
Suivi au bon moment
Voici quelques conseils pour faire un suivi au bon moment :
- Suivre le lendemain de l’échéance d’une facture, surtout si le client paie régulièrement en retard
- Suivre après une semaine ou deux si le client est habituellement à l’heure pour le paiement ou s’il s’agit d’un nouveau client
- Suivre à nouveau à 30, 60 et 90 jours après la date d’échéance
- Essayez d’envoyer une lettre de facture en retard le week-end, lorsque votre facture a moins de concurrence pour attirer l’attention du client
- Le mardi est le meilleur jour pour envoyer un courriel en semaine, dit à Entrepreneur. Essayez de l’envoyer juste avant ou après le déjeuner.
- Si vous avez plusieurs clients avec des comptes en retard, envoyez tous vos rappels en une seule fois pour gagner du temps
Incluez tous les détails de la facture et du paiement
Faites en sorte que le client se souvienne facilement de la facture qu’il doit payer et de la façon d’effectuer le paiement.
Incluez les détails suivants dans votre lettre de facture impayée :
- Numéro et date de la facture
- Montant dû
- Conditions de paiement telles que les pénalités de retard
- Rappels de lettres précédentes
- Instructions pour le paiement (inclure des liens dans les e-mails)
- Vos coordonnées
.
Tailler le langage
La lettre de facture en retard que vous envoyez le lendemain de l’échéance d’une facture ne sera certainement pas la même que celle que vous envoyez 60 jours après l’échéance. Vous devez adapter votre langage en fonction de la situation.
Des modèles de lettres de rappel de paiement se trouvent ci-dessous.
1-15 jours d’arriérés
Soyez amical et poli. Votre objectif est de maintenir votre relation avec votre client tout en lui rappelant gentiment sa dette.
30-60 Days Past Due
Restez professionnel mais soyez ferme et démontrez l’urgence de payer la facture. À ce stade, la facture est très en retard et vous ne devez pas avoir peur de le dire.
90+ Days Past Due
Plus un client tarde à payer une facture, moins il est probable qu’il paie tout court. Après 90 jours, il est temps de remettre la facture à une agence de recouvrement.
Une lettre de facture en souffrance dans ce cas servira à informer le client que vous remettrez son compte à une agence de recouvrement dans un certain nombre de jours si vous ne recevez pas de paiement. Ou si vous ne recevez toujours pas de paiement, faites savoir au client que l’agence de recouvrement prendra contact avec lui.
Utiliser les pénalités de retard
Les frais de retard doivent être discutés avec un client dès le début d’un projet. Un client ne peut pas être pris en embuscade avec des pénalités de retard après qu’une facture soit échue. Cela ne fera qu’aigrir votre relation.
Les frais de retard peuvent être un montant fixe ou un pourcentage du total de la facture. Chaque État a ses propres lois concernant le montant que vous pouvez facturer.
- Par exemple, si un État vous permet de facturer 18 pour cent d’intérêts, divisez ce nombre par 12 pour trouver les frais de retard que vous pouvez facturer mensuellement. À 18 %, une entreprise peut facturer 1,5 % du total de la facture en frais de retard sur une base mensuelle.
Toutes les entreprises ne devraient pas facturer des frais de retard. Cet article de blog FreshBooks couvre les avantages et les inconvénients de facturer des frais de retard à vos clients.
Offrir un plan de paiement
Entrepreneur recommande d’offrir à votre client un plan de paiement si le fait de monter des frais de retard ne semble pas le perturber. Divisez le total de la facture en morceaux gérables. Ce n’est pas idéal, mais au moins vous augmentez la probabilité d’être payé.
Soyez poli
Soyez poli dans votre lettre de facture en retard n’est pas seulement une courtoisie. Cela peut aussi réellement vous aider à être payé. FreshBooks a constaté que les factures qui comprenaient des phrases comme « veuillez payer votre facture dans les » et « merci pour votre entreprise » avaient en fait 5 % plus de chances d’être payées.
Veillez à inclure « s’il vous plaît » et « merci » dans votre lettre, même lorsque la facture a des mois de retard. Au minimum, cela améliore l’image de votre entreprise.
Automatiser les rappels
Les logiciels de facturation incluent souvent l’option d’automatiser les rappels pour demander le paiement. Vous pouvez définir quand vous voulez qu’un rappel soit envoyé – après un jour, 30 jours, 60 jours, ce que vous voulez – et un message personnel avec chacun. Ainsi, vous n’avez pas besoin de définir des rappels dans votre calendrier et d’envoyer un courriel au client à chaque date.
Un logiciel de facturation peut également ajouter automatiquement les frais de retard au total de la facture, à condition que vous ayez discuté de votre politique de frais de retard avec votre client à l’avance.
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Aide à la liste
Parfois, malgré vos lettres de suivi patientes et professionnelles, un client n’a tout simplement pas l’intention de payer sa facture.
Si la facture est importante, il pourrait être temps de faire appel à une agence de recouvrement ou à un avocat pour aider à recouvrer la dette. Utilisez le site Web du Better Business Bureau pour trouver une agence de recouvrement réputée.
Envoyez une avant-dernière lettre de facture impayée citant votre intention de remettre la facture à un avocat ou à une agence.
Dans la dernière lettre, informez-les que votre conseiller juridique ou votre agence de recouvrement les contactera. Vous devez envoyer au client une dernière lettre d’avertissement pour lui donner une dernière chance de payer avant de lui remettre la facture impayée.
Les gens demandent aussi :
- Comment rédiger une lettre de facture en souffrance
- Des exemples de lettres de rappel de paiement amicales
Comment rédiger une lettre de facture en souffrance
Voici quelques conseils pour rédiger une lettre de facture en souffrance efficace et professionnelle :
- Pour les factures qui ne sont que légèrement en retard, ajoutez la phrase » pour votre commodité. » Un jour après l’échéance d’une facture, vous pouvez écrire : Pour votre commodité, je vous envoie un rappel rapide concernant la facture #001 qui était due hier.
- Joindre la facture et ajouter des liens vers des options de paiement en ligne faciles
- Tester des phrases polies telles que « votre compte semble maintenant être en retard »
- Rappeler au client les discussions précédentes. Vous pouvez dire : Comme vous le savez, les factures sont dues 15 jours après la date de facturation. Cela rappelle au client votre discussion initiale sur les conditions de paiement.
- N’oubliez pas d’utiliser un langage fort (mais toujours professionnel) pour les factures échues depuis plus de 60 jours. Des expressions comme « question urgente » ou « attention immédiate » transmettront la gravité de la situation. Votre ligne d’objet peut inclure des expressions comme « Action requise » ou « Important ».
- Soyez direct. Incluez dans la première ligne de votre lettre : Nous vous informons que votre facture est maintenant en retard de 60 jours.
- Rappellez au client que vous l’appellerez par téléphone pour faire le suivi. Cela peut les pousser à agir.
Modèles de lettres de rappel de paiement amicales
Vos rappels de factures en retard doivent être adaptés à la situation – que la facture ait un jour de retard ou 90 jours de retard. Voici quelques rappels de paiement amicaux mais fermes que vous pouvez envoyer pour améliorer vos chances de recouvrer la dette due.
1-15 Days Past Due
Hi ,
Ceci est un rappel amical que votre compte est maintenant en retard. Selon nos dossiers, le montant de $xx est maintenant en retard de 7 jours. Au cas où la facture n’aurait pas été reçue, une copie est jointe.
Voici un résumé de votre compte :
Numéro de facture :
Date de facturation :
Montant dû :
Date d’échéance :
Veuillez envoyer le paiement par chèque à l’adresse indiquée ci-dessous. Ou vous pouvez payer par carte de crédit sur notre site Web à l’adresse www.yourbusiness.com.
Comme discuté précédemment, nos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date d’émission. Les paiements tardifs sont facturés 3 % par mois de retard.
Nous apprécions l’attention que vous portez à cette question et nous espérons travailler avec vous à l’avenir.
Best,
30-60 Days Past Due
Cher ,
Nous vous écrivons pour vous informer que votre compte est maintenant en retard de 30 jours. Le montant de xx $ était dû le . Nous vous avons envoyé un avis d’arriéré le et n’avons pas reçu de réponse.
Cette affaire requiert votre attention urgente. Veuillez envoyer le paiement dès que possible.
Numéro de facture :
Date de facturation :
Total de la facture :
Montant actuel dû :
Date d’échéance :
Nos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date d’émission, comme établi dans notre contrat. Votre compte a maintenant des frais de retard supplémentaires de 3 %.
Veuillez me contacter immédiatement pour savoir quand nous pouvons attendre le paiement. Le paiement peut être effectué par chèque à l’adresse indiquée ci-dessous ou sur notre site Web à l’adresse www.yourbusiness.com.
Sincèrement,
90+ Days Past Due
Dear ,
Nous avons besoin de votre attention urgente pour résoudre cette situation. Nous vous avons contacté le au sujet de votre facture en retard, sans réponse. Votre compte est maintenant en retard de 90 jours.
Veuillez nous remettre le paiement dans les 10 jours ouvrables. Si nous ne recevons pas le paiement au plus tard le , nous transmettrons immédiatement votre compte à une agence de recouvrement.
Un paiement immédiat de permettra de s’assurer que cette action ne sera pas entreprise.
Numéro de facture :
Date de facturation :
Montant :
Montant courant dû :
Date d’échéance :
Nos conditions de paiement sont de 30 jours à compter de la date d’émission. Les frais de retard sont de 3 % par mois. Comme votre facture a 90 jours de retard, des frais de retard de 9 pour cent ont été ajoutés au total de la facture.
Veuillez nous faire savoir immédiatement quand vous prévoyez d’envoyer le paiement. Le paiement peut être effectué par chèque à l’adresse indiquée ci-dessous ou sur notre site Internet à l’adresse www.yourbusiness.com.
Sincères salutations,
.